數(shù)字檔案館建設(shè)遵循數(shù)字檔案館的組成結(jié)構(gòu)，依照“自下而上”的建設(shè)順序，其應(yīng)用、服務(wù)建設(shè)是核心。

　　以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)示例，一般分為檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，安全起見(jiàn)，網(wǎng)絡(luò)間的“物理隔離”必須考慮。數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及用戶群包括辦公自動(dòng)化及應(yīng)用服務(wù)器集群、客戶端、數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用群集，數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及用戶群包括進(jìn)館單位用戶、VPN網(wǎng)絡(luò)部分、Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用群集、備份服務(wù)器等。

　　硬件基礎(chǔ)共有數(shù)字化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、輸出設(shè)備四類，優(yōu)秀的數(shù)字檔案館必須支持海量存儲(chǔ)的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)和支持大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問(wèn)服務(wù)管理系統(tǒng)。數(shù)字化設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括交換機(jī)、防火墻、路由器，存儲(chǔ)設(shè)備包括磁盤(pán)陣列、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)磁帶，輸出設(shè)備包括彩色打印機(jī)、播放器。

　　智慧檔案館建設(shè)的基本思路

　　01滿足檔案長(zhǎng)期保存和長(zhǎng)期增長(zhǎng)的需求

　　《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》第二章規(guī)定，新建檔案館規(guī)模應(yīng)滿足現(xiàn)存和今后30年應(yīng)進(jìn)館檔案、資料的數(shù)量之和的需求；

　　02、滿足檔案存儲(chǔ)安全和存儲(chǔ)環(huán)境的需求

　　《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》指出，應(yīng)遵循安全第一、預(yù)防為主、突出重點(diǎn)的原則，從館庫(kù)安全、設(shè)施設(shè)備安全、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、和人員安全等方面著手，最大限度的確保檔案安全（檔案庫(kù)房十防和數(shù)字檔案系統(tǒng)十防）；

　　03、滿足數(shù)字檔案館建設(shè)和測(cè)評(píng)的需求

　　《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》提出，數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用的需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理、服務(wù)和利用的信息集成管理系統(tǒng)。是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)，需要達(dá)到《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》的要求；

　　04、滿足發(fā)展綠色智慧檔案館的需求

　　《檔案庫(kù)房技術(shù)管理》第六章指出，智慧檔案館是智慧城市背景下檔案館進(jìn)化發(fā)展的高級(jí)形態(tài)，要與四大核心技術(shù)融合：與智能樓宇的融合、與物聯(lián)網(wǎng)的融合、與云計(jì)算融合、與大數(shù)據(jù)融合；

　　智慧檔案館主要建設(shè)內(nèi)容

　　01、檔案庫(kù)房的建設(shè)

　　實(shí)體檔案存儲(chǔ)空間、環(huán)境和保障體系的建設(shè)，從庫(kù)房類型、庫(kù)房空間、檔案裝具、檔案庫(kù)房十防建設(shè)（防有害氣體、防非法入侵、防火、防潮、防水、防塵、防有害微生物、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光）、監(jiān)管控平臺(tái)及保障體系建設(shè)等方面入手，建設(shè)安全、可靠、充足的檔案庫(kù)房；

　　02、數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)

　　基于三網(wǎng)平臺(tái)的數(shù)字化檔案收集、管理、存儲(chǔ)、利用業(yè)務(wù)體系建設(shè)，依據(jù)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)評(píng)測(cè)辦法》，從主機(jī)房、三網(wǎng)平臺(tái)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理體系、利用通道、數(shù)字化加工、檔案資源體量和管理等方面入手，打造可以滿足社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求的高效數(shù)字化檔案系統(tǒng)；

　　03、服務(wù)、業(yè)務(wù)、技術(shù)用房建設(shè)

　　服務(wù)用房：

　　公共場(chǎng)所：服務(wù)大廳、接待室、查閱登記室、目錄室、休息室

　　閱覽服務(wù)：開(kāi)放檔案閱覽室、未開(kāi)放檔案閱覽室、微縮檔案閱覽室、音像檔案閱覽室、現(xiàn)行文件閱覽室、現(xiàn)行文件保管室

　　展覽區(qū)域：展覽廳、報(bào)告廳

　　業(yè)務(wù)和技術(shù)用房：

　　中心控制室：調(diào)度指揮中心、監(jiān)控中心、消控室

　　接收檔案用房：接收室、除塵室、消毒室

　　整理編目用房：整理室、編目室、修史編志室、展覽加工制作室、出版發(fā)行室

　　保護(hù)技術(shù)用房：去酸室、理化試驗(yàn)室、檔案有害生物防治室、裱糊修復(fù)室、裝訂室、仿真復(fù)制室

　　翻拍洗印用房：翻拍室、沖洗室、印像放大室、水洗烘干室、翻版膠印室，其中翻拍室和沖洗室可與縮微用房的縮微攝影室和沖洗處理室合用

　　微縮技術(shù)用房：資料編排室、縮微攝影室(分大型機(jī)室和小型機(jī)室)、沖洗處理室、配藥和化驗(yàn)室、質(zhì)量檢測(cè)室、校對(duì)編目室、拷貝復(fù)印室、放大還原室、備品庫(kù)

　　音像檔案技術(shù)用房：音像檔案技術(shù)處理室、編輯室

　　信息化技術(shù)用房：中心機(jī)房、電子檔案接收室、電子文件采集室、數(shù)字化用房（數(shù)字化用房由檔案前期處理室、紙質(zhì)檔案掃描室、其他載體檔案數(shù)字化室、數(shù)字化質(zhì)量檢測(cè)室、檔案中轉(zhuǎn)室）

　　智慧檔案館建設(shè)目標(biāo)

　　01、五位一體

　　2009年10月，國(guó)家檔案局在上海召開(kāi)的全國(guó)檔案館工作會(huì)議上明確提出，下一個(gè)十年要“能力把各級(jí)國(guó)家檔案館建設(shè)成為五位一體的公共檔案館，”實(shí)現(xiàn)檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展。（檔案安全保管中心、愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心）

　　02、萬(wàn)網(wǎng)業(yè)務(wù)平臺(tái)

　　《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》面向不同對(duì)象、立足現(xiàn)有不同網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建三個(gè)服務(wù)平臺(tái)。基于局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)的檔案收集、管理、存儲(chǔ)、利用業(yè)務(wù)平臺(tái)，三網(wǎng)物理隔離。

　　03、達(dá)到相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求，通過(guò)國(guó)家評(píng)測(cè)

　　通過(guò)國(guó)家數(shù)字化檔案館體系測(cè)試，力爭(zhēng)達(dá)到“國(guó)家示范數(shù)字檔案館”標(biāo)準(zhǔn)；通過(guò)國(guó)家檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系測(cè)試。

　　數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容包括

　　數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，需要機(jī)關(guān)檔案部門(mén)、信息化部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和保密部門(mén)共同參與實(shí)施。數(shù)字檔案館建設(shè)主要包括：

　　1.按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來(lái)一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

　　2.開(kāi)發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

　　3.嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實(shí)、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

　　4.根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項(xiàng)規(guī)章制度，明確要求和權(quán)限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運(yùn)行順暢。

　　5.加大人オ建設(shè)力度，通過(guò)培訓(xùn)或引進(jìn)人オ，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)行儲(chǔ)備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識(shí)管理的人才。

　　歸納來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容可以概括為基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系四項(xiàng)基本建設(shè)(見(jiàn)圖1-3)。

　　1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　完善的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案室建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五方面內(nèi)容。鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

　　已經(jīng)具備相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的，要按照數(shù)字檔案館建設(shè)要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。要特別重視在信息安全和方便管理方面對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施提出的設(shè)置要求，確保檔案信息資源安全并方便檔案人員履行管理職責(zé)。

　　2.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

　　從現(xiàn)實(shí)看，應(yīng)用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案室建設(shè)的短板。機(jī)關(guān)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)大多基于輔助紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化副本管理的需求開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，管理對(duì)象為目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化圖像等，功能相對(duì)簡(jiǎn)單。數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)要求與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相銜接，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件歸檔與有效管理，并在開(kāi)發(fā)和利用上有著更高的需求。這使得二者無(wú)論在設(shè)計(jì)思路還是功能架構(gòu)上都區(qū)別甚大。

　　數(shù)字檔案室要求參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T 29194-2012)，設(shè)置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢素、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能。

　　集成管理各門(mén)類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實(shí)、完整、可靠與可用提供首要保障?？紤]到傳統(tǒng)檔案管理軟件擴(kuò)展困難、體驗(yàn)較差，應(yīng)用系統(tǒng)能夠靈活擴(kuò)展、簡(jiǎn)單易用也是非常必要的。

　　3.數(shù)字檔案資源建設(shè)

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重中之重?！吨改稀凡皇菑碾娮游募芾砹鞒痰慕嵌纫?guī)范數(shù)字檔案資源，而是通過(guò)規(guī)范電子文件命名(檔號(hào)編制)、文件格式與品質(zhì)、元數(shù)據(jù)要求等關(guān)鍵要素實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的規(guī)范管理。

　　(1)電子文件命名

　　《指南》推薦使用檔號(hào)為電子文件統(tǒng)一命名。在數(shù)字檔案館建設(shè)中，檔號(hào)體現(xiàn)整理規(guī)則，是反映電子文件之間有機(jī)結(jié)構(gòu)和歷史聯(lián)系的一條重要紐帶。不同門(mén)類的電子文件無(wú)論處在哪個(gè)管理流程、存儲(chǔ)于哪個(gè)邏輯位置，都能通過(guò)檔號(hào)簡(jiǎn)單區(qū)分并明確相互關(guān)系。

　　(2)文件格式與品質(zhì)

　　文件格式是關(guān)系電子文件長(zhǎng)期保存的重要因素，也是保障電子文件真實(shí)、完整、可靠與可用的重要指標(biāo)。文件品質(zhì)雖然與電子文件長(zhǎng)期保存關(guān)系不大，但直接反映電子文件的質(zhì)量，并與電子文件的開(kāi)發(fā)、利用關(guān)系密切?！吨改稀穼?duì)文書(shū)、照片、錄音、錄像的保存格式做出了限定性規(guī)定，并結(jié)合實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)確定了照片、錄音、錄像品質(zhì)的最低要求。

　　(3)元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)是描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。到目前為止，元數(shù)據(jù)仍然是保障電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性最有效的手段之一。同數(shù)字簽名、時(shí)間等技術(shù)相比。

　　元數(shù)據(jù)對(duì)運(yùn)行系統(tǒng)或第三方支持依賴性不強(qiáng)，在后續(xù)費(fèi)用上也有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢(shì)，因而對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存來(lái)說(shuō)意義重大。除此之外，完善的元數(shù)據(jù)信息量大，能為電子文件的開(kāi)發(fā)和利用提供無(wú)限的可能，有助于創(chuàng)造性發(fā)揮數(shù)字檔案資源的作用。

　　目前檔案行業(yè)只有文書(shū)類、照片類兩項(xiàng)元數(shù)據(jù)規(guī)范，《指南》結(jié)合各地實(shí)踐還提出了錄音、錄像的基本元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，具體執(zhí)行時(shí)可以以此為參考制定本地的元數(shù)據(jù)方案。如有新的元數(shù)據(jù)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布，也可以直接對(duì)照適用?？紤]到實(shí)現(xiàn)可能性，《指南》規(guī)定了元數(shù)據(jù)的最低數(shù)量，既便于操作又留足余地。

　　(4)電子文件歸檔范圍和保管期限

　　數(shù)字檔案室目前沿用傳統(tǒng)檔案歸檔范圍和保管期限，但考慮到電子文件數(shù)量增加對(duì)成本影響相對(duì)較少，可以考慮適當(dāng)調(diào)整電子文件歸檔范圍與保管期限。

　　(5)電子文件的整理

　　電子文件一般參照傳統(tǒng)整理方法進(jìn)行整理，如有適用電子文件整理的國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先按照該標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。比如文書(shū)類電子文件的整理應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)劃》(DA/T22-2015)執(zhí)行。

　　(6)版面格式要求

　　版面格式要求是針對(duì)文書(shū)類電子文件提出的獨(dú)有要求。強(qiáng)調(diào)版面格式的意義在于一方面可以在一定程度上繼承、延續(xù)紙質(zhì)檔案的可信性，另一方面也可以借助規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公自動(dòng)化流程保障電子文件的真實(shí)性。

　　4.保障體系建設(shè)

　　保障體系建設(shè)包括經(jīng)費(fèi)、制度、人オ三方面內(nèi)容。數(shù)字檔案館建設(shè)需要足夠支撐建設(shè)和運(yùn)行的經(jīng)費(fèi)，需要既通曉信息技術(shù)，又懂信息資源管理、知識(shí)管理的人才，需要包含電子文件管理工作流程、電子檔案的管理、備份、應(yīng)急處置等各項(xiàng)內(nèi)容的制度要求，要有計(jì)劃、有步驟地加以解決。

　　單就人才建設(shè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)先從管理體制入手，建立檔案、信息、技術(shù)部門(mén)協(xié)作機(jī)制，以部門(mén)協(xié)作彌補(bǔ)人才的不足，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，就要加大人才建設(shè)力度，通過(guò)培訓(xùn)或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室提供人才保障。

　　需要明確的是，保障體系建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的組成部分，與其他建設(shè)內(nèi)容相輔相成、相互促進(jìn)，需要在建設(shè)中同步發(fā)展和進(jìn)步，不能將保障體系建設(shè)僅僅作為開(kāi)展其他建設(shè)的條件去對(duì)待。