揭陽市檔案整理服務(wù)公司檔案管理制度為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定制度。檔案管理機構(gòu)及其職責要求公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　揭陽市檔案整理服務(wù)公司檔案管理制度

　　檔案管理制度

　　1、員工檔案是指員工進入公司建立的員工人事檔案，是全面考察、了解和正確考評、使用員工的重要依據(jù)，是人力資源管理工作的重要組成部分。

　　2、公司員工檔案屬公司秘密，公司人力資源部根據(jù)國家有關(guān)檔案管理制度規(guī)定及公司的客觀需求予以管理。

　　3、員工檔案內(nèi)部材料包括：

　?。?）員工自薦求職材料、求職登記表、；

　?。?）員工人事檔案表、面試評價表、上崗試用登記表、試用協(xié)議、保密協(xié)議、經(jīng)濟責任擔保書、試用期工作跟蹤表、試用期評估報告；

　?。?）學歷證、學位證、身份證、計算機、外語等級證書、職稱證書、各種資料以及其他相關(guān)證件的復印件；

　?。?）員工轉(zhuǎn)正申請工作總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請、試用期評估表、勞動合同；

　?。?）員工崗位異動登記表及異動交接、晉級晉升等手續(xù)；

　?。?）其他反映員工工作信息的材料（如：述職報告、培訓記錄、獎懲記錄等）。

　　4、員工檔案材料的收集與保管

　　（1）公司各部門文員應(yīng)主動將平時形成的公司員工應(yīng)歸檔材料及時送交公司人力資源部；

　　（2）公司人力資源部可根據(jù)需要和檔案材料欠缺情況，通知各部門有關(guān)人員進行補充；

　?。?）存檔材料要真實準確、完整齊全、文字清楚；

　?。?）公司人力資源部對收集到的歸檔材料按規(guī)定進行整理、裝訂按員工類別、序號進行保管。

　　（5）公司人力資源部每半年對員工檔案進行檢查、核對，同時不定期查看，做到防蛀、防潮。

　　（6）每年年底清理當年離職員工檔案、三年后銷毀。

　?。?）勞動人事檔案，試用期人員的檔案在試用期間不歸案，待試用期滿簽訂勞動合同完畢后，由人事專員負責統(tǒng)一歸案。

　　（8）對員工人事戶口檔案公司不接納，如需要公司協(xié)助辦理接收手續(xù)，由公司人力資源部協(xié)助地方勞動部門辦理。

　　5、查閱、借閱員工檔案的人員須是公司中級以上管理人員，且只能查閱其下屬的檔案。查閱、借閱員工檔案須填寫“檔案查閱登記本”檔案借出不超過1個工作日。查閱、借閱檔案者負有保密義務(wù)和保管責任。

　　揭陽市檔案整理服務(wù)公司檔案管理制度

　　一、總則

　　為加強公司文件、圖紙、合同、信函、資料以及電子文檔等檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　二、檔案管理

　　1、公司成立檔案資料庫，各部門相關(guān)資料應(yīng)按本制度規(guī)定完整及時存入檔案資料庫。

　　2、資料庫由行政部管理員負責統(tǒng)一管理。

　　3、管理員要負責公司檔案資料的收集、分類、整理等工作。

　　4、管理員對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序、查找方便。

　　5、管理員要經(jīng)常對檔案資料庫進行檢查，及時整理檔案資料庫；對借閱未及時歸還的資料進行跟蹤。

　　三、檔案的收集與歸檔

　　1、各部門歸檔的資料按照各部門提交的資料清單時間為準，按時交到行政部。

　　2、各部門主管應(yīng)積極配合檔案資料收集工作。

　　3、凡應(yīng)及時歸檔的資料，各部門主管應(yīng)配合行政部及時歸檔。

　　4、行政部將收集的資料按照部門分類進行歸檔，編制檔案目錄，存入檔案資料庫保管。

　　四、檔案保管

　　1、公司行政部設(shè)存放檔案的專門檔案柜和檔案室，并具備防火、防潮、防鼠防蟲等安全條件。

　　2、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　3、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　4、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司總經(jīng)理及相關(guān)負責人會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　五、檔案借閱

　　1、凡借閱檔案，需經(jīng)部門領(lǐng)導批準，并在行政部登記，做好記錄。

　　2、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

　　3、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　4、借閱人使用完檔案后要及時歸還至行政部。

　　5、借閱人歸還資料時，檔案管理人員要對檔案進行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。

　　六、附則

　　1、本制度作為公司管理規(guī)章制度，經(jīng)過公司民主程序?qū)徸h通過后由總經(jīng)理簽署，向全體員工公示之后開始實施。

　　2、本制度由公司行政部負責解釋。附《檔案借閱登記表》。