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檔案管理整理

時(shí)間:2022-09-27 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案管理整理做為過程資料歸檔是非常重要的,首先市政工程從建設(shè)到竣工投入使用是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程,有些質(zhì)量隱患會(huì)隨著使用慢慢顯現(xiàn)出,工程資料的歸檔能把施工過程的施工情況保存起來,有問題出現(xiàn)后能夠正確判斷責(zé)任問題,并為問題的解決創(chuàng)造有利條件。

檔案管理整理

  工程從開工到竣工的各個(gè)階段中,都會(huì)產(chǎn)生大量的技術(shù)資料,如何做好這些資料的填寫、收編、建檔、整理歸納是每個(gè)做檔案整理的資料員日常工作內(nèi)容,那么如何更有效,更快捷的做好資料員的工作呢?下面根據(jù)這幾年的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出幾大提高工作效率的要點(diǎn),希望可以幫助到廣大的檔案工作者。

  一、如何做好工程開工前的準(zhǔn)備工作

  1.圖紙交底會(huì)審:熟悉施工圖紙,提出疑問并解決

  工程開工前的準(zhǔn)備是最重要的:首先熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說明,填寫和準(zhǔn)備工程開工必備的資料。填寫工程開工報(bào)審表(開工報(bào)告)、施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表(施工組織設(shè)計(jì)、安全施工組織設(shè)計(jì))、專項(xiàng)施工方案表、工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量、安全生產(chǎn)管理體系報(bào)審表、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表(原材料報(bào)審包括封面、清單、出廠合格證檢測(cè)報(bào)告、復(fù)檢送檢檢測(cè)報(bào)告)、水準(zhǔn)導(dǎo)線復(fù)測(cè)、原地面測(cè)量(包括封面、說明、原始記錄、計(jì)算表、匯總表、設(shè)計(jì)院成果、水準(zhǔn)點(diǎn)平面位置、儀器檢測(cè)合格證、校準(zhǔn)證書)、工程安全防護(hù)措施費(fèi)使用計(jì)劃報(bào)審表等,資料準(zhǔn)備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。

  2.分類存放各種資料

  為便于日后竣工資料的整理,在平日的資料收集過程中就按照檔案館的市政道路(排水)工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔。

  對(duì)于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來往資料雖不歸檔,也應(yīng)分類整理;對(duì)于用于施工中的各種表格分編號(hào)、單位放好,便于使用時(shí)拿取。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定材料和竣工圖四部分。

  二、工程開工后應(yīng)著手的工作

  1.原材料送檢

  開工時(shí)原材料必須送有檢測(cè)資質(zhì)的檢測(cè)中心檢驗(yàn)。送檢應(yīng)注意嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),檢測(cè)合格的材料才允許使用。

  2.同時(shí)可進(jìn)行的收集工作

  將工程預(yù)算、測(cè)量交樁復(fù)核記錄、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄,與開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證一起歸檔。

  三、施工過程中收集和填報(bào)資料的注意事項(xiàng)

  1.收集材料質(zhì)量證明文件

  在施工過程中不斷會(huì)購(gòu)進(jìn)各種材料,就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測(cè)報(bào)告,必須是原件。有效證件的時(shí)間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間相符,特別是水泥要有28天強(qiáng)度的出廠檢驗(yàn)單;鋼材的標(biāo)識(shí)、規(guī)格與出廠合格證相符。

  2.填報(bào)資料

  對(duì)于質(zhì)檢資料的填報(bào)需填寫監(jiān)理規(guī)范用表,書寫要求規(guī)范,不能涂改,采用耐久性強(qiáng)的書寫材料,如碳素墨水,或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格一式兩份。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫表格,不同的監(jiān)理對(duì)資料的要求不完全一樣,填寫報(bào)驗(yàn)資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通,達(dá)成一致后填寫。隱蔽記錄與工序表應(yīng)寫明具體部位、工序名稱、樁號(hào),這樣便于日后整理資料時(shí)更清晰、直觀;其內(nèi)容應(yīng)符合實(shí)際,不能照搬。例如溝槽開挖工序,在冬季不應(yīng)寫無(wú)凍土;平基管座工序在規(guī)范中歸在一起,卻是不同的兩道工序,且混凝土澆注時(shí)間不同,必須分開填報(bào);填報(bào)溝槽開挖隱蔽記錄時(shí),應(yīng)附溝槽開挖斷面圖,并標(biāo)注尺寸、當(dāng)開挖土質(zhì)較復(fù)雜時(shí)大致標(biāo)注土質(zhì);當(dāng)?shù)缆分懈鞑课坏幕鶎庸ば驁?bào)驗(yàn)完畢后,未隱蔽的工序不用填寫隱蔽記錄,如快車道和非機(jī)動(dòng)車道的面層、站、臥石、人行道步磚(面層)、預(yù)制塊護(hù)坡等;填報(bào)工序表時(shí)應(yīng)注意檢查項(xiàng)目的選擇,因?yàn)橐?guī)范中未包含全部的工序,遇到不同的工序時(shí),一般選擇較接近的,例如規(guī)范中路基分路床、基層、面層等,卻未分快車道、非機(jī)動(dòng)車道,當(dāng)非機(jī)動(dòng)車道需報(bào)驗(yàn)時(shí)跟快車道一樣都套路床這一項(xiàng),但檢查項(xiàng)目卻不同,非機(jī)動(dòng)車道設(shè)有中線高程;工序表中填寫偏差值時(shí)也應(yīng)注意一些細(xì)節(jié)。

  3.收集試驗(yàn)報(bào)告

  試驗(yàn)報(bào)告是工程資料的重要組成部分,屬工程質(zhì)量保證材料,在進(jìn)入每道工序施工前后都有相應(yīng)的試驗(yàn),需要熟悉各種試驗(yàn),試驗(yàn)完成后的試驗(yàn)報(bào)告應(yīng)收集完整,跟資料中的樁號(hào)、時(shí)間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合,工程中的大多數(shù)資料都相互聯(lián)系,不僅相符,匯總和評(píng)定記錄也需要根據(jù)試驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行填寫。

  四、工程接近尾聲時(shí)可提前進(jìn)行的竣工資料整理工作

  1.匯總資料

  檢查報(bào)驗(yàn)資料中有無(wú)報(bào)漏、書寫錯(cuò)誤等情況;將所有工序評(píng)定表的點(diǎn)數(shù)匯總并計(jì)算填寫工序質(zhì)量評(píng)定匯總表、部位質(zhì)量評(píng)定表、單位工程質(zhì)量評(píng)定表,所有工序、部位和單位工程的合格率都在這三種表格中反映,完成后需監(jiān)理及業(yè)主方的簽字蓋章手續(xù)。將所有施工技術(shù)、質(zhì)量保證、評(píng)定資料和竣工圖按城建檔案館統(tǒng)一的檔案清單順序整理、匯總到一起。

  2.復(fù)印裝訂

  復(fù)印所需的套數(shù)(業(yè)主、接受單位各一套;監(jiān)理與設(shè)計(jì)只看不存檔),裝訂成冊(cè)。送備案館的一套需用牛皮紙裝訂,送檔案館的一套為不裝訂的原件,且檔案館對(duì)竣工固有特殊要求,編制竣工圖目錄,有監(jiān)理蓋章。

  3.竣工圖的編制要求

  竣工圖應(yīng)畫出所有變更內(nèi)容,如實(shí)反映竣工后的現(xiàn)狀,道路所處地段若有大型設(shè)施的也須標(biāo)注,完成后加蓋竣工圖章,簽字手續(xù)完備。五、工程竣工后的資料收集工作

  填寫工程竣工報(bào)告、工程交工驗(yàn)收證書和質(zhì)量保修書。必須是原件,簽字、蓋章手續(xù)完備??⒐を?yàn)收會(huì)議結(jié)束后將竣工會(huì)議記錄放入竣工資料中,就基本是一套完整的工程竣工資料了。

  隨著市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的迅速發(fā)展,要求市政工程資料內(nèi)容更加全面、完善,唯有不斷的學(xué)習(xí)和掌握新的整理方法,才能做好這項(xiàng)工作,做市政資料要細(xì)心,有責(zé)任心,這是做任何事情都需要的。

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