檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專(zhuān)業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。寧夏檔案整理服務(wù)公司通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。

　　寧夏檔案整理服務(wù)公司

　　檔案是一個(gè)單位各項(xiàng)工作情況的全面反映，也是一個(gè)單位的歷史見(jiàn)證。寧夏專(zhuān)員辦歷來(lái)重視檔案管理工作，堅(jiān)持抓基礎(chǔ)、抓過(guò)程，扎實(shí)做好四個(gè)方面工作，努力提升檔案管理水平。

　　一是重視責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。從資料的收集、整理到形成一套完整檔案，是一個(gè)十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，檔案的形成更多地依靠人力來(lái)完成。人員素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)，檔案管理工作就會(huì)打下一個(gè)好的基礎(chǔ)。

　　近年來(lái)，寧夏專(zhuān)員辦重視基礎(chǔ)工作建設(shè)，將檔案管理作為一項(xiàng)重要工作常抓不懈，注重干部的全面培養(yǎng)，努力塑造有責(zé)任意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)的干部隊(duì)伍，努力做好檔案管理等基礎(chǔ)性工作。

　　建立完善檔案管理機(jī)構(gòu)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和督促，將檔案管理作為業(yè)務(wù)處室重要考核內(nèi)容之一。在單位內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳，派員參加檔案管理培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，夯實(shí)工作基礎(chǔ)。

　　二是重視內(nèi)部制度建設(shè)，完善檔案管理流程。檔案管理工作需要有一套完整的管理辦法來(lái)保障。寧夏專(zhuān)員辦按照《檔案法》及財(cái)政部關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位情況，制定了一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善的檔案管理辦法。將檔案目錄、資料整理、檔案裝訂、檔案盒使用等標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，明確檔案整理工作各環(huán)節(jié)職責(zé)要求。

　　加強(qiáng)檔案的后續(xù)管理，對(duì)檔案的借出和歸還事項(xiàng)作出要求。嚴(yán)格落實(shí)保密制度，按照規(guī)定做好保密資料的歸檔管理工作。明確業(yè)務(wù)人員、檔案管理工作人員離職后的檔案交接工作，分析檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，做好風(fēng)險(xiǎn)防控工作。

　　三是重視管理方式創(chuàng)新，提升檔案管理水平。為解決信息量大、紙質(zhì)檔案不易保管、不便利用等問(wèn)題，寧夏專(zhuān)員辦利用信息化手段，逐步改變當(dāng)前以紙質(zhì)檔案為主的現(xiàn)狀。對(duì)于非涉密的外來(lái)文件，要求工作人員通過(guò)技術(shù)處理，形成電子資料，上傳辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。

　　對(duì)于內(nèi)部發(fā)文、請(qǐng)示、匯報(bào)、活動(dòng)等材料，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料并按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸檔，方便查閱。在經(jīng)費(fèi)上為檔案管理工作提供保證，合理配置硬件設(shè)備，加強(qiáng)檔案管理人員的電子信息操作技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高檔案的信息化利用程度。

　　四是重視信息資源利用，發(fā)揮檔案管理作用。寧夏專(zhuān)員辦通過(guò)規(guī)范檔案資料的利用，提高各類(lèi)檔案的使用率，更好地服務(wù)于事業(yè)發(fā)展。單位歷史信息記錄著單位發(fā)展歷程，使年輕同志能夠更好了解單位發(fā)展歷程，激發(fā)榮譽(yù)感和使命感。

　　業(yè)務(wù)資料反映著單位工作開(kāi)展情況，能夠促進(jìn)業(yè)務(wù)工作前后更好銜接。人事資料反映單位同志個(gè)人情況，作為組織了解考察重要參考。寧夏專(zhuān)員辦始終將檔案資料視作一筆不可多得的財(cái)富，通過(guò)調(diào)閱、查看、學(xué)習(xí)，不斷完善自我，促進(jìn)自身更好地發(fā)展。

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　　這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

　　檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

　　檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

　　進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國(guó)家全部檔案要由國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類(lèi)檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。維護(hù)完整有兩方面的含義：

　　一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；

　　一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：

　　一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命；

　　一是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見(jiàn)證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。