企業(yè)職工檔案是指企業(yè)勞動、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關(guān)企業(yè)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。

　　企業(yè)職工檔案是歷史地、全面地考察和對企業(yè)職工晉升獎勵以及降級辭退的依據(jù)。今天小檔員和大家分享企業(yè)職工檔案整理管理的通用規(guī)定。

　　企業(yè)企業(yè)職工檔案管理辦法

　　第一條目的

　　為保證公司企業(yè)職工檔案科學(xué)、完整管理，為公司人力資源管理提供真實、有效的依據(jù)，特制定本管理辦法。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于集團(tuán)全體企業(yè)職工。

　　第三條職責(zé)

　　人資本部負(fù)責(zé)本管理方法制定、修改、廢止、解釋等工作。

　　第四條歸檔范圍

　　企業(yè)職工入職檔案、專項培訓(xùn)檔案、離職檔案、績效管理檔案、異動檔案以及與企業(yè)職工個人有關(guān)的具有參考價值的文件資料。

　　第五條檔案管理員的職責(zé)

　　由人資本部專人負(fù)責(zé)保管企業(yè)職工檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證集團(tuán)與各個子公司的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　第六條檔案管理內(nèi)容

　?。ㄒ唬⑵髽I(yè)職工入職檔案：

　　1、應(yīng)聘人員面試登記表或個人簡歷；

　　2、離職證明（注：如無離職證明材料且能力突出者可簽訂無離職證明承諾函。）；

　　3、身份證復(fù)印件；

　　4、最高學(xué)歷證書復(fù)印件；

　　5、學(xué)位證復(fù)印件；

　　6、從業(yè)證書復(fù)印件；

　　7、個人體檢報告；

　　8、廉潔與誠信承諾書；

　　9、勞動合同（注：實習(xí)生可簽訂實習(xí)協(xié)議。）；

　　10、入職須知回執(zhí)；

　　11、工資卡號或復(fù)印件；

　　12、社保及公積金賬號（注：如因企業(yè)職工在本公司以外的地方或已在其他公司繳納或因企業(yè)職工個人原因?qū)е律绫；蚬e金無法正常繳納者，須提供已繳納證明或確認(rèn)書。）；

　　13、責(zé)任狀（注：所有營銷人員試用期須簽訂責(zé)任狀）。

　?。ㄗⅲ焊鶕?jù)企業(yè)職工入職管理制定修訂企業(yè)職工入職檔案內(nèi)容。）

　　（二）、培訓(xùn)檔案

　　1、培訓(xùn)合同、協(xié)議；

　　2、培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件；

　　3、培訓(xùn)日志或總結(jié)報告；

　　4、外派培訓(xùn)審批表；

　　5、企業(yè)職工外派培訓(xùn)合同；

　　6、外出培訓(xùn)反饋表（或證書原件）。

　　（注：根據(jù)公司培訓(xùn)管理制度修訂企業(yè)職工培訓(xùn)檔案內(nèi)容。）

　?。ㄈ⒖冃Ч芾頇n案

　　將企業(yè)職工績效考核相關(guān)的檔案資料按月規(guī)整。

　?。ㄗⅲ焊鶕?jù)公司績效管理內(nèi)容修訂企業(yè)職工績效管理檔案內(nèi)容。）

　?。ㄋ模?、企業(yè)職工異動檔案

　　1、轉(zhuǎn)正申請表；

　　2、延長試用期申請及審批記錄；

　　3、晉升評估表；

　　4、任免文件；

　　5、內(nèi)部調(diào)動審批流程表；

　　6、獎懲文件；

　　7、薪資調(diào)整記錄；

　?。ㄎ澹⑵髽I(yè)職工離職檔案

　　1、辭職信；

　　2、企業(yè)職工離職審批表；

　　3、企業(yè)職工辭退審批表；

　　4、工作交接單；

　　5、勞動合同解除協(xié)議；

　?。⑵渌Y料檔案

　　決定、委托書、其他合同、協(xié)議或通知等與企業(yè)職工個人有關(guān)的具有參考價值的文件資料。

　　第七條檔案管理相關(guān)規(guī)定

　?。ㄒ唬?、基礎(chǔ)管理

　　1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　2、企業(yè)職工入職前，人力資源部應(yīng)對企業(yè)職工檔案的真實性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

　　3、新錄用的企業(yè)職工應(yīng)及時建立檔案、造冊登記、并更新企業(yè)職工信息表。

　　4、人員檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　5、當(dāng)在職企業(yè)職工的基本檔案資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證信息變動、技術(shù)職稱變動、婚姻狀態(tài)變動等）,應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

　　6、調(diào)動和錄用入公司的企業(yè)職工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報道一個月內(nèi)立檔，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。

　　7、對企業(yè)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整性；立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。

　　8、離職企業(yè)職工檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該企業(yè)職工離崗8年止）。

　　9、人力資源部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。

　　10、檔案應(yīng)分類編號后存放，檔案編號應(yīng)和企業(yè)職工編號統(tǒng)一，防止重名重姓企業(yè)職工材料入檔交叉，制檢索目錄以方便查找。

　　11、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

　　（二）、檔案的查閱

　　1、如因公須查閱檔案，須填寫《查閱企業(yè)職工檔案審批表》，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后方可查閱；下級企業(yè)職工不得查閱上級企業(yè)職工檔案，特殊情況下經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

　　2、公司級領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部可直接通過檔案管理員辦理查閱手續(xù)。

　　3、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的企業(yè)職工檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還（特殊情況可延長期限），對借閱后到期未歸還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

　　4、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在《企業(yè)職工檔案借、閱登記表》簽字登記。

　?。ㄈ?、查、借閱檔案注意事項：

　　1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料。

　　2、不得擅自復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容，如因工作需要需從檔中取證必須事先經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人同意。

　　3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。

　　4、原則上不允許企業(yè)職工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。

　　第八條檔案的銷毀

　?。ㄒ唬?、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司企業(yè)職工檔案資料。

　?。ǘ?dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《企業(yè)職工檔案資料銷毀審批表》交人力資源負(fù)責(zé)人審核經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

　?。ㄈ?、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的企業(yè)職工檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的企業(yè)職工檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　（四）、在銷毀公司企業(yè)職工檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督銷毀。

　　第九條制定、修訂、廢除與頒布實施

　　本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由人資部公告實施；修訂或廢止亦同。

　　企業(yè)單位企業(yè)職工檔案如何整理

　　1、整理要求

　　認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

　　2、檔案材料的鑒別

　　鑒別歸檔材料理論依據(jù)：

　　《干部檔案工作條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》

　　鑒別歸檔材料四步走：

　　1、判定材料是否應(yīng)歸檔。

　　不屬于歸檔內(nèi)容，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。

　　2、審查材料是否齊全完整。

　　屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。

　　3、審查材料是否手續(xù)完備。

　　凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后歸檔。

　　4、鑒別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。

　　3、檔案材料的分類

　　第一類履歷材料

　　干部履歷表（書）、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。

　　第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料

　　自傳材料指報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料，包括包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

　　第三類鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料

　　以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料；作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料；考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。

　　第四類學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料

　　報考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)結(jié)業(yè)）成績表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文（如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的）等目錄。

　　第五類政審材料

　　審查干部政治歷史情況（包括黨籍問題）的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論（意見、決定）、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料；入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料；更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團(tuán)和參加工作時間的組織審查意見，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

　　第六類

　　加入黨團(tuán)的材料

　　中國共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請書（1－2份全面系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取銷預(yù)備黨員資格的組織意見；中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書，團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的有關(guān)材料。

　　第七類

　　獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)獎勵）材料

　　各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎、通報表揚(yáng)等材料。

　　第八類

　　干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料

　　處分決定（免予處分的處理意見），查證核實報告，上級批復(fù)，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料；甄別、復(fù)查報告、決定，上級批復(fù)及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

　　第九類

　　干部工資級別登記表、職務(wù)工資變動登記表、干部調(diào)資審批表，定級和解決待遇的審批材料；干部任免呈報表（包括附件），錄用和聘用審批表，聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；軍銜審批表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會、民主黨派代表會代表登記表。

　　第十類

　　其他可供組織參考有保存價值的材料

　　有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；干部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞（生平），非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等。

　　4、檔案檔案副本內(nèi)容

　　是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成。

　　第一類的近期履歷材料。

　　第三類的主要鑒定，干部考核材料。

　　第四類的學(xué)歷、學(xué)位，評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

　　第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）材料。

　　第七類的獎勵材料。

　　第八類的處分決定（包括甄別、復(fù)查結(jié)論）材料。

　　第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

　　其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。

　　5、內(nèi)容交叉的材料歸類

　?。ㄒ唬ё詡鞯穆臍v或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

　　（二）履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

　?。ㄈ┯腥蚊饴殑?wù)內(nèi)容的干部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

　?。ㄋ模┱螝v史問題與違紀(jì)錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀(jì)錯誤為主的歸第八類。

　　6、檔案材料的排序與編目

　　每類干部檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數(shù)。

　　（一）檔案材料排序的基本方式。

　　1、按檔案材料形成時間排序：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料。

　　2、按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序：第五類、第六類、第八類材料。

　　如：上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列；入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序；

　　3、采用按時間順序或按材料性質(zhì)相對集中排序：第九類材料。

　　如：（1）工資情況的材料；（2）任免材料；（3）出國、出境材料；（4）其它材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列。

　　7、檔案材料的搶救

　?。ㄒ唬n案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時，須進(jìn)行搶救。搶救材料一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料，必須認(rèn)真細(xì)致、核對無誤，注明復(fù)制單位和日期。

　?。ǘ楸阌谘b訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

　　8、整理準(zhǔn)則

　　（一）企業(yè)單位企業(yè)職工檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗收合格后，方能入庫；

　?。ǘ﹪?yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密；

　?。ㄈ┰谡頇n案時，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全；

　　（四）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

　?。ㄎ澹┎坏蒙米蕴幚砘蜾N毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以處理；

　　（六）加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部檔案。