檔案整理數(shù)字化工作的發(fā)展和推進，離不開眾多企業(yè)公司的幫助，發(fā)揮企業(yè)優(yōu)勢，調動市場資源，有利于檔案數(shù)字化向更好更高的方向發(fā)展。檔案數(shù)字化的基礎工作就是紙質檔案數(shù)字化，依托檔案整理數(shù)字化公司參與海量的紙質檔案數(shù)字化工作，壓縮了數(shù)字化時間，提高了信息化進程。在檔案整理數(shù)字化公司參與工作的過程中，需要按照相關標準、規(guī)范、要求做好保密、協(xié)調、業(yè)務督導等工作。

　　一、檔案外包服務的政策法規(guī)依據

　　1、《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第47號）

　　第三十五條各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

　　第三十八條國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經實現(xiàn)數(shù)字化的，應當對檔案原件妥善保管。

　　2、《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令）

　　第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業(yè)務資質，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。

　　機關檔案業(yè)務社會化服務限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。

　　第五十六條機關應當開展數(shù)字檔案室建設，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

　　二、檔案外包服務的國標規(guī)范

　　1、《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）5.7檔案數(shù)字化外包

　　（1）紙質檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應從企業(yè)性質、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關資質；按照GB/T 20530-2006第5章的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

　?。?）在項目實施過程中，應依據《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號），從檔案部門、數(shù)字化服務機構、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設備、檔案實體、數(shù)字化成果移交接收與設備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求。

　?。?）檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數(shù)字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導，完成質量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調溝通等方面的工作。

　　2、《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68-2020）

　　（1）檔案服務通常包括檔案寄存服務、檔案數(shù)字化服務、檔案整理服務、檔案管理咨詢服務、檔案開發(fā)利用服務、檔案銷毀服務等幾種業(yè)務類型。

　?。?）檔案寄存服務是指在不改變檔案所有權和處置權的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設備,進行日常保管、安全防護,并按需要提供利用的服務過程。

　?。?）檔案數(shù)字化服務是指承包方利用計算機技術對發(fā)包方的紙質檔案、音像檔案、縮微檔案等進行數(shù)字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務過程。

　　（4）檔案整理服務是指承包方按照一定原則對發(fā)包方形成的檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的服務過程。

　?。?）檔案管理咨詢服務是指承包方通過口頭或書面形式為發(fā)包方提供意見、建議,指導、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問題的服務過程。

　?。?）檔案開發(fā)利用服務是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過多種途徑、手段和技術、方法進行開發(fā),形成各種形式的信息、知識產品,提供利用,發(fā)揮檔案價值的服務過程。

　?。?）檔案銷毀服務是指承包方幫助發(fā)包方將經過鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務過程。

　　三、檔案數(shù)字化外包服務選擇的注意事項

　　1、對數(shù)字化項目的檔案內容進行調研

　　需要詳細了解數(shù)字化項目檔案的內容，是什么類型的檔案，是哪個時期的檔案，是否需要修復，檔案的材質如何，采用哪個規(guī)則進行整理，掃描分辨率如何，圖像文件的格式、命名、壓縮、存儲等等。作為一個項目進行外包，項目的經費預算有多少，招投標的形式如何，項目的實施工期有多長，如何實施，在哪里實施，如何監(jiān)管，驗收工作如何開展等等。

　　2、外包服務公司的選擇

　　檔案數(shù)字化外包服務是一種政府采購的委托服務形式，需要按照政府采購的流程確定外包服務公司，一般都是采取公開招投標的形式來確定選取哪家公司。在采購的時候需要對公司做出相關要求，如企業(yè)性質、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面資質條件，安全保密、技術認定、履約情況等技能實力。通過市場競爭的形式，選擇資質條件最優(yōu)，技能實力最強的公司來勝任外包服務項目。

　　3、制定規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行落實

　　為保障檔案實體和檔案信息數(shù)據的安全，需要制定崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數(shù)據管理、檔案實體管理等方面的規(guī)章制度。制度的生命力在于落實，作為業(yè)主的檔案館室，需要做好監(jiān)督指導工作，作為承包項目的外包服務公司需要按照規(guī)定流程操作，將制度嚴格執(zhí)行落實在各項工作環(huán)節(jié)中。

　　4、互助互利，共同完成數(shù)字化項目

　　發(fā)包與承包，是互助互利的關系，檔案館室與外包服務公司需要明確責任與義務，完成進度的快慢，成果質量的好壞，直接影響著整體項目的進展。檔案館室與外包服務公司需要共同努力，良性循環(huán)，想方設法共同完成數(shù)字化項目。

　　檔案整理數(shù)字化的工作流程

　　一、《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》對工作流程控制的規(guī)定

　　1.應依據相關的法律法規(guī)和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制，確保數(shù)字化成果質量。紙質檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。

　　2.應加強對紙質檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。

　　3.應建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產生的問題進行及時反饋和修正。

　　二、檔案數(shù)字化項目開展中如何做好流程控制工作

　　1、加強組織領導，明確工作責任制

　　檔案數(shù)字化項目開展不是某一個科室就能獨立完成的工作，也不是完全甩手托付于外包服務公司完成，而是檔案部門與外包服務公司需要通過共同努力而完成的一個項目，一個工程。要想按照標準規(guī)范完成好項目工作，無論是檔案部門還是外包服務公司，都需要有牽頭領導，需要有分管負責，需要有具辦人員，并且按照相關職責進行履職盡責。

　　檔案的出入庫、數(shù)字化前處理的規(guī)范化、數(shù)字化掃描、目錄建庫、數(shù)據掛接、成果驗收，可能涉及到各個科室，需要大家共同參與完成整個項目。

　　2、組織培訓，掌握檔案數(shù)字化工作技能

　　現(xiàn)代社會信息化發(fā)展的速度越來越快，覆蓋面越來越廣，檔案部門的同志也需要掌握現(xiàn)代化的管理手段，而不是僅僅依賴于外包服務公司，否則檔案數(shù)字化開展的過程中會出現(xiàn)很多問題，如標準不明確，操作不統(tǒng)一等等，甚至影響整個項目的整體質量。

　　檔案外包服務公司也需要對參與的員工積極開展培訓，檔案整理規(guī)范、著錄規(guī)范、數(shù)字化掃描規(guī)范、安全保密要求等等，全方位的提高參與者的綜合素質。

　　3、適時監(jiān)督，控制項目成果質量

　　作為檔案部門需要對檔案數(shù)字化項目進行適時監(jiān)督，事前規(guī)范，事中抽查，事后驗收。檔案部門的具辦同志，需要熟練掌握檔案業(yè)務知識、檔案數(shù)字化技能。監(jiān)督成果質量的同時，既是保證項目順利進行的保證，也是對自身業(yè)務素質水平的提高。外包服務公司也需要積極配合，對監(jiān)督的過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時補差補缺，并總結提高避免再發(fā)生類似事件。

　　4、及時反饋，協(xié)調解決問題

　　項目開展的過程中，總是會有各種不確定因素的產生，無論是檔案業(yè)主，還是數(shù)字化公司，都需要及時反饋，在共同協(xié)商的基礎上群策群力解決問題，推進項目的進行。

　　5、組織驗收，確保項目順利完工

　　數(shù)字化成果的驗收是對項目的肯定與答復，也是對成果質量的一個確認。大型的檔案數(shù)字化項目可以分批次、分階段組織成果驗收，最終正式驗收的時候能減輕很多壓力。