婚姻登記檔案是婚姻歷史的真實(shí)憑證和法律保障，為了確?；橐龅怯洐n案管理規(guī)范化，方便婚姻登記當(dāng)事人的查閱，婚姻檔案整理服務(wù)公司與婚姻登記處合作為整理婚姻登記檔案做了大量的準(zhǔn)備工作，合理有效利用時(shí)間，對辦理的婚姻登記檔案進(jìn)行整理歸檔，從整理、裝訂到歸檔，認(rèn)真仔細(xì)核對檢查每一份婚姻登記檔案。確?；橐龅怯洐n案的齊全和安全，防止檔案的丟失。

　　婚姻檔案整理服務(wù)公司婚姻登記檔案數(shù)字化加工規(guī)范

　　一、參照的規(guī)范

　　婚姻登記檔案數(shù)字化加工應(yīng)參照下列規(guī)范：

　　DA/T 31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》

　　DA/T 22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》

　　DB35/T 161-2002《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式和著錄細(xì)則》

　　二、數(shù)字化前處理

　　1．確定掃描頁

　　應(yīng)將紙質(zhì)婚姻登記檔案全部掃描。

　　2．編制頁號

　?。?）應(yīng)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。

　?。?）重新編制頁號時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。

　?。?）書寫頁號所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響。

　?。?）應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。

　　3．拆除裝訂

　　應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。

　　三、目錄數(shù)據(jù)庫建立

　　婚姻登記檔案文件級目錄應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）及福建省《文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式和著錄細(xì)則》

　?。―B35/T 161-2002）的有關(guān)規(guī)定。電子數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一為DBF格式，目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)必須完全符合標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　1．目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

　　2．對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

　　3．婚姻登記檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)：

　?。?）*為可選項(xiàng)

　　（2）“登記時(shí)間”即結(jié)婚、離婚、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的時(shí)間。

　?。?）“文號”即撤銷婚姻登記時(shí)“決定機(jī)關(guān)的文號”。

　?。?）“文件時(shí)間”即撤銷婚姻登記時(shí)決定機(jī)關(guān)發(fā)文的時(shí)間。

　　（5）婚姻登記檔案的“類別號”由門類號（H）+婚姻登記檔案類別號（J、L、BJ、BL、CX）構(gòu)成，即：結(jié)婚登記類檔案為“HJ”；離婚登記類檔案為“HL”；補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類檔案（補(bǔ)發(fā)結(jié)婚登記檔案為“HBJ”，補(bǔ)發(fā)離婚登記證檔案為“HBL”）；撤銷婚姻類檔案為“HCX”。

　　（6）檔號結(jié)構(gòu)：全宗號—年度—類別號—目錄號—館編卷號。

　　四、檔案掃描

　　1．基本要求

　　檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果接近檔案原貌。

　　2．掃描設(shè)備

　?。?）掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。

　?。?）應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

　　3．掃描色彩模式

　　為保留檔案原件信息，全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　4．掃描分辨率

　　掃描分辨率為300dpi，應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整。

　　5．存儲格式

　?。?）紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、PDF等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

　　（2）同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。

　　6．圖像命名

　?。?）應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

　　（2）應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。掃描文件的存放路徑應(yīng)根據(jù)檔號命名格式逐級建立四級文件夾存放。第一級文件夾以“全宗號”命名，第二級以“全宗號-年度”命名，第三級以“全宗號-年度-類別號”命名，第四級以“全宗號-年度-類別號-目錄號”命名，掃描文件放在第四級文件夾中。

　　五、圖像處理

　　1．旋轉(zhuǎn)及糾偏

　　對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。

　　2．裁邊

　　如需對數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁邊最外延至少2至

　　3毫米處裁剪圖像。

　　3．去污

　　如需對數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

　　4．圖像質(zhì)量檢查

　?。?）數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　?。?）對于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。

　?。?）數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　?。?）對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

　　六、數(shù)據(jù)掛接

　　1．應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

　　2．逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時(shí)進(jìn)行糾正。

　　七、數(shù)字化成果驗(yàn)收

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、存儲載體等。進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

　　八、檔案裝訂

　　1．紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　2．婚姻登記檔案宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。