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為切實提高檔案管理工作效能,確保檔案驗收工作的順利推進,鐵路公司根據(jù)鐵路檔案整理規(guī)范,積極開展檔案整理工作。
鐵路公司邀請了檔案指導(dǎo)專家、對鐵路公司檔案進行檢查指導(dǎo)工作,兩位老師依據(jù)國家、行業(yè)及集團公司有關(guān)檔案工作管理的規(guī)定,按照國家巡視和審計對檔案的相關(guān)要求,結(jié)合鐵路公司檔案存在的問題進行了分析研討,提出專業(yè)的檔案總體工作計劃。
鐵路公司高度重視檔案工作,面對時間緊、任務(wù)重、檔案專業(yè)性強的問題,特邀請第三方整理公司人員駐點鐵路公司檔案室,在檔案收集、整理、移交等環(huán)節(jié)堅持規(guī)范化、標(biāo)準化、制度化,并將檔案整理工作列入近期工作重點,雙節(jié)期間,檔案整理相關(guān)人員堅守工作崗位,積極配合此項工作,整理、歸檔各類文字資料,共計1400多盒,核對、統(tǒng)計未及時入庫存檔資料共計170余項。
鐵路公司嚴格按照相關(guān)要求和標(biāo)準,對每一份材料進行認真分析,根據(jù)歸檔文件材料的保存價值,分別確定保管期限,逐一進行分類整理、裝訂成冊、編號歸檔。鐵路公司將以此次檔案整理為契機,全力促進檔案工作邁上一個新臺階,確保項目順利通過檔案專項驗收。
鐵路檔案整理辦公條件
第一章總則
第1條為了加強鐵路系統(tǒng)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案的作用,根據(jù)黨和國家對檔案工作的有關(guān)規(guī)定,特制定本規(guī)則。
第2條檔案工作是一門專業(yè),又是黨的機要工作,各級黨委必須加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。
第3條鐵路各級機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位(以下簡稱各單位),都必須認真貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則,建立和健全各級檔案管理機構(gòu),統(tǒng)一管理本單位的黨、政檔案。各級檔案業(yè)務(wù)管理部門,對所屬系統(tǒng)的檔案工作,要加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第4條各單位都必須建立和健全檔案工作秩序,加強檔案工作科學(xué)管理,提高檔案工作質(zhì)量,充分發(fā)揮檔案在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。
第二章各級檔案工作的機構(gòu)及其性質(zhì)和任務(wù)
第5條鐵道部檔案管理處,是全路檔案業(yè)務(wù)管理部門,其性質(zhì),既是黨的機構(gòu),又是行政機構(gòu)。它的任務(wù)是:負責(zé)擬訂檔案管理制度、規(guī)劃、計劃和措施;總結(jié)交流和推廣檔案工作經(jīng)驗;培訓(xùn)檔案工作干部;對鐵路系統(tǒng)各單位檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
鐵道部檔案館,是保管鐵路系統(tǒng)永久性檔案的基地。它的任務(wù)是:按照鐵道部規(guī)定的檔案進館范圍,組織接收、整理、保管鐵路系統(tǒng)的黨、政檔案和科學(xué)技術(shù)檔案;收集、編寫參考資料和專題史料;提供檔案、資料的利用;負責(zé)進館檔案的縮微復(fù)制工作。
第6條部屬各局、廠、院、校,均應(yīng)設(shè)立檔案管理機構(gòu)(檔案科或室),統(tǒng)一管理本單位的黨政檔案,并對本系統(tǒng)的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
各級檔案機構(gòu),其性質(zhì),既是黨的機構(gòu),又是行政機構(gòu)。為便于工作,機構(gòu)應(yīng)設(shè)在行政,并作為直屬機構(gòu)。
第7條檔案室的任務(wù)是:
(一)收集、整理、保管和統(tǒng)計機關(guān)的檔案;
?。ǘ┺k理檔案的出借和閱覽,編寫必要的查找工具,積極開展檔案的利用工作;
?。ㄈ┻M行檔案的鑒定工作,對已經(jīng)超過保管期限的檔案,提出存毀意見;
?。ㄋ模┒酱俸椭笇?dǎo)文書部門或有關(guān)人員把需要歸檔的文件材料,正確地進行立卷和擬定保管期限,并按規(guī)定時間向檔案室歸檔;
(五)定期把具有永久保存價值的檔案向檔案館移交;
?。┦占?、整理、保管與本機關(guān)檔案有關(guān)的內(nèi)部參考資料,配合檔案提供利用;
(七)辦理機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的有關(guān)檔案工作的其他事項。
第8條各單位根據(jù)工作需要,確定足夠的定員,配齊勝任檔案工作的干部。管理檔案的干部,必須政治上完全可靠。
第9條檔案工作干部,應(yīng)當(dāng)認真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策,刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識,熱愛檔案工作,不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)水平,努力做到又紅又專。
第10條檔案工作,是機要工作的組成部分,必須認真貫徹執(zhí)行黨和國家的保衛(wèi)、保密制度,按照機要工作的條件,嚴格要求,以保證所管檔案的絕對安全。
第三章文件材料的歸檔
第11條文件材料的立卷歸檔工作,是文書處理工作的最后一個環(huán)節(jié)。各單位辦理完畢的、具有保存價值的文件材料,都必須由文書處理部門或有關(guān)人員收集齊全,分類整理,立成案卷,于次年六月底前,向檔案部門移交歸檔。應(yīng)立卷歸檔的文件材料,不允許由承辦單位或個人分散保存。
第12條文件材料立卷的基本原則是:按照文件材料的自然形成規(guī)律,保持它們的歷史聯(lián)系。立卷單位,在立卷工作中,應(yīng)做好下列各項工作:
?。ㄒ唬┌凑諝w檔范圍,將需要歸檔的文件材料收集齊全、完整;
?。ǘ╄b定文件材料的價值,確定保管期限;
(三)確定文件材料的秘密等級,絕密文件應(yīng)單獨立卷;
(四)按照文件之間的聯(lián)系,組成案卷。不同保管期限、不同年代的文件材料應(yīng)分別立卷。問題相同,保管期限又一致的文件材料,不應(yīng)分開組卷。
第13條黨委(組)、政治部、紀檢委和公安局(處)都是獨立行文單位,黨委(組)與政治部、紀檢委和公安局(處)形成的文件,必須分別整理立卷。
第14條文件和電報,一般應(yīng)按照內(nèi)容的聯(lián)系,統(tǒng)一整理立卷,絕密文電應(yīng)該單獨整理立卷;少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可以隨同絕密文電立卷。
第15條歸檔的案卷,應(yīng)該做到:歸檔文件齊全完整;分類清楚;標(biāo)題簡明確切;保管期限劃分準確;每個案卷必須填寫卷內(nèi)目錄;封皮書寫要整齊;裝訂要結(jié)實美觀;案卷排列要系統(tǒng),并編有案卷目錄,一并向檔案部門移交歸檔。
第四章檔案的整理、保管和統(tǒng)計
第16條檔案整理工作,是檔案室和檔案館的重要任務(wù)之一。整理工作的基本要求是,使檔案系統(tǒng)化,便于保管和利用。其主要內(nèi)容是,對不合要求的案卷進行加工整理,按全宗分類,系統(tǒng)排列、編制案卷目錄。
第17條檔案整理工作,必須堅持按全宗整理的原則。一個單位(包括黨、政、工、團)在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗。同一全宗的檔案,不得拆散。不同全宗的檔案不得混在一起。
劃分檔案全宗的原則是:
?。ㄒ唬┬姓峡梢元毩⑿惺孤殭?quán),能夠以自己的名義單獨對外行文;
(二)財務(wù)上是一個獨立的會計單位,自己可以單獨編造預(yù)算或財務(wù)計劃。
?。ㄈ┰O(shè)有專門的人事機構(gòu)或管理人事的干部,有一定的任免權(quán)。
第18條一個全宗的全部案卷,應(yīng)該根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式,分門別類區(qū)分不同保管期限,進行科學(xué)分類,系統(tǒng)排列。排列方法可以結(jié)合本單位的實際情況,按照年代——組織機構(gòu),組織機構(gòu)——年代或年代問題等方法進行。
第19條編制案卷目錄要和案卷分類、排列順序相一致使之準確地反映全宗內(nèi)案卷的基本內(nèi)容。
第20條每個全宗,應(yīng)該設(shè)立全宗卷,把有關(guān)全宗歷史情況的文件(如機關(guān)歷史情況,歷年檔案收集和整理情況、鑒定報告、銷毀清冊和檢查記錄等)集中立卷保存。
第21條各單位必須采用科學(xué)方法,做好檔案材料的保管工作,建立必要的制度,保護檔案材料的安全,延長檔案的壽命。具有永久和長期保存價值的檔案,如有破損或字跡模糊,應(yīng)該及時進行修補或復(fù)制。
鐵道部檔案館對進館的永久檔案,要采用縮微復(fù)制多套分存的措施,以保證檔案的安全和不受損壞。
第22條檔案庫房是保存黨和國家機密的重地,必須設(shè)在安全地點,結(jié)構(gòu)堅固,室內(nèi)要保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬Φ臐穸龋⒆龊梅阑稹⒎辣I、防鼠、防蟲、防潮、防塵等事宜。檔案庫房應(yīng)由專人負責(zé)管理,并建立定期檢查和清點制度。
第23條檔案工作人員調(diào)動時,必須在離職前,將所管理的檔案數(shù)量和狀況交待清楚,辦理交接手續(xù)。
第24條各級檔案部門,都應(yīng)建立必要的登記和統(tǒng)計制度。對檔案的收進、移出、保管、利用等情況,進行登記和統(tǒng)計。
第五章檔案的利用
第25條檔案工作人員應(yīng)該了解本單位的歷史和業(yè)務(wù),熟悉所保管的檔案情況,積極主動開展檔案利用工作,為實現(xiàn)鐵路現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為科學(xué)研究、歷史研究服務(wù)。
第26條檔案部門,應(yīng)根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定和本單位檔案的具體情況,制定檔案查閱、摘抄、復(fù)制等辦法,嚴格借閱手續(xù),處理好保密和利用的關(guān)系。
第27條檔案工作人員,應(yīng)根據(jù)工作需要,主動地編制各種專題目錄、索引、卡片等檢索工具和重要文件匯集等參考資料。
第28條絕密檔案,必須指定專人借閱,并持有介紹信。要說明借閱理由,經(jīng)制文單位領(lǐng)導(dǎo)同意,經(jīng)本單位主管檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)批準,方可查閱。
第29條各級黨委(組)、政治部、紀檢委和分安局(處)歸檔的檔案,除形成檔案的部門借用外,其他部門因工作需要借閱時,必須經(jīng)形成檔案部門的負責(zé)人批準。
第30條部屬各單位,需調(diào)閱本單位已進館的黨委、政治部和紀檢委檔案時,應(yīng)持本單位黨委介紹信,調(diào)閱本單位已進館的行政檔案時,應(yīng)持本單位行政介紹信,直接向部檔案館辦理調(diào)閱手續(xù)。但調(diào)閱外單位已進館的黨、政檔案時,需分別持本單位黨委和行政介紹信,經(jīng)主管檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)批準方可調(diào)閱。
第31條借閱檔案科(室)保存的檔案,只限于在閱覽室或辦公室查閱,不得將檔案帶至宿舍或公共場所。
已進館的檔案,一般只能在館內(nèi)查閱,如有特殊情況需要借出時,需經(jīng)主管檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)批準。
第六章檔案的鑒定和銷毀
第32條鑒定檔案工作,是檔案部門一項經(jīng)常任務(wù)。鑒定檔案應(yīng)根據(jù)作者、內(nèi)容和作用,用歷史的、全面的觀點去鑒別檔案的價值,認真負責(zé)地提出處理意見。
第33條各單位檔案部門,應(yīng)根據(jù)《鐵路系統(tǒng)文書檔案保管期限表》會同有關(guān)人員編制適合本單位的《文書檔案保管期限表》,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準后,報鐵道部檔案管理處備案。
第34條檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。
永久保管的檔案,是指記述和反映本單位重要工作活動的文件,對國家在政治斗爭、經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究和歷史查考方面的有廣泛的、長遠的利用價值的檔案。本機關(guān)保管一定時期后,應(yīng)向檔案館移交。
長期保管的檔案,是指記述和反映局部性的具體業(yè)務(wù)帶有指示性、規(guī)定性的文件以及上級機關(guān)和有關(guān)主管部門發(fā)來的帶有原則性、規(guī)定性的文件,需要經(jīng)常查找利用的檔案,保管期限為二十年以上。在失去保存價值時經(jīng)過鑒定、登記、領(lǐng)導(dǎo)批準,可以自行處理,不需要向檔案館移交。
短期保管的檔案,是指本單位在短期內(nèi)(十五年以下)需要查找利用的檔案。文件失去使用價值時,經(jīng)過鑒定、登記、領(lǐng)導(dǎo)批準,可自行銷毀。
第35條檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位的《文書檔案保管期限表》,會同有關(guān)部門,定期對已經(jīng)超過保管期限的檔案,進行審查,鑒定,并對確無保存價值的檔案材料,編造清冊,提出處理意見。
第36條檔案鑒定工作的基本要求是:根據(jù)鑒定工作的原則,做到手續(xù)清楚,凡是經(jīng)過變動的案卷,都應(yīng)將鑒定工作的情況(包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時間、經(jīng)手人姓名等),在案卷備考表上注明。
第37條鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)向單位領(lǐng)導(dǎo)人提出檔案鑒定工作報告。并附上檔案材料銷毀清冊,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。
第38條銷毀檔案時,必須嚴守保密制度,指定專人負責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人在完成任務(wù)后,要在銷毀清冊上簽字。
第七章檔案的移交
第39條各單位檔案非依規(guī)定的手續(xù),不得任意分散、轉(zhuǎn)移和銷毀。需要永久保管的檔案,在本單位保管二十年后,連同“案卷目錄”(一式三份)和有關(guān)參考工具,一并向鐵道部檔案館移交。
第40條機關(guān)撤銷、合并或有重大變動時,其檔案材料,應(yīng)由原單位按規(guī)定整理好,分別情況,向上級檔案管理部門指定的單位移交。
第41條臨時機構(gòu)形成的檔案,在工作結(jié)束后,必須進行系統(tǒng)整理,向主管單位的檔案部門移交。
第八章附則
第42條各單位可根據(jù)本規(guī)則,結(jié)合本單位具體情況,制定具體實施辦法。
第43條本規(guī)則自公布之日起施行。