蘭臺檔案整理服務(wù)公司：為進一步提高農(nóng)業(yè)開發(fā)公司檔案管理水平，做到檔案資料的安全保管、合理保存和有效利用，公司檔案室多措并舉，對華僑農(nóng)場和洮河農(nóng)場歷史遺留的會計賬本、會計憑證、會計報表等相關(guān)會計檔案進行了歸檔整理工作。

　　這個公司檔案室相關(guān)人員自一月初開始了緊張有序的檔案整理工作。他們在檔案收集、分類、整理等環(huán)節(jié)堅持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，對憑證、賬簿逐一進行認(rèn)真分析，按照歸檔文件的保存價值，確定保管期限，逐一進行分類、排序、整理、裝盒并建立檔案索引，力求做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裱糊得體、裝訂整齊。在檔案整理的每一個環(huán)節(jié)中做到細中求快、快中求好，確保檔案整理工作按時按質(zhì)按量高效完成。

　　蘭臺檔案整理服務(wù)公司

　　一、檔案包括哪些種類？

　　根據(jù)檔案的不同屬性和科學(xué)管理的需要，可以將檔案劃分為不同的種類。

　　按來源可分為國家機關(guān)檔案、企業(yè)檔案、名人檔案等；按內(nèi)容可分為行政檔案、訴訟檔案、科學(xué)技術(shù)檔案等；

　　按記錄方式可分為文字檔案、圖形檔案、音像檔案；按時間可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案；

　　按所有權(quán)可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。

　　目前在我國，通常將檔案分為文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、專門檔案和聲像檔案。

　　二、檔案與資料有何區(qū)別？

　　檔案與資料都是重要的信息資源，但兩者的形成渠道和文獻價值有所不同。檔案是在社會活動中直接形成的真實記錄，具有法律憑證作用和歷史查考作用，而情報資料則是通過各種渠道從外部購買、交流或直接收集得來的，只具有參考作用。

　　三、文件轉(zhuǎn)化為檔案需要具備哪些條件？

　　文件轉(zhuǎn)化為檔案需要具備以下條件：

　　1．文件必須辦理完畢（或收處理完畢），即完成了文書處理程序；

　　2．文件需對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值；

　　3．文件需按照一定的規(guī)律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。

　　四、檔案整理的基本方法有哪些？

　　檔案整理的基本方法有兩種：

　　1．以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　2．以件為單位整理。以件為單位整理要以計算機管理為前提條件。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。

　　五、歸檔文件的整理原則是什么？

　　歸檔文件的整理原則是：

　　1．遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。文件的形成有其自身的規(guī)律和特點。不同的機關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系既能反映出機關(guān)職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　2．區(qū)分不同價值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國家有關(guān)規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃定不同保管期限。

　　3．便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。“便于保管和利用”既是歸檔文件整理的出發(fā)點，也是最終目的。

　　六、聲像檔案的整理與編目；保管要求和措施有哪些？

　?。ㄒ唬┦裁词锹曄駲n案：

　　聲像檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或者個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。

　　數(shù)碼照片：是指用數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、掃描儀等設(shè)備獲得的、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

　　數(shù)碼照片檔案：國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片、說明兩部分組成。

　?。ǘ┞曄癫牧蠚w檔范圍：

　　1．本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料；

　　2．領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的聲像材料；

　　3．本單位組織或者參加的重要外事活動的聲像材料；

　　4．本單位重要工程建設(shè)、重大技術(shù)改造和技術(shù)引進中形成的聲像材料；

　　5．本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的聲像材料；

　　6．本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的聲像材料；

　　7．其他具有保存價值的聲像材料。

　?。ㄈ┞曄癫牧蠚w檔要求：

　　1．屬于歸檔范圍的聲像材料，形成部門和人員應(yīng)當(dāng)及時向本單位檔案部門歸檔，不得私自保存或者據(jù)為已有；

　　2．歸檔的聲像材料必須是原版、原件，（底片與照片影像應(yīng)當(dāng)一致）；

　　3．歸檔的聲像材料必須圖像清晰，聲音清楚，不加修飾剪裁（底片不得磨損）。