檔案應(yīng)該怎么整理和歸類？為了適應(yīng)紙質(zhì)文件與電子文件并存的現(xiàn)狀，滿足信息化條件下歸檔文件整理的需要，2016年6月1日起施行的《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）在整理原則、整理流程等方面做了較大幅度的修訂。

　　檔案應(yīng)該怎么整理和歸類

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長期以來各機(jī)關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個(gè)人對文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。

　　文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

　　2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對本機(jī)關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

　　便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

　　這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。

　　4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。

　　整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。在這個(gè)過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程。

　　具體來說，紙質(zhì)文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架。

　　與之相對應(yīng)，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號、編頁、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等。

　　一般要求

　　在整個(gè)整理流程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。

　　1、組件

　　組件即件的組織，包括件的構(gòu)成和件內(nèi)文件排序。也就是說，完成組件流程需要明確兩項(xiàng)內(nèi)容：一是件由哪幾部分構(gòu)成，二是這些構(gòu)成部分如何排序。按照要求構(gòu)成并規(guī)范排序的文件才能完成組件。

　　在組件流程中，新舊《規(guī)則》的區(qū)別主要反映在對“來文與復(fù)文”的組件方法上。對于來文和復(fù)文，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件”，實(shí)踐中不少地區(qū)和部門往往采取組成一件的方式對紙質(zhì)文件整理來說沒有問題，但如果照此對電子文件進(jìn)行整理，則會增加管理層次、影響命名和即時(shí)歸檔。新《規(guī)則》將之修訂為“一般獨(dú)立成件，也可為一件”，是歸檔文件“一般以每份為一件”這一原則的回歸，同時(shí)也使歸檔文件的整理更加契合文件的形成規(guī)律。當(dāng)然，提倡“一般獨(dú)立成件”并不是絕對排斥“也可為一件”，各地區(qū)各部門可以基于習(xí)慣做法、辦公自動(dòng)化等因素合理確定。

　　需要特別指出的是，機(jī)關(guān)工作中形成審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)任募牧?，如果按“件”整理，則一次審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國家賠償形成的文件材料應(yīng)作為一件。在排序上，要求結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。

　　2、分類

　　分類是指全宗內(nèi)歸檔文件的分類、即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形成等方面的特征，分為若干類別、并將各類別按照層級關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體的過程。對歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對于歸檔文件的排列、編號、編目、排架等也有重要意義。

　　考慮到原《規(guī)則》中“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)”分類法會給機(jī)關(guān)檔案的日常管理、利用帶來較大不便、新《規(guī)則》推薦優(yōu)先采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）”三級分類方法，規(guī)模較小或公文辦理程序不適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，推薦采用“年度—保管期限”分類方法。

　　需要注意的是，分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定。確需調(diào)整時(shí)，最好從一個(gè)新的階段開始。分類方案的調(diào)整情況，應(yīng)在全宗指南中說明，以便檔案管理前后工作的銜接。

　　3、排列

　　排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。同原《規(guī)則》“按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對排列原則進(jìn)行了簡化，規(guī)定“按時(shí)間結(jié)合事由排列”，使之更加符合辦公自動(dòng)化條件下歸檔文件的整理。同時(shí)，要求“同一事由重點(diǎn)的文件，按文件形成先后順序排列”，“會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。

　　可以從以下幾個(gè)方面理解歸檔文件的排列原則:在分類方案的最低一級類目內(nèi)進(jìn)行歸檔文件排列；同一事由的歸檔文件應(yīng)集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時(shí)間順序排列；不同事由的歸檔文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列；會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　4、編號

　　編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號。編制檔號是對檔案進(jìn)行規(guī)范管理的基本要求、也是對不同類型檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的重要前提。

　　在表現(xiàn)形式上，檔號除了表現(xiàn)為一組體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的數(shù)字、字符的集合外，還表現(xiàn)為蓋在每件紙質(zhì)文件上、包含檔號構(gòu)成要素的歸檔章。因而，在歸檔文件整理中，檔號編制具體體現(xiàn)在兩處：一是在歸檔文件目錄中按照檔號編制要去填寫“檔號”項(xiàng)目，二是在紙質(zhì)文件上蓋歸檔章并填寫內(nèi)容。

　　檔號的編制原則、結(jié)構(gòu)、編制方法等將在后續(xù)解讀文章中專章論述，此處不再展開。

　　5、編目

　　編目是指編制歸檔文件目錄。編制歸檔文件目錄，實(shí)現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻(xiàn)向二次文件的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供了基本條件。

　　新《規(guī)則》在編目項(xiàng)目上增加了序號、檔號、密級項(xiàng)目，去掉了件號項(xiàng)目；同時(shí)對調(diào)文號與責(zé)任者位置，使責(zé)任者鏈接題名，便于閱讀。新《規(guī)則》增加的序號項(xiàng)目是指固定歸檔文件順序號，其作用僅為配合檔號固定歸檔文件先后順序，并對一定范圍內(nèi)的歸檔文件數(shù)量進(jìn)行簡單統(tǒng)計(jì)，本身并沒有特定涵義。而原《規(guī)則》中的件號既承擔(dān)固定順序、統(tǒng)計(jì)數(shù)量的職責(zé)，又在一定程度上代行“檔號”職能，容易造成混淆，因而在修訂中予以去掉，并以序號、檔號代之。

　　需要指出的是，歸檔文件目錄只是最基本的檢索工具，各地區(qū)各部門還可以根據(jù)需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要文件目錄等其他檢索工具，以方便歸檔文件的查找、利用。

　　檔案整理程序

　　一、整理含義

　　檔案的整理，就是對辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化、條理化的過程。

　　二、整理原則

　　遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用。

　　一個(gè)單位形成的檔案，具有內(nèi)在聯(lián)系，是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系整體。同一單位的檔案不允許拆散，不同單位檔案不容許混淆。

　　三、整理程序

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　　1.原則

　　應(yīng)遵循必要的邏輯規(guī)則正確設(shè)置類目，做到類目間的界限清楚，又不交叉重疊；

　　2.含義

　　將歸檔文件按某些特征分別歸類；

　　3.要求

　　歸檔文件的分類按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）保管期限進(jìn)行分類并保持分類體系的穩(wěn)定；

　　4.方法

　?。?）年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法

　　采用此分類法，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就分一個(gè)類，機(jī)構(gòu)的名稱就是類名。

　　（2）年度——問題——保管期限分類法

　　凡單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較簡單或單位職能機(jī)構(gòu)交叉不便于按機(jī)構(gòu)分類的適合此種方法

　?。ǘ┡帕?/p>

　　1.含義

　　根據(jù)一定的方法確定文件內(nèi)及文件之間的前后順序及存放位置

　　（1）同一份文件內(nèi)其組成部分的排列

　?。?）每一份之間的文件排列按照是由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列

　　2.要求

　　歸檔單位以件為單位，在分類方案的最低一級類目內(nèi)按照事由結(jié)合時(shí)間重要程度排列

　　按照重要程度是指：將主要職能或重要活動(dòng)形成文件排在前面將其它工作形成排在后面

　　3.方法

　　同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一保管期限的文件之間按文件形成時(shí)間和先后順序排列。（方法比較簡單，適用于隨用隨歸的企業(yè)）

　　一般同一事由的文件辦理完后就可以相關(guān)文件整理完畢歸檔保存。采用年終集中整理的單位或部門，也可以按事由辦結(jié)時(shí)間排列不同事由的文件。

　?。ㄈ┚幪?/p>

　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。

　　檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號。

　　上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

　　檔號按照以下要求編制：

　　a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T13-1994編制。

　　b）檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。

　　c）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。

　　d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

　　e）件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

　?。ㄋ模w檔章

　　文書材料排列完畢后應(yīng)逐件編號，在每件文書材料首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

　　歸檔章的式樣

　　歸檔章是一個(gè)長50mm，寬30mm由六個(gè)提示項(xiàng)目，六個(gè)編制項(xiàng)目組成的長方形實(shí)體。

　　歸檔章填寫方法

　　1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　2.年度：文書材料的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

　　3.保管期限：整理時(shí)確定的文書材料保管期限，即“永久”、“長期”或“短期”。

　　4.件號：包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文書材料整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號即同一年度、同一保管期限中文書材料的順序號，館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。

　　5.機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。此項(xiàng)目為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無須填寫。

　　歸檔章式樣及示例(規(guī)范性附錄)

　　（五）編目

　　歸檔文書材料應(yīng)依據(jù)室編件號順序編制歸檔文件目錄，逐件填寫。

　　歸檔文件目錄式樣如圖所示：

　　編寫方法：

　　a）序號：填寫歸檔文件順序號。

　　b）檔號：檔號按照（四、檔號）編制。

　　c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。

　　d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

　　e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”。

　　f）日期：文件的形成時(shí)間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。

　　g)密級：文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。

　　h）頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　i）備注：注釋文件需說明的情況。

　?。┭b訂

　　1.含義

　　裝訂是從實(shí)體上確定“件”的形態(tài)，同時(shí)，可以起到固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后的保管和利用

　　2.方法

　　（1）歸檔文件按“件”用線裝訂，也可以采用其他方法裝訂，但要符合檔案保護(hù)要求。

　　對字跡模糊的或容易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制

　　裝訂材料不易腐蝕

　　裝訂材料不應(yīng)過多增加歸檔文件自身體積蓋歸檔章

　?。ㄆ撸┭b盒

　　將歸檔材料按件號順序依次裝入檔案盒，依據(jù)檔案盒的大小，酌情每幾件裝入一個(gè)檔案盒，同一保管期限的檔案才能裝入一個(gè)檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一檔案盒。包括盒內(nèi)目錄（同檔案目錄）、備考表等。并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

　　同一保管期限的文書材料按室編件號順序裝入檔案盒，每盒裝滿后再換下一盒，并填寫檔案盒封面、背脊和備考表項(xiàng)目。

　　備考表

　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

　　a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

　　d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

　　e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

　?。ò耍┡偶?/p>

　　歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。