檔案掃描服務：隨著檔案工作信息化建設的推進，檔案的數(shù)字化掃描工作，已經(jīng)成為檔案部門業(yè)務工作的重要組成部分。同時伴隨著新移交的檔案與掃描工作的良好銜接，檔案掃描工作也已經(jīng)成為檔案部門的一項常態(tài)化的工作。

　　但是，檔案掃描工作是一個一攬子工程，如何有效地規(guī)避檔案掃描過程中產(chǎn)生的各種風險因素，如何更多地收獲掃描成果以及如何更好地保護已有的掃描果實，成為檔案部門不得不正視的一個問題。本文就從檔案掃描的前期準備、掃描過程、掃描的后續(xù)維護這三個階段出發(fā)，闡述對做好檔案掃描服務工作的幾點經(jīng)驗。

　　一、掃描工作的前期準備

　　1.做好掃描工作的頂層設計

　　做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設計，即掃描工作與有關工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為三個方面的內(nèi)容。

　　一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描，以便于各單位做好自身工作任務的安排。

　　二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務量與其他工作之間的關系。掃描工作是一項常態(tài)化的任務，應該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌，合理制定工作計劃。如果工作量過大，必然會導致“趕工”現(xiàn)象，使掃描質(zhì)量下降，同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小，掃描速度趕不上檔案移交進館的速度，將會導致檔案的積壓，而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。

　　三是規(guī)劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描，利用需求大的檔案優(yōu)先進行掃描。

　　2.掃描工作軟硬件設備的配置

　　掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎，良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設備配置的效費比問題。由于掃描工作對設備功能性要求單一，過高的配置會造成資源的浪費，應該根據(jù)工作的實際需求，合理配置，提升設備的性價比，為單位節(jié)約資金。

　　其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎上，兼顧軟件的可操作性和簡便性，一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。

　　如果軟件操作過于復雜，勢必會遭到抵制，降低工作效率，應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設備的配置要考慮到發(fā)展的因素，確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時期內(nèi)的可用性，避免設備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的更新?lián)Q代。

　　3.做好要進行掃描的檔案的前期處理

　　檔案部門所存儲的檔案一般都是采用“三點一線”的方式縫制后裝在案卷盒內(nèi)的。為加快掃描速度，以及確保掃描質(zhì)量，一般將縫制好的檔案拆開，以便于能用高速掃描儀進行掃描。在拆線的過程中，應該謹防刀具劃傷檔案以及其他因素對檔案產(chǎn)生的損傷。

　　對于拆線的速度，應該與掃描速度相配合，一般拆完一卷掃描一卷，這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以兩個人為一個小組，進行分工協(xié)作，一個人負責拆，一個人負責掃描。

　　同時，在前期處理中，還應該對先前檔案整理的規(guī)范性進行檢查，如文件名與目錄是否對應、檔號章填寫是否正確、件內(nèi)頁數(shù)標注是否有誤等，由于歸檔工作的不認真，在工作中上述錯誤現(xiàn)象極為普遍。

　　4.規(guī)范有關操作流程與標準

　　規(guī)范有關操作流程與標準是對與掃描工作有關的各個環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一，以便于掃描人員在具體操作時能夠有據(jù)可依，以防無效勞動的產(chǎn)生，造成人力、物力資源的浪費。

　　一是掃描工作中各個環(huán)節(jié)都要責任明確，以防在出現(xiàn)問題時互相扯皮，以及由于責任不明確而造成的管理混亂等。

　　二是規(guī)范掃描工作的操作流程，確保各個環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫房中領取要掃描的檔案要履行嚴格的借閱程序、掃描數(shù)據(jù)移交的程序等。

　　三是掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量標準的統(tǒng)一，如掃描數(shù)據(jù)信息的存放格式、分辨率等有關圖像質(zhì)量參數(shù)的要求。同時，還應該加

　　強對掃描人員關于操作流程與標準的培訓與傳達力度，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關標準要求。

　　二、掃描工作中的幾點注意事項

　　1.確保檔案實體的安全

　　在掃描過程中，由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強光的輻照和高速掃描儀所帶來的機械磨損，都會對檔案產(chǎn)生一定程度上的破壞。因此，應該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對檔案的保護，確保檔案的安全。

　　如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護的范圍內(nèi)，以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導致破壞;掃描工作間內(nèi)的安全管理，防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細節(jié)的控制，不在掃描工作臺上喝水、吸煙，在每一次掃描工作結(jié)束時，應該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時還應確保檔案信息的安全，嚴禁帶有密級或不宜公開的檔案信息的散播。

　　2.確保掃描數(shù)據(jù)的安全

　　在掃描過程中，確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個方面的內(nèi)容。

　　一是在工作中經(jīng)常性的做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實體相比較更容易丟失，一個不經(jīng)意的誤操作，就可能導致全部數(shù)據(jù)的丟失，最好做到掃描機器的專機專用，以防止從事其他工作而導致對存儲數(shù)據(jù)的破壞。

　　二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理，謹防泄密。雖然歸檔的文件材料已經(jīng)退出現(xiàn)行，但是有些檔案還具有密級，其所包含的內(nèi)容仍然不宜公開傳播。而且檔案數(shù)據(jù)信息比實體更容易造成泄密與傳播，一張光盤或者一個U盤就可以將機器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走，其所帶來的危害也就更為嚴重。

　　因此，我們應該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密，落實保密責任，嚴禁將用于掃描檔案的機器接入互聯(lián)網(wǎng)，嚴禁個人移動存儲設備接入掃描用機。

　　3.做好掃描數(shù)據(jù)的維護

　　對于掃描數(shù)據(jù)的維護主要是確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。

　　一是做好對掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過程中，由于失誤，可能會導致某份文件或一份文件內(nèi)個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時地查出，必將會給后續(xù)的利用工作帶來麻煩，因此應該對掃描數(shù)據(jù)做好審查工作，謹防漏掃或重掃現(xiàn)象給數(shù)據(jù)帶來的不完整或不規(guī)范。

　　二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對于由于機器及操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無法使用的，要重新掃描;對于數(shù)據(jù)信息中所存在的“噪點”應該予以消除，但“去噪”工作應該區(qū)別對待，應該視“噪點”為檔案本身所有的還是由于人為以及機器原因?qū)е碌?，盡量保全檔案的原始性標記。

　　4.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實

　　掃描工作的操作對象是檔案實體，由于檔案的惟一性與憑證性，不允許發(fā)生檔案實體的丟失與損毀現(xiàn)象，因此掃描工作中要嚴格遵守操作程序和規(guī)定。

　　一是正確處理好工作與成績之間的關系。成績的取得是以安全為前提的，為成績而違規(guī)操作，導致問題發(fā)生，必將抵消成績或造成對成績的否定。因此在日常的掃描中，要處處小心，嚴格履行有關規(guī)定，謹防丟失以及損毀現(xiàn)象的發(fā)生。

　　二是做好有關程序遵守與規(guī)定落實的監(jiān)督。加強在各個環(huán)節(jié)中對掃描人員的工作指導，幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作，糾正工作中不良習慣，確保掃描工作在安全的基礎上出成績。

　　5.做好掃描人員的保障工作

　　掃描人員是掃描工作的主體，是最為積極的主動因素。給予工作人員適當?shù)年P注，做好各方面的保障措施，將有利于效率的提高和工作的推進。首先是工作量的合理制定。工作量的制定既要考慮到檔案部門對掃描工作進度的需求，又要兼顧掃描人員自身的承受能力以及熟練程度，使他們在相對寬松的任務要求下開展工作。

　　其次是謹防有關職業(yè)病的發(fā)生。有些檔案由于保管不善會有發(fā)霉現(xiàn)象，在工作過程中，掃描人員應該戴上口罩以隔絕因翻動檔案而產(chǎn)生的灰塵，減弱檔案所產(chǎn)生的氣體對人體呼吸道的刺激，謹防鼻炎及有關呼吸道疾病的發(fā)生;掃描儀以及電腦都會產(chǎn)生一定量的輻射，長期工作在這些設備前，會出現(xiàn)頭痛、耳鳴、神經(jīng)衰弱、視力下降等癥狀，掃描中要勞逸結(jié)合，避免過度疲勞。

　　第三是給掃描人員適當?shù)慕?jīng)濟補助，作為一種激勵手段，體現(xiàn)人性化關懷，鼓舞干勁。

　　三、掃描工作的后續(xù)維護

　　1.掃描檔案的縫制

　　檔案掃描工作結(jié)束以后，要對先前為適應高速掃描儀而拆開的檔案進行重新縫制，恢復其原有的整理狀態(tài)。

　　一是縫制中要耐心、細致，謹防缺頁以及頁序不對等現(xiàn)象的發(fā)生，并對檔案原件的完整性做一次檢查。

　　二是在縫制過程中要注重對檔案的保護，盡量減少因第二次縫制對檔案的再破壞。在可能的情況下，盡可能的利用檔案上原有的針孔進行縫制。三是對有關破損檔案的修補。對由于檔案自身的老化或者操作原因而產(chǎn)生的破損，應該給予修補，并在修補時注意對其原貌的保護，保證其憑證性。

　　對由于老化而產(chǎn)生的字跡消褪以及紙張發(fā)脆現(xiàn)象，也應該采取有效的補救措施，保證其可用性。

　　2.檔案的清點、移交

　　在一定量的檔案縫制完畢以后，要對其進行數(shù)量上的清點，做最后一次檢查，確保檔案的完整性。在工作中由于不細心可能會出現(xiàn)檔案丟失以及縫制錯誤等情況的發(fā)生，應該及時發(fā)現(xiàn)，并采取補救措施。

　　在移交過程中，掃描人員與庫房管理人員應該履行有關交接手續(xù)，做到權責明確，有據(jù)可查。庫房工作人員在將檔案重新放入庫房以前，應該對檔案進行必要的處理。如對檔案進行消毒、殺蟲，以防帶入掃描過程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲，而對庫房中其他檔案造成感染和破壞。

　　3.掃描數(shù)據(jù)的備份工作

　　檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)過審核以后，應該及時地導入單位數(shù)據(jù)庫服務器中。但由于掃描數(shù)據(jù)是以比特流的形式存放在計算機中的，如果計算機系統(tǒng)癱瘓，就極易造成掃描數(shù)據(jù)的丟失和不可讀，因此根據(jù)“不要把雞蛋放在一個籃子里”的安全原則，除了在服務器中的數(shù)據(jù)以外，還應該通過其他方式做好掃描數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)并非冗余數(shù)據(jù)，可以起到以防萬一的作用。

　　對于備份策略，應該選擇多樣化的存儲模式進行備份，即依照原來“雞蛋”的模式復制幾個一樣的“雞蛋”，并將這些“雞蛋”分別盛放在幾種不同的“籃子”里。這樣，不管哪一種類型的備份受到破壞，均可以通過其他類型的備份得以恢復。

　　同時還應該對備份數(shù)據(jù)進行定期檢查，檢查存儲載體的物理狀態(tài)及其所存儲數(shù)據(jù)的可讀性和可用性，以便于及時地發(fā)現(xiàn)，及時地挽救。鑒于目前存儲載體的高密度性，如果存儲載體某一小部分出現(xiàn)問題，就有可能導致“全軍覆沒”，因此，定期進行信息檢查對備份工作是非常必要的。另外，如果數(shù)據(jù)信息采用特殊的格式，我們也應該

　　注意該格式讀取軟件的備份與升級。

　　4.數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時，切勿“病急亂投醫(yī)”

　　數(shù)據(jù)信息一旦出現(xiàn)問題，應該啟用備份數(shù)據(jù)信息來進行數(shù)據(jù)恢復，如果備份數(shù)據(jù)信息失靈，應該著手對丟失或破壞的數(shù)據(jù)信息進行修復。修復一定要通過正規(guī)渠道進行，切忌個人亂操作。對數(shù)據(jù)信息的修復應該找技術比較雄厚、經(jīng)驗比較豐富的公司。

　　否則個人的亂操作、誤操作以及修復操作的反復進行容易導致信息的覆蓋，造成二次破壞，增加信息恢復的難度，使數(shù)據(jù)恢復的成功率下降或使數(shù)據(jù)修復的成本增加，給單位造成更大的經(jīng)濟負擔。

　　例如DRS數(shù)據(jù)修復中心是一家專業(yè)的數(shù)據(jù)恢復單位，他們的技術專家發(fā)現(xiàn)，7%的客戶在災難發(fā)生后反復開機，導致客戶里有28%的數(shù)據(jù)不可恢復；42%的客戶在災難發(fā)生后沒有進行任何操作，其數(shù)據(jù)恢復成功率達到97%；20%客戶自己修復或送其他公司修復過，二次修復和開盤在技術難度和修復時間上有所增加，成功率會有所下降。在數(shù)據(jù)修復以后，應該盡快做好修復后數(shù)據(jù)的備份工作。

　　檔案掃描服務方案

　　檔案掃描工序是繼整理工序之后的第二件工作內(nèi)容，主要是將經(jīng)過整理和分檢好的紙質(zhì)檔案使用專用掃描儀生成優(yōu)質(zhì)的圖像文件，并對成果進行圖像壓縮以及儲存處理，為下一道工序提供基礎的圖像數(shù)據(jù)。掃描工序的功能職責主要包括資料掃描、特殊資料重復掃描、頁數(shù)核對等。下面將逐一進行介紹檔案掃描服務方案。

　　(1)紙質(zhì)檔案順序掃描

　　數(shù)字化工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按照一定順序放置在掃描儀的入口，開始掃描處理，生成有序連續(xù)的圖像文件。程序會對掃描生成的圖像數(shù)據(jù)會自動進行壓縮存儲處理。

　　(2)掃描工作過程中注意事項：

　?、賿呙桧樞?/p>

　　掃描時，工作人員必須按照事先整理好的順序進行掃描，不能將檔案的掃描順序顛倒。

　?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量

　　在掃描時，一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜過多，最好不要大于十張，以避免由于掃描錯誤，而導致大量文件重新掃描的現(xiàn)象發(fā)生，并且可以避免掃描儀一次進多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。

　　③保證掃描圖像質(zhì)量

　　掃描工序必須嚴格把好圖像質(zhì)量的首輪工序，要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無偏斜，特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴重模糊不清之類的嚴重錯誤。

　　④核對掃描頁數(shù)

　　一卷檔案掃描完成后，必須對紙張檔案頁數(shù)和掃描生成的圖像頁數(shù)進行核對，如系統(tǒng)掃描后計算的頁數(shù)與人工計算的頁數(shù)不一致，則需視情況予以補掃描或重新掃描處理。

　?、輽n案排序

　　排序工序應在掃描之后，是掃描加工流程中四級質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序，主要功能是對掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進行質(zhì)量檢查、核對紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項。在排序工序中，掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項，即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。