江西檔案整理服務公司通過合理的規(guī)范制度，實現(xiàn)檔案工作科學管理，是提高工作質(zhì)量與效率的重要手段。檔案整理外包服務工作內(nèi)容包括:檔案整理,排序,編制案卷號,檔案裝訂,粘貼卷脊,案卷目錄著錄,卷內(nèi)目錄著錄、歸檔文件目錄著錄,打印案卷封面,案卷目錄,卷內(nèi)文件目錄,全引目錄,文號索引等。裝盒排序,填寫并打印盒脊,按進館要求將缺漏項目補充完整,使之達到進館標準。

　　江西檔案整理服務公司檔案鑒定銷毀制度

　　為了做好檔案鑒定銷毀工作，更好地保護珍貴檔案和重要檔案，剔除失去價值的檔案材料，制定本制度。

　　一、檔案鑒定工作，檔案的鑒定工作是對保管期限已滿，無繼續(xù)保存價值的案卷和對保存期限需升級或降級的案卷進行價值鑒定，重新確定保管期限或銷毀。檔案的鑒定工作和銷毀工作同步進行。

　　二、機關應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定銷毀。檔案鑒定銷毀工作在本單位檔案鑒定領導小組的領導下進行，小組成員由主管檔案工作領導和有關職能部門負責人及檔案機構或?qū)Ｂ殭n案人員三方面組成。具體工作由檔案部門或?qū)Ｂ殭n案人員和與形成檔案內(nèi)容有關的職能部門共同進行。

　　三、檔案鑒定銷毀工作，在每年10月進行，當年已滿保管期限的檔案要在本月內(nèi)鑒定，銷毀完畢。

　　四、鑒定時，要采取直接鑒定法，逐卷、逐件地審查文件，準確地進行分析，判定其價值。對保管期限需要調(diào)整的案卷或文件應及時調(diào)整，對保管期限已滿或無繼續(xù)保存價值的案卷或文件予以剔除，剔除后應在案卷目錄或卷內(nèi)備考表中加以說明。

　　五、編制檔案銷毀清冊一式二份，編制銷毀檔案內(nèi)容的分析報告一式二份。報主管領導審查、批準，對已批準銷毀的檔案，要繼續(xù)保存一段時間，經(jīng)驗證確無利用價值，方可銷毀。

　　六、銷毀檔案應指定專人負責，銷毀檔案與銷毀清冊登記內(nèi)容核對無誤后，由銷毀人和監(jiān)銷人共同到指定地點進行銷毀。銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀報告上簽字，隨同銷毀清冊一起歸檔永久保存。

　　七、檔案銷毀后，應及時調(diào)整現(xiàn)存各類檔案排架順序，進行數(shù)量統(tǒng)計并在相應的檢索工具中注明，以保證利用工作的正常進行。

　　檔案歸檔制度

　　一、凡是本村黨務、村務及各項經(jīng)濟活動中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料均應歸檔。

　　二、歸檔時間

　　各類文件材料應于形成的次年三月底前按要求交給檔案室，會計檔案可在檔案人員指導下立卷。立卷后在財務主管部門存放一年后再移交檔案室保存，對于科研工程項目材料應在項目完成或告一段落以后及時歸檔。

　　三、歸檔要求

　　1、歸檔文件應“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”的原則進行整理。

　　2、歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件，或者以與一個事由緊密聯(lián)系的相關文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，簡報、周報等參閱材料一期為一件。

　　3、歸檔文件應齊全完整。從整體上，各部門要將本部門應歸檔文件收集齊全；從個體上，一份文件，一個事由其內(nèi)容完整無缺；已破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制，復制件附于原件后一并歸檔。

　　4、整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝具、裝訂材料等要符合檔案保護要求。

　　5、分類。采用保管期限——年度——機構分類方法。

　　6、排列。

　　（1）一份文件中，正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。

　?。?）在一個保管期限一個年度中的若干份文件結(jié)合時間、重要程度排列。

　　7、裝訂。歸檔文件按件裝訂，永久和長期保管的要去掉金屬物，用符合要求的裝訂材料裝訂，不得壓字。

　　8、編號。

　　歸檔文件要逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，如果上端無位置，也可在文件首頁前另附白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔章，歸檔章盡量不要壓住字跡。

　　9、編目。

　　歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目，歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

　　10、裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。備考表置于盒內(nèi)文件之后，說明盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。檔案盒封面應標明全宗名稱，如“天津市檔案局”。盒脊設置全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、室編件號、室編盒號、館編件號、館編盒號。用號碼章在相應欄內(nèi)從左至右打號，室編件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。其中“館編件號”與“館編盒號”不填。永久用紅色章，30年、10年用藍色章。

　　四、歸檔手續(xù)

　　歸檔的案卷，必須編制案卷目錄，清點核對，做好檔案的流水登記和分類登記，各部門移交檔案時雙方要履行簽字移交手續(xù)。

　　檔案庫房管理制度

　　一、本村全部檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。

　　二、檔案庫房(柜、架)要專用，做到庫房和閱覽分開。

　　三、檔案箱柜排放整齊，編號規(guī)范，指引卡標識清楚。

　　四、檔案庫房要符合“入防”要求，保證檔案的安全。

　　五、檔案庫房內(nèi)要保持整潔，不得存放與檔案無關的物品。

　　六、庫房內(nèi)嚴禁煙火，檔案人員能熟練操作滅火器。

　　七、庫房照明應選用白熾燈，有防光設施，盡量減少紫外線對檔案的侵害。

　　八、庫房相對濕度應保持在45-60%，溫度保持在攝氏14-24度，保持庫房通風。

　　九、檔案人員應經(jīng)常對室藏檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　檔案利用借閱制度

　　一、本村檔案主要提供本村領導村民及上級機關、領導使用，對外提供利用時，借閱人需持單位介紹信或本人身份證，經(jīng)村主管領導批準后，方能借閱。

　　二、凡是借用、借閱檔案的人員，都要發(fā)行登記手續(xù)，查閱會議記錄及重要檔案需經(jīng)主管領導批準。

　　三、查閱檔案均在檔案閱覽室或辦公室內(nèi)進行，一般不準帶出。確因工作借出時，要經(jīng)主管領導批準，辦理借閱手續(xù)方能借出，時間不超過兩天，借用完畢按時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。

　　四、借閱人員要愛護檔案，不準在檔案上涂抹勾畫，更不能拆散更改檔案，查閱檔案時不得翻閱卷內(nèi)其他文件，不得擅自摘抄復制，確因工作需要摘抄復制時，需經(jīng)管理人員批準。

　　五、檔案人員要做好接待服務工作，并做好利用效果反饋記錄。

　　檔案安全保密制度

　　一、檔案人員要認真學習、宣傳貫徹，落實《檔案法》、《保密法》，嚴格遵守保密守則。

　　二、非檔案人員嚴禁進入檔案庫房。

　　三、檔案管理人員要嚴格履行借閱、復印檔案的審批手續(xù)，檔案借閱送還后要進行檢查，及時注銷并做好查閱檔案情況記錄。

　　四、檔案人員未經(jīng)許可不得擅自摘錄保密檔案內(nèi)容，嚴禁將保密檔案借給他人。

　　五、定期清查檔案，發(fā)現(xiàn)檔案失泄密量，應立即向領導報告，并及時采取補救措施。

　　六、堅持鑒定制度，對保密期限屆滿的檔案應及時解密；保密期限需要延長的，由原確定密級和保密期限的部門或上級機關決定延長期限。

　　七、檔案人員離開檔案室時要關好門窗，切斷電源，發(fā)現(xiàn)隱患及時采取措施。

　　八、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙

　　檔案工作人員崗位責任制

　　一、積極貫徹執(zhí)行各級檔案行政管理部門和上級機關關于檔案工作的方針、政策和法規(guī)性文件，努力學習專業(yè)知識，不斷提高政治與業(yè)務素質(zhì)，結(jié)合本村實際做好檔案工作。

　　二、集中統(tǒng)一管理本村各項活動中形成的全部檔案，負責本村各種門類、各種載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用工作。

　　三、積極做好本村檔案信息開發(fā)利用工作，編制案卷目錄，全引目錄，編寫本村《組織沿革》、《大事記》或村史，建有檔案查閱和利用效果記錄。

　　四、積極提供檔案，為本村各項工作服務，檔案人員要熟悉室藏及時準確地提供檔案，并做好本村及下屬單位檔案工作的指導。

　　五、堅持保密制度，杜絕遺失、泄密現(xiàn)象發(fā)生，確保檔案的完整與安全。

　　六、積極參加檔案業(yè)務知識培訓，不斷提高業(yè)務水平和工作能力。

　　七、隨時完成上級檔案行政管理部門和本村領導交辦的其他事宜。

　　檔案統(tǒng)計制度

　　一、案統(tǒng)計工作，要依照上級檔案部門統(tǒng)計制度要求，對檔案的立卷、收進、移出、整理、保管、鑒定、銷毀、利用、庫房、設備以及檔案專兼職人員等情況進行統(tǒng)計，并按規(guī)定時間及時、準確的向上級主管部門和檔案業(yè)務指導部門報送統(tǒng)計情況。

　　二、檔案統(tǒng)計工作，是檔案工作的重要內(nèi)容，是檔案工作成果的體現(xiàn)。必須認真負責，實事求是，不準虛報、偽造。

　　三、檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容

　　1、檔案的立卷、收進、移出、銷毀、實存數(shù)量等的統(tǒng)計；

　　2、檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用的數(shù)量及效果的統(tǒng)計；

　　3、檔案室的機構、人員、庫房設備等情況的統(tǒng)計；

　　4、檔案建設與管理所需經(jīng)費及使用情況的統(tǒng)計。

　　四、檔案統(tǒng)計工作的要求

　　1、綜合檔案室要把檔案統(tǒng)計工作納入檔案工作的日程，認真做好，做到“家底”清楚，“帳目”與實物相符，準確，真實可靠的反映檔案工作情況。

　　2、嚴格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計計量單位和報表格式，不得有任何隨意性。庫房面積為平方米；案卷數(shù)為他(冊)數(shù)；長度為案卷豎放后的延長米；金額按元計算；組合柜架按套；利用人次和利用卷(件)次要分別統(tǒng)計；查全率和查準率是利用者所查閱檔案數(shù)與提供檔案數(shù)的百分比。

　　3、平時要注意搞好統(tǒng)計資料的積累、整理和歸檔，統(tǒng)計數(shù)據(jù)未經(jīng)允許不得擅自對外提供。

　　公司檔案管理規(guī)定

　　為規(guī)范公司檔案管理，增強檔案的實用性和有效性，理順各類文書、資料的收集、整理、保管等工作程序，特制定本規(guī)定。

　　一、立卷歸檔范圍

　　1、上級機關頒發(fā)的法律命令、指示、決定、決議、通知、信息、專項會議紀要及各類政策法規(guī)；

　　2、公司向上級機關的請示、報告、工作計劃及對下級部門的批復；

　　3、公司重大事宜會議記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構調(diào)整、職務任免、獎懲及公司的各項制度、規(guī)定）；

　　4、公司內(nèi)部及與有關單位往來的文件、協(xié)議及各類合同文書；

　　5、公司制訂的工作計劃、統(tǒng)計報表、財務、工程預決算及工作總結(jié)；

　　6、公司主持召開的各種專業(yè)會議所形成的領導講話、文件資料和會議紀要；公司參加外單位或上級機關召開的會議所帶回需貫徹執(zhí)行的文件材料；

　　7、公司技術改造、科研攻關申報項目的技術資料、土建工程和自制設備的技術資料與圖紙；

　　8、其它直接記述和反映公司及部門經(jīng)營管理與職能活動的，具有現(xiàn)實和長遠參考價值的有效證券、證照（包括文字、電子文件、圖樣、照片、實物等）。

　　二、歸檔程序

　　1、公司歸檔文件、資料實行“季度歸檔”及年度歸檔制度，即每年的四、七、十和次年的一月為檔案資料歸檔期；

　　2、歸檔期內(nèi)，由檔案管理員分別向各部門主管收集應該歸檔的原始資料，各部門應予積極配合和支持；

　　3、生產(chǎn)、基建、科研活動中形成的文件資料，分別由產(chǎn)品生產(chǎn)、科研課題、工程項目、設備采購和維修負責人指定專人負責積累，整理后歸檔；

　　4、經(jīng)營管理及行政、群團組織日常工作中形成的文件資料，由辦公室或業(yè)務部門按其管轄范圍指定專人負責收集，整理后歸檔；

　　5、各部門專用的收、發(fā)文件資料和信函，按文件的密級確定是否歸檔；凡機密以上的文件必須按《保密制度》要求予以歸檔。

　　三、歸檔要求

　　1、歸檔文件、資料必須齊全完整，照片、錄音、錄像必須同詳細文字說明材料一起歸檔；

　　2、歸檔文件、資料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，應準確地反映生產(chǎn)、基建、科研、技術、質(zhì)量、人事、財務、經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容與歷史過程，符合自然形成規(guī)律；

　　3、歸檔文件、資料必須是原件，具有重大意義的文件應同時保存歷次變更修改件，重要的或利用頻率高的文件、資料可根據(jù)需求復制若干備份歸檔；

　　4、文件、資料歸檔時，交接簽字手續(xù)完備。其制成材料易于長久保存，禁用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、復寫紙等制成文件、資料歸檔；電子文件歸檔時實行“雙套制”，即將電子文件制作相應的紙質(zhì)拷貝件與光盤同時存檔；

　　5、歸檔文件、資料應按《檔案法》和公司《保密制度》要求進行分類，立卷保存。案卷標題簡明扼要，并確定保管期限，原則上分為永久長期（十五年以上）、短期（十五年以下）兩種。

　　四、文件的查閱與銷毀

　　1、查閱、調(diào)用檔案室文件資料，嚴格遵照《保密管理制度》執(zhí)行，認真履行查閱審批程序，密件原則上不得查閱或調(diào)用。特殊情況時，須由總經(jīng)理批準同意，并嚴格控制知悉范圍；

　　2、檔案室除專職檔案管理員外，其他任何人不得進入；檔案管理員應隨時檢查檔案室的溫濕度控制與防火、防盜情況、確保其安全無患；

　　3、對于多余、重復、過時失去保存價值的文件，檔案管理員應定期登記、清理、造冊，報請上級領導批準，按《保密管理制度》的規(guī)定方式予以銷毀。任何部門或個人無權擅自處理。