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光盤檔案整理規(guī)范

時(shí)間:2022-09-28 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  在信息數(shù)字化時(shí)代下,檔案工作發(fā)生翻天覆地的變化,傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足信息時(shí)代的需求與發(fā)展,不僅查找檢索繁瑣費(fèi)時(shí)、檔案管理的效率和質(zhì)量低下,而且檔案存放空間大不便捷,難以實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案館信息共享。

  《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》、檔案法等對(duì)檔案工作與保存期限做出規(guī)定,同時(shí)新型檔案管理“存量數(shù)字化,“增量電子化”落實(shí)與電子檔案數(shù)據(jù)異質(zhì)備份歸檔至關(guān)重要。

  無論是個(gè)人檔案或者集體檔案,檔案承擔(dān)著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會(huì)利用的責(zé)任,利用光盤檔案整理規(guī)范落實(shí)好檔案管理工作十分重要。

光盤檔案整理規(guī)范

  隨著我國(guó)信息化建設(shè)的快速發(fā)展和推進(jìn),新型電子檔案產(chǎn)生并逐步完善,電子化檔案以其便捷、便于傳輸?shù)忍攸c(diǎn)提高了檔案管理的水平,而且有取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)。于此同時(shí),檔案數(shù)字化進(jìn)程中,也面臨著諸多挑戰(zhàn):

  長(zhǎng)

  “長(zhǎng)”:長(zhǎng)即存儲(chǔ)年限要求長(zhǎng),根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,不管是機(jī)關(guān),還是企業(yè),檔案的保管期限定為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。而對(duì)于機(jī)關(guān)和企業(yè)的重要文件材料、新聞單位的重大宣傳報(bào)道等都需要永久保存。

  多

  “多”:多即存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)多,長(zhǎng)期以來,檔案行業(yè)一直采用紙質(zhì)化管理,檔案電子化不僅要解決歷史檔案的電子化,還要對(duì)新生的檔案文件進(jìn)行歸檔,海量的檔案數(shù)據(jù)不僅造成人工工作強(qiáng)度大,而且還容易對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全帶來隱患!

  高

  高”:高即存儲(chǔ)壞境要求高,根據(jù)《電子檔案存儲(chǔ)管理制度》,電子檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,作到防塵、防變形,避免陽光直接照射;環(huán)境溫度選定范圍為17—20"C,相對(duì)濕度選定范圍為35%--45%;存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),并與有害氣體隔離,遠(yuǎn)離熱源。

  由此可見,傳統(tǒng)的硬盤、磁盤等存儲(chǔ)方式在存儲(chǔ)空間、存儲(chǔ)時(shí)限和存儲(chǔ)安全上都無法滿足要求,而光盤,尤其是檔案級(jí)光盤無疑肩負(fù)其檔案數(shù)字化發(fā)展的重要使命!

  而檔案光盤化過程中,各檔案部門反映,依然存在諸多問題亟待解決和升級(jí):

  1、檔案軟件太多太雜,檔案管理軟件,掃描設(shè)備、刻錄設(shè)備、歸檔設(shè)備等,且且部分軟件之間不兼容性,檔案刻錄、歸檔、檢索各環(huán)節(jié)之間不能順暢進(jìn)行。

  2、檔案部門之前無法進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。檔案數(shù)字化發(fā)展要求檔案數(shù)據(jù)能夠互通互聯(lián),與縣、市、省各級(jí)檔案館之間實(shí)現(xiàn)共享,方便檢索。為了安全,還要做好重要數(shù)據(jù)的異質(zhì)異地備份。

  為此,作為專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案服務(wù)商,迪美視特別為檔案領(lǐng)域定制了一套檔案數(shù)字化的全自動(dòng)光盤刻錄打印歸檔管理系統(tǒng),能夠解決目前檔案電子化發(fā)展存在的系列問題,保證檔案文件的長(zhǎng)久安全存儲(chǔ)。

  系統(tǒng)推薦搭配檔案級(jí)藍(lán)光光盤,在材料的穩(wěn)定性、制作工藝、質(zhì)量檢測(cè)方面都有嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),歸檔壽命大于50年。

  四大系統(tǒng)亮點(diǎn):

  強(qiáng)大——一體化系統(tǒng)解決方案:針對(duì)不同設(shè)備、軟件組合造成的不兼容問題,我們提供一站式系統(tǒng)解決方案。該系統(tǒng)由全自動(dòng)光盤打印刻錄機(jī)、智能刻錄管理軟件、光盤柜及管理軟件等組成。系統(tǒng)之間環(huán)環(huán)相扣,且與各檔案部門檔案管理系統(tǒng)、掃描設(shè)備等無縫對(duì)接,完美兼容,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)掃描——刻錄——自定義封面打印——光盤歸檔管理等一站式操作。

  智能——自動(dòng)化智能操作:針對(duì)檔案電子化過程中存在的工作強(qiáng)度大、人工介入安全問題,本系統(tǒng)充分發(fā)揮智能設(shè)備的優(yōu)勢(shì),內(nèi)置2臺(tái)專業(yè)級(jí)刻錄機(jī),配備智能機(jī)械手手臂,自動(dòng)取盤、放盤,且支持定時(shí)、定量、大文件自動(dòng)分盤刻錄,多客戶端遠(yuǎn)程批量打印刻錄等功能,按需刻錄,且可實(shí)現(xiàn)檔案文件異質(zhì)異地備份!全程無需人工值守,刻錄高效穩(wěn)定!

  安全——全方位安全存儲(chǔ)備份:除了上述的安全功能,光盤本身刻錄文件不可修改,而檔案級(jí)光盤更加安全;搭配智能光盤柜,具有防塵、防光、防污染、防干擾、防靜電、防盜,防篡改等優(yōu)勢(shì),特有的用戶權(quán)限管理功能,更加增加了數(shù)據(jù)的安全性。

  便捷——智能歸檔和節(jié)約管理:智能光盤柜可容納720張專業(yè)歸檔光盤,一盤一倉(cāng)獨(dú)立存存儲(chǔ)方式,且支持?jǐn)U容滿足海量檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)之需。更重要的是,光盤柜管理軟件還能實(shí)現(xiàn)光盤查詢、入庫(kù)、出庫(kù)、借出、歸還等完備的借閱管理功能,完備的自動(dòng)借閱管理功能方便檔案文件的調(diào)取和查閱。

  特殊載體的種類:磁帶檔案、磁盤檔案、膠片檔案、照片檔案、光盤檔案、實(shí)物檔案等。

  1、磁帶檔案:可分為錄音磁帶、錄像磁帶、數(shù)字磁帶和儀用磁帶等四類。

  2、磁盤檔案:磁盤主要有軟磁盤和硬磁盤兩類。

  3、膠片檔案:膠片檔案是利用膠片上的感光材料,把文字、圖像等通過光波形式記錄在膠片上。

  4、照片檔案:

 ?。?)、普通照片:是指企業(yè)在生產(chǎn)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影為主要反映形式的,主要由底片、照片及文字說明構(gòu)成。

 ?。?)、數(shù)碼照片:數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

  5、光盤檔案:光盤(CD、VCD、DVD)是一種光學(xué)存儲(chǔ)器,激光束通過在光盤記錄介質(zhì)上形成長(zhǎng)短不同的熔坑來記錄信息。

  6、實(shí)物檔案:包括證書、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、印章等。

  第二部分

  特殊載體的整理方法

  一、傳統(tǒng)照片檔案整理

 ?。ㄒ唬┱掌瑱n案整理依據(jù)

  2002年批準(zhǔn)發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821-2002。

 ?。ǘ┱掌瑱n案的分類

  照片檔案分為傳統(tǒng)照片檔案和數(shù)碼照片檔案,傳統(tǒng)照片檔案又分為底片檔案和照片檔案。

 ?。ㄈ┱掌瑱n案的作用

  1、歷史記錄的真實(shí)見證。

  2、維護(hù)單位利益的旁證。

  3、為其它種類檔案提供印證。

  4、為新聞報(bào)道提供服務(wù)。

  5、為利用者提供藝術(shù)享受。

 ?。ㄋ模┱掌瑱n案的收集范圍

  1、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)重大公務(wù)活動(dòng)的照片。

  2、本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。

  3、記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

  4、記錄本單位地理概貌、廠區(qū)建設(shè)、重點(diǎn)工程、自然風(fēng)光、標(biāo)志性物體的照片。

  5、其他具有保存價(jià)值的照片。

 ?。ㄎ澹┱掌瑱n案的收集歸檔

  1、歸檔時(shí)間:隨時(shí)歸檔、階段性工作結(jié)束歸檔、年底歸檔。

  2、歸檔要求:照片、說明二者齊全;照片影像相符;注意畫面形象;反映同一主題若干張照應(yīng)選有代表性的照片歸檔;具有保存價(jià)值的照片要定期歸檔。

 ?。┱掌瑱n案的整理原則

  應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系,有利于保管、有利于提供利用的原則。

 ?。ㄆ撸┱掌瑱n案檔案整理

  照片分類、照片排列、照片編號(hào)照片裝冊(cè)、編寫文字說明、編制卷內(nèi)目錄、填寫照片冊(cè)內(nèi)容、編制照片檔案案卷目錄。

  2、照片排列:按照片拍攝時(shí)間先后順序排列。

  3、照片編號(hào):照片編號(hào)采取兩段式照片冊(cè)號(hào)——編號(hào)如:14—5表示第14本照片冊(cè)中的第5張照片

  4、照片裝冊(cè):照片冊(cè)由297㎜×210㎜大小、紙質(zhì)的若干芯頁和封面、內(nèi)封、封底組成。照片要按照照片號(hào)順序依次固定在照片冊(cè)芯頁上。

  5、編寫文字說明:照片的文字說明由總說明和分說明兩部分組成??傉f明主要包括六要素:事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影

  者。它是具體反映這組照片的說明。分說明是指每一張照片的說明,其位置在照片冊(cè)芯頁上每一張照片旁邊。

  ①事由:指照片影像所反映事件、事件的情由;

 ?、跁r(shí)間:指拍攝時(shí)間或事件發(fā)生、事物變化所產(chǎn)生的時(shí)間;

 ?、鄣攸c(diǎn):指被拍攝物所在具體地點(diǎn);

 ?、苋宋铮褐刚掌跋裆现饕宋锏男彰?,身份以及在照片中的位置;

 ?、荼尘埃褐笇?duì)揭示照片影像主題具有襯托作用的背景;

 ?、迶z影者:指照片的拍攝單位和拍攝人;

 ?、邊⒁娞?hào):即與該張照片有密切聯(lián)系的其他載體形式檔案的檔號(hào)、案卷號(hào)或盒號(hào)等。

 ?、鄬?duì)組聯(lián)號(hào)的特別說明:對(duì)反映一個(gè)事件或一次活動(dòng)的,兩張以上的照片,需在小卡片左上角編制組聯(lián)號(hào),組聯(lián)號(hào)依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯(lián)號(hào)相同。如冊(cè)內(nèi)只有一組照片,其他均為散片時(shí),只需對(duì)這組照片編號(hào)。注意:組聯(lián)號(hào)不宜越冊(cè)。

  6、編制卷內(nèi)目錄

  卷內(nèi)目錄是對(duì)每張照片編制目錄,其要求是:要先編制每組照片的目錄(總說明),再在每組照片目錄下面編制每張照片的目錄(分說明)。包括:照片號(hào)、照片題名、拍攝時(shí)間、照片所在頁號(hào)、底片所在卷號(hào)頁號(hào)底片號(hào)、備注等欄目。

  7、填寫照片冊(cè)內(nèi)容:包括填寫照片冊(cè)內(nèi)封面、填寫照片冊(cè)內(nèi)備考表、填寫照片冊(cè)冊(cè)脊三方面內(nèi)容。

  8、編制照片檔案案卷目錄:照片檔案案卷目錄的項(xiàng)目包括:

 ?、侔妇硖?hào):照片冊(cè)的號(hào)碼;

 ?、陬}名:照片冊(cè)的案卷標(biāo)題(總說明匯總);

 ?、燮鹬鼓暝拢赫掌纬傻钠鹬箷r(shí)間;

 ?、苷掌瑥垟?shù):照片的數(shù)量;

 ?、荼9芷谙蓿赫掌谋9苣晗蓿?/p>

 ?、迋渥ⅲ褐浉黜?xiàng)目中需要解釋和補(bǔ)充說明的事項(xiàng);

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