企業(yè)、科技事業(yè)單位的檔案工作有很多內(nèi)容，基本上涉及檔案管理工作的各個(gè)方面(企業(yè)檔案工作的內(nèi)容和科技事業(yè)單位的檔案工作內(nèi)容)。

　　企業(yè)、科技事業(yè)單位的檔案有很多類，企業(yè)檔案可以分為10大類，科技事業(yè)單位的就更多了，僅高校就分為11大類。限于本文的篇幅，不能對(duì)其一一做具體闡述，由于科技檔案是企業(yè)、科技事業(yè)單位最普遍的也是最主要的檔案，所以這里僅以對(duì)科技檔案整理的指導(dǎo)為例，做具體闡述，以便讀者舉一反三。

　　雖然科技檔案是企業(yè)、科技事業(yè)單位最普遍的也是最主要的檔案，但是它們的科技檔案卻是千差萬別的，幾乎是一個(gè)單位一個(gè)樣，對(duì)其指導(dǎo)也就有相當(dāng)?shù)碾y度，也不便就其差異一一指出，這里就《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定，對(duì)科技檔案整理共性的指導(dǎo)做簡(jiǎn)要的闡述。

　　1.準(zhǔn)備工作

　　(1)熟悉科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　熟悉《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》《技術(shù)制圖——復(fù)制圖的折疊方法》等。

　　(2)了解被指導(dǎo)單位的職能與內(nèi)部機(jī)構(gòu)組成

　　了解被指導(dǎo)單位的職能與內(nèi)部機(jī)構(gòu)組成，以便于指導(dǎo)其對(duì)應(yīng)歸檔的科技文件材料收集齊全、科技檔案保管期限的劃定以及科技檔案整理的分類等。

　　(3)了解被指導(dǎo)單位的有關(guān)科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　如果被指導(dǎo)單位的系統(tǒng)有科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該熟悉，如《中國(guó)地震局科技檔案管理辦法》《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等。

　　還應(yīng)該了解被指導(dǎo)單位是否制定了本單位的科技檔案整理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；如果有，應(yīng)該了解并按照其進(jìn)行指導(dǎo)。

　　2.查看科技檔案整理重點(diǎn)容易出現(xiàn)的問題與整改建議

　　查看科技檔案整理重點(diǎn)容易出現(xiàn)的問題可以通過查看科技檔案的《案卷目錄》《卷內(nèi)目錄》和檔案實(shí)體，很容易地找出來。

　　(1)查看《案卷目錄》和《卷內(nèi)目錄》

　　①科技檔案收集的問題。通過查看《案卷目錄》《卷內(nèi)目錄》，可以很容易地看出都?xì)w檔了哪些科技檔案材料。

　　科技檔案具有成套性的特點(diǎn)，一般某類科技檔案都有大致相同的組成部分，如科研類檔案由課題可行性研究立項(xiàng)，方案論證、研究實(shí)驗(yàn)總結(jié)鑒定成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)推廣應(yīng)用等部分組成，產(chǎn)品類檔案由產(chǎn)品設(shè)計(jì)正藝工裝制造定型工作程序等部分組成，建設(shè)項(xiàng)目類檔案由項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等部分組成；設(shè)備儀器類檔案由設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購(gòu)設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等部分組成。

　　注意查看的重點(diǎn)是看各類科技檔案有沒有缺組成部分，比較容易缺的部分是前面的部分。

　　如科研類檔案中的可行性研究立項(xiàng)部分，由于種種原因立項(xiàng)拖的時(shí)間很長(zhǎng)，造成這部分的檔案收集不全或收集不到。

　　因此，要特別關(guān)注與科研項(xiàng)目關(guān)系密切的前期管理性文件，如申請(qǐng)立項(xiàng)的報(bào)告與批復(fù)、列入年度計(jì)劃的請(qǐng)示與批復(fù)等，原件原則上應(yīng)當(dāng)歸入科技檔案整理。原已放入文書檔案中整理的不再拆卷，但在科研檔案分類目錄中，要將這部分文件材料名稱注上，以便檢索。

　　還有容易缺的部分是立檔單位自身不易控制的檔案部分，如建設(shè)項(xiàng)目類檔案中的項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理部分，由于施工方、監(jiān)理方的原因，也容易造成這部分的檔案收集不全或收集不到。

　　這些問題是很容易從目錄中看出來的。如果再細(xì)一點(diǎn)，還可以對(duì)照被指導(dǎo)單位制定的《科技檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍來查看目錄，那樣可以更多地發(fā)現(xiàn)收集不齊全的問題。

　　對(duì)于科技檔案收集的問題，一般給出的建議：

　　一是對(duì)照被指導(dǎo)單位制定的《科技檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍重新收集，尤其是對(duì)那些容易漏掉或不容易收集齊全的部分的收集；

　　二是將重新收集來的科技檔案材料進(jìn)行歸檔整理。

　　②科技檔案分類的問題。

　　對(duì)照被指導(dǎo)單位的科技檔案分類方案，從目錄上就可以看由有沒有分類的問題，科技將案分類原則：

　　一是要符合科技檔案形成和形成單位科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)，對(duì)不同種類的科技檔案采取不同的分類方法；

　　二是一個(gè)單位和一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)同一科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致；三是分類的層次要簡(jiǎn)明，不宜過多過繁；四是分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

　　對(duì)于科技檔案分類的問題，一般給出的建議：

　　一是按照規(guī)范要求分類準(zhǔn)確并保持分類的相對(duì)穩(wěn)定；

　　二是對(duì)錯(cuò)誤的科技檔案分類進(jìn)行整改。

　?、劭萍紮n案編目的問題。常見的編目問題有以下幾種情況:

　　◎責(zé)任者填寫過于簡(jiǎn)單、不規(guī)范。盡管按照規(guī)定要求責(zé)任者可以填寫規(guī)范通用的簡(jiǎn)稱，不能使用“本公司”、“本單位”等含義不明、難于判斷的簡(jiǎn)稱，但是仍然有不少單位出現(xiàn)這樣的問題，使用這些不規(guī)范通用的簡(jiǎn)稱。

　　還有的責(zé)任者不是填寫不明確就是不全。對(duì)于責(zé)任者一般應(yīng)該填寫直接編制的單位名稱并且以印章為準(zhǔn)：

　　a.合同協(xié)議書等應(yīng)寫雙方或多方。

　　b.設(shè)計(jì)圖責(zé)任者應(yīng)為設(shè)計(jì)單位。

　　c.施工圖責(zé)任者一般應(yīng)為設(shè)計(jì)單位。

　　d.竣工圖責(zé)任者一般應(yīng)為施工單位。

　　e.質(zhì)量評(píng)定表的責(zé)任者應(yīng)為質(zhì)量監(jiān)督部門。

　　f.領(lǐng)導(dǎo)講話、科研項(xiàng)目論文、講義等均可填寫個(gè)人。

　　◎文號(hào)省略或部分省略。文號(hào)一般由單位代字、年度、順序號(hào)三部分組成。

　　盡管按照規(guī)定要求填寫文號(hào)要照實(shí)抄錄，不能省略，但是仍然有不少單位出現(xiàn)這樣的問題，有的是將文號(hào)三部分全部省略，有的省略代字，有的省略代字和年度。

　　◎題名部分省略。盡管按照規(guī)定要求題名應(yīng)填寫科技文件全稱照實(shí)抄錄，但是仍然有不少單位出現(xiàn)部分省略的現(xiàn)象，而以省略責(zé)任者的居多。

　　對(duì)于科技檔案編目的問題，一般給出的建議：

　　一是按照規(guī)范要求填寫責(zé)任者、文號(hào)和題名；

　　二是改正錯(cuò)誤的寫法。

　　(2)查看檔案實(shí)體

　　對(duì)于查看檔案實(shí)體，如果時(shí)間允許，最好的方法是一卷一卷地看，一頁(yè)一頁(yè)地看。如果時(shí)間不允許，也應(yīng)該采用等距抽樣查看。

　?、倏萍紮n案裝訂的問題。常見的裝訂問題有以下情況:

　　◎漏除金屬物。去除金屬物是科技檔案裝訂的第一道工序，但還是有漏除金屬物的。

　　◎科技檔案裝訂的次序問題。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。管理性文件一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后。但還是有將其次序顛倒的。

　　對(duì)于科技檔案裝訂的問題，給出的建議：對(duì)歸檔的科技文件材料全部檢查一遍，不能有遺漏，必須去除金屬物，將顛倒次序的改正過來。

　　②科技檔案缺頁(yè)缺項(xiàng)的問題。由于有些科技檔案是立檔單位自身不易控制的，如建設(shè)項(xiàng)目類檔案中的項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理部分，由于施工方、監(jiān)理方的原因，很容易造成這部分的檔案缺項(xiàng)。有的雖然施工方、監(jiān)理方交了，但施工方、監(jiān)理方不認(rèn)真造成缺頁(yè)。

　　對(duì)于歸檔科技檔案缺頁(yè)缺項(xiàng)的問題，給出的建議：對(duì)歸檔的科技檔案材料全部檢查一遍，并重新收集，將缺頁(yè)缺項(xiàng)的歸檔科技檔案補(bǔ)齊。

　?、劬韮?nèi)備考表的填寫問題。卷內(nèi)備考表的主要問題是漏填或漏填項(xiàng)目。如有的只填寫立卷人，其他的內(nèi)容就都省略或漏填了。

　　對(duì)于卷內(nèi)備考表的填寫問題，給出的建議：對(duì)科技檔案的卷內(nèi)備考表全部檢查一遍，不能有遺漏，將漏填項(xiàng)目補(bǔ)齊。

　　科技檔案整理的基本步驟

　　科技檔案整理工作按照程序進(jìn)行，可以獲得事半功倍的效果。整理工作的開展，須在本單位編制了科學(xué)的、切合本單位實(shí)際的“檔案分類大綱及編號(hào)方案”的前提下方可進(jìn)行。因此，在整理工作開始之前，必須完成本單位的"檔案分類大綱及編號(hào)方案”。整理工作的一般步驟如下。

　　(一)編制“檔案分類大綱及編號(hào)方案”

　　方案中明確本單位檔案的類別，包括大類(一級(jí)類目)、屬類(二、三級(jí)類目)及其相互之間的關(guān)系，繪出“檔案分類大綱”圖表。同時(shí)，大綱中應(yīng)包含了本單位所有檔案的類別，包括文書檔案、科技檔案的基本類別及會(huì)計(jì)檔案等各類檔案。

　　(二)區(qū)分檔案的類別歸屬

　　按照本單位檔案的歸檔范圍，首先將檔案分門別類歸入對(duì)應(yīng)的大類；再將一個(gè)大類內(nèi)的檔案，遵循成套性要求，按照項(xiàng)目(課題、基建項(xiàng)目、產(chǎn)品型號(hào)或種類、設(shè)備型號(hào)等)相對(duì)集中。

　　(三)鑒別

　　對(duì)收集、積累的每一類別的文件材料按照歸檔范圍進(jìn)行鑒別，剔除不屬于歸檔范圍的文件以及重份文件。

　　(四)對(duì)需歸檔保存的文件材料進(jìn)行組卷

　　組卷的內(nèi)容包括:將零散文件組成獨(dú)立案卷；卷內(nèi)文件材料排列；編寫頁(yè)碼；編制卷內(nèi)目錄；填寫案卷封面、封底。

　　(五)編制科技檔案號(hào)

　　根據(jù)分類大綱及編號(hào)方案的規(guī)定，編制科技檔案號(hào)，并填寫在封面的“檔號(hào)”空格處。

　　(六)案卷裝訂

　　按要求裝訂案卷，保護(hù)文件不受損壞和便于保管?？萍紮n案案卷裝訂要求同文書檔案案卷。

　　(七)編制科技檔案目錄

　　科技檔案目錄是根據(jù)類別進(jìn)行編制的，每一類科技檔案編制一種目錄一一分類目錄。

　　(八)裝盒

　　組卷完畢后，需裝入符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的科技檔案盒。以一盒為一個(gè)案卷的（如圖紙卷），需在盒內(nèi)放入卷內(nèi)目錄，填寫檔案盒封面及背脊相關(guān)內(nèi)容；一個(gè)盒內(nèi)放入若干案卷的，檔案盒起包裝作用，可不填寫檔案盒封面，但需填寫背脊相關(guān)內(nèi)容。