檔案整理與歸檔的要求中規(guī)定整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，裝盒，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。歸檔文件：是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。歸檔文件整理，是將文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

　　社會(huì)組織登記檔案的整理與歸檔

　　社會(huì)團(tuán)體類、民辦非企業(yè)單位類、基金會(huì)類的歸檔范圍主要有：

　　01、成立登記材料

　　如籌備成立的文件材料；成立登記文件資料；設(shè)立分支（代表）機(jī)構(gòu)登記文件材料；章程修訂及其核準(zhǔn)文件材料；

　　02、審批材料

　　如機(jī)構(gòu)備案文件材料；

　　03、變更和注銷登記材料

　　如變更名稱登記文件材料；變更法定代表人登記文件材料；變更業(yè)務(wù)主管單位登記文件材料；變更業(yè)務(wù)范圍文件材料；注銷登記文件材料；

　　04、年檢材料

　　如年檢報(bào)告、登記表及其他材料：

　　05、行政處罰文件材料

　　行政處罰決定書(shū)、復(fù)議決定書(shū)、訴訟判決(裁定)書(shū)；其他材料。

　　整理前應(yīng)檢查文件材料的齊全、完整性，材質(zhì)、書(shū)寫(xiě)字跡需符合文件規(guī)定要求并滿足歸檔條件。

　　分類與排序

　　社會(huì)組織檔案按社會(huì)團(tuán)體類、民辦非企業(yè)單位類、基金會(huì)類三類分類，各類社會(huì)組織登記檔案按照社會(huì)組織登記證號(hào)的順序進(jìn)行排列，一個(gè)社會(huì)組織的文件材料按照文件形成的時(shí)間順序排列。

　　組件

　　根據(jù)《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》要求，社會(huì)組織登記檔案整理遵循一個(gè)社會(huì)組織一檔的原則，保持文件之間的內(nèi)部聯(lián)系，以一個(gè)社會(huì)組織為保管單位，參照文書(shū)檔案以“件”為單位整理的標(biāo)準(zhǔn)，每份文件在右上角加蓋檔號(hào)章。一般一份文件為一件，正文與附件為一件，請(qǐng)示與批復(fù)各為一件，一次上報(bào)的多份表格，每份表格可為一件。

　　裝盒及編制檢索工具

　　一個(gè)社會(huì)組織的所有文件材料應(yīng)按組件順序依次放入無(wú)酸紙檔案盒中，一個(gè)社會(huì)組織的文件材料視數(shù)量裝一盒或多盒，不同社會(huì)組織的文件不應(yīng)放入同一個(gè)檔案盒中。因社會(huì)組織登記文件材料動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)，其按件整理形式不同于文書(shū)檔案，因一個(gè)社會(huì)組織每年產(chǎn)生的文件是遞增的，直到社會(huì)組織的注銷為止，因此其存放應(yīng)滿足其隨時(shí)補(bǔ)充歸檔的需求。

　　建設(shè)工程檔案資料如何管理、歸檔文件的詳細(xì)要求

　　工程資料管理是為工程資料的填寫(xiě)、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。

　　主要是對(duì)文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。基本建設(shè)工程檔案資料是國(guó)家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

　　一、什么是基本建設(shè)工程檔案資料

　　1.基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。

　　二、檔案資料如何管理

　　1.工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　2.為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3.工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門(mén)和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

　　4.設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門(mén)開(kāi)箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。

　　5.購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門(mén)統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門(mén)自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

　　三、歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

　　1.凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。

　　2.施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書(shū)寫(xiě)也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

　　3.調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　4.主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。

　　5.書(shū)寫(xiě)規(guī)定

　　A）書(shū)寫(xiě)字跡工整，圖樣清晰。

　　B）書(shū)寫(xiě)墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě)。

　　C）文件書(shū)寫(xiě)格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫(xiě)要求；漢字簡(jiǎn)化應(yīng)符合國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。

　　6.書(shū)寫(xiě)材料的大小尺寸應(yīng)規(guī)范,裝訂邊空白間距應(yīng)為25mm，裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進(jìn)行書(shū)寫(xiě)和留有信息。

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。

　　電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T 18894-2016）

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T 2828.1—2012計(jì)數(shù)抽樣檢驗(yàn)程序第1部分：按接收質(zhì)量限（AQL）檢索的逐批檢驗(yàn)抽樣計(jì)劃（ISO 2859-1：1999，IDT）

　　GB/T 7156—2003文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼與標(biāo)識(shí)

　　GB/T 9704—2012黨政機(jī)關(guān)公文格式

　　GB/T 11821—2002照片檔案整理規(guī)范

　　GB/T 11822—2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

　　GB/T 12628—2008硬磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器通用規(guī)范

　　GB/T 17678—1999 CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求

　　GB/T 20988—2007信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范

　　GB/T 26163.1—2010信息與文獻(xiàn)文件管理過(guò)程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則（IS0 23081-1，IDT）

　　GB/T 29194—2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

　　DA/T 13—1994檔號(hào)編制規(guī)則

　　DA/T 15—1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

　　DA/T 18—1999檔案著錄規(guī)則

　　DA/T 22歸檔文件整理規(guī)則

　　DA/T 28—2002國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

　　DA/T 31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　DA/T 32—2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則

　　DA/T 38—2008電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　DA/T 46—2009文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案

　　DA/T 47—2009版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求

　　ISO 13008：2012信息與文獻(xiàn)數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過(guò)程（Information and documentation—Digital records conversion and migration process）

　　ISO/TR 13028：2010信息與文獻(xiàn)檔案數(shù)字化實(shí)施指南（Information and documentation Implementation guidelines for digitization of records）

　　ISO 16175.2：2011信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求第2部分：數(shù)字檔案管理系統(tǒng)指南與功能要求（Principles and functional requirements for records in electronic office environments—Part 2：Guidelines and functional requirements for digital records management systems）

　　ISO 16175.3：2010信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中檔案管理原則和功能要求第3部分：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中檔案管理指南與功能要求（Information and documentation—Principles and functional requirements for records in electronic office environments—Part3：Guidelines and functional requirements for records in business systems）

　　3術(shù)語(yǔ)和定義

　　下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

　　3.1電子文件electronic document

　　國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

　　3.2電子檔案electronic records

　　具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

　　3.3元數(shù)據(jù)metadata

　　描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。

　　注：改寫(xiě)GB/T 26162.1—2010，定義3.12。

　　3.4組件component

　　構(gòu)成電子文件、電子檔案且獨(dú)立存在的一個(gè)比特流。

　　[ISO 16175.2—2011，3術(shù)語(yǔ)和定義]

　　示例：文書(shū)類電子檔案的組件包括電子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文處理單等。

　　3.5真實(shí)性authenticity

　　電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時(shí)的原始狀況相一致的性質(zhì)。

　　3.6可靠性reliability

　　電子文件、電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)的性質(zhì)。

　　3.7完整性integrity

　　電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒(méi)有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。

　　3.8可用性u(píng)seability

　　電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。

　　3.9業(yè)務(wù)系統(tǒng)business system

　　形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

　　示例：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進(jìn)機(jī)構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

　　3.10電子檔案管理系統(tǒng)electronic records management system

　　對(duì)電子檔案（3.2）進(jìn)行采集（3.11）、歸檔（3.12）、編目、管理和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

　　3.11采集capture

　　對(duì)電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。

　　3.12歸檔archiving

　　將具有憑證、査考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件（3.1）及其元數(shù)據(jù)（3.3）管理權(quán)限向檔案部門(mén)提交的過(guò)程。

　　3.13移交transfer

　　按照國(guó)家規(guī)定將電子檔案（3.2）的保管權(quán)交給國(guó)家檔案館的過(guò)程。

　　3.14登記registration

　　電子檔案進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)（3.10）時(shí)賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)符的行為。

　　注：改寫(xiě)GB/T 26162.1—2010，3.18。

　　3.15轉(zhuǎn)換conversion

　　在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)換成另一種格式的過(guò)程。

　　注：改寫(xiě)GB/T 26162.1—2010，3.7。

　　3.16遷移migration

　　在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程。

　　注：改寫(xiě)GB/T 26162.1—2010，3.13。

　　4總則

　　4.1電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)遵循納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃、技術(shù)與管理并重、便于利用和安全可靠的原則。

　　4.2應(yīng)對(duì)電子文件、電子檔案實(shí)施全程和集中管理，確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性。

　　4.3應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，明確相關(guān)部門(mén)電子文件歸檔和電子檔案管理的職責(zé)與分工，主要包括以下四類部門(mén)的職責(zé)與分工：

　　a）檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能要求，負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用培訓(xùn)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)電子文件形成或辦理部門(mén)按歸檔要求管理應(yīng)歸檔電子文件；負(fù)責(zé)電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項(xiàng)工作；

　　b）電子文件形成或辦理部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作；

　　c）信息化部門(mén)負(fù)責(zé)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為電子檔案管理提供信息化支持；

　　d）保密部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密電子文件歸檔和電子檔案的保密管理。

　　4.4應(yīng)明確各門(mén)類電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時(shí)間、程序、接口和格式等要求。

　　4.5應(yīng)執(zhí)行規(guī)范的工作程序，采取必要的技術(shù)手段，對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理全過(guò)程實(shí)行監(jiān)控。

　　4.6應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)和離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施電子文件歸檔和電子檔案管理。

　　5業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)

　　5.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能

　　5.1.1應(yīng)能按6、7、8.1～8.4給出的相關(guān)要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　5.1.2應(yīng)內(nèi)置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或辦理部門(mén)完整收集、整理應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　5.1.3應(yīng)能以單個(gè)流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行的全部修改信息。

　　5.1.4能按內(nèi)置規(guī)則自動(dòng)命名、存儲(chǔ)電子文件及其組件，保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

　　5.1.5能按標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　5.1.6能對(duì)已收集、積累的電子文件的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計(jì)。

　　5.1.7需通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)展電子檔案管理活動(dòng)時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案管理功能應(yīng)參照GB/T 29194—2012、ISO 16175-3：2010等標(biāo)準(zhǔn)以及5.2給出的要求執(zhí)行。

　　5.2電子檔案管理系統(tǒng)基本功能

　　5.2.1電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)參照CB/T 29194—2012、DA/T 31、ISO 13028—2010、ISO 16175-2：2011等標(biāo)準(zhǔn)以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。

　　5.2.2應(yīng)具備電子檔案管理配置功能，包括分類方案管理、檔號(hào)規(guī)則管理、保管期限表管理、元數(shù)據(jù)方案管理、門(mén)類定義等功能。

　　5.2.3應(yīng)具備電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)的采集、登記、分類、編目、命名、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交、備份、報(bào)表管理等功能。

　　5.2.4應(yīng)具備電子檔案安全管理功能，包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計(jì)、生成固化信息等功能。

　　5.2.5應(yīng)具備系統(tǒng)管理功能，包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶和資源管理、系統(tǒng)功能配置、操作權(quán)限分配、事件報(bào)告等功能。

　　5.2.6應(yīng)具備各門(mén)類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序、編制檔號(hào)等功能。

　　5.2.7應(yīng)具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。

　　5.3檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

　　5.3.1檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)施應(yīng)能保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，滿足電子文件歸檔與電子檔案管理活動(dòng)的實(shí)際需求。

　　5.3.2應(yīng)為檔案部門(mén)配備局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，網(wǎng)絡(luò)性能應(yīng)能適應(yīng)各門(mén)類電子文件、電子檔案?jìng)鬏?、利用要求?/p>

　　5.3.3應(yīng)配備電子檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理需求相適應(yīng)的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲(chǔ)、備份等設(shè)備。

　　5.3.4應(yīng)配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的安全保障設(shè)施，包括殺毒軟件、防火墻等設(shè)備。

　　5.4電子檔案管理系統(tǒng)安全管理

　　5.4.1電子檔案管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)參照《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》、涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)等規(guī)定執(zhí)行。

　　5.4.2應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。

　　5.4.3電子檔案管理系統(tǒng)以及檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息安全設(shè)施等各種設(shè)備的選型、采購(gòu)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)信息安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的規(guī)定。

　　5.4.4支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)通過(guò)一次性寫(xiě)入光盤(pán)實(shí)施。

　　5.4.5嚴(yán)格管理電子檔案管理系統(tǒng)的專用離線存儲(chǔ)介質(zhì)及其用戶，定期查殺病毒，監(jiān)控非授權(quán)用戶的登錄與操作行為。

　　5.4.6應(yīng)制定并實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，明確職責(zé)分工和保障措施，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急響應(yīng)和獎(jiǎng)懲等應(yīng)急處置機(jī)制。

　　6電子文件歸檔范圍

　　6.1電子文件歸檔范圍

　　6.1.1反映單位職能活動(dòng)、具有查考和保存價(jià)值的各門(mén)類電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔。

　　6.1.2文書(shū)類電子文件歸檔范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行。

　　6.1.3照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821—2002執(zhí)行。

　　6.1.4科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　6.1.5各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　6.1.6郵件類電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32—2005等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　6.1.7網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類電子文件歸檔范圍可參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

　　6.2電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍

　　6.2.1應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。

　　6.2.2文書(shū)類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)按照DA/T 46—2009等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，至少包括：

　　a）題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、密級(jí)、格式信息、計(jì)算機(jī)文件名、計(jì)算機(jī)文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實(shí)體元數(shù)據(jù)；

　　b）記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理活動(dòng)的業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間和機(jī)構(gòu)人員名稱等元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的擬制、辦理活動(dòng)包括：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。

　　6.2.3科技、專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)可參照6.2.2給出的要求執(zhí)行。

　　6.2.4聲像類電子文件應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括題名、攝影者、錄音者、攝像者、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、密級(jí)、計(jì)算機(jī)文件名等。

　　7電子文件的收集與整理

　　7.1電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集

　　7.1.1應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成電子文件的收集，聲像類電子文件、在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件的收集由電子文件形成部門(mén)基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。

　　7.1.2應(yīng)齊全、完整地收集電子文件及其組件，電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)保持一致，包括但不限于以下6個(gè)方面的要求：

　　a）同一業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的電子文件應(yīng)齊全、完整；

　　b）電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全、完整，電子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有關(guān)要求；

　　c）在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設(shè)計(jì)與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整；

　　d）聲像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等；

　　e）郵件、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類電子文件的文字信息、圖像、動(dòng)畫(huà)、音視頻文件等應(yīng)齊全、完整，網(wǎng)頁(yè)版面格式保持不變。需收集、歸檔完整的網(wǎng)站系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集網(wǎng)站設(shè)計(jì)文件、維護(hù)手冊(cè)等；

　　f）以專有格式存儲(chǔ)的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊(cè)等。

　　7.1.3以公務(wù)電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應(yīng)下載并收集、歸入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲(chǔ)文件夾中。

　　7.1.4應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照6.2.2、6.2.3給出的要求，在電子文件擬制、辦理過(guò)程中采集文書(shū)、科技、專業(yè)等類電子文件元數(shù)據(jù)。

　　7.1.5可使用WPS表格或電子檔案管理系統(tǒng)按照6.2.2 a）、6.2.4給出的要求著錄、采集在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的各門(mén)類電子文件元數(shù)據(jù)，以及聲像類電子文件元數(shù)據(jù)。

　　7.2電子文件的整理

　　7.2.1應(yīng)在電子文件擬制、辦理或收集過(guò)程中完成保管期限鑒定、分類、排序、命名、存儲(chǔ)等整理活動(dòng)，并同步完成會(huì)議記錄、涉密文件等紙質(zhì)文件的整理。

　　7.2.2應(yīng)以件為管理單位整理電子文件，也可根據(jù)實(shí)際以卷為管理單位進(jìn)行整理。整理活動(dòng)應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。

　　7.2.3應(yīng)基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成電子文件、紙質(zhì)文件的整理，聲像類電子文件的整理由電子文件形成部門(mén)基于電子檔案管理系統(tǒng)或手工完成。

　　7.2.4應(yīng)歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年和定期10年等。

　　7.2.5電子文件分類按照電子檔案分類方案執(zhí)行，可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或分類方案有：

　　a）文書(shū)類電子文件的分類整理按照DA/T 22執(zhí)行；

　　b）科技類電子文件應(yīng)按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等進(jìn)行分類；

　　c）專業(yè)、郵件、網(wǎng)頁(yè)、社交媒體等類電子文件可參照DA/T 22等要求進(jìn)行分類。有其他專門(mén)規(guī)定的，從其規(guī)定；

　　d）聲像類電子文件應(yīng)按照年度——保管期限——業(yè)務(wù)活動(dòng)，或保管期限——年度——業(yè)務(wù)活動(dòng)等分類方案進(jìn)行分類。

　　7.2.6應(yīng)在整理過(guò)程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件元數(shù)據(jù)庫(kù)建立紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)，涉密紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)的錄入應(yīng)符合國(guó)家保密管理要求，目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)參照6.2.2 a）給出的要求執(zhí)行。

　　7.2.7應(yīng)在分類方案下按照業(yè)務(wù)活動(dòng)、形成時(shí)間等關(guān)鍵字，對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行同步排序，排序結(jié)果應(yīng)能保持電子文件、紙質(zhì)文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　7.2.8應(yīng)按規(guī)則命名電子文件，命名規(guī)則應(yīng)能保持電子文件及其組件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系與排列順序，能通過(guò)計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)建立電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，具體要求如下：

　　a）應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件及其組件命名；

　　b）在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等類應(yīng)用軟件形成的電子文件，應(yīng)采用完整、準(zhǔn)確的電子文件題名命名；

　　c）聲像類電子文件可采用數(shù)字?jǐn)z錄設(shè)備自動(dòng)賦予的計(jì)算機(jī)文件名。

　　7.2.9可參照分類方案在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中建立文件夾集中存儲(chǔ)電子文件及其組件，完成整理活動(dòng)。

　　8電子文件歸檔與電子檔案編目

　　8.1電子文件歸檔程序與要求

　　8.1.1電子文件形成或辦理部門(mén)、檔案部門(mén)可在歸檔過(guò)程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn)、鑒定、登記、填寫(xiě)電子文件歸檔登記表（見(jiàn)表A.1）等主要?dú)w檔程序。

　　8.1.2應(yīng)清點(diǎn)、核實(shí)電子文件的門(mén)類、形成年度、保管期限、件數(shù)及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。

　　8.1.3應(yīng)對(duì)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行鑒定，鑒定合格率應(yīng)達(dá)到100%，包括：

　　a）電子文件及其元數(shù)據(jù)的形成、收集和歸檔符合制度要求；

　　b）電子文件及其元數(shù)據(jù)能一一對(duì)應(yīng)，數(shù)量準(zhǔn)確且齊全、完整；

　　c）電子文件與元數(shù)據(jù)格式符合8.3、8.4給出的要求；

　　d）以專有格式歸檔的，其專用軟件、技術(shù)資料等齊全、完整；

　　e）加密電子文件已解密；

　　f）電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)安全網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)傳輸、移交；

　　g）電子文件無(wú)病毒，電子文件離線存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)病毒、無(wú)損傷、可正常使用。

　　8.1.4檔案部門(mén)應(yīng)將清點(diǎn)、鑒定合格的電子文件及其元數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫(kù)，自動(dòng)采集電子文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)文件名建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。

　　8.1.5應(yīng)依據(jù)清點(diǎn)、鑒定結(jié)果，按批次或歸檔年度填寫(xiě)電子文件歸檔登記表（見(jiàn)表A.1），完成電子文件的歸檔。

　　8.2電子文件歸檔時(shí)間與歸檔方式

　　8.2.1電子文件形成或辦理部門(mén)應(yīng)定期將已收集、積累并經(jīng)過(guò)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)向檔案部門(mén)提交歸檔，歸檔時(shí)間最遲不能超過(guò)電子文件形成后的第2年6月。

　　8.2.2應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)，采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。

　　8.2.3應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及本單位實(shí)際，確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書(shū)面說(shuō)明，歸檔接口通常包括但不限于以下三種：

　　a）webservice歸檔接口；

　　b）中間數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔接口；

　　c）歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。

　　8.3電子文件歸檔格式

　　8.3.1電子文件歸檔格式應(yīng)具備格式開(kāi)放、不綁定硬軟件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持同級(jí)國(guó)家綜合檔案館向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換。

　　8.3.2電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件格式應(yīng)按照DA/T 47—2009執(zhí)行，可采用PDF、PDF/A格式。

　　8.3.3以文本、位圖文件形成的文書(shū)、科技、專業(yè)類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：

　　a）電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔；或

　　b）電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個(gè)版式文件。

　　8.3.4在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與制造過(guò)程中形成的科技類電子文件應(yīng)按以下要求歸檔：

　　a）二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔；

　　b）三維矢量文件，需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要按8.3.4 a）給出的要求轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。

　　8.3.5以數(shù)據(jù)庫(kù)文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔：

　　a）以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔，或

　　b）參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式，將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。

　　8.3.6照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。

　　8.3.7公務(wù)電子郵件以EML格式，網(wǎng)頁(yè)、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

　　8.3.8專用軟件生成的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。

　　8.4電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式

　　8.4.1應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔接口以及元數(shù)據(jù)形成情況確定電子文件元數(shù)據(jù)歸檔格式。

　　8.4.2經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的各門(mén)類電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)歸檔接口確定歸檔格式：

　　a）選擇8.2.3 a）或8.2.3 c）所述歸檔接口時(shí)，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔；

　　b）選擇8.2.3 b）所述歸檔接口時(shí)，可與電子文件一并由業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)推送至中間數(shù)據(jù)庫(kù)，也可再由中間數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)文件。

　　8.4.3聲像類電子文件元數(shù)據(jù)、在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件，可以ET、XLS、DBF等格式歸檔。

　　8.5電子檔案的編目

　　8.5.1應(yīng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理審核、編制檔號(hào)等編目活動(dòng)。

　　8.5.2應(yīng)對(duì)整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類結(jié)果進(jìn)行審核和確認(rèn)，對(duì)不合理或不準(zhǔn)確的應(yīng)進(jìn)行修正。

　　8.5.3應(yīng)在整理審核基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序，并依據(jù)排序結(jié)果編制文件級(jí)檔號(hào)。

　　8.5.4應(yīng)采用文件級(jí)檔號(hào)或唯一標(biāo)識(shí)符作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時(shí)更新相應(yīng)的計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)。

　　8.5.5應(yīng)按照DA/T 18—1999以及6.2.4給出的要求對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案做進(jìn)一步著錄，規(guī)范、客觀、準(zhǔn)確地描述主題內(nèi)容與形式特征。

　　8.5.6完成整理編目后，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫(kù)，并參照7.2.9給出的要求分類、有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件。

　　8.6檔號(hào)編制要求

　　8.6.1應(yīng)按照DA/T 13—1994等標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案全程管理要求確定檔號(hào)編制規(guī)則。

　　8.6.2應(yīng)采用同級(jí)國(guó)家綜合檔案館檔號(hào)編制規(guī)則為室藏電子檔案、紙質(zhì)檔案編制檔號(hào)。

　　8.6.3檔號(hào)應(yīng)能唯一標(biāo)識(shí)全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案。

　　8.6.4以檔號(hào)作為電子檔案命名要素時(shí)，計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)能在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)、有序存儲(chǔ)全宗內(nèi)任意一件電子檔案及其組件。

　　9電子檔案的管理

　　9.1電子檔案的存儲(chǔ)

　　9.1.1應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。

　　9.1.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符構(gòu)成要素在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中逐級(jí)建立文件夾，分門(mén)別類、集中有序地存儲(chǔ)電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄電子檔案在線存儲(chǔ)路徑。

　　9.1.3在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤(pán)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處置。

　　9.2電子檔案的備份

　　9.2.1應(yīng)結(jié)合單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際，在確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗?，?shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。

　　9.2.2電子檔案近線備份與災(zāi)難備份的基本要求如下：

　　a）宜采用磁帶備份系統(tǒng)進(jìn)行近線備份，應(yīng)定期對(duì)電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份；

　　b）電子檔案數(shù)量達(dá)到一定量且條件許可時(shí)，可實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的熱備份；

　　c）本單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時(shí)，應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納入規(guī)劃之中，進(jìn)行同步分析、設(shè)計(jì)和建設(shè)。電子檔案的災(zāi)難備份和災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)參照GB/T 20988—2007等標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。

　　9.2.3電子檔案離線備份的基本要求如下：

　　a）應(yīng)采用一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)等離線存儲(chǔ)介質(zhì)，參照GB/T 2828.1—2012、GB/T 12628—2008、GB/T 17678—1999、DA/T 15—1995、DA/T 38—2008等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等的離線備份；

　　b）電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)至少應(yīng)制作一套?？筛鶕?jù)異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應(yīng)用需要等實(shí)際情況，制作第二套、第三套離線存儲(chǔ)介質(zhì)，并在裝具上標(biāo)識(shí)套別；

　　c）應(yīng)對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行規(guī)范管理，按規(guī)則編制離線存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)，按規(guī)范結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)備份對(duì)象和相應(yīng)的說(shuō)明文件，標(biāo)識(shí)離線存儲(chǔ)介質(zhì)。禁止在光盤(pán)表面粘貼標(biāo)簽；

　　d）離線存儲(chǔ)介質(zhì)的保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)符合下列條件：

　　——應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

　　——應(yīng)裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓；

　　——應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；

　　——保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤(pán)17℃～20℃，磁性載體15℃～27℃；相對(duì)濕度選定范圍：光盤(pán)20%～50%，磁性載體40%～60%。具體要求見(jiàn)DA/T 15—1995、DA/T 38—2008。

　　e）電子檔案或電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)自形成起一年內(nèi)可送同級(jí)國(guó)家綜合檔案館電子檔案中心進(jìn)行備份；

　　f）應(yīng)定期對(duì)磁性載體進(jìn)行抽樣檢測(cè)，抽樣率不低于10%；抽樣檢測(cè)過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)永久性誤差時(shí)應(yīng)擴(kuò)大抽檢范圍或進(jìn)行100%的檢測(cè)，并立即對(duì)發(fā)生永久性誤差的磁性存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行復(fù)制或更新；

　　g）對(duì)光盤(pán)進(jìn)行定期檢測(cè)，檢測(cè)結(jié)果超過(guò)三級(jí)預(yù)警線時(shí)應(yīng)立即實(shí)施更新；

　　h）離線存儲(chǔ)介質(zhì)所采用的技術(shù)即將淘汰時(shí)，應(yīng)立即將其中存儲(chǔ)的電子檔案及其元數(shù)據(jù)等轉(zhuǎn)換至新型且性能可靠的離線存儲(chǔ)介質(zhì)之中；

　　i）確認(rèn)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的復(fù)制、更新和轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)成功時(shí)，再按照相關(guān)規(guī)定對(duì)原離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施破壞性銷毀。應(yīng)對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)管理活動(dòng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容參見(jiàn)表A.2。

　　9.3電子檔案的利用

　　9.3.1電子檔案的提供利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。

　　9.3.2應(yīng)根據(jù)工作崗位、職責(zé)等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。

　　9.3.3利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。

　　9.3.4電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲(chǔ)介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門(mén)的監(jiān)控范圍內(nèi)。

　　9.3.5對(duì)電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。

　　9.4電子檔案的統(tǒng)計(jì)

　　9.4.1應(yīng)按照檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求及本單位實(shí)際需要對(duì)各門(mén)類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　9.4.2可按檔案門(mén)類、年度、保管期限、密級(jí)、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時(shí)長(zhǎng)、銷毀、移交等要素，對(duì)室藏電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　9.4.3可按年度、檔案門(mén)類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　9.5電子檔案元數(shù)據(jù)的維護(hù)

　　9.5.1應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)在電子檔案管理全過(guò)程中持續(xù)開(kāi)展電子檔案元數(shù)據(jù)采集、備份、轉(zhuǎn)換和遷移等管理活動(dòng)。

　　9.5.2實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)升級(jí)或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)時(shí)，應(yīng)自動(dòng)采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等。

　　9.5.3應(yīng)參照GB/T 26163.1—2010等標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)并自動(dòng)采集電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)，應(yīng)記錄的電子檔案管理過(guò)程包括登記、格式轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀、移交等，具體見(jiàn)8.1.4、10.2.5、10.3.4給出的要求。

　　9.5.4應(yīng)通過(guò)備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù)，包括電子文件歸檔接收的以及歸檔后形成的電子檔案元數(shù)據(jù)。

　　9.5.5應(yīng)禁止修改電子檔案背景、結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程元數(shù)據(jù)，對(duì)題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、人物、保管期限、密級(jí)等元數(shù)據(jù)的修改應(yīng)符合管理規(guī)定，修改操作應(yīng)記錄于日志文件中。

　　9.5.6應(yīng)確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù)。

　　10電子檔案的處置

　　10.1電子檔案的鑒定與審查

　　10.1.1應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行銷毀鑒定和解密審查，鑒定、審查程序應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

　　10.1.2檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表進(jìn)行電子檔案銷毀鑒定，提出被鑒定對(duì)象的續(xù)存或銷毀意見(jiàn)，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門(mén)。銷毀鑒定意見(jiàn)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門(mén)審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

　　10.1.3電子檔案的解密審查應(yīng)由檔案部門(mén)、保密部門(mén)共同實(shí)施，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門(mén)。解密審查意見(jiàn)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門(mén)審核、批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

　　10.1.4應(yīng)根據(jù)電子檔案所標(biāo)密級(jí)并結(jié)合國(guó)家有關(guān)政策、要求，參照GB/T 7156—2003等標(biāo)準(zhǔn)定期對(duì)涉密電子檔案進(jìn)行密級(jí)審查，實(shí)施解密、延長(zhǎng)保密期限或提升密級(jí)等處置活動(dòng)。

　　10.1.5到期電子檔案移交進(jìn)館前，應(yīng)進(jìn)行解密審查。

　　10.2電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移

　　10.2.1應(yīng)在確保電子檔案的真實(shí)、可靠、完整和可用基礎(chǔ)上，參照ISO 13008—2012等標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

　　10.2.2出現(xiàn)以下但不限于以下情況時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移：

　　a）電子檔案當(dāng)前格式將被淘汰或失去技術(shù)支持時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換；

　　b）因技術(shù)更新、介質(zhì)檢測(cè)不合格等原因需更換離線存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案或元數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換；

　　c）支撐電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、臺(tái)式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、磁盤(pán)陣列等主要系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件等設(shè)備升級(jí)、更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移；

　　d）電子檔案管理系統(tǒng)更新時(shí)，應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移。

　　10.2.3應(yīng)按照確認(rèn)轉(zhuǎn)換或遷移需求、評(píng)估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險(xiǎn)、制定轉(zhuǎn)換或遷移方案，審批轉(zhuǎn)換或遷移方案、轉(zhuǎn)換或遷移測(cè)試、實(shí)施轉(zhuǎn)換或遷移、評(píng)估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果、報(bào)告轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果等步驟實(shí)施電子檔案及/或元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移。

　　10.2.4應(yīng)在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動(dòng)成功實(shí)施之后，根據(jù)本單位實(shí)際對(duì)轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行銷毀或繼續(xù)留存的處置。

　　10.2.5電子檔案及其元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、遷移活動(dòng)應(yīng)記錄于電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中，并填寫(xiě)電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表。

　　10.2.6重新對(duì)經(jīng)過(guò)格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

　　10.3電子檔案的移交與銷毀

　　10.3.1保管期限為永久的電子檔案及其元數(shù)據(jù)自形成之日起5年內(nèi)應(yīng)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求執(zhí)行。

　　10.3.2紙質(zhì)、銀鹽感光材料等各門(mén)類傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)以數(shù)字副本及其目錄數(shù)據(jù)移交進(jìn)館，以確保移交年度內(nèi)數(shù)字檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)按照DA/T 31、ISO/TR 13028—2010以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求執(zhí)行。

　　10.3.3電子檔案的銷毀應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定與程序執(zhí)行。

　　10.3.4應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷毀活動(dòng)，將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　10.3.5應(yīng)銷毀電子檔案的離線存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)對(duì)其實(shí)施破壞性銷毀。實(shí)施銷毀前，應(yīng)對(duì)備份其中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲(chǔ)介質(zhì)的轉(zhuǎn)換。

　　10.3.6屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應(yīng)按國(guó)家保密規(guī)定實(shí)施。

　　10.3.7應(yīng)填寫(xiě)電子檔案銷毀登記表并歸檔保存。