昆明市檔案整理服務(wù)公司：為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范村(社區(qū))“兩委”換屆選舉檔案管理工作，提升換屆選舉臺(tái)賬資料規(guī)范化水平，近日，昆明市呈貢區(qū)檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)老師一行3人到龍城街道洛龍湖社區(qū)開展“兩委”換屆選舉檔案歸檔指導(dǎo)工作。

　　昆明市檔案整理服務(wù)公司

　　區(qū)檔案局的老師依據(jù)《關(guān)于做好2021年全省村級組織換屆檔案工作的通知》的歸檔要求，首先從檔案完整性、規(guī)范性、嚴(yán)密性和邏輯性等方面，分別對洛龍湖社區(qū)黨組織、居民委員會(huì)、居民監(jiān)督委員會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)、工會(huì)等社區(qū)各組織的換屆選舉檔案資料進(jìn)行了全面詳細(xì)的檢查翻閱。隨后就社區(qū)換屆選舉及歸檔工作，與社區(qū)工作人員開展了簡短的座談交流，對歸檔工作給予充分肯定，對社區(qū)檔案材料進(jìn)行細(xì)致點(diǎn)評，并就下一步繼續(xù)做好檔案管理工作提出了具體指導(dǎo)意見和針對性建議。

　　洛龍湖社區(qū)強(qiáng)化思想認(rèn)識，采取三項(xiàng)措施，認(rèn)真做好社區(qū)“兩委”換屆檔案整理工作，確保換屆選舉程序規(guī)范、全程留痕。

　　一是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)建立清單。按照社區(qū)各級組織換屆選舉工作流程、時(shí)間順序，制定換屆選舉工作檔案目錄清單，對相關(guān)歸檔的文件資料進(jìn)行分類、排序和裝訂，確保歸檔文件材料齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　二是嚴(yán)格要求抓規(guī)范。規(guī)范文檔整理格式，從選舉前準(zhǔn)備階段、動(dòng)員部署階段、組織實(shí)施階段等明確資料歸檔要求，確保換屆選舉工作檔案完整規(guī)范。

　　三是明確責(zé)任督導(dǎo)。明確工作人員專人負(fù)責(zé)換屆檔案資料的收集、整理和歸檔工作，逐一檢查社區(qū)各級組織換屆選舉檔案，確保換屆文檔、會(huì)議記錄、照片等完善俱全。

　　洛龍湖社區(qū)始終堅(jiān)持以換屆錘煉黨性、鍛煉隊(duì)伍、樹立形象，以換屆促檔案規(guī)范的工作思路，高度重視換屆選舉和檔案留存，以實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學(xué)化為目標(biāo)，以規(guī)范化建設(shè)為抓手，從主體責(zé)任、長效機(jī)制、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和規(guī)范整理等層面高標(biāo)準(zhǔn)抓好社區(qū)換屆檔案規(guī)范，全面推進(jìn)社區(qū)工作科學(xué)化水平。

　　昆明市檔案整理服務(wù)公司工作的程序

　　第一、全宗的組織及排列；

　　第二、全宗類檔案的分類；

　　第三、案卷的編輯和排列；

　　第四、案卷目錄的編制；

　　通常按照從前至后程序，對全宗進(jìn)行組織和排列，然后再全宗內(nèi)進(jìn)行系統(tǒng)化。系統(tǒng)化的第一步是對全宗類檔案進(jìn)行分類，分完類之后進(jìn)一步系統(tǒng)化，那就是做案卷的編輯和排列，然后還做案卷目錄的編制。

　　整理工作實(shí)際上是把無序的檔案有序化的一個(gè)流程，是一級的分類。全宗組織、排列、區(qū)分、全宗類進(jìn)一步的分類。那么進(jìn)一步的分類就是類似內(nèi)部組織、機(jī)構(gòu)、按照時(shí)間對全宗類檔案進(jìn)行分類，然后進(jìn)一步還要進(jìn)行案卷的編譯、排列，以及對案卷目錄的編制，進(jìn)行系統(tǒng)化的基本流程。

　　檔案整理工作包括哪一些內(nèi)容呢？

　　在正規(guī)條件下，我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門，按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理、移交的文件和案卷。

　　正常條件下，檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對所接收的檔案在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步的系統(tǒng)整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對整理不善的檔案進(jìn)行局部的調(diào)整，檔案館和檔案室對已整理入館，如實(shí)保存的檔案，經(jīng)過管理、實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，以提高整理的質(zhì)量。

　　某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長，其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化，也要對其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對零散文件的整理，對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗類檔案的分類，然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

　　什么是零散文件呢？

　　我們要從頭至尾做一遍對它的整理，這個(gè)工作量就是比較大的。比如說有時(shí)候這個(gè)檔案館臨時(shí)接收了一些零散移交來的檔案，就要從頭到尾整理檔案，整理工作的基本原則包括大的整理，必須保持文件之間真實(shí)歷史聯(lián)系。

　　文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來源、形成、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。因此我們這個(gè)原則，首先第一項(xiàng)就是要保持文件之間的這種歷史聯(lián)系、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式方面密不可分的關(guān)聯(lián)性。

　　檔案文件在特定的歷史、條件、環(huán)境、事件背景下形成的，在整理過程中一定要維護(hù)和保持，以便未來再現(xiàn)這種歷史聯(lián)系。檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ)，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，不要輕易的打亂、重整。

　　例如業(yè)務(wù)部門或者文書人員整理的順序、整理的方法，感覺已經(jīng)落伍，就把它重新打亂、重新按照自已的要求來做，類似這種觀念是不可取的，我們提倡應(yīng)該充分的重視和利用之前已經(jīng)整理好的那種已有的這個(gè)基礎(chǔ)。

　　圖2

　　檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況，充分的利用或者尊重原有的整理基礎(chǔ)，檔案的整理必須便于保管和利用。整理不是單純的為了整齊劃一、非常美觀，我們要便于保管和利用。

　　檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采用更簡潔、有效的方法，使整理的檔案便于保管和利用。最終的檔案是要用于保管、是要用于提供利用的。在整理過程中，前面提到的第一步就是全宗的組織，那么我們來認(rèn)識一下對全宗如何進(jìn)行組織呢？我國通常按照全宗群來組織和排列館藏全宗，即把統(tǒng)一時(shí)間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯(lián)系性。

　　那么什么是全宗群呢？

　　全宗群是指同一時(shí)期或地區(qū)在縱向或橫向方面具有相同性質(zhì)的立檔單位，形成的若干個(gè)全宗構(gòu)成的有機(jī)整體。全宗群是在更大的范圍內(nèi)體現(xiàn)了檔案之間的這種聯(lián)系，全宗之間的聯(lián)系。

　　全宗群是基于全宗和全宗之間的聯(lián)系而組成的一個(gè)有機(jī)的群體。那么怎么樣來劃分全宗群呢？也就說我們把哪一些全宗放到一起作為一個(gè)權(quán)重群呢？首先可以按照時(shí)間或者是地區(qū)來劃分，例如湖北省近代工業(yè)企業(yè)全宗群，兩個(gè)維度，湖北省近代。工業(yè)企業(yè)有時(shí)間、性質(zhì)、地區(qū)。江蘇省二十世紀(jì)三、四十年代民族工商業(yè)全宗群。

　　按照專業(yè)系統(tǒng)或其他的聯(lián)系的維度來進(jìn)行劃分，例如解放戰(zhàn)爭時(shí)期黨政機(jī)關(guān)全宗群、民國時(shí)期某省交通系統(tǒng)全宗群等等。時(shí)間上的聯(lián)系，同一個(gè)系統(tǒng)、同一性質(zhì)方面的聯(lián)系，所以它的維度是比較靈活的。

　　我們要找到一個(gè)共同的聯(lián)系點(diǎn)、共同的維度，那么就可以把相關(guān)的全宗的集合在一起，構(gòu)成全宗群。全宗群的組合及劃分方法具有多樣性和靈活性，不像全宗那樣界限分明。由于全宗之間的成因關(guān)系具有多維、立體特點(diǎn)，所以全宗群有多種不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)和組合形式。

　　多維的、立體的、這種關(guān)系使得全宗群的劃分非常的靈活。我們從不同的維度出發(fā)，就可以構(gòu)成不同的全宗群。例如解放戰(zhàn)爭時(shí)期，統(tǒng)一地區(qū)黨政機(jī)關(guān)全宗，可以劃分為一個(gè)全宗群，也可以把它進(jìn)一步細(xì)分為黨群、政府和機(jī)關(guān)兩個(gè)不同的全宗群，政府、機(jī)關(guān)的全宗還可以進(jìn)一步分為農(nóng)民、公交系統(tǒng)等若干全宗群。

　　公交系統(tǒng)還可以進(jìn)一步劃分，可以按照工業(yè)、交通、運(yùn)輸?shù)雀髯詷?gòu)成全宗群。因此全宗群的劃分呢，是根據(jù)全宗之間的聯(lián)系，我們通過不同的這種維度可以有不同的劃分方法。

　　我們再看全宗的排列與編號，全宗號是檔案館為已進(jìn)館或者是客人進(jìn)館的立檔單位分配的編號，用于區(qū)分各立檔單位，便于日常的管理和查詢。全宗的代號，具有唯一性，全宗編號的規(guī)則，首先要考慮館藏權(quán)宗的特點(diǎn)及管理的方便性；要力求簡潔、方便、實(shí)用；已編好的全宗號不得任意更改。

　　權(quán)宗編號規(guī)則，具有擴(kuò)展性。新權(quán)宗的編號留有余地，并具有唯一性，一個(gè)權(quán)宗只能有一個(gè)號碼，權(quán)重編號的方法有兩種，一種是流水編號法，也就是按照全宗進(jìn)館時(shí)間的先后順序來編號，比如0001號、0002號，0003號那就是一個(gè)非常簡單、實(shí)用的編號方法，比較客觀分析適合全宗量不大、全宗類型比較單一的檔案館來采用。全宗的編號方法另一種就是稍微復(fù)雜一點(diǎn)的分類編號法，也就是說對全宗先進(jìn)行一定的分類、分組，然后再編號。

　　編號方法邏輯性、系統(tǒng)性比較強(qiáng)、層次分明，能夠反映權(quán)宗本身的性質(zhì)和特點(diǎn)。比如zd0001，政黨，還有其他什么分類編號法呢？從個(gè)號碼呈現(xiàn)形式來看，比流水的變化法要稍微復(fù)雜些，但分類編號的邏輯性、系統(tǒng)性更強(qiáng)，具有一定的適宜性，能夠反映全宗本身的性質(zhì)和特點(diǎn)。但是分類編號法比較復(fù)雜，號碼不易分辨和記憶。

　　分類編號法適合館藏全宗數(shù)量大，全宗的時(shí)間、地域跨度大，類型復(fù)雜的檔案館采用，即全宗數(shù)量大，那么全宗里面的類型比較復(fù)雜，時(shí)間跨度也很大。這時(shí)候采用流水編不太適合，優(yōu)選采用分類編號法更能揭示全宗的特點(diǎn)、性質(zhì)。