檔案服務外包已經發(fā)展成為當代檔案事業(yè)的重要組成部分,規(guī)范檔案服務外包的操作程序、方法及標準,對于促進檔案服務業(yè)健康發(fā)展十分必要。

　　檔案服務產業(yè)類型多,適用的標準、規(guī)范不一,操作程序和方法各不相同。檔案服務外包工作規(guī)范按照檔案服務業(yè)務類型分為總則、檔案數字化服務、檔案管理咨詢服務、檔案整理服務等部分,其中,檔案整理服務為第4部分,幾個部分分別根據具體操作流程和特點提出相應的檔案服務外包工作要求:

　　第1部分:總則。規(guī)定了檔案服務外包工作中相關主體之間的關系、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方檔案服務管理體系建設要求和第三方機構工作規(guī)范。

　　第2部分:檔案數字化服務。規(guī)定了檔案數字化服務外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督工作規(guī)范。

　　第3部分:檔案管理咨詢服務。規(guī)定了檔案管理咨詢服務外包相關方的工作,包括檔案管理咨詢服務內容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評價與質量監(jiān)督等要求。

　　第4部分:檔案整理服務。規(guī)定了檔案整理服務外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督的要求。

　　檔案整理服務協(xié)議

　　1范圍

　　本文件規(guī)定了檔案整理服務外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質量監(jiān)督的要求。本文件適用于機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開展不涉及國家秘密的傳統(tǒng)載體檔案整理服務外包工作。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T68.1—2020檔案服務外包工作規(guī)范第1部分:總則

　　3術語和定義

　　下列術語和定義適用于本文件。

　　3.1檔案整理archivesarrangement

　　按照一定的原則,對檔案實體進行鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒,使之有序化的過程。

　　[來源:DA/T1—2000,5.1,有修改]

　　3.2檔案整理外包

　　archivesarrangementoutsource

　　發(fā)包方根據需要,對指定范圍內的檔案,將檔案整理(3.1)工作部分或全部委托給承包方的行為。

　　3.3檔案整理服務

　　archivesarrangementservice

　　承包方根據合同約定,按照一定的原則和方法,對發(fā)包方指定的待整理檔案提供特定服務,以滿足發(fā)包方需求的行為。

　　3.4整理服務項目組

　　archivesarrangementserviceprojectteam

　　承包方根據發(fā)包方的業(yè)務需求、檔案特點及其管理要求,為完成發(fā)包方的檔案整理任務而建立的工作組。

　　4發(fā)包方工作規(guī)范

　　4.1總體要求

　　發(fā)包方應按照DA/T68.1的規(guī)定,堅持合法、安全、可控原則確定檔案整理服務外包范圍,開展外包工作。根據國家法律法規(guī),結合各地區(qū)政策實際,選定符合條件的承包方,簽訂服務合同和保密協(xié)議,并履行組織、管理、檢查、驗收責任,做好對外包項目全過程、全方位的管控。

　　4.2前期準備

　　4.2.1發(fā)包方應提供待整理檔案的清單。

　　4.2.2發(fā)包方應提供與檔案安全保管和整理工作量匹配的場所、設施、設備。

　　4.2.3發(fā)包方應組建檔案整理外包工作小組,指定專人負責與承包方對接,有序推進檔案整理服務外包工作。

　　4.2.4發(fā)包方應明確檔案整理的工作內容、工作要求和應遵守的規(guī)章制度,審定承包方的整理服務方案,與承包方做到權責明晰。

　　4.2.5發(fā)包方應與承包方履行待整理檔案的交接手續(xù),做好清點交接工作并形成交接文據。交接文據上應區(qū)分類別,標明數量、移交人、接收人和移交時間等內容。

　　4.3人員管理

　　4.3.1發(fā)包方應對承包方整理服務項目組人員名單的確定與調整進行審核備案(備案表參見DA/T68.1—2020附錄B),并對承包方整理服務人員的情況進行監(jiān)管。

　　4.3.2除發(fā)包方檔案整理外包工作小組人員及承包方檔案整理服務項目組的人員,凡進入整理場所的其他人員應履行登記手續(xù)。整理場所人員進出登記表參見附錄A。

　　4.3.3外單位人員及承包方非整理服務項目組備案人員,均作為訪客管理。訪客進入整理場所應經發(fā)包方審批。訪客進入整理場所審批表參見附錄B。

　　4.4場所管理

　　4.4.1檔案整理場所一般宜安排在發(fā)包方的辦公地點,確需安排在承包方提供的場所,應在合同中明確責任。

　　4.4.2檔案整理場所應符合安保、消防等檔案安全管理要求。

　　4.4.3檔案整理場所應設置檔案存放區(qū)、工作區(qū)。整理場所外應配備專柜,供存放私人物品。

　　4.4.4發(fā)包方和承包方應落實專人,加強整理場所管理。

　　4.4.5發(fā)包方應對整理場所進行定期或不定期的巡查并建立臺賬。臺賬應反映檢查時間、檢查人、檢查事項、存在問題、整改措施及落實情況等。

　　4.4.6整理場所應安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng),實施全方位監(jiān)控,重點覆蓋檔案整理場所的門窗、檔案存放區(qū)、工作區(qū),監(jiān)控應避免直接攝錄檔案內容。視頻監(jiān)控數據自產生之日起保存不少于6個月。

　　4.4.7發(fā)包方應定期對視頻進行回放檢查,并建立回放記錄臺賬。檔案整理場所設于承包方的,應要求承包方移交視頻監(jiān)控數據及回放記錄臺賬。

　　4.4.8進出整理場所人員不應攜帶照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質等電子設備和智能穿戴設備。確需攜帶的,應經發(fā)包方安全檢查,形成進出場記錄,并指定專人管理。

　　4.4.9檔案整理場所內除檔案和必備的工具器材設備之外,嚴禁存放任何易燃易爆危險品,嚴禁將火柴、打火機、水杯、飲料、食品、動物等私人物品帶入檔案整理場所。

　　4.5設備管理

　　4.5.1發(fā)包方應做好整理服務所使用的信息設備和存儲設備的管理。

　　4.5.2整理服務入場時,發(fā)包方應做好設備的信息安全技術檢測和登記工作,并采用技術手段或專業(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。

　　4.5.3整理服務過程中,應對設備使用情況進行檢查,嚴禁連接互聯網和其他公共信息網絡,嚴禁檔案服務項目組工作人員擅自刪除或下載檔案數據。

　　4.5.4整理服務撤場前,發(fā)包方應對承包方攜帶的設備進行信息安全技術檢測,徹底清除整理服務過程中產生的所有數據;或者由承包方按合同約定將設備移交發(fā)包方。

　　4.6過程管理

　　4.6.1發(fā)包方應加強對承包方檔案服務過程中安全保密工作的監(jiān)督檢查,及時消除安全隱患。

　　4.6.2發(fā)包方應對承包方的實施質量進行監(jiān)督檢查,必要時引進第三方機構進行服務監(jiān)管。

　　4.6.3發(fā)包方應及時協(xié)助解決承包方在檔案整理服務過程中發(fā)現的檔案應歸未歸、缺章少頁、無處理結果等相關問題并做好收集、增補等工作。對確實無法收集、增補的,應出具情況說明。

　　4.6.4發(fā)包方應定期聽取承包方檔案整理工作的進度匯報。發(fā)現實施進度與計劃出現偏差、發(fā)包工作量與合同約定有出入等情況,雙方應及時溝通,必要時簽訂補充協(xié)議。

　　4.6.5發(fā)現檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的,發(fā)包方應采取應急措施并及時向同級檔案主管部門報告。

　　4.7項目驗收

　　4.7.1發(fā)包方在確定項目完成后,應及時組織驗收。

　　4.7.2檔案數量較大、服務周期較長的項目,發(fā)包方可組織階段性驗收。

　　4.7.3發(fā)包方應以國家有關標準規(guī)范和檔案整理外包項目形成的招投標文件、合同、整理服務方案等為驗收依據,從工作責任制和管理制度落實情況、整理場所設施設備配置使用情況、人員管理情況、整理服務質量情況、合同履行情況等方面進行驗收。

　　4.7.4整理服務質量主要從分類的準確性、文件和案卷排列的合理性、著錄的規(guī)范性、條目數據與檔案實體對應關系的一致性、檔號編制的準確性等方面進行抽查,抽查比例不應少于各類檔案總量的20%。整理服務質量準確率要求達95%及以上,其中條目數據與檔案實體對應關系的一致性、檔號準確率要

　　求達100%。

　　4.7.5驗收未通過的,發(fā)包方應出具整改意見并要求承包方限期整改。整改完成后再次組織驗收,直至驗收通過。

　　4.7.6驗收通過后,發(fā)包方應出具驗收報告,與承包方做好檔案實體清點,辦理交接手續(xù)。

　　4.7.7項目自驗收報告形成之日起進入質保期,質保期一般不少于1年。質保內容和范圍可在合同中明確。

　　4.7.8發(fā)包方應對檔案整理外包項目形成的招投標文件、合同、整理服務方案、交接文據、工作聯系單、檢查臺賬、驗收報告等材料及時收集并歸檔。

　　5承包方工作規(guī)范

　　5.1總體要求

　　承包方應按照DA/T68.1的要求,加強自身目標與原則管理、戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務管理、安全管理,遵循有關標準規(guī)范,優(yōu)質高效地完成檔案整理服務工作。

　　5.2開工準備

　　5.2.1承包方應與發(fā)包方充分溝通,深入了解發(fā)包方的歷史沿革、機構職能、擬發(fā)包項目的概況、服務內容、服務時間、服務數量、分類方案、管理現狀等信息,必要時形成會議紀要。

　　5.2.2承包方應編制整理服務方案,主要包括服務目標、服務依據、人員配置、服務時間、服務地點、整理方法、整理內容,以及進度控制、質量控制、安全保密措施等,并提交發(fā)包方審核確認。

　　5.2.3承包方應對項目負責人、整理人員等項目組成員進行崗前培訓和技術交底。

　　5.2.4承包方制定的項目管理、質量管理、現場管理、保密管理、安全管理等制度,應提交發(fā)包方審核備案。

　　5.3人員保障

　　5.3.1承包方應根據招投標文件、合同等約定,成立整理服務項目組,按發(fā)包方要求配備具有相應知識水平、業(yè)務技能的項目負責人和整理人員,并保證項目組成員在服務過程中的穩(wěn)定性。人員中途更換應征得發(fā)包方同意并及時報發(fā)包方備案。

　　5.3.2承包方有責任對整理服務項目組人員進行背景調查,確保社會關系清楚,歷史清白。

　　5.3.3承包方應對檔案整理服務項目組人員進行安全保密教育,簽訂勞動合同和保密責任書(保密協(xié)議)。保密協(xié)議條款參見DA/T68.1附錄C。

　　5.4場所管理

　　5.4.1承包方可對發(fā)包方提供的整理場所提出合理化建議。

　　5.4.2承包方應與整理服務項目組負責人簽訂承諾書,明確其對整理場所負直接管理責任。

　　5.4.3工作期間,整理場所應封閉管理,非整理服務項目組備案人員,未經發(fā)包方審批,訪客不應隨意進入。

　　5.4.4整理場所應整潔有序。私人物品應放置在專柜,不應帶入檔案存放區(qū)和工作區(qū)。

　　5.5作業(yè)管理

　　5.5.1承包方應掌握所承接檔案類型的整理標準和規(guī)范,按照標準和規(guī)范做好檔案實體鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等整理服務工作。

　　5.5.2承包方在整理服務過程中應形成相應的工作流程單,對檔案整理服務各操作環(huán)節(jié)或步驟做好相應記錄,保證檔案整理服務過程的可追溯性。

　　5.5.3承包方在整理服務過程中,發(fā)現問題應向發(fā)包方出具工作聯系單(見附錄C)。

　　5.5.4承包方在整理服務過程中應建立質檢管理機制,落實質檢人員,對各操作環(huán)節(jié)或步驟進行質檢,質檢情況可形成項目問題跟蹤表(見附錄D)。

　　5.5.5承包方應定期向發(fā)包方匯報整理服務進展情況。

　　5.5.6未經發(fā)包方允許,承包方不應將檔案、檔案復制件及其他各種文件材料帶離整理場所,不應帶入有信息錄入、傳播功能的設備,不應以任何形式泄漏、傳播、公布檔案信息。

　　5.5.7承包方在整理過程中發(fā)現需要調整分類方案,或發(fā)包工作量與合同約定有出入等問題時,雙方應及時溝通,必要時簽訂補充協(xié)議。

　　5.5.8承包方應將整理服務過程中形成的備查資料或認為不需要歸檔的文件登記造冊,供發(fā)包方審定、處置。嚴禁擅自銷毀文件。

　　5.5.9承包方在整理服務過程中,應落實好檔案安全和保密制度,確保檔案實體和信息安全,保守國家秘密,保護發(fā)包方的知識產權、商業(yè)秘密和個人隱私安全。

　　5.5.10在檔案整理過程中需要提供利用檔案的,承包方應協(xié)助做好相關工作。

　　5.6交付撤場

　　5.6.1項目完成后,承包方應提出驗收申請,配合發(fā)包方開展驗收工作。

　　5.6.2通過驗收后,承包方應及時辦理交接手續(xù)。

　　5.6.3承包方撤場前應將檔案實體、電子目錄、紙質目錄、整理說明、工作臺帳、數據及存儲設備、辦公設備、耗材、辦公用品等移交給發(fā)包方。

　　5.6.4承包方攜帶進場的信息設備、存儲設備等須經發(fā)包方安全確認,方可帶離。

　　5.6.5由承包方安裝的視頻監(jiān)控系統(tǒng),應將監(jiān)控數據和回放記錄移交發(fā)包方保存。發(fā)包方應對監(jiān)控數據做好安全保密工作。

　　5.6.6承包方撤場前應向發(fā)包方有關人員做好整理成果的使用說明,并按要求做好相關培訓。

　　5.7后續(xù)管理

　　5.7.1承包方因服務項目形成的招標文件、投標文件、合同文件、整理服務方案、工作聯系單、驗收報告、客戶滿意度調查表、核算材料、支付憑證等文件材料,應及時歸檔。

　　5.7.2承包方對驗收發(fā)現的問題應落實整改,直至驗收通過并積極總結經驗,提升服務能力。

　　5.7.3承包方應以發(fā)包方需求為中心,在整理服務流程中按照“計劃-實施-評估-改進”循環(huán)執(zhí)行,持續(xù)提升服務質量和用戶滿意度。

　　5.7.4在質保期內,承包方應依據合同約定對發(fā)包方進行回訪,向發(fā)包方提供技術指導,總結項目情況并持續(xù)改進。

　　6信用評價與質量監(jiān)督

　　6.1信用評價

　　6.1.1發(fā)包方可對承包方的工作質量進行評價,必要時出具評價意見。

　　6.1.2承包方應根據企業(yè)信用評價情況建立服務信用評價檔案。

　　6.1.3承包方應配合檔案主管部門、保密行政管理部門及其他部門,做好業(yè)務管理、安全保密等各項檢查。

　　6.2服務質量監(jiān)督

　　6.2.1發(fā)包方檔案整理服務外包工作應接受國家有關部門的監(jiān)督。

　　6.2.2承包方應依法合規(guī)開展檔案整理服務,并接受國家有關部門的監(jiān)督。

　　6.2.3檔案主管部門依法履行行業(yè)監(jiān)管責任,督促檔案服務外包單位落實管理責任,檢查檔案服務外包中的檔案安全、服務質量、管理措施和條件保障等情況。

　　6.3服務質量投訴

　　6.3.1承包方應建立服務質量投訴機制,對外公布投訴聯系方式。

　　6.3.2承包方應按照GB/T17242的要求建立投訴受理機構,定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　　6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務質量爭議時,雙方應協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請調解、仲裁或提請訴訟。

　　檔案整理服務協(xié)議

　　你好，檔案整理保密協(xié)議甲方：乙方：鑒于有限公司（以下簡稱乙方）為(以下簡稱甲方)

　　提供紙質檔案數字化加工服務，為在項目實施期間保證紙質檔案原件安全和項目實施期間以及實施完成以后保守因工作需要接觸到的甲方檔案信息秘密等有關事項，經友好協(xié)商，達成如下條款，雙方共同遵守：

　　一、雙方確認：在項目實施期間，因工作需要接觸到甲方的紙質檔案、檔案、目錄、聲像檔案以及電子文件等，乙方必須保守機密，不得以任何方式帶出工作場所或向外泄露。乙方同時提供一切必要的方式和采取一切必要的行動，協(xié)助甲方保證檔案安全和保守檔案秘密。

　　二、項目實施期間，乙方必須遵守甲方規(guī)定的任何成文或不成文的保密規(guī)章、制度，履行相應的保密職責。甲方的保密規(guī)章、制度沒有規(guī)定或者規(guī)定不明確之處，乙方亦應本著謹慎、誠實的態(tài)度，采取任何必要、合理的措施，維護其于項目實施期間接觸到的任何屬于甲方或者雖屬于第三方但甲方承諾有保密義務的檔案相關材料，以保證其機密性。

　　三、除了項目實施期間必要的工作需要之外，乙方承諾：未經甲方同意，不得以泄露、告知、公布、發(fā)布、出版、傳授、轉讓或者其他任何方式使任何第三方(包括按照保密制度的規(guī)定不得知悉該項秘密的甲方其他工作人員)知悉屬于甲方或者雖屬于第三方,但甲方承諾有檔案信息秘密及與檔案信息相關的信息的保密義務，也不得在項目實施期間必要的工作之外使用這些秘密信息。

　　四、雙方同意，乙方在項目完成后仍對其在為甲方檔案數字化期間接觸、或因接觸而知悉的屬于甲方或者雖屬于第三方但甲方承諾有保密義務的檔案信息秘密和其他與檔案數字化加工相關的信息，承擔如同任職期間一樣的保密義務和不得以任何方式泄露的義務。

　　乙方在項目完成后承擔保密義務的期限為無限期保密，直至甲方宣布檔案公開或者檔案信息實際上已經公開；乙方同意就項目完成后所承擔的保密義務，甲方不再向乙方支付任何保密費用。

　　五、乙方承諾，在為甲方實施紙質檔案數字化加工期間，不得擅自使用任何屬于他人的技術秘密或其他商業(yè)秘密信息，亦不得擅自實施可能侵犯他人知識產權的行為。若乙方違反上述承諾而導致甲方遭受第三方的侵僅指控時，乙方應當承擔甲方為應訴而支付的一切費用；甲方因此而承擔侵權賠償責任的，有權向乙方追償。上述應訴費用和侵權賠償可以從乙方的項目款中扣除。

　　六、乙方在項目實施期間，按照甲方的明確要求或者為了完成甲方明確交付的具體工作任務必然導致侵犯他人知識產權的，若甲方遭受第三方的侵權指控，應訴費用和侵權賠償不得由乙方承擔或部分承擔。

　　七、乙方因項目實施工作上的需要所持有或保管的一切記錄著甲方檔案信息的文件、資料、圖表、筆記、報告、信件、傳真、磁帶、磁盤、儀器以及其他任何形式的載體，均歸甲方所有，而無論這些秘密信息有無任何價值。若記錄著秘密信息的載體是由乙方自備的，則視為乙方已同意將這些載體物的所有權轉讓給甲方。甲方應當在乙方返還這些載體時，給予乙方相當于載體本身價值的經濟補償。

　　八、乙方應當于項目實施完成時，或者于甲方提出請求時，返還全部屬于甲方的財物，包括記載著甲方秘密信息的一切載體。但當記錄著秘密信息的載體是由乙方自備的，且秘密信息可以從載體上消除或復制出來時，可以由甲方將秘密信息復制到甲方享有所有權的其他載體上，并把原載體上的秘密信息消除。此種情況乙方無須將載體返還，甲方也無須給予乙方經濟補償。

　　九、本協(xié)議所提及的檔案秘密信息，包括但不限于：檔案、檔案中記載的人名、檔案中記載的事件、紙質檔案本身、其它載體的檔案、檔案目錄、檔案電子原文、檔案電子化處理掃描文件加工前的文件、檔案電子化處理掃描文件加工后的文件、檔案機讀目錄、檔案的封皮、加工過程中的數據庫、加工檔案整理記錄、加工檔案整理報告、檔案檢驗報告、項目備忘錄、技術文檔、相關的函電等。

　　十、因本合同而引起的糾紛，如果協(xié)商解決不成，任何一方均有權提起訴

　　訟。雙方同意，選擇甲方住所地的、符合級別管轄規(guī)定的人民法院作為雙方合同糾紛的第一審管轄法院。述約定不影響甲方請求知識產權管理部門對侵權行為進行行政處理。乙方的違約行為給甲方造成損失的，乙方應當賠償甲方的損失。違約金不能代替賠償損失，但可以從損失額中抵扣。

　　十一、本合同自雙方簽字或蓋章完成之日起生效。

　　十二、本合同如與雙方以前的口頭或書面協(xié)議有抵觸，以本合同為準。本合同的修改必須采用雙方同意的書面形式。

　　十三、雙方確認，在簽署本合同前已仔細審閱過合同的內容，并完全了解合同各條款的法律含義。

　　甲方：住址：電話：代表（簽字）年月日

　　乙方：住址：電話：代表（簽字）年月日