會計檔案是各項業(yè)務的重要數(shù)據(jù)支撐，是記錄反映單位經(jīng)濟事項的重要歷史資料，潛江會計檔案整理服務公司此次檔案整理檢查是公司狠抓制度落實、壓實會計工作基礎(chǔ)、提高會計檔案質(zhì)量的重要體現(xiàn)，切實做到整理有依，歸檔有序，確保了集團公司會計檔案安全、有序、可查。

　　潛江會計檔案整理服務公司如何整理會計檔案？

　　(一)會計檔案的分類

　　會計檔案常用的分類方法主要有如下幾種：

　　1.年度—類別—保管期限分類法

　　首先將不同年度的會計檔案區(qū)分開,然后把同一年度的會計檔案分為財務報告(報表)、賬簿、憑證三大類,最后按不同的保管期限分別組成保管單位進行排列,一年編一個流水號。這種分類方法適用于只有一種會計類型的單位采用,如單位預算會計。其優(yōu)點是簡便易行,便于查找利用。

　　2.年度—保管期限—組織機構(gòu)—類別分類法

　　首先把一個年度內(nèi)形成的會計檔案按保管期限初步分類,相同保管期限的會計檔案再按組織機構(gòu)分類。然后在每個組織機構(gòu)內(nèi)按報表、賬簿、憑證分別組成保管單位。這種分類方法適用于財政部門的總預算會計,其優(yōu)點是能清楚反映會計檔案形成的部門,體現(xiàn)了一個單位會計檔案的完整性。

　　3.年度—會計類型—類別分類法

　　先把一個會計年度內(nèi)的會計檔案按會計檔案類型如稅收會計、經(jīng)費會計等分類,然后將同一會計類型的檔案分成報表、賬簿、憑證分別進行排列。這種分類方法適用于稅收機關(guān),其優(yōu)點是能反映不同性質(zhì)會計活動的內(nèi)在聯(lián)系,體現(xiàn)了全宗內(nèi)會計檔案的系統(tǒng)性。

　　(二)會計材料的立卷及案卷格式

　　各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。會計檔案的立卷,應遵循會計檔案的形成規(guī)律,保持其內(nèi)在聯(lián)系,將會計憑證、會計賬簿和會計報表分別組卷。

　　1.會計憑證的立卷

　　會計憑證種類多,數(shù)量大,當會計憑證的內(nèi)容被登記到會計賬簿上后,應每月將記賬憑證連同所附的原始憑證,按其編號順序立卷,并根據(jù)數(shù)量多少裝訂一冊或若干冊。每冊會計憑證為一個保管單位。

　　采用收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證的單位,可將其分別編號成冊。某些具有重要價值的原始憑證,如經(jīng)濟合同、涉外憑證等,可以單獨裝訂成冊,但應在有關(guān)記賬憑證上注明,以便日后查考。

　　2008年發(fā)布的行業(yè)標準《會計檔案案卷格式》(DA/T39-2008)規(guī)定了會計檔案卷盒及其有關(guān)表格的項目設(shè)置、規(guī)格和質(zhì)量要求。會計憑證的封面項目包括：單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記賬憑證起止號、記賬憑證數(shù)、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人、裝訂時間、備注。

　　2.會計賬簿的立卷

　　會計賬簿通常在年終結(jié)賬或決算后立卷,整理時對訂本賬要保持原來面目,不拆去空白頁,只需填好賬簿啟用表,并在賬皮上貼上賬簿封面卡片即可。對于活頁賬和卡片賬,在整理時應去

　　掉空白頁,前面加賬簿封面,后面加備考表,編好頁碼,裝訂成冊。

　　賬簿啟用及接交表的正面項目包括單位名稱、賬簿名稱及編號、賬簿頁數(shù)、賬簿起止日期、經(jīng)管人員、接交記錄、備注、檔號、貼印花稅。各項目具體位置、尺寸見圖。賬簿啟用及接交表背面項目包括科目名稱和頁次。

　　圖賬簿啟用及接交表正面格式

　　3.會計報表的立卷

　　會計報表的立卷在年度決算之后,可按年報、季報、月報分別整理立卷。除此之外,還可按會計報表所反映的經(jīng)濟內(nèi)容分別立卷,例如,企業(yè)單位的會計報表內(nèi)容可分為：

　　(1)反映資金來源和運用情況的會計報表,如資金平衡表、專用資金明細表、資金活動情況表等。

　　(2)反映經(jīng)營活動過程中成本和費用支出情況的會計報表,如產(chǎn)品成本計算表、經(jīng)費支出明細表、商品流通費用表等。

　　(3)反映經(jīng)營過程中的收入和財務成果的會計報表,如企業(yè)利潤表等。

　　會計報表常會附隨一些對報表進行分析和說明的文字材料,如財務情況說明書、上級主管部門審核批復意見等,這些文字材料是報表的重要組成部分,整理時應一起組卷,以保持它們在內(nèi)容上的密切聯(lián)系。

　　會計材料的立卷工作由財會部門的會計人員負責,檔案部門接收時只需對立好的案卷進行檢查,對案卷封面上的項目沒有填清添全的,要由會計部門的經(jīng)辦人補填,對于破損、缺頁、裝訂不牢的案卷,應由財會部門有關(guān)人員負責修補和重新裝訂,對不符合要求的會計檔案不予接收。

　　檔案部門對接收來的案卷,應在原封面上加蓋檔號戳記,并按報表、賬簿、憑證依次排列。為了固定會計檔案立卷的結(jié)果,使之系統(tǒng)化,還需要進行案卷的編目工作。主要包括擬制案卷題名、填寫卷內(nèi)目錄、案卷封面,填備考表。

　　(三)會計檔案案卷的排列、編號與案卷目錄的編制

　　1.會計檔案案卷的排列方法

　　與會計檔案的分類體系一致,會計檔案案卷的排列方法主要有以下三種：

　　(1)年度—類別—保管期限。

　　(2)年度—保管期限—組織機構(gòu)—類別。

　　(3)年度—會計類型—類別。

　　2.會計檔案的編號

　　會計檔案的編號是對會計檔案經(jīng)過分類、立卷、排列之后的最終次序給出的號碼,具有標識和固定會計檔案的物理順序和位置的重要功能,并為會計檔案的保管、統(tǒng)計和查找利用提供了便利。會計檔案的編號方法因具體對象不同而分為如下三種。

　　(1)會計檔案號=會計檔案代字(代號或代碼)+大類號和屬類號+案卷號。這種方法適用于不需要向檔案館移交會計檔案單位的會計檔案編號。

　　如：會計憑證類案卷的編號為：KJ-3.1-13

　　(2)財會檔案號=年度號+財會檔案分類號+案卷號。這種方法適用于高等院校財會檔案編號。

　　如：1999CK1.1-7

　　(3)會計檔案號=全宗號+目錄號或類別號+案卷號。這種方法適用于需要向檔案館移交會計檔案的立檔單位會計檔案號。

　　如：A013-3-4

　　3.會計檔案案卷目錄的編制

　　會計檔案案卷目錄記錄了會計檔案整理工作的成果,它既能夠反映會計檔案的物理位置,又能夠在一定程度上揭示會計檔案的信息內(nèi)容,還能夠為會計檔案的統(tǒng)計工作提供基本依據(jù)。

　　會計檔案案卷目錄是以案卷為單位進行登記編制的,記錄和反映案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表,它是一種傳統(tǒng)的手工管理工具,又稱為“案卷名冊”。《會計檔案案卷格式》所規(guī)定的會計檔案案卷目錄的項目及編制方法如下：

　　(1)案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應項目填寫。

　　(2)類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別,如：“會計憑證類”、“會計賬簿類”、“財務報告類”等。

　　(3)題名：題名即案卷題名,主要用于揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。

　　(4)起止時間：該卷檔案啟用和終止的年月。

　　(5)保管期限：案卷的保管期限一般有永久和定期兩種。根據(jù)整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。

　　(6)卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證總數(shù)、賬頁總數(shù)或財務報告的總張數(shù),根據(jù)該卷會計檔案的具體張數(shù)填寫。

　　(7)備注：填寫記賬憑證起止號或其他需要說明的事項。

　　會計檔案案卷目錄各個項目的具體位置及尺寸見圖。

　　會計檔案目錄格式

　　會計檔案的案卷目錄應編制一式四份,其中一份由會計部門保管,其他三份案卷目錄在一年后連同會計檔案一同移交給本單位的檔案室。