科技檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，并將其內(nèi)容與成分揭示出來的一種工作。

　　技檔案管理辦法科技檔案的系統(tǒng)整理，包括對(duì)于科技檔案的科學(xué)分類、組織、保管單位和有秩序地排列。科技檔案全部整理工作，是通過歸檔前將科技文件材料組成保管單位，并將保管單位進(jìn)行基本編目，然后在歸檔后所進(jìn)行的工作。

　　整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫上架等工序，由科技檔案部門獨(dú)立完成。

　　1.組卷

　?。?）科研檔案的組卷

　　按照課題階段分別組卷，包括可行性研究、立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段。

　?。?）項(xiàng)目檔案的組卷

　　項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件：按照事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

　　招標(biāo)投標(biāo)、合同文件：按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷。

　　勘察、設(shè)計(jì)文件：按階段、專業(yè)組卷。

　　施工技術(shù)文件：按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

　　竣工圖：按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。

　　原材料質(zhì)量證明文件：按單位工程組卷。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。

　　設(shè)備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)/套組卷。

　　監(jiān)理（監(jiān)造）文件：按監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文件種類組卷。

　　科研項(xiàng)目文件：按科研項(xiàng)目（課題）組卷。

　　竣工驗(yàn)收文件：按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

　?。?）設(shè)備檔案

　　按設(shè)備的臺(tái)（套）為單位組卷，一臺(tái)（套）設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。

　　2.案卷排列

　　科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律，按照系統(tǒng)性、成套性的特點(diǎn)進(jìn)行排列。

　?。?）科研檔案的排列

　　按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)與過程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。

　?。?）項(xiàng)目檔案的排列

　　項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件：結(jié)合主題、事由按時(shí)間順序排列。

　　施工文件：按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收的順序排列。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按照需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收的順序排列。

　　設(shè)備文件：質(zhì)量證明、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修的順序排列。

　　監(jiān)理文件：按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

　?。?）設(shè)備檔案的排列

　　按照購(gòu)置文件、隨機(jī)文件、安裝文件、使用維護(hù)文件等順序排列，數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

　　3.卷內(nèi)文件排列

　　科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　?。?）圖樣文件排列：

　　形成時(shí)編制了圖樣目錄，只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

　　形成時(shí)沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序?yàn)椋嚎傮w布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖（立面圖、剖面圖）、大樣圖等。

　　總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細(xì)部的、大樣性的圖樣在后。

　　（2）文字文件排列：

　　按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按時(shí)間排列，按照科技文件的形成時(shí)間或者內(nèi)容所反映的時(shí)間排列；按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列，對(duì)反映同意問題的來問和復(fù)文，正文和附件，復(fù)文在前，來文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

　　（3）圖文混合文件的排列：

　　案卷內(nèi)的文字文件對(duì)整個(gè)對(duì)象（產(chǎn)品、工程、課題等）或整個(gè)案卷（部件、專業(yè)等）或多份圖樣進(jìn)行的總體說明，則文字文件在前，圖樣在后；案卷內(nèi)的文字文件只是對(duì)案卷內(nèi)的某份圖樣文件進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的說明的，則圖樣在前，文字在后。

　　4.裝訂

　?。?）去除易氧化的金屬裝訂用品。

　?。?）卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的，應(yīng)折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風(fēng)琴式。

　?。?）對(duì)于破損的、小于A4幅面的文件要修復(fù)和托裱

　　（4）成冊(cè)的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

　　（5）以件為單位裝訂的，在每件文件的首頁右上角加蓋檔號(hào)章。

　?。?）一般采用三孔一線的方式裝訂。

　　5、編寫卷內(nèi)文件頁碼

　　（1）卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

　?。?）統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“001”開始依次標(biāo)注。

　?。?）印刷成冊(cè)的已有也好的文件可以不再重新編寫頁碼。如成套圖樣、說明書、論文等，在編制時(shí)已經(jīng)編有頁碼，就不必另行重復(fù)編碼。

　?。?）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。

　　6.編制卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　　（1）序號(hào)：使用阿拉伯?dāng)?shù)字從01起一次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。

　　（2）文件編號(hào)：填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、醒目代號(hào)。

　?。?）責(zé)任者：填寫文件形成者或第一責(zé)任者。

　?。?）文件題名：填寫文件或圖紙的全稱，文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

　?。?）日期：填寫文件或圖紙的形成時(shí)間，要求以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

　　（6）頁號(hào)（以卷為單位裝訂）：填寫每件文件首頁上標(biāo)注的頁號(hào)，最后一件文件寫起止頁號(hào)。

　?。?）頁數(shù)（以件為單位裝訂）：卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，填寫每件文件總頁數(shù)。

　　7.填寫案卷封面和脊背

　?。?）檔號(hào)：由全宗號(hào)、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或者目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成：

　　全宗號(hào)：需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定，不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號(hào)。

　　分類號(hào)：根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。

　　項(xiàng)目代號(hào)：由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或者代號(hào)確定。

　　目錄號(hào)：目錄編號(hào)。

　　案卷號(hào)：填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

　?。?）案卷題名：

　　簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或者代號(hào)，結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

　?。?）立卷單位：

　　填寫負(fù)責(zé)組卷部門或者單位。

　?。?）起止日期：

　　填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

　?。?）密級(jí)：

　　填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。

　?。?）保管期限：

　　填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

　　8.填寫卷內(nèi)備考表

　　（1）互見號(hào)：

　　填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號(hào)，并在括號(hào)內(nèi)注明其載體類型。

　　（2）說明：

　　標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁數(shù)，卷內(nèi)文件殘缺破損的情況，在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

　　（3）立卷人：

　　由立卷責(zé)任者簽名，一般是檔案整理者。

　?。?）立卷日期：

　　填寫完成立卷的時(shí)間。

　?。?）檢查人：

　　由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，或者檔案室主任、鑒定小組組長(zhǎng)。

　?。?）檢查日期：

　　填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。

　　9.編制案卷目錄

　　案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表，是檔案檢索、統(tǒng)計(jì)和管理的必要工具?？萍紮n案案卷目錄一般按照一級(jí)類目分別編制，即科研、項(xiàng)目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。

　　案卷目錄上的檔號(hào)、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面上的內(nèi)容一致。

　　10.入庫上架

　　按照檔案密集架從上到下，從左到右的順序進(jìn)行排列?？萍紮n案一般歸檔周期長(zhǎng)，一個(gè)項(xiàng)目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以，科技檔案排架按最小類目進(jìn)行排列，并在后面都要留有相應(yīng)空間，以便存放新增檔案。

　　科技檔案管理辦法細(xì)則

　　科學(xué)技術(shù)檔案工作條例

　　第一章總則

　　第一條為了建立、健全科學(xué)技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理科學(xué)技術(shù)檔

　　案(以下簡(jiǎn)稱科技檔案)，充分發(fā)揮科技檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，特制定本條例。

　　第二條科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)(以下簡(jiǎn)

　　稱科研、生產(chǎn)、基建)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。

　　第三條科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，各工業(yè)、交通、基建、科研、農(nóng)林、軍事、地質(zhì)、測(cè)繪、水文、氣象、教育、衛(wèi)生等單位(以下簡(jiǎn)稱各單位)，都應(yīng)當(dāng)把科技檔案工作納入生產(chǎn)管理工作、技術(shù)管理工作、科研管理工作之中，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

　　第四條各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，建立、健全科技檔案工作，達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。

　　第二章科技文件材料的形成和歸檔

　　第五條各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項(xiàng)科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存。

　　第六條各單位應(yīng)當(dāng)把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計(jì)劃中，列入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。

　　第七條各單位在對(duì)每一項(xiàng)科研成果、產(chǎn)品試制、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收的時(shí)候，要有科技檔案部門參加，對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料加以驗(yàn)收。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料的項(xiàng)目，不能驗(yàn)收。

　　第八條一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在完成或告一段落以后，必須將所形成的科技文件材料加以系統(tǒng)整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級(jí)，由課題負(fù)責(zé)人、產(chǎn)品試制負(fù)責(zé)人、工程負(fù)責(zé)人等審查后，及時(shí)歸檔。

　　第九條凡是需要?dú)w檔的科技文件材料，都應(yīng)當(dāng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長(zhǎng)久保存。

　　第十條科技檔案部門有責(zé)任檢查和協(xié)助科技人員做好科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔的工作。

　　第三章科技檔案的管理

　　第十一條科技檔案部門對(duì)接收來的科技檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。

　　國(guó)務(wù)院所屬各工業(yè)、交通、科研、基建等專業(yè)主管機(jī)關(guān)(以下簡(jiǎn)稱專業(yè)主管機(jī)關(guān))，應(yīng)當(dāng)擬定本專業(yè)系統(tǒng)的科技檔案分類大綱。

　　第十二條各單位應(yīng)當(dāng)建立和健全圖紙更改、補(bǔ)充的制度。更改、補(bǔ)充圖紙，必須履行審批手續(xù)。

　　第十三條科技檔案部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)地提供科技檔案為科研、生產(chǎn)、基建等各項(xiàng)工作服務(wù)，并編制必要的檢索工具和參考資料。

　　借閱和復(fù)制科技檔案要有一定的批準(zhǔn)手續(xù)。

　　第十四條各單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)科技檔案的密級(jí)進(jìn)行審查，根據(jù)上級(jí)的規(guī)定，及時(shí)調(diào)整密級(jí)，擴(kuò)大利用與交流的范圍。

　　第十五條科技檔案部門對(duì)科技檔案的利用效果，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的調(diào)查和建立借閱檔案的統(tǒng)計(jì)制度。

　　第十六條國(guó)務(wù)院所屬各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)編制本專業(yè)的科技檔案保管期限表?？萍紮n案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、定期三種。

　　第十七條各單位應(yīng)當(dāng)定期做好科技檔案保存價(jià)值的鑒定工作。鑒定的方法是直接鑒定檔案的內(nèi)容。鑒定工作要在總工程師或科研負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由科技領(lǐng)導(dǎo)干部、熟悉有關(guān)專業(yè)的科技人員和科技檔案人員共同進(jìn)行。

　　第十八條要銷毀的科技檔案，必須造具清冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審定，報(bào)送上級(jí)主管機(jī)關(guān)備案。銷毀科技檔案，要指定監(jiān)銷人，防止失密。

　　第十九條保管科技檔案必須有專用庫房，庫房?jī)?nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施?？萍紮n案部門應(yīng)當(dāng)定期檢查科技檔案的保管狀況。對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。

　　第二十條科技檔案部門對(duì)重要的科技檔案應(yīng)當(dāng)復(fù)制副本，分別保存，以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。

　　第二十一條引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的檔案，由引進(jìn)單位的科技檔案部門統(tǒng)一管理。

　　第二十二條凡是幾個(gè)單位分工協(xié)作完成的科技項(xiàng)目或工程，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制本送交主辦單位保存。

　　第二十三條凡單位撤銷或變動(dòng)，以及建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關(guān)系時(shí)，其檔案要妥善整理，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后向接受單位辦理交接手續(xù)。

　　第二十四條科技檔案部門增添設(shè)備和用品的費(fèi)用，分別從企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)費(fèi)、科研費(fèi)和事業(yè)費(fèi)中開支。

　　第二十五條新建的企業(yè)、事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)同時(shí)建設(shè)符合要求的科技檔案庫房。

　　第四章科技檔案工作管理體制

　　第二十六條國(guó)家檔案局和各級(jí)檔案管理機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)科技檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　第二十七條科技檔案工作必須按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理。國(guó)務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)所屬企業(yè)、事業(yè)單位科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

　　第二十八條國(guó)務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，根據(jù)需要建立專業(yè)檔案館，收集和保管本專業(yè)需要長(zhǎng)期和永久保存的科技檔案。

　　大中城市應(yīng)當(dāng)建立城市基本建設(shè)檔案館，收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期和永久保存的基本建設(shè)檔案。

　　專業(yè)檔案館和城市基本建設(shè)檔案館是科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位。

　　第二十九條大中型企業(yè)、事業(yè)單位要設(shè)立直屬的科技檔案機(jī)構(gòu)；小型企業(yè)、事業(yè)單位可以設(shè)立單獨(dú)的科技檔案室，也可以設(shè)立文書檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室，或者配備專(兼)職人員管理。

　　各單位的科技檔案工作，由領(lǐng)導(dǎo)生產(chǎn)、科研的負(fù)責(zé)人或者總工程師分工領(lǐng)導(dǎo)。

　　第三十條專業(yè)檔案館或各單位的科技檔案機(jī)構(gòu)，根據(jù)需要可以兼管科技資料工作。

　　第五章科技檔案干部

　　第三十一條國(guó)務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)一支堅(jiān)持社會(huì)主義道路，具有科技檔案專業(yè)知識(shí)和懂得有關(guān)的科學(xué)技術(shù)，有一定工作能力的科技檔案干部隊(duì)伍。

　　第三十二條科技檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家的方針政策，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高管理工作水平，積極為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

　　第三十三條各單位要給科技檔案部門配備足夠數(shù)量和能勝任工作的干部，還應(yīng)當(dāng)配備一定數(shù)量的科技干部，以保證工作的需要。

　　第三十四條各單位要經(jīng)常對(duì)科技檔案干部進(jìn)行保守國(guó)家機(jī)密的教育，檢查遵守保密制度的情況。

　　第六章附則

　　第三十五條國(guó)務(wù)院所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府所屬的各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，可以根據(jù)本條例的精神，結(jié)合本系統(tǒng)、本地區(qū)科技檔案工作況，制定實(shí)施細(xì)則。

　　第三十六條本條例自發(fā)布之日起施行。過去有關(guān)規(guī)定與本條例有抵觸的，以本條例為準(zhǔn)。