深圳市城建檔案整理規(guī)范：城建檔案的竣工圖整理中，圖紙是比較難的一項(xiàng)，折疊圖紙的要求很高，不同大小的圖紙都要以Ａ４大小為準(zhǔn)，而且折好后，不可有高低不平，新手剛開始折一定有難度。多練就能折好。先把竣工圖分類，以建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、給排水竣工圖、電氣竣工圖這的的順序分類分卷。

　　如：建筑竣工圖，每一卷按３公分盒子裝滿為標(biāo)準(zhǔn)，多出來另立一卷。結(jié)構(gòu)竣工圖，每一卷按３公分盒子裝滿，多出來另立一卷，以此類推。

　　分卷完成后，每一卷的圖紙要核實(shí)目錄的順序，并調(diào)整正確順序，如有缺陷，馬上通知資料員補(bǔ)齊。

　　竣工圖的折疊要求，先把圖紙的所破損之處完整修補(bǔ)，修補(bǔ)的要求是，用圖紙同顏色的紙粘破損處。不可用白紙粘上，圖紙上有白紙都要清理好再藍(lán)圖紙修復(fù)，而且粘的整齊。再將邊框線以外多余的都切除。

　　邊框線以外如果有章蓋，不可切除，不小心切除的，馬上粘回去。每份圖紙必須以Ａ４大小折疊整齊，確保完整后開始打上頁碼。

　　折疊竣工圖有兩種，一種是在資料中的圖紙，左邊必須留有裝訂邊。第二種無需裝訂，直接以標(biāo)準(zhǔn)手法折成Ａ４大小。

　　一、深圳市城建檔案整理規(guī)范

　　城建檔案整理應(yīng)遵循城建文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和提供利用。城建檔案的整理就是對(duì)文件材料進(jìn)行組卷、排列、編目、裝訂，使之有序化和系統(tǒng)化的過程。城建檔案整理工作是城建檔案歸檔工作的前提和基礎(chǔ)，是城建檔案館（室）的一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作之一，也是城建檔案人員的基本專業(yè)技能。

　?。ㄒ唬┏墙n案整理的工作內(nèi)容

　　從城建檔案整理工作的步驟來看，它主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：城建檔案的系統(tǒng)整理和科學(xué)編目。

　　系統(tǒng)整理，是對(duì)城建檔案進(jìn)行合理分類、有序排列，使之條理化和系統(tǒng)化，從而反映城建檔案的自然形成規(guī)律，保持城建檔案內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。其具體工作內(nèi)容有：分類、組卷和排列。

　　科學(xué)編目，就是通過一定的形式，按照一定的要求，正確地固定系統(tǒng)整理的成果，準(zhǔn)確地提示城建檔案的內(nèi)容和成分。其具體工作內(nèi)容有：卷內(nèi)文件編目、案卷編目和編制案卷目錄。

　　整理和編目是城建檔案整個(gè)整理工作相互聯(lián)系、不可缺少的兩個(gè)方面。

　?。ǘ┏墙n案整理工作的意義

　　城建檔案整理工作是城建檔案業(yè)務(wù)工作的中心環(huán)節(jié)，在城建檔案整個(gè)管理工作中具有十分重要的意義。

　　數(shù)量龐大的城建檔案材料，如不進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的整理，查找一份文件便如同“大海撈針”一樣困難。而且不把文件材料聯(lián)系組合起來，就不能充分體現(xiàn)城建檔案的特點(diǎn)，就會(huì)影響以至失去城建檔案的利用價(jià)值。只有把城建檔案組成合理化的體系，才能客觀地反映各種城建活動(dòng)的本來面貌，便于系統(tǒng)地查考研究。

　　所以，做好整理工作是城建檔案利用、開放，發(fā)揮城建檔案作用的一項(xiàng)重要而必須的前提條件。同時(shí)，優(yōu)化城建檔案整理工作，可以促進(jìn)城建檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的良性運(yùn)行和協(xié)調(diào)發(fā)展。

　　通過檔案的整理可以進(jìn)一步了解和檢驗(yàn)檔案收集工作的質(zhì)量，促進(jìn)其改善和提高。城建檔案經(jīng)過整理，為全面鑒定檔案的價(jià)值和建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)奠定科學(xué)基礎(chǔ)，還能為檔案的保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、檢查工作提供基本的單位和完整的體系，便于維護(hù)城建檔案的完整和安全。所以，城建檔案整理工作是開發(fā)城建檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，整理工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，對(duì)于城建檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　二、城建檔案整理工作的原則

　　整理工作的原則，就是應(yīng)當(dāng)遵循城建檔案的自然形成規(guī)律，充分尊重和利用原有的整理結(jié)果，最大限度地保持城建檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于城建檔案保管和利用。

　　（一）城建檔案整理工作應(yīng)當(dāng)遵循城建檔案的自然形成規(guī)律

　　城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)的伴生物，產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)的全過程，它伴隨著城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)的各個(gè)階段、各個(gè)程序的運(yùn)行而自然地、逐步地形成的。

　　這就是城建檔案的自然形成規(guī)律，這種規(guī)律表現(xiàn)為城建檔案形成的過程性、階段性、程序性的特點(diǎn)。城建檔案的整理，必須遵循這個(gè)規(guī)律，這樣才能保持城建檔案內(nèi)部固有的“過程性、階段性、程序性”，才能真實(shí)反映城市建設(shè)的原貌，才是科學(xué)的整理。

　?。ǘ┏墙n案整理工作應(yīng)當(dāng)充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

　　城建檔案整理工作要充分尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng)，充分地利用原有的整理基礎(chǔ)，這樣有利于提高整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。

　　所謂“利用原基礎(chǔ)”整理檔案的含義和要求包括兩個(gè)方面：

　?。ǎ保┏浞值刂匾暫屠孟惹暗恼砘A(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整，應(yīng)力求保持其原有的整理體系。

　?。ǎ玻┰跈n案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　?。ㄈ┏墙n案整理工作應(yīng)當(dāng)最大限度地保持城建文件之間的有機(jī)聯(lián)系

　　所謂城建文件之間的有機(jī)聯(lián)系，就是城建文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。這種關(guān)系主要表現(xiàn)在城建文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。

　　城建文件的來源關(guān)系，是指城建文件的產(chǎn)生和形成單位的關(guān)系。如建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、管理審批部門等。形成城建文件的這些單位，使城建文件構(gòu)成了來源方面不可分割的內(nèi)在聯(lián)系，整理時(shí)必須保持這種來源方面的固有聯(lián)系。

　　城建文件的時(shí)間關(guān)系，是指城建文件產(chǎn)生的一個(gè)階段或一個(gè)年度的關(guān)系。整理這種文件時(shí)，應(yīng)該在保持來源聯(lián)系的同時(shí)，注意保持城建文件之間的這種時(shí)間聯(lián)系。

　　城建文件的內(nèi)容關(guān)系，是指城建文件形成單位的同一活動(dòng)或同一個(gè)項(xiàng)目的文件之間在內(nèi)容上具有密切的聯(lián)系。這種聯(lián)系，是城建檔案整理工作中要考慮的最重要的一個(gè)方面。

　　城建文件的形式關(guān)系，是指城建文件的載體和記錄方式方面的聯(lián)系。由于城建文件載體、記錄方式不同，整理工作的要求也有所不同，因此在整理工作中也要充分考慮城建文件的形式關(guān)系。

　　對(duì)于保持城建文件之間的聯(lián)系，我們應(yīng)該辯證地看待和處理。不能只要一看到城建文件之間的某種聯(lián)系，即隨意整理，應(yīng)該從整理工作的全過程看，從檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間和形式等各方面，全面地保持聯(lián)系。同時(shí)，城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系是相對(duì)的，應(yīng)該根據(jù)不同檔案的特點(diǎn)及其不同的形成情況，而采取保持城建文件聯(lián)系的不同方法。

　　總之，就是既要把握保持城建文件聯(lián)系的客觀限度，又要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從特定的整理對(duì)象出發(fā)，對(duì)整理方法進(jìn)行優(yōu)選，使城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系保持最合理的狀態(tài)。

　?。ㄋ模┏墙n案整理工作應(yīng)當(dāng)便于城建檔案保管和利用

　　保持城建文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，不是整理城建檔案的主要目的，所以不能“為聯(lián)系而聯(lián)系”。便于城建檔案保管和利用，才是城建檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。

　　總的來說，整理檔案時(shí)，恰當(dāng)?shù)乇３殖墙ㄎ募g的有機(jī)聯(lián)系，應(yīng)當(dāng)是便于保管和利用的，所以它們基本上是一致的。但是，保持城建文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時(shí)也不盡一致。

　　如同一項(xiàng)目的會(huì)議記錄、照片和錄音磁帶，就其內(nèi)容而言，無疑是有相互重要的內(nèi)在聯(lián)系。但是把這些形式不同的材料全部混同進(jìn)來進(jìn)行整理，則顯然不便于保管和利用。在整理檔案時(shí)，特別是在保持城建文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。

　　因此，對(duì)于不同種類的城建檔案，或記錄方式、載體材料、機(jī)密程度、保管價(jià)值等顯然不同的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況分別整理，恰當(dāng)?shù)亟M合，而在相應(yīng)的范圍內(nèi)要求保持文件最優(yōu)化的聯(lián)系。