檔案是珍貴的歷史記憶和人類遺產(chǎn)，讓檔案資料長時間完好保存是檔案管理核心內(nèi)容之一。隨著社會不斷發(fā)展與進步，檔案分類越來越細(xì)化，涉及的內(nèi)容越來越豐富，信息量和數(shù)量越來越大。全國有數(shù)以萬計的智慧檔案館，其中有許多非常重要的機要檔案，其歷史和社會價值非常高，智慧檔案館解決方案已成為檔案館檔案管理的首要大事。

　　智慧檔案館解決方案

　　一、概述

　　智慧檔案館是指各級各類檔案館為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

　　智慧檔案館總體建設(shè)內(nèi)容主要包括：

　　（1）按照智慧檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足智慧檔案館各項管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

　?。?）開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。

　?。?）全面推進館藏數(shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

　?。?）應(yīng)用先進技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。其中，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、提供檔案信息利用和社會共享服務(wù)，是一項長期任務(wù)，應(yīng)分階段推進，有步驟實現(xiàn)。

　　（5）運用多種技術(shù)手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

　?。?）配套建設(shè)智慧檔案館保障體系，確保智慧檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

　　二、管理系統(tǒng)功能要求

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)目志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏數(shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

　　2.1功能收集

　　系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能。

　?。?）系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)要求接收立檔單位產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)，并在建立一整套接收機制基礎(chǔ)上，保證接收過程責(zé)權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數(shù)字檔案的真實、完整、可用。

　?。?）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線接收和脫機接收方式。

　?。?）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。

　?。?）系統(tǒng)應(yīng)能對在線或離線接收的檔案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性驗證。

　　（5）系統(tǒng)應(yīng)具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信息資源的采集功能。

　　2.2管理功能

　　系統(tǒng)能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制。系統(tǒng)應(yīng)能：

　　（1）按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信息存儲到系統(tǒng)中，或根據(jù)管理要求進行適當(dāng)調(diào)整。

　　（2）過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號。

　?。?）對檔案內(nèi)容進行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實現(xiàn)，將來不排除使用新的技術(shù)方法對數(shù)字檔案進行有效管理。

　?。?）輔助人工完成檔案的開放鑒定工作。

　?。?）對檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包。

　?。?）對檔案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進行統(tǒng)計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息。

　　（7）輔助完成館藏實體檔案編目（著錄、標(biāo)引）、整理、出入庫房管理等工作。

　　（8）定制檔案業(yè)務(wù)流程或進行流程再造。

　　2.3保存功能

　　系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)字檔案長久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長久保存策略的確定，二是存儲架構(gòu)選擇。

　　2.4利用功能

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，分別通過公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。系統(tǒng)應(yīng)能實現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)：

　?。?）能夠運用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數(shù)據(jù)進行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢要求。

　?。?）能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享。

　?。?）能夠輔助進行檔案信息智能編研、深度挖掘。

　　（4）能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流平臺、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育。

　?。?）能夠輔助開展數(shù)字檔案的增值服務(wù)。

　?。?）能夠進行檔案利用訪問量統(tǒng)計、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作。

　?。?）能夠?qū)τ脩簟?shù)據(jù)項、功能組件進行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進行門類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護工作。

　　三。數(shù)字檔案資源建設(shè)

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)是智慧檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容，也是一項經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫等內(nèi)容。

　　3.1電子文件接收

　　應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案接收范圍，建立電子文件接收進館制度和機制，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實、完整、可用。為了保證有價值的數(shù)字檔案資源接收進館，從智慧檔案館建設(shè)開始。

　　就應(yīng)按照智慧檔案館功能要求，研究確定電子文件接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)和方法。加強對電子文件形成及其整理、歸檔、移交的監(jiān)督指導(dǎo)，包括確定歸檔范圍規(guī)范、進行質(zhì)量檢查、開展技術(shù)服務(wù)等。

　　3.2檔案數(shù)字化

　　傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)。在檔案數(shù)字化過程中，要高度重視檔案整理、鑒定、保護等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來源。

　　數(shù)字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進行。自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工設(shè)備，自行組織人力開展數(shù)字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。委托加工是將應(yīng)數(shù)字化的檔案，委托專業(yè)公司實施加工。這一模式效率相對較高，投資相對節(jié)省，普遍適用于各類檔案的數(shù)字化加工。

　　3.3資源整理

　　在對信息資源進行有序、有效管理之前，必須進行整理，包括分類、價值鑒定、開放審查等。在智慧檔案館建設(shè)中，可以參照傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方式，結(jié)合數(shù)字檔案信息的特點，確定數(shù)字檔案信息的合理分類方案，實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的有效控制。

　　3.4數(shù)字檔案資源庫

　　運用計算機及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息，當(dāng)前一般采取數(shù)據(jù)庫技術(shù)方法進行。檔案資源庫一般包括目錄數(shù)據(jù)庫或元數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)集等。目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù)，依照一定的字段要求存入計算機中，通過系統(tǒng)的排序等處理，形成由計算機檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。

　　目錄數(shù)據(jù)庫建立的方式主要有兩種基本途徑，一是通過傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，一般是通過人工錄入建庫方式建立；二是通過接收電子文件方式形成的數(shù)字檔案。

　　一般通過檔案管理系統(tǒng)自動采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫中提取而形成，經(jīng)過數(shù)據(jù)整理規(guī)范審核與補充完善后建立。保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項重要措施。元數(shù)據(jù)庫建設(shè)按照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)范要求建立。

　　元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過對電子文件或數(shù)字檔案的背景、結(jié)構(gòu)和管理過程信息進行自動生成和適當(dāng)人工添加而形成。內(nèi)容數(shù)據(jù)集是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體，它是通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫等技術(shù)方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。

　　內(nèi)容數(shù)據(jù)一般通過與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實施有效管理，隨著信息技術(shù)，特別是檢索技術(shù)的發(fā)展，將來也會采用其他技術(shù)方法對內(nèi)容數(shù)據(jù)進行有效管理。對于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)還應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止非法修改，采取技術(shù)措施，確保其可靠和可用。

　　四、安全保障體系建設(shè)

　　安全保障體系建設(shè)是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作，智慧檔案館的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺的安全。數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。安全保障體系建設(shè)主要通過兩方面途徑實現(xiàn)。

　　一是按照信息安全等級保護的要求，采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施。智慧檔案館系統(tǒng)集成商應(yīng)具備相應(yīng)的保密資質(zhì)，并嚴(yán)格按照有關(guān)安全保密規(guī)范要求進行項目設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)和項目施工。

　　建設(shè)、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)加強項目建設(shè)過程中的檔案信息安全保密工作。二是建立健全智慧檔案館安全管理制度，并嚴(yán)格遵照實施。

　　智慧檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的技術(shù)措施和管理手段應(yīng)對這些安全隱患。

　　應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。同時應(yīng)當(dāng)制訂應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機制，提高應(yīng)急處置能力。

　　智慧檔案館建設(shè)公司

　　智慧檔案館建設(shè)公司：智慧檔案館結(jié)合檔案管理實際需求，對電子檔案和實體檔案進行同步管理，高度集成檔案出入庫管理系統(tǒng)、館庫環(huán)境管理系統(tǒng)、館庫安防告警系統(tǒng)、人員出入管理系統(tǒng)等四大系統(tǒng)。

　　各系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互共享、既獨立運行又互相協(xié)作聯(lián)動運行，實現(xiàn)智慧檔案感知、協(xié)同處置功能；實現(xiàn)對檔案實體的智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控；實現(xiàn)對檔案館建筑、智能密集架、恒溫恒濕設(shè)備、空氣凈化設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備等智能化檢測、評價和即時處理；實現(xiàn)對檔案工作者、檔案實體、檔案建筑設(shè)備及檔案利用者之間的全面感知，起到優(yōu)化資源配置的作用，使實體檔案的價值得以被最大化開發(fā)利用。

　　與此同時，智慧檔案館還擁有檔案安全、環(huán)境管理、庫房安全、遠(yuǎn)程控制四大體系，加上虛擬3D庫房展示，檔案電子化加工系統(tǒng)等功能。

　　完善的檔案安全體系

　　智慧檔案館集成RFID技術(shù)，通過視頻監(jiān)控一起保障實體檔案安全，檔案非法出入庫時自動報警并通知管理人員。通過數(shù)據(jù)加密傳輸，防止非法入侵、結(jié)合防火墻等其它軟、硬件設(shè)備及技術(shù)手段，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全。

　　創(chuàng)新的環(huán)境管理體系

　　平臺配置溫度、濕度、空氣質(zhì)量等傳感設(shè)備，環(huán)境數(shù)據(jù)實時采集、自動展示。同時配置恒溫恒濕凈化設(shè)備，在溫度、濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境數(shù)據(jù)超標(biāo)時，自動控制相關(guān)設(shè)備工作，保障庫房環(huán)境。

　　先進的庫房安全體系

　　平臺配置視頻監(jiān)控、紅外檢測、門禁管理設(shè)備，通過本平臺統(tǒng)一管理調(diào)度，異常情況時，以系統(tǒng)提示、聲光、短信多種方式實時通知，報警位置視頻監(jiān)控設(shè)備自動進行抓拍并保存視頻圖像，實現(xiàn)24小時自動布防，對跟隨人員進行記錄，實時跟蹤，并發(fā)出告警，從而保障檔案館的安全。

　　便攜的遠(yuǎn)程控制體系

　　檔案館內(nèi)的設(shè)備比較多，工作人員有時離開后忘記關(guān)閉的情況也是時有發(fā)生的事情，這樣不但浪費電能而且也會影響檔案的保存環(huán)境。通過管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程把館內(nèi)的燈光關(guān)掉既方便又節(jié)能，同時達到保護檔案館室內(nèi)環(huán)境的目的。

　　虛擬3D庫房展示

　　智慧檔案館通過圖像化的方式，直觀的展示檔案數(shù)量、狀態(tài)，庫房與設(shè)備狀態(tài)。大大提高了管理效率。通過虛擬庫房使用圖表等多種方式實時展示庫房的實時環(huán)境數(shù)據(jù)(溫度，濕度，空氣質(zhì)量等)。

　　檔案電子化加工系統(tǒng)

　　支持TWIN、ISIS高掃模塊，可直接連接各種高速掃描儀。通過OCR模塊相結(jié)合，可輕松實現(xiàn)檔案文檔的快速自動錄入、相關(guān)圖像優(yōu)化處理，自動建立索引?？蓪呙韬箅娮訖n案進行OCR識別形成文本文件，標(biāo)準(zhǔn)字體識別率可達99%，用于檔案的快速檢索。

　　既滿足企業(yè)對電子檔案的業(yè)務(wù)管理需要，也滿足檔案館對實體檔案的業(yè)務(wù)管理需求。使檔案新資源的系統(tǒng)利用狀況及檔案管理系統(tǒng)功能可以滿足新形勢下檔案工作的應(yīng)用需要，推動檔案工作水平再上新臺階，全面支撐和服務(wù)企業(yè)發(fā)展。