整理數(shù)字化檔案一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間又大，維護起來也不方便。備份檔案需要大量的人力物力，人工處理更不可靠。檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲檔案信息。

　　數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全，開展數(shù)字化掃描工作之前，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實際情況，按整理數(shù)字化檔案步驟對檔案實體進行整理鑒別，對需要說明、修裱、掃描等內(nèi)容進行標識，以確保掃描加工質(zhì)量和效率。

　　1、分件

　　按傳統(tǒng)方法整理的檔案，應(yīng)將案卷拆分為件進行掃描。件的劃分應(yīng)遵照DA/T22的規(guī)定進行，注意保持文件的齊全、完整，盡量避免以組合件的方式進行掃描。按新方法整理的檔案，件的劃分遵循檔案形成規(guī)律和DA/T22的要求。

　　分件過程中，應(yīng)注意理順文件的排列順序。對文件形成過程中產(chǎn)生的，除正本以外的一般性修改稿、底稿、重復件及沒有保存意義的制表說明等不予掃描的頁面，應(yīng)加以標注。

　　為便于數(shù)字檔案（正文）的利用，應(yīng)將文件處理簽或領(lǐng)導（職能部門）簽署的意見、有本級黨政領(lǐng)導親自批示和審改內(nèi)容的文件底稿等不便提供利用的文件，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中進行標識。

　　2、編頁

　　沒有編頁或編頁不規(guī)范的檔案，原則上應(yīng)重新進行編頁。文書檔案正面頁號應(yīng)編在右下角、背面頁號應(yīng)編在左下角，科技檔案頁號應(yīng)統(tǒng)一編在右下角，沒有信息的檔案頁面不編號。

　　頁號不應(yīng)壓蓋檔案內(nèi)容；重新編寫頁號時，應(yīng)將原頁號用鉛筆劃去,以示區(qū)分

　　3、裝訂物處理

　　對已裝訂成冊，不去除裝訂物會影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時,應(yīng)注意保護檔案不受損害。

　　對已裝訂成冊，不去除裝訂物不影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)維持原樣。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重無法掃描或折皺不平影響圖像質(zhì)量的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復或壓平等相應(yīng)處理后再進行掃描。

　　5、裝訂還原

　　紙質(zhì)檔案掃描加工完成后，對拆除過裝訂物的檔案實體進行裝訂還原。裝訂還原應(yīng)符合國家檔案裝訂規(guī)范，要保持案卷整齊、卷內(nèi)文件排列順序正確、不掉頁、不壓字等。

　　對裝訂還原的檔案實體進行質(zhì)量檢查、登記，出現(xiàn)卷內(nèi)文件不完整、前后順序排列不正確及裝訂不符合國家規(guī)范等情況，應(yīng)退回重新整理。

　　6、交接登記

　　檔案數(shù)字化過程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當填寫檔案調(diào)還卷登記表，確保交接清楚，手續(xù)完備，有據(jù)可查。

　　中博奧實物檔案數(shù)字化管理方案

　　實物檔案數(shù)字化加工

　　規(guī)范要求：應(yīng)采用有效的管理和技術(shù)手段，確保實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。實物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實反映實物檔案的有關(guān)信息，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

　　實物檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)保存數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。

　　如何對于數(shù)字化加工成果進行精確分類，數(shù)字化的成果如何與實體檔案建立聯(lián)系以及數(shù)字化的成果怎樣才能更好的利用起來，中博奧文書定協(xié)助組織實現(xiàn)實物檔案數(shù)字化加工。

　　中博奧解決方案：

　　1、檔案梳理分類

　　中博奧提供檔案管理分類制度、歸檔要求模板，幫助組織實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的初步整理工作，補充檔案缺失信息，針對每個補充完整的檔案，形成目錄數(shù)據(jù)。

　　2、OCR識別

　　中博奧文書定可結(jié)合掃描儀，高拍儀等硬件設(shè)備對實物檔案進行掃描加工處理，處理過程中利用OCR識別技術(shù)，對檔案正文部分的內(nèi)容進行識別，最終生成數(shù)字化的檔案文件或圖像文件，在檔案的檢索利用階段，可以直接通過關(guān)鍵字快速定位檔案。

　　3、數(shù)據(jù)管理

　　中博奧文書定可對整理后的檔案條目數(shù)據(jù)以及數(shù)字化加工處理后的成果文件進行進一步的檢查，最終將檔案條目數(shù)據(jù)批量導入系統(tǒng)，并將數(shù)字化成果與條目數(shù)據(jù)批量掛接，建立檔室元數(shù)據(jù)及電子文件之間的關(guān)聯(lián)，預置實物檔案存放位置信息，實現(xiàn)電子檔案與實物檔案的實時同步管理。

　　庫房管理

　　規(guī)范要求：應(yīng)加強實物檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。

　　現(xiàn)在，還需要有相應(yīng)的實體庫房對實體檔案進行統(tǒng)一存放和管理。

　　中博奧解決方案：

　　中博奧文書定把實體庫房虛擬化，把紙制檔案和電子檔案一一對應(yīng)，從而實現(xiàn)實物檔案、實體庫房的線上化管理。

　　統(tǒng)一維護組織內(nèi)部的實體庫房，包括庫房基本信息、區(qū)域、密集架等，在系統(tǒng)中定義虛擬庫房及密集柜、檔案柜等，方便通過系統(tǒng)實現(xiàn)對于紙制檔室的流程化管理和操作記錄。

　　為了解決實體檔案保管的問題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，中博奧檔案管理庫助力組織實現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等全過程數(shù)字化管理。

　　檔庫房維護支持庫房、區(qū)域、密集架等設(shè)置，可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

　　將庫房內(nèi)部支持分隔成多個區(qū)域，每個可以設(shè)置多個不同等密集架，設(shè)置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作。

　　（檔案庫房管理）

　　能夠錄入庫房的溫濕度信息，系統(tǒng)提供標準接口，可與外部溫濕度傳感器對接，自動完成溫濕度采集工作。

　　為了檔案庫房安全，保障檔案實體和信息安全，需要定期對檔案庫房進行檢查，需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

　　因為檔案庫房專人管理，非工作人員允許不可隨意進入，日常管理要求堅持出入登記制度，隨時記錄利用崗外檔案工作人員出入庫情況。