檔案整理必須按照整理規(guī)范性文件去執(zhí)行，實事求是、規(guī)章制度、公司文件、公司對檔案整理有什么要求？把所有的文件資料分文別類，這樣整理起來比較快，經(jīng)濟合同、勞動合同，人事檔案、設(shè)備資料、文件資料的多少，這樣可大大提高工作效率。如果檔案整理不規(guī)范，將會導致查閱檔案，或者統(tǒng)計部分檔案的時候，帶來很大的不便。

　　《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000，以下簡稱《規(guī)則》）實施多年。在貫徹執(zhí)行《規(guī)則》的過程中，出現(xiàn)了一些錯誤。這些錯誤有的出現(xiàn)在機關(guān)檔案室，有的則出現(xiàn)在國家行業(yè)主管部門制發(fā)的檔案管理文件中，有的出現(xiàn)在地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導工作中。如不及時指出并改正這些錯誤，“小洞不補，大洞難縫”，會帶來積重難返的后果。

　　一、在適用范圍上的錯誤

　　1、有些檔案工作者認為《規(guī)則》不僅適用于文書文件材料的整理，而且還適用于專門文件材料的整理；2、不少檔案工作者認為不具備立卷改革知識的單位也可以進行立卷改革；3、有些檔案館工作者認為某些已進檔案館的零散檔案文件也應(yīng)按新方法進行整理。以上錯誤原因在于不了解專門檔案的專業(yè)性、科技檔案的成套性等內(nèi)在規(guī)律；不了解《規(guī)則》實施時間是2001年1月1日，而對以前形成的歸檔文件則采用傳統(tǒng)立卷方法進行整理。

　　二、在歸檔文件裝訂上的錯誤

　　1、使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。

　　2、在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成本，嚴重違背《規(guī)則》的簡化原則。

　　3、沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應(yīng)對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案整理保管。

　　4、對“件”的處理擴大或縮小?！兑?guī)則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴大或縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”性質(zhì)的歸檔文件。

　　擴大件的范圍，實際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。有的單位將件的范圍縮小，嚴格按“自然件”來處理，這種方法雖然不影響計算機檢索，但影響檔案實體的存取，手工檢索和存取就更麻煩。

　　三、歸檔文件分類上的錯誤

　　1、選擇的分類標準交叉。如在選擇分類方案時，既使用“機構(gòu)”，又使用“問題”標準（如綜合類、業(yè)務(wù)一科、業(yè)務(wù)二科等，其中的“綜合類”為“問題”標準，“業(yè)務(wù)一科”等為“機構(gòu)”標準）。按這種方法設(shè)置的類目整理歸檔文件，容易造成文件材料的分散，影響檢全率。

　　2、在編制分類方案時，設(shè)“會議類”（如按“機構(gòu)”設(shè)置辦公室、業(yè)務(wù)一科、業(yè)務(wù)二科等類目，在辦公室類下設(shè)置會議類；按“問題”設(shè)置黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類，在行政類下設(shè)會議類）。

　　按這種分類方案對文件歸類時，必然致使業(yè)務(wù)一科或業(yè)務(wù)類的業(yè)務(wù)會議文件材料歸到辦公室或行政類的會議類中，從而破壞了業(yè)務(wù)機構(gòu)或類目中歸檔文件的完整性。

　　3、采用級次分類法，收文、發(fā)文分類法，文號分類法進行分類。

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件材料采用年度、機構(gòu)或問題、保管期限這些標準進行分類。采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法都沒有執(zhí)行全國統(tǒng)一的分類標準，沒有體現(xiàn)歸檔文件間的歷史聯(lián)系及形成規(guī)律，沒有反映歸檔文件的內(nèi)容，從而造成檢索上和存取上的困難。

　　4、當采用機構(gòu)分類標準時，完全按歸檔文件署名的責任者歸類，如署名為辦公室的屬業(yè)務(wù)一科職能的歸檔文件歸入辦公室。這種錯誤的原因主要是不了解現(xiàn)行文書處理辦法中規(guī)定發(fā)文部門只能以本單位黨、政機關(guān)、文秘部門名義、而不能以其他以其他業(yè)務(wù)部門名義。

　　因此，業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)文件只能以整個機關(guān)或文秘部門名義制發(fā)。為了保持業(yè)務(wù)部門的完整性，增加業(yè)務(wù)部門歸檔文件的檢全率，應(yīng)將以辦公室名義制發(fā)的屬業(yè)務(wù)部門職能的歸檔文件歸入業(yè)務(wù)部門。

　　四、歸檔文件排列中的錯誤

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。以下不按此規(guī)定的排列方法都是錯誤的。

　　1、按文號排列。按文號排列的主要問題是不方便按事由途徑進行查找歸檔文件；檔案實體存取不便；不利于業(yè)務(wù)部門整理歸檔文件；不利于隨辦隨歸整理方式的執(zhí)行；無文號的重要材料不便排列等。

　　2、按問題排列。按問題排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理難度和工作量都大，不利于簡化原則的實行；不便于隨辦隨歸方式的執(zhí)行。

　　3、將全部歸檔文件都按時間順序排列，能按事由集中的也不集中。這種錯誤主要是不能集中同一事由的歸檔文件。

　　4、不按保管期限分類，直接按事由排列。造成鑒定和移交的困難。其含義了。

　　五、在歸檔文件編號上的錯誤

　　1、跨年度編大流水號。

　　2、同一年度內(nèi)編跨機構(gòu)或跨問題的大流水號。

　　3、同一年度、機構(gòu)或問題的歸檔文件編跨保管期限的大流水號。以上三種編號方法都不利于業(yè)務(wù)部門整理歸檔文件，不利于檔案的移交、保管和鑒定。此外，前兩種編號方法因其編號項目中沒有反映出機構(gòu)或問題的類目，故檢索也困難。

　　4、分盒編件號。這種編號方法勢必編盒號，增加了編號的層次，不符合《規(guī)則》的簡化原則。

　　5、在歸檔章中用代號（數(shù)字或字母）代表機構(gòu)或問題類目。這種方法只有整理人員才明確。整理人員更換后，便不知其含義了。

　　六、在歸檔文件編目中的錯誤

　　1、編目的各項目填錯。這種錯誤有多種情況，

　　（1）將件號填錯，如將“可作為一件”的若干份文件分別填件號，正確方法是應(yīng)為一個件號。

　?。?）責任者填錯。如責任者填寫不全、太簡化、不規(guī)范的簡稱等，個人責任者沒填寫與文件相應(yīng)的職務(wù)，多個責任者沒選三個以內(nèi)的責任者或選擇的責任者不是本單位、本系統(tǒng)的重要責任者等。文件上無責任者的沒有考證或考證出的責任者沒加方括號等。

　?。?）文號填錯。如省略了文號中的發(fā)文代字、年度、順序號中的某個部分，將會議文件材料之幾、內(nèi)部刊物期號、圖紙?zhí)柕茸鳛槲奶柼顚憽?/p>

　?。?）題名填錯。如隨意省略歸檔文件的標題，當正題名沒有反映出文件內(nèi)容時沒有填寫副題名、說明題名的文字等。當文件沒有標題時沒有根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。當文件標題含義不清、不能揭示文件內(nèi)容時沒有補充題名。十分重要、獨立性強的文件附件沒有抄錄在正文題名后。

　?。?）日期填錯。如將日期填寫為收文日期，格式上8位數(shù)字填為一行。正確的方法是應(yīng)填為兩行，上一行填年度，下一行填月、日。文件上沒寫日期的沒有考證出正確日期。文件上日期有誤的沒有更正等。

　　（6）頁數(shù)填錯。如將空白頁也算作一頁，將大于或小于A4幅面的紙張算作兩頁或忽略不計頁數(shù)，沒有將正文與定稿的頁數(shù)合并計算等。

　?。?）備注欄填寫不對。如隨意填寫“本文齊全”、“含附件”等無意義的文字，沒對文件缺損、復印件、聲像檔案參見號、文件密級、歸檔后修復、歸檔后又插入新文件、歸檔后移出、銷毀等情況進行說明，沒對需補充和說明的情況較多的條目加注“*”號并在備考表中說明。

　　2、目錄表裝訂單位錯。如一般的單位不是一年裝訂一本歸檔文件目錄，而是裝訂成多本；檔案數(shù)量多的單位（5000份以上）沒有分機構(gòu)或問題、保管期限裝訂目錄，致使目錄體積增大，不便查找；檔案數(shù)量少的單位（100份以上），仍將一年的歸檔文件目錄裝訂成一冊，致使目錄頁數(shù)太少、本數(shù)太多。

　　3、目錄封面填錯。如全宗名稱是必填項，有的單位沒填，有的聯(lián)合全宗只填一個單位名稱，如某市紀委、監(jiān)察局、只填市紀委而未填市監(jiān)察局。

　　七、在歸檔文件裝盒時的錯誤

　　1、在檔案盒中裝入歸檔目錄，其實沒有必要。因為過去按問題立卷查找卷內(nèi)目錄有依賴性，但歸檔文件整理新方法打破了問題組卷的傳統(tǒng)，加之一般有計算機檢索，很容易查到所需文件。

　　2、備考表未填寫或填寫錯誤。有的單位對盒內(nèi)文件紙張缺損、文字修改、復制件、缺底稿、補充、移出、銷毀以及盒內(nèi)文件材料收集完整程度、文件字跡模糊等情況沒有在“盒內(nèi)文件情況說明”中說明；有的單位整理人、檢查人未簽名，日期沒寫等。