檔案資料整理首先要熟悉檔案的分類，把類分好，再按每類以產(chǎn)生檔案時(shí)間順序?qū)n案材料分成章，類別是固定的，章節(jié)是每個(gè)檔都不同的，整理出宗卷類和章好就是對(duì)檔案材料進(jìn)行修飾，裝裱，統(tǒng)一按A4紙或其他格式（圖紙會(huì)有A8，A16二種格式）進(jìn)行裝釘成冊(cè)。

　　檔案資料整理分別從文書(shū)檔案和科技檔案兩個(gè)層面來(lái)演示。

　　一、文書(shū)檔案整理

　　1、組件與排序

　　文書(shū)檔案的構(gòu)成相對(duì)單純，以件為單位整理歸檔，與該檔案的形成有密切內(nèi)在聯(lián)系的文件組為一件，在實(shí)際操作中更加靈活、實(shí)用。排序如下：

　?、僬呐c附件：正文在前，附件在后；

　?、谡九c定稿：正本在前，定稿在后；

　　③原件與復(fù)制件：原件在前，復(fù)制件在后；

　?、軙?huì)議紀(jì)要：終版（簽字/蓋章版）會(huì)議紀(jì)要+會(huì)上達(dá)成的重要文件+會(huì)議通知+會(huì)議簽到表+會(huì)議材料；

　　⑤請(qǐng)示與批復(fù)（報(bào)告與批示）：批復(fù)/批示在前，請(qǐng)示/報(bào)告在后；

　?、尬募幚韱位虬l(fā)文稿紙與相關(guān)文件：文件處理單在前，收文（相關(guān)文件）在后。

　　需要注意的是：

　?、傥臅?shū)檔案的管理功在平時(shí)，要注重日常文件的收集，確保每一份歸檔文件齊全、完整，也就是“該歸則歸”。

　　②不必牽強(qiáng)附會(huì)，比如一次沒(méi)有正式發(fā)文通知的例行會(huì)議，沒(méi)必要把短信、微信通知截圖保存，或與之相關(guān)卻無(wú)關(guān)緊要的文件作為附件一并歸檔，一份會(huì)議紀(jì)要完全可以獨(dú)立成檔。也就是要剔除冗余文件，“不該歸不歸”。

　　2、分類

　　①首先要做個(gè)分類方案，最簡(jiǎn)單明了的方法就是分類方案圖。

　?、谂空頇n案時(shí)，先根據(jù)分類方案，將每份文件固定位置用鉛筆標(biāo)上類別。

　?、廴缓笤侔凑找欢ǖ囊?guī)律，比如檔案形成時(shí)間，將同一類檔案按先后順序排列起來(lái)。

　?、茏詈?，標(biāo)注檔號(hào)或蓋上檔號(hào)章。

　　3、編頁(yè)碼

　?、俟ぞ撸?、2B鉛筆；2、數(shù)字章；3、手動(dòng)/自動(dòng)打碼機(jī)。根據(jù)習(xí)慣和需要選取合適的標(biāo)碼工具。

　　②位置：非裝訂線一側(cè)下角。

　?、燮鹗紨?shù)：從數(shù)字“1”開(kāi)始，不空頁(yè)、不跳碼（數(shù)）。

　?、芷鹬鬼?yè)：組件/卷后每一件/卷的首頁(yè)開(kāi)始，至每一件/卷的最后一頁(yè)止。

　　⑤注意：文件空白頁(yè)、目錄、自制封皮、備考表不用標(biāo)注頁(yè)碼。

　　4、標(biāo)注檔號(hào)

　　檔號(hào)標(biāo)注方式：

　　①蓋歸檔章/檔號(hào)章（六格歸檔章和兩格檔號(hào)章），填寫(xiě)內(nèi)容，其中：

　　六格歸檔章填寫(xiě)方法：第一格填寫(xiě)全宗號(hào)，第二格年度，第三格室編件號(hào)，第四格機(jī)構(gòu)問(wèn)題，第五格保管期限，第六格館編件號(hào)（或總頁(yè)數(shù)）。

　　企業(yè)里可選兩格檔號(hào)章，第一格填寫(xiě)檔號(hào)中除卷/件序號(hào)外的其它段位，第二格填寫(xiě)卷/件序號(hào)。

　　②鉛筆手寫(xiě)，直接標(biāo)注檔號(hào)。

　　企業(yè)結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和自身狀況，自行設(shè)置檔號(hào)編制規(guī)則。

　　企業(yè)里推薦使用鉛筆手寫(xiě)標(biāo)注檔號(hào)。

　　檔號(hào)標(biāo)注（蓋歸檔章/檔號(hào)章）位置：

　?、贆n案首頁(yè)右上角空白處；

　?、谌魺o(wú)空白處，可單獨(dú)做封面，檔號(hào)直接打印在封面右上角，或蓋檔號(hào)章。

　　5、目錄編制

　　目錄基本要素：

　　序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注，等。

　　目錄編制/填寫(xiě)注意事項(xiàng)：

　?、倌夸浽O(shè)置應(yīng)切實(shí)，基本要素不缺失；

　　②格無(wú)虛設(shè)，應(yīng)填盡填，不空項(xiàng)。

　?、厶顚?xiě)規(guī)范，有據(jù)可依。

　　6、裝訂

　　常用檔案裝訂工具：

　　①訂書(shū)機(jī)、不銹鋼訂書(shū)釘、起釘器；

　?、谌滓痪€裝訂機(jī)或電鉆或打孔器、鉤錐（木柄錐）、剪刀、棉線或蠟線；

　?、劭p紉機(jī)、鋼針、裁紙刀、剪刀、紙片、棉線或蠟線；

　?、軣崛勰z裝機(jī)、熱熔裝訂膠條。

　　裝訂步驟：

　?、偃コ敗A等金屬材質(zhì)類裝訂材料；

　?、谀ㄆ结斂?、夾痕等原來(lái)的裝訂痕跡（這步操作也是為電子化掃描做準(zhǔn)備）。

　?、圻x擇合適的裝訂方式進(jìn)行裝訂（三孔一線、直角裝訂、縫紉機(jī)裝訂、不銹鋼釘裝訂，等）。

　　7、備考表

　　填寫(xiě)說(shuō)明：

　?、倬?盒內(nèi)基本信息，包括：卷/盒內(nèi)主要內(nèi)容、起止件號(hào)及特殊情況說(shuō)明等。

　?、诹⒕砣耍簷n案整理歸檔人；檢查人：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。

　　③立卷日期：整理歸檔日期。

　　注意：

　　文書(shū)檔案一般是按年度歸檔，但日常整理而非批量操作的話，備考表立卷日期可統(tǒng)一為年末最后一日，或第二年第一月任意一天。

　?。萍迹?xiàng)目工程）檔案是按項(xiàng)目歸檔，可根據(jù)實(shí)際情況，或從項(xiàng)目竣工交付前后三個(gè)月內(nèi)選定立卷日期。）

　　8、裝盒

　　注意事項(xiàng)：

　?、偻缓袃?nèi)裝相同類別的檔案文件，不能混裝。

　　②檔案盒內(nèi)存放內(nèi)容與順序：目錄（最上方）、檔案文件、備考表（最下方）。

　?、酆袃?nèi)檔案文件按檔號(hào)順序依次排列。

　?、芎袃?nèi)檔案不易裝得太滿，保留一定余地，以免損傷盒子，且便于插卷/件或更改。

　　9、盒脊

　　基本信息：

　?、贆n號(hào)（起止檔號(hào)）；②案卷題名。

　　拓展信息：

　　①保管期限；②密級(jí)；③機(jī)構(gòu)；④年度；⑤全宗號(hào)；⑥盒號(hào)，等。

　　方式：

　?、偈止ぬ顚?xiě)：字跡工整、無(wú)涂抹，內(nèi)容準(zhǔn)確、不含糊。

　?、诖蛴≌迟N：使用專用粘貼材料，貼緊、抹平、晾干；側(cè)封條略窄于盒脊，以減免使用過(guò)程中磨損側(cè)封條。

　?、蹤C(jī)打：需專門(mén)的檔案盒打印機(jī)。

　　檔案資料整理方案

　?、佟n案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　?、?、文件點(diǎn)收

　　文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：

　　檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。

　?、?、文件整理

　　1、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　4、宜三孔線裝(易拆開(kāi)復(fù)印)

　?、?、檔案分類

　　1、檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類、小類三級(jí)分類。先以部門(mén)別區(qū)分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2、檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類”或“小類”二級(jí)。

　　3、同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。

　　4、每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。

　　5、檔號(hào)之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　6、有的`也可按照時(shí)間，如外來(lái)文件、公司內(nèi)部文件，財(cái)務(wù)資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等

　　⑤、檔案名稱及編號(hào)

　　1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2、各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

　　5、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

　?、?、檔號(hào)編定

　　1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。

　　2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。

　　3、檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。

　　4、檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角;左方裝訂則填寫(xiě)于右上角。

　　⑦、歸檔與檔案清理

　　1、歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。

　　2、檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。

　?、?、保存期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

　　2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書(shū)類;(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。

　　4、1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。

　?、?、檔卷清理

　　1.管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

　　2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

　?、?、電子文檔

　　企業(yè)管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔，使用專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行管理，檔案目錄與紙質(zhì)一致，查找方便。OA軟件雖然可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，并且具備文件管理的功能(須注意文件管理與檔案管理是兩個(gè)不同的概念)，但是實(shí)現(xiàn)文件歸檔與歸檔后的檔案管理還需要聯(lián)合檔案管理軟件來(lái)操作，從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)、方便和快捷。