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中博奧作為人事信息行業(yè)的領(lǐng)先服務(wù)商,得益于持續(xù)緊貼用戶(hù)的真實(shí)需求。2021年10月25日,我司研發(fā)團(tuán)隊(duì)歷經(jīng)一年的時(shí)間,再次推出干部檔案管理信息系統(tǒng)。中博奧干部檔案管理信息系統(tǒng)采用多個(gè)子系統(tǒng)分層構(gòu)建,在保留了原有版本功能的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)了實(shí)體干部人事檔案和電子干部人事檔案的一體化管理,大幅提高了干部人事檔案工作的管理水平。
干部檔案信息管理系統(tǒng)為各級(jí)黨政干部建立了數(shù)字人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),旨在幫助黨政機(jī)關(guān)促進(jìn)人員配置優(yōu)化,從而更好地發(fā)揮人力資源的作用,從而達(dá)到更好的工作效果和節(jié)省人力資源。
通過(guò)干部檔案信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)干部信息查詢(xún)、干部任免、檔案電子化、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等管理工作,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、電子、無(wú)紙化、及時(shí)性高、方便、保密,大大提高工作效率和管理水平。
干部檔案信息管理系統(tǒng)的組織架構(gòu)
一、機(jī)構(gòu)管理
組織機(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)、組織代碼、組織類(lèi)別、級(jí)別、組織職責(zé)、組織負(fù)責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、編制數(shù)量等是組
體制管理包括增加,刪除,修改和調(diào)整。
支援單位的順序調(diào)整,合并,轉(zhuǎn)移和撤銷(xiāo)。
二、職位管理
建立職位詞典,記錄職位名稱(chēng),代碼,類(lèi)別等。
按崗位增設(shè)崗位,細(xì)化崗位說(shuō)明書(shū),記錄機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、職位代碼、職位名稱(chēng)、是否領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、職責(zé)等
三、編制管理
完成機(jī)構(gòu)編制及人事檔案的錄入與維護(hù),對(duì)機(jī)關(guān)單位的崗位數(shù)目資訊進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理。機(jī)構(gòu)設(shè)置:設(shè)立機(jī)構(gòu)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)等
人事行政:設(shè)置各科室特定職位的人員配置職位。
支持統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)主管崗位的人數(shù)及人員配置對(duì)比,并匯總匯總
在開(kāi)發(fā)中,干部檔案信息管理系統(tǒng)堅(jiān)持功能強(qiáng)大、操作簡(jiǎn)便的原則,并充分利用了使用者的操作方式,界面美觀、友好、簡(jiǎn)單、智能。
檔案管理信息系統(tǒng)的作用和意義
一、辦公效率提升
傳統(tǒng)檔案管理重要依靠的是人,而數(shù)字化過(guò)后的檔案管理主要依靠的是電腦或者手機(jī),以往的檔案調(diào)取是由人工在檔案中調(diào)取,既不便捷又不方便,
而檔案管理信息系統(tǒng)只需在電腦中輸入要調(diào)取的檔案信息就能進(jìn)行查閱。
辦公效率提升對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)意義非凡,意味著可以在固定時(shí)間內(nèi)產(chǎn)出更多的效益,而效益又是一個(gè)企業(yè)較為看重的。
二、減輕了檔案管理工作壓力
傳統(tǒng)檔案管理人員工作繁瑣,而且人員流動(dòng)性大,尤其交接工作時(shí),要有好多情況要重新了解,這不僅不利于工作開(kāi)展,而且也加大了檔案管理人員的工作壓力,而使用檔案管理系統(tǒng),只需要熟悉軟件操作流程就可以進(jìn)行檔案管理。
之前的檔案管理工作壓力非常大,導(dǎo)致的員工離職率非常高,而企業(yè)培養(yǎng)一個(gè)員工也是需要很多時(shí)間或者金錢(qián)其他成本,而檔案管理系統(tǒng)的廣泛使用,不僅幫助了檔案管理人,也讓公司省去了大量時(shí)間。
三、OA遠(yuǎn)程辦公的實(shí)現(xiàn)
疫情期間,大家越來(lái)越發(fā)現(xiàn)線上遠(yuǎn)程辦公的重要性了,如果可以足不出戶(hù)就實(shí)現(xiàn)辦公就好了,很多的行業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公了,檔案數(shù)字化幫助了檔案管理人員實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公,檔案數(shù)字化過(guò)后,紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案,由檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理,以往的檔案調(diào)取需要去檔案室調(diào)取,而數(shù)字化過(guò)后,就可以在電腦上進(jìn)行操作,這就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的遠(yuǎn)程辦公。
遠(yuǎn)程化辦公在疫情過(guò)后已經(jīng)成為現(xiàn)在辦公的趨勢(shì),無(wú)紙化的辦公不僅節(jié)省資源也符合我國(guó)的提倡,是十分具有必要的。
四、檔案的安全性提高
檔案的安全性一直以來(lái)是一個(gè)檔案管理中的難題,這里既有對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù),又有對(duì)檔案的防泄密工作。
紙質(zhì)檔案的查閱難以避免因?yàn)闀r(shí)間或者因?yàn)榻?jīng)常翻閱而導(dǎo)致檔案的破損或者損壞,應(yīng)用檔案管理系統(tǒng),可以使檔案數(shù)字化,這就避免了檔案損壞。
傳統(tǒng)檔案管理的另一問(wèn)題很容易出現(xiàn)檔案借閱未能及時(shí)歸還或者檔案胡亂存放導(dǎo)致丟失或者泄密,而檔案管理信息系統(tǒng)能夠設(shè)置權(quán)限,無(wú)權(quán)限用戶(hù)無(wú)法預(yù)覽或者下載涉密檔案信息,這是傳統(tǒng)檔案管理所不具備的。
檔案的安全問(wèn)題是令人頭痛的一個(gè)問(wèn)題,企業(yè)之間都有商業(yè)機(jī)密,而機(jī)密的泄露導(dǎo)致企業(yè)虧損甚至破產(chǎn)的也不在少數(shù),這足以看出檔案管理系統(tǒng)的必要性。
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