項(xiàng)目檔案怎么整理？建設(shè)項(xiàng)目文件在完成積累后，要進(jìn)行系統(tǒng)整理，才能進(jìn)行歸檔。項(xiàng)目文件的系統(tǒng)整理是指按照一定的整理原則和方法，遵循項(xiàng)目文件形成的規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，對(duì)存在一定有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同或相近的項(xiàng)目文件進(jìn)行組合，形成一組文件的集合體，這種文件集合體稱(chēng)為案卷。將項(xiàng)目文件按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程，稱(chēng)為組卷。

　　項(xiàng)目檔案怎么整理

　　一、項(xiàng)目文件的組卷原則

　　項(xiàng)目文件的組卷應(yīng)考慮項(xiàng)目文件的成套性及內(nèi)在聯(lián)系性，即按文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，科學(xué)分類(lèi)，合理組卷?？砂凑铡犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》及各行業(yè)工程技術(shù)施工、驗(yàn)收評(píng)定規(guī)范及檔案管理相關(guān)規(guī)范的要求，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行分類(lèi)、整理、組卷。組卷應(yīng)考慮卷內(nèi)文件的獨(dú)立完整性，即確保卷內(nèi)文件內(nèi)容應(yīng)相對(duì)獨(dú)立完整，根據(jù)卷內(nèi)文件的性質(zhì)、特點(diǎn)、內(nèi)容和文件數(shù)量組成一卷或多卷。獨(dú)立成冊(cè)、成套的項(xiàng)目文件，應(yīng)保持其原貌，不宜拆散重新組卷。

　　組卷應(yīng)考慮項(xiàng)目文件的完整性。項(xiàng)目文件收集完整是項(xiàng)目檔案工作基本要求，即將反映同一主題、具有內(nèi)在關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目文件收集齊全并合理組卷。

　　二、項(xiàng)目文件的組卷要求

　　項(xiàng)目文件組卷的主體單位應(yīng)為項(xiàng)目文件的形成單位，即項(xiàng)目文件形成單位按照檔案管理要求，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行分類(lèi)、整理、組卷。

　　項(xiàng)目文件組卷前，應(yīng)收集齊全、完整，簽章手續(xù)完備，其載體和書(shū)寫(xiě)印制材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求。

　　組卷時(shí)還要特別注意：（1）案卷內(nèi)不應(yīng)存在重復(fù)文件，文件附件共用時(shí)，應(yīng)在備考表中注明。（2）不同保管期限文件組成一卷時(shí)，案卷保管期限實(shí)行從長(zhǎng)原則。（3）不同載體形式文件應(yīng)分別組卷。

　　三、項(xiàng)目文件的組卷方法

　　由于項(xiàng)目文件性質(zhì)、內(nèi)容、形成階段以及形成單位不同，組卷的方法也存在相應(yīng)差別。在遵循組卷原則的基礎(chǔ)上，針對(duì)各行業(yè)特點(diǎn)，合理組卷，確保滿(mǎn)足便于保管和提供利用的需要。

　　一是項(xiàng)目前期文件、工程管理性文件、竣工驗(yàn)收文件及生產(chǎn)準(zhǔn)備文件，一般按階段、問(wèn)題、來(lái)源組卷。二是設(shè)計(jì)文件應(yīng)分階段、專(zhuān)業(yè)按卷冊(cè)號(hào)組卷，設(shè)計(jì)更改文件應(yīng)按專(zhuān)業(yè)（單位工程）、時(shí)間組卷。三是施工文件一般按單位工程組卷。四是調(diào)試文件一般按調(diào)試階段、專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)組卷。五是質(zhì)量監(jiān)督文件一般按階段、節(jié)點(diǎn)、專(zhuān)業(yè)組卷。六是監(jiān)理文件一般按文種、專(zhuān)業(yè)（標(biāo)段）、時(shí)間等特征組卷。七是原材料質(zhì)量證明文件一般分專(zhuān)業(yè)按材料種類(lèi)、型號(hào)組卷。八是設(shè)備文件一般按設(shè)備成套性特點(diǎn)，分專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)按臺(tái)套組卷。

　　組卷常見(jiàn)問(wèn)題及解決方法

　　1、前期文件

　　在前期文件組卷過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到同一問(wèn)題涉及的內(nèi)容較多，一個(gè)案卷無(wú)法將所有內(nèi)容包括進(jìn)去的情況，如可行性研究、初步設(shè)計(jì)文件等，涉及審查意見(jiàn)、報(bào)告、說(shuō)明、圖紙等較多內(nèi)容。此類(lèi)文件的組卷應(yīng)根據(jù)文件形成的自然規(guī)律，在保持內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立完整的情況下分別組卷。同時(shí)，所組的同一主題內(nèi)容的案卷應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序排列，以保持案卷之間及案卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　2、施工文件

　　一般按照單位工程，結(jié)合工序，并根據(jù)施工文件內(nèi)容的多少組成一卷或多卷。但在實(shí)際建設(shè)中，有時(shí)建設(shè)單位在項(xiàng)目劃分時(shí)，會(huì)將一個(gè)單位工程分別承包給幾個(gè)施工單位。例如，一個(gè)單位工程的不同的若干分部工程分別承包給不同的施工單位，針對(duì)這種情況的組卷，應(yīng)遵循誰(shuí)承包、誰(shuí)整理的原則，由各施工單位分別對(duì)各自承建部分的施工文件整理組卷，在整個(gè)單位工程竣工后，按照單位工程項(xiàng)目劃分的先后順序，將各施工單位形成的案卷進(jìn)行排列，形成一套完整的單位工程案卷。施工文件在組卷過(guò)程中，會(huì)常出現(xiàn)未按施工工序組卷而按文種組卷的問(wèn)題，割裂了文件之間有機(jī)聯(lián)系，如混凝土施工記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等，應(yīng)按照施工部位及施工工序組卷，以確保形成案卷的質(zhì)量及方便提供利用。

　　3、調(diào)試文件

　　一般按照階段、專(zhuān)業(yè)（系統(tǒng)）整理組卷，即將同一階段的調(diào)試文件按照系統(tǒng)性、成套性的原則組卷。但在實(shí)際組卷中，常出現(xiàn)不分階段而按文種組卷的問(wèn)題。例如，將各調(diào)試階段的調(diào)試方案、措施等組為一卷，各調(diào)試階段的調(diào)試記錄、報(bào)告等組為一卷的錯(cuò)誤組卷方法，必須注意克服。

　　4、質(zhì)量監(jiān)督文件

　　一般按照階段、專(zhuān)業(yè)整理組卷。質(zhì)量監(jiān)督文件是由質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)形成的文件，按照各行業(yè)監(jiān)督檢查規(guī)范所規(guī)定的質(zhì)量監(jiān)督階段（節(jié)點(diǎn)）組卷。在實(shí)際操作時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)將各專(zhuān)業(yè)、各階段（節(jié)點(diǎn)）的同一類(lèi)文件組為一卷的錯(cuò)誤組卷方法，不是將各階段（節(jié)點(diǎn)）監(jiān)督檢查報(bào)告、整改閉環(huán)文件等按照文種分別組卷，而是應(yīng)該將一個(gè)階段（節(jié)點(diǎn)）的全部文件組在同一卷，即監(jiān)督檢查報(bào)告、申請(qǐng)、各單位匯報(bào)材料、整改閉環(huán)文件等同一階段（節(jié)點(diǎn)）所有文件組為一卷。

　　5、監(jiān)理文件

　　應(yīng)按文種、專(zhuān)業(yè)、時(shí)間等特征組卷。監(jiān)理文件分為監(jiān)理策劃文件、監(jiān)理記錄文件、監(jiān)理會(huì)議及報(bào)表、監(jiān)理審查文件等。監(jiān)理大綱、規(guī)劃、實(shí)施細(xì)則等監(jiān)理策劃性文件按照文種組卷；監(jiān)理日志、旁站記錄等記錄性文件按照專(zhuān)業(yè)組卷，其中監(jiān)理日志按照專(zhuān)業(yè)，結(jié)合記錄人及記錄時(shí)間等組卷，監(jiān)理旁站記錄按照專(zhuān)業(yè)，結(jié)合旁站點(diǎn)設(shè)置的順序或時(shí)間順序組卷；監(jiān)理會(huì)議及報(bào)表類(lèi)文件按照時(shí)間順序組卷；關(guān)于質(zhì)量、進(jìn)度、安全、資金等監(jiān)理審查文件應(yīng)由報(bào)驗(yàn)的施工單位整理組卷，以確保項(xiàng)目文件的完整性、成套性。

　　6、原材料質(zhì)量證明文件

　　原材料質(zhì)量證明文件應(yīng)分專(zhuān)業(yè)按材料種類(lèi)、型號(hào)組卷。對(duì)于承建范圍涉及多個(gè)單位工程的施工單位，參照各行業(yè)檔案管理規(guī)范，將同專(zhuān)業(yè)、同品種或同一類(lèi)型材料的出廠質(zhì)量合格證明文件、試驗(yàn)報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)文件、復(fù)試報(bào)告、試驗(yàn)委托單、見(jiàn)證取樣文件等按照各行業(yè)檔案的分類(lèi)集中組卷。當(dāng)然，在實(shí)際施工過(guò)程中，注意原材料要分品種、材料種類(lèi)進(jìn)行報(bào)審，以免組卷時(shí)不易分開(kāi)；對(duì)于只承建一個(gè)單位工程的施工單位，為保證單位工程施工文件的完整性和成套性，可將原材料全套文件按照單位工程組卷。

　　在項(xiàng)目文件組卷過(guò)程中，要注意文件的閉合性，如設(shè)計(jì)變更通知單要與執(zhí)行反饋單、監(jiān)理通知單與回復(fù)單、質(zhì)量監(jiān)督檢查報(bào)告與整改閉環(huán)單、設(shè)備缺陷通知單與處理報(bào)驗(yàn)單等存在閉環(huán)文件，通知類(lèi)及回復(fù)類(lèi)文件應(yīng)一一對(duì)應(yīng)組卷，不能分別組卷，應(yīng)確保二者有機(jī)聯(lián)系。

　　在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，檔案整理工作的好壞是提高工程管理及后續(xù)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)工作效率、提高檔案利用率的關(guān)鍵，而在檔案整理中，檔案的組卷環(huán)節(jié)又是重中之重。因此，掌握項(xiàng)目檔案的組卷原則、方法、要求及克服實(shí)際組卷過(guò)程中常出現(xiàn)的問(wèn)題，是做好項(xiàng)目文件組卷工作的基礎(chǔ)，項(xiàng)目檔案管理人員有責(zé)任做好項(xiàng)目檔案的組卷工作，使項(xiàng)目檔案為今后的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)工作發(fā)揮更大作用。

　　1.目的

　　對(duì)項(xiàng)目資料和竣工檔案資料進(jìn)行有效的管理和利用，確保公司在任何場(chǎng)合使用的工程圖書(shū)資料為完整、系統(tǒng)的現(xiàn)行有效版本。

　　2.范圍

　　用于公司各部門(mén)、各項(xiàng)目所有工程檔案資料的收集、歸檔、保管、借閱和銷(xiāo)毀。

　　3．職責(zé)

　　項(xiàng)目部的檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目資料和竣工資料的收集、整理和管理，工程完工后，負(fù)責(zé)把項(xiàng)目資料和竣工資料移交管理部統(tǒng)一管理。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)移交管理部的檔案進(jìn)行審核。

　　4.內(nèi)容

　　4.1．1工程項(xiàng)目資料的收集，工程項(xiàng)目過(guò)程中，項(xiàng)目部統(tǒng)一收集的所涉及該項(xiàng)目的上級(jí)批文、政府批文、土地合同、報(bào)建資料、工程合同（包括設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同、施工合同等）以及各類(lèi)證書(shū)在產(chǎn)生后，及時(shí)把復(fù)印件或是原件送至項(xiàng)目管理部檔案管理員保管，工程竣工前，再把相關(guān)資料的原件移交項(xiàng)目部，準(zhǔn)備辦理竣工驗(yàn)收。

　　4.1.2工程項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目部應(yīng)將施工過(guò)程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有參考價(jià)值的資料和電子文檔，歸納、整理、附上移交文件清單，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批后，移交管理部統(tǒng)一管理。

　　4.2歸檔

　　工程項(xiàng)目過(guò)程中，項(xiàng)目檔案管理員對(duì)所接收的項(xiàng)目資料，應(yīng)按不同專(zhuān)業(yè)和文件類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝盒標(biāo)識(shí)，并分別存放。

　　4.2.1公司所開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目均有項(xiàng)目名稱(chēng)，且檔案盒使用統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)。

　　4.2.2文件類(lèi)別：1土地合同類(lèi)，包括上級(jí)批文、合作協(xié)議、土地合同等，2政府批文類(lèi)，如計(jì)劃批文，3“五證”，包括用地許可證、規(guī)劃許可證、投資許可證、預(yù)售許可證、開(kāi)工許可證，4合同類(lèi)，包括施工合同、設(shè)計(jì)合同、監(jiān)理合同等，5項(xiàng)目發(fā)展類(lèi)文件，包括項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中的各種中間報(bào)建報(bào)批文件等，6施工資料和監(jiān)理資料，包括真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況的文件，7竣工驗(yàn)收類(lèi)，包括專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收8證，8圖紙類(lèi)，包括項(xiàng)目的各專(zhuān)業(yè)圖紙及CAD電子文件、設(shè)計(jì)變更、簽證、洽商等。

　　4.2.3編號(hào)

　　項(xiàng)目檔案管理員對(duì)所接收的項(xiàng)目資料，在專(zhuān)業(yè)不同的基礎(chǔ)上分類(lèi)后按接收的先后順序進(jìn)行編號(hào)，并在首頁(yè)打印出目錄表。

　　4.2.4標(biāo)識(shí)

　　對(duì)已分類(lèi)和編號(hào)的文件，應(yīng)在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)簡(jiǎn)單清晰、明了、易懂。

　　4.3借閱

　　各部門(mén)如需借用相關(guān)資料，應(yīng)到管理部部檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱登記表，使用完后，立即歸還。有特殊說(shuō)明的資料應(yīng)在總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可借閱。

　　4.4銷(xiāo)毀

　　對(duì)凡需銷(xiāo)毀的資料、圖紙，必須先進(jìn)行造冊(cè)列出清單，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理部確認(rèn)，方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀清單應(yīng)予以保存。

　　4.5檔案立卷的要求

　　4.5.1文字資料立卷要求

　　4.5.1.1檔案材料歸檔時(shí)，以A4（即210mm x 297mm）規(guī)格為標(biāo)準(zhǔn)，不足A4規(guī)格的應(yīng)用A4白紙粘貼，過(guò)大的要折疊為A4規(guī)格。

　　4.5.1.2檔案材料中的金屬物應(yīng)去掉，對(duì)因復(fù)寫(xiě)而透底材料，應(yīng)墊上白紙，以確保檔案材料的安全。

　　4.5.1.3文字材料組卷時(shí)，一卷內(nèi)有多種材料時(shí)，應(yīng)用彩色薄紙隔開(kāi)。

　　4.5.1.4裝訂時(shí)，根據(jù)文件類(lèi)型及格式采用相應(yīng)裝訂方式裝訂成冊(cè)。

　　4.5.2圖紙的立卷要求

　　紙質(zhì)竣工圖（或其它歸檔的紙質(zhì)圖），歸檔組卷時(shí)以手風(fēng)琴式折疊為4＃圖幅，連同圖紙目錄，散裝入統(tǒng)一的卷盒。

　　4.5.3立卷檔案必須裝訂整齊，以相關(guān)流水號(hào)打印頁(yè)碼。

　　4.5.4立卷檔案每卷必須有獨(dú)立的頁(yè)號(hào)和卷內(nèi)目錄。

　　4.5.5立卷檔案必須統(tǒng)一使用現(xiàn)行的封面、卷盒和目錄。