檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，必須重視檔案收集整理制度并做好這項(xiàng)工作，這是管好用好檔案的第一步。檔案是來源于各項(xiàng)活動的原始記錄，它真實(shí)再現(xiàn)了各項(xiàng)活動的過程和結(jié)果。檔案的價(jià)值是由檔案本身的屬性和社會對檔案的需求兩個(gè)方面決定的，其外在表現(xiàn)就是它的有用性，對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，對各項(xiàng)工作活動，起著重要的依據(jù)和參考作用。

　　檔案收集要堅(jiān)持“寧多勿漏”原則。在檔案材料收集過程中，我們始終圍繞一個(gè)“用”字，按照文書歸檔范圍，凡是認(rèn)為有用的材料，不論其用處大小，都收集起來。

　　提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案材料的歸集。不少同志把開會帶回來的文件材料據(jù)為己有，占為己用，是圖以后自己使用起來方便。針對這種情況，我們便改善服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)水平，以優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)贏得他們，使他們自覺自愿地把自己擁有的文件材料拿出來交給檔案室。

　　一是對來查檔案的人熱情接待，有時(shí)他們只提供查閱內(nèi)容，具體文號、年份、作者不清楚，我們不怕麻煩，就從最近年份開始，一年一年挨個(gè)查，直至查全查清楚為止。

　　如市勞保處為企業(yè)離休干部適當(dāng)增加待遇以使他們與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的同類人員待遇持平，準(zhǔn)備向市委老干部局提出實(shí)施意見，需要查閱1985年以來的有關(guān)增資文件。我們按照查閱單找到后，每份文件各復(fù)印一份給他們，為他們提供了政策依據(jù)。

　　二是提供多種形式的服務(wù)，如我們開展“電話查檔”，查檔人不必到檔案室來，只要在電話中說明要查的文件材料，我們查清以后“電話答復(fù)”。因此，他們都主動把文件材料送到檔案室，用他們自己的話說，放在檔案室比放在自己手中查找方便、及時(shí)。

　　健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我們通過健全和完善檔案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是嚴(yán)格崗位管理。二是實(shí)行文件呈閱登記制度，就是文件材料送往何部門、何人，都有簽收，文件收回時(shí)注銷。同時(shí)，為縮短文件材料的傳閱過程，檔案室要及時(shí)催還。

　　檔案系統(tǒng)化整理制度

　　1.檔案整理的原則。按照文件形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，能夠反映歷史真實(shí)面貌，便于保管和利用。

　　2.檔案整理的范圍。一是本單位現(xiàn)有檔案案卷質(zhì)量達(dá)不到要求的；二是在檔案鑒定中因檔案價(jià)值改變保管期限需調(diào)整的；三是由于某種原因出現(xiàn)了零散材料。

　　3.檔案整理的依據(jù)。檔案整理要執(zhí)行國家和天津市有關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和案卷質(zhì)量的規(guī)定，使整理后的檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求、保持較高的案卷質(zhì)量。

　　檔號是在文件整理過程中賦予的，體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的一組數(shù)字、字符的集合。檔號能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置，是歸檔文件的“身份證”。

　　檔號編制原則

　　《檔號編制規(guī)則》是規(guī)范檔號編制的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔號編制規(guī)則適用于傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案，但并不適用于歸檔文件的檔號編制。不過，該規(guī)則確定的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則以及基本的編制方法是比較科學(xué)、合理的，應(yīng)該為歸檔文件的檔號編制所沿用。

　　1.唯一性原則

　　檔號應(yīng)指代單一，不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號對象。也就是說，一個(gè)檔號只能對應(yīng)一件文件，具有唯一性，不能岀現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。

　　2.合理性原則

　　檔號結(jié)構(gòu)必須與歸檔文件的整理分類體系相適應(yīng)。檔號保持完整，不隨意增加或減少某種代碼。

　　3.穩(wěn)定性原則

　　檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。對必須改變的檔號，應(yīng)在歸檔文件目錄及所有相關(guān)檢索工具、數(shù)據(jù)庫中做出同步修改。改變檔號時(shí)，還應(yīng)注明原檔號。

　　4.擴(kuò)充性原則

　　檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)檔案不斷擴(kuò)充的需要。

　　5.簡單性原則

　　檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

　　檔號的結(jié)構(gòu)

　　在規(guī)劃歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）充分借鑒了《檔號編制規(guī)則》中的合理部分，并盡量與傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案的檔號以及照片、錄音、錄像等其他形式檔案的檔號相銜接。

　　《規(guī)則》建議以“年度一保管期限機(jī)構(gòu)（問題）”分類法為基準(zhǔn)確定檔號結(jié)構(gòu)。作出如此選擇的原因有二：一是便于館室銜接；二是考慮到機(jī)構(gòu)（問題）為檔號結(jié)構(gòu)中選擇項(xiàng)，如此可以保持檔號結(jié)構(gòu)的易辨識度（固定項(xiàng)盡量放在檔號結(jié)構(gòu)的左側(cè)，保證前段一致）。由此,《規(guī)則》建議檔號的基本結(jié)構(gòu)為:

　　全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號（如圖1所示）

　　其中，檔號左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用短橫線"-”連接，同一級代碼之間用間隔號“?”隔開。

　　對于規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的，《規(guī)則》建議應(yīng)在檔號基本結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼，其檔號結(jié)構(gòu)為：

　　全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-件號（如圖2所示）

　　需要說明的是，有些部門和地區(qū)為解決紙質(zhì)檔案數(shù)字副本或電子文件命名、編目要求而使用子件號概念的，進(jìn)行檔號編制時(shí)，可以在件號后增加子件號，中間用間隔號“?”隔開。

　　檔號編制要求和方法

　　1.編制要求

　　《規(guī)則》提出的檔號結(jié)構(gòu)充分考慮了檔案類型多樣的現(xiàn)狀，以及機(jī)關(guān)和檔案館在檔案管理上的不同需求，因而具有較強(qiáng)的普遍適用性?！兑?guī)則》建議各地區(qū)各部門盡量使用同前述統(tǒng)一的檔號結(jié)構(gòu)進(jìn)行檔號編制，如此可以在較大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通共享，為檔案資源在全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一奠定良好的基礎(chǔ)。

　　對于一些部門或地區(qū)在新《規(guī)則》出臺前先行先試，采用了其他樣式檔號結(jié)構(gòu)的，應(yīng)區(qū)別情況對待：

　　如采用的檔號結(jié)構(gòu)不合理（既與《規(guī)則》提供的檔號結(jié)構(gòu)不同，又不能反映本部門或地區(qū)分類方法等）。檔號要素不齊全（比如不設(shè)檔案門類、保管期限要素等）、填寫方法不規(guī)范（如全宗號不用四位代碼標(biāo)識等）的，建議按照《規(guī)則》的要求進(jìn)行調(diào)整。

　　如檔號結(jié)構(gòu)與采用的分類方案協(xié)調(diào)一致，且不存在上述問題，又能滿足機(jī)關(guān)檔案管理和進(jìn)館需求的，可以考慮在一定時(shí)期內(nèi)保持不變。即使如此，也要避免出現(xiàn)在一個(gè)區(qū)域內(nèi)存在多種檔號結(jié)構(gòu)或者檔案進(jìn)館前后采用不同檔號結(jié)構(gòu)的情形，即要避免“一地多號”或“一檔兩號”，否則容易造成檔案資源割裂，引起管理混亂。

　　2.編制方法

　?。?）全宗號。全宗號是檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照《檔號編制規(guī)則》編制。全宗號原則上由數(shù)字組成，也可采用“字符+數(shù)字”的方式編制，其中字符為全宗屬類代碼。全宗號不足4位的，應(yīng)在全宗號前補(bǔ)零，如21全宗，在檔號中應(yīng)為“0021”；全宗號第一位為全宗屬類代碼的，則應(yīng)在全宗屬類代碼之后、數(shù)字前補(bǔ)零，如A12全宗，在檔號中應(yīng)為“A012”。

　?。?）檔案門類代碼。歸檔文件的檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。其他門類檔案，比如照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)檔案，參照《規(guī)則》進(jìn)行整理時(shí)，其門類代碼可以分別設(shè)置為“ZP”“LY”“LX”“KJ”“ZY”；科技、專業(yè)門類需要復(fù)分的，應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）和《國家基本專業(yè)檔案目錄》執(zhí)行。

　?。?）年度。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2010”。

　?。?）保管期限。按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”“D30”"DIO"標(biāo)識。如果檔案整理中使用其他年度的定期保管期限，其保管期限代碼為“D+年度”。如定期5年標(biāo)識為“D5”，定期15年標(biāo)識為“D15”。

　　（5）機(jī)構(gòu)（問題）代碼。機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室用“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

　　（6）件號。件號是單件歸檔文件在一個(gè)保管期限下排列的順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“0001”開始標(biāo)注。

　　歸檔章

　　歸檔章是檔號在紙質(zhì)文件上的具體體現(xiàn)。在電子文件上，可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上對檔號進(jìn)行標(biāo)識。不過，這種標(biāo)識并不是必備的，各地區(qū)各部門可以在不增加整理負(fù)擔(dān)的前提下（比如電子文件本來就具備條形碼等），根據(jù)具體情況靈活掌握。

　　1.歸檔章樣式《規(guī)則》規(guī)定，歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)。在樣式上，《規(guī)則》維持六格章樣式不變，規(guī)格為長45mm,寬16mm，分為均勻的6格（見圖3）。為貫徹“簡化整理”的理念，一般不建議在歸檔章上增加其他額外項(xiàng)目，以免給整理工作帶來不必要的負(fù)擔(dān)。

　　在項(xiàng)目位置上，全宗號、年度、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限4個(gè)項(xiàng)目在歸檔章的位置保持不變，原《規(guī)則》室編件號改為件號，館編件號改為頁數(shù)。在填寫這些項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照各個(gè)項(xiàng)目在歸檔章上的位置進(jìn)行，不可隨意調(diào)換位置，以方便識讀，便于檔案的管理和利用。

　　需要說明的是，圖3中加注括號的文字為提示性文字，是用來說明各編號項(xiàng)目在歸檔章中的位置，實(shí)際制作歸檔章時(shí)無須刻出，以減小歸檔章的大小，節(jié)省歸檔章占用的空間。其中標(biāo)有“*”號的機(jī)構(gòu)或問題項(xiàng)為選擇項(xiàng)，不按機(jī)構(gòu)（問題）分類的，歸檔章上相應(yīng)位置直接留空即可。對于歸檔章的材質(zhì)和外形，《規(guī)則》中沒有加以規(guī)定，各單位可以方便使用為原則自主選擇。

　　2.蓋章要求在紙質(zhì)文件中，歸檔章需要逐件標(biāo)識在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。歸檔章不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

　　文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。光榮冊等光面印刷文件材料，首頁無法蓋章，也無法在文件首頁前另附紙頁，可在材料內(nèi)第一頁上端的空白位置加蓋歸檔章。統(tǒng)計(jì)報(bào)表等橫式文件，在文件右側(cè)居中位置加蓋歸檔章。

　　在歸檔章填寫上，全宗號、年度、保管期限、件號為必備項(xiàng)，按照本節(jié)檔號編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫即可，但件號不足4位的，不需補(bǔ)“0”。頁數(shù)也是必備項(xiàng)，為歸檔文件中有字頁面的數(shù)量，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。機(jī)構(gòu)或問題為選擇項(xiàng)，同樣按照檔號編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫。

　　不過，為了方便識讀，便于手工管理，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標(biāo)識。在全宗指南中，應(yīng)將機(jī)構(gòu)名稱與相應(yīng)簡稱加以對照說明。使用問題簡稱的，則可根據(jù)分類方案，直接填寫“黨群”“行政”“業(yè)務(wù)”等。

　　填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，也可使用打號機(jī)打號。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。歸檔章中有些項(xiàng)目比較固定，如全宗號、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進(jìn)行加蓋，以減少填寫項(xiàng)目的工作量。