近年來，隨著數碼相機的普遍應用，形成了大量的數碼照片，為豐富、充實檔案庫存提供了有利條件，因此做好數碼照片檔案管理工作具有重要的意義。

　　數碼照片檔案整理規(guī)范的完善化、規(guī)范化，不但可以實現(xiàn)優(yōu)化地提供查找利用，而且可以促進數碼照片管理水平和質量的不斷提高，促進企業(yè)經營生產的發(fā)展。

　　因為數碼照片檔案真實記錄了本單位或企業(yè)的重大活動和事件，保存它是本單位為日后查考憑證和參考借鑒之用。接著，對數碼照片的歸檔范圍進行了界定，明確凡是在本單位活動中直接形成的，反映本單位主要職能活動和工作成果的數碼照片均屬收集范圍。

　　隨著科學技術的發(fā)展，檔案類型出現(xiàn)多樣化，特別是應用數碼相機形成了大量的數碼照片記錄，為檔案管理帶來新問題。國家檔案局2014年12月31日發(fā)布了《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50—2014），2015年8月1日開始實施。

　　標準規(guī)定了數碼照片命名、歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求，適用于機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織數碼照片的收集、歸檔與管理工作。標準既承接了《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）的基本要求，又與《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）相銜接，是當前數碼照片管理的工作依據。

　　盡管標準已經開始實施很多年時間，但從數碼照片歸檔管理情況來看，仍存在著對《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》不了解、延用《照片檔案管理規(guī)范》管理數碼照片、數碼照片歸檔不及時、格式不統(tǒng)一、命名不規(guī)范、載體檢測缺失等問題。為進一步掌握標準、規(guī)范業(yè)務。

　　標準明確數碼照片是指用數字成像設備拍攝獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。標準規(guī)定了數碼照片的歸檔范圍；提出了以照片組（指有密切聯(lián)系的若干張數碼照片的集合）作為管理數碼照片的基本單元；規(guī)定了數碼照片整理、分類、編號的方法和著錄項目；對于數碼照片的命名、移交、歸檔與存儲作出了具體的規(guī)定。

　　通過學習研討，大家明晰了數碼照片與傳統(tǒng)照片管理的不同點，對數碼照片的概念、歸檔整理、存儲保管等認識更加明確，對標準實施中可能遇到的問題如何處理初步達成了共識，為進一步宣傳貫徹標準、規(guī)范業(yè)務指導工作、服務基層打下了基礎。

　　什么是數碼照片？哪些數碼照片可以作為檔案保存？

　　數碼照片是用數字成像設備拍攝獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。

　　數碼照片檔案是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數碼照片。

　　采集數碼照片的EXIF信息，并作為元數據進行存檔。

　　EXIF信息是指數字成像設備在拍攝過程中采集并保存在數碼照片內的一組參數。

　　注：主要包括數字成像設備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。

　　數碼照片的存儲結構

　　1.采用建立層級文件夾的形式進行存儲。

　　2.按不同保管期限、年度和照片檔號建立層級文件夾。

　　3.檔號文件夾下的數碼照片，按照檔號加序號進行命名數碼照片，即“檔號.序號.jpg”

　　示例：

　　某單位的2010年拍攝的一組XX工作會議的數碼照片為2010年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數碼照片應存放在以下路徑下：

　　D：數碼照片檔案Y2010J001-ZP·2010-Y-0001

　　照片名為：J001-ZP·2010-Y-0001.001.jpg

　　數碼照片的存儲載體

　　1.應存儲在耐久性好的載體上，推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數碼照片檔案長期保存的存儲載體。

　　2.應存儲為一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

　　3.存儲載體應有專門的裝具，且應在載體裝具上粘貼標簽，標簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。

　　數碼照片的保管

　　在線存儲的數碼照片檔案的保管條件應符合GB/T 2887-2011的要求。

　　離線存儲在磁性載體上的數碼照片檔案的保管應符合DA/T 15-1995的要求。

　　離線存儲在光盤上的數碼照片檔案的保管應符合DA/T 38-2008的要求。

　　對存儲數碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。

　　對存儲在磁性載體上的數碼照片檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

　　根據《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）等標準規(guī)范對紙質照片、數碼照片進行規(guī)范化整理、全文數字化管理，便于照片檔案的管理和利用。在實際工作中，特殊情況比較多，如有的有紙質照片沒底片，有的有底片沒有紙質照片，有的有數碼照片沒有紙質照片，有的既有數碼照片又有紙質照片，如何統(tǒng)一規(guī)范的管理，需要根據實際情況有機結合上述三個標準規(guī)范進行操作管理。

　　一、照片檔案的定義

　　照片檔案photograpkicarchives，國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。（《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）定義）

　　數碼照片檔案digital photographic records是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數碼照片。（《數碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）定義）

　　二、照片檔案的歸檔

　　1、歸檔范圍

　?。?）記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。

　?、俦締挝恢鬓k或承辦的重點工作、重大活動、重要會議的照片；

　　②本單位重點建設項目、重點科研項目的照片；

　?、垲I導人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的照片；

　?、鼙締挝粍趧幽７丁⑾冗M人物及其典型活動的照片；

　?、荼締挝粴v屆領導班子成員的證件照片。

　?。?）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

　?。?）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片。

　?。?）其他具有保存價值的照片。

　　2、保管期限

　　數碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。

　　3、歸檔時間

　　數碼照片在拍攝完成后，應及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

　　4、歸檔要求

　　（1）公務活動中形成的具有保存價值的照片、底片、數碼照片，在活動結束后一個月內歸檔，各類照片在歸檔前，都要做好鑒定、刪選工作。

　?。?）歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數碼照片的內容和EXIF信息進行修改和處理。

　　（3）對反映同一內容的若干張照片（紙質、數碼照片），應選擇其中具有代表性和典型性的照片歸檔，所選照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的照片一般只歸檔一張。

　?。?）歸檔的數碼照片應為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。

　?。?）歸檔的照片應附加文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數碼照片所反映的主要內容。

　?。?）數碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網絡進行在線歸檔。

　?。?）歸檔時，應參照GB/T 18894-2002對數碼照片進行真實、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。

　?。?）歸檔的數碼照片，有條件的單位可以沖洗一套紙質照片。

　　四、照片檔案的整理和數字化的存儲管理

　　1、分類和排列

　?。?）同一全宗內的照片檔案按“年度-保管期限-照片組”分類。

　?。?）同一照片組內的照片檔案按形成時間排列。

　　2、命名

　　數碼照片(數字化掃描圖象)文件采用“年度-保管期限代碼-照片組號.張?zhí)?擴展名”格式命名。

　　保管期限代碼：分別用“Y”、“D30”、“D10”代表永久、30年、10年。

　　年度：為4位阿拉伯數字。

　　照片組號：為4位阿拉伯數字，同一年度內的照片組從“0001”開始順序編號。

　　張?zhí)枺簽?位阿拉伯數字，同一照片組內的數碼照片從“001”開始順序編號。

　　示例1：

　　2020年某單位拍攝的一組XX工作會議的數碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應為：2020-Y-0001.001.jpg。

　　3、檔號

　　照片檔案代碼設為“ZP”,分為2個屬類：紙質照片類（ZP01)、數碼照片類（ZP02)。

　　檔號格式為“全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-件組號”。（每一件檔案的“檔號”唯一，即此件檔案的身份標識）

　　如XXX單位2020形成的需永久保存照片類檔案第1件，檔號標識為：

　　整理要求：

　?。?）照片類檔案以“件組”為單位，一次會議、一次調研、一次檢查、一次參觀、一次演出、一次慰問、一次走訪、一次活動、一個專題事項為一件；

　?。?）一“件組”照片可以有一張照片，也可以有多張照片，拍攝的照片需要清晰、完整，能反映照片的主題。

　?。?）以照片的拍攝時間，確定歸檔年度，為“檔號”和檔案盒上的“年度”；

　　根據保管期限表確定此份檔案的保管期限，永久、30年，對應代碼為“Y、D30”

　?。?）同一個年度、同一個保管期限的編寫一個“件順序號”（即件號），每個年度、保管期限都從“1”號開始編寫。

　　數碼照片檔案整理規(guī)范

　　1、范圍

　　本標準規(guī)定了數碼照片歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的基本要求。

　　本標準適用于機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織數碼照片的收集、歸檔與管理工作。

　　2、規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T 2887—2011計算機場地通用規(guī)范

　　GB/T 11821—2002照片檔案管理規(guī)范

　　GB/T 17235.1—1998信息技術連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮及編碼第１部分：要求和指南

　　GB/T 17235.2—1998信息技術連續(xù)色調靜態(tài)圖像的數字壓縮及編碼第２部分：一致性測試

　　GB/T 18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

　　GB/T20163—2006中國檔案機讀目錄格式

　　DA/15—1995磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

　　DA/T18—1999檔案著錄規(guī)則

　　DA/T38—2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范

　　3、術語和定義

　　下列術語和定義適用于本標準。

　　3.1

　　數碼照片digitaI photos

　　用數字成像設備拍攝獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。

　　3.2

　　數碼照片檔案digitaI photographic records

　　機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數碼照片。

　　3.3

　　EXIF信息exchangeabIe image fiIe information

　　數字成像設備在拍攝過程中采集并保存在數碼照片內的一組參數。

　　注：主要包括數字成像設備的制造廠商、型號、拍攝日期和時間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息。

　　3.4

　　照片組photos group

　　有密切聯(lián)系的若干張數碼照片的集合。

　　注：如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內。

　　4、歸檔

　　4.1歸檔范圍

　　4.1.1記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的數碼照片。

　　4.1.1.1本單位主辦或承辦的重點工作、重大活動、重要會議的數碼照片。

　　4.1.1.2本單位重點建設項目、重點科研項目的數碼照片。

　　4.1.1.3領導人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的數碼照片。

　　4.1.1.4本單位勞動模范、先進人物及其典型活動的數碼照片。

　　4.1.1.5本單位歷屆領導班子成員的數碼證件照片。

　　4.1.2記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的數碼照片。

　　4.1.3記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的數碼照片。

　　4.1.4其他具有保存價值的數碼照片。

　　4.2保管期限

　　數碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。

　　4.3歸檔時間

　　數碼照片在拍攝完成后，應及時整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

　　4.4歸檔要求

　　4.4.1歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數碼照片的內容和EXIF信息進行修改和處理。

　　4.4.2對反映同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片歸檔，所選數碼照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數碼照片一般只歸檔一張。

　　4.4.3歸檔的數碼照片應為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。

　　4.4.4歸檔的數碼照片應附加文字說明。文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數碼照片所反映的主要內容。

　　4.4.5數碼照片可通過存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，也可通過網絡進行在線歸檔。

　　4.4.6歸檔時，應參照GB／T18894—2002對數碼照

　　片進行真實、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。

　　5、整理和著錄

　　5.1分類和排列

　　5.1.1同一全宗內的數碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。

　　5.1.2同一照片組內的數碼照片檔案按形成時間排列。

　　5.2命名

　　5.2.1整理過程中，應對數碼照片文件進行重命名。

　　5.2.2數碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張?zhí)?擴展名”格式命名。

　　保管期限代碼：分別用“Y J”“30”“10”代表永久、30年、10年。

　　年度：為4位阿拉伯數字。

　　照片組號：為4位阿拉伯數字，同一年度內的照片組從“0001”開始順序編號。

　　張?zhí)枺簽?位阿拉伯數字，同一照片組內的數碼照片從“0001”開始順序編號。

　　示例：

　　2009年某單位拍攝的一組x x工作會議的數碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應為：YJ-2009-0001-0001.JPEG。

　　5.3著錄

　　建立數碼照片檔案目錄數據庫時可參見附錄B。

　　6、存儲和保管

　　6.1存儲結構

　　數碼照片檔案可采用建立層級文件夾的形式進行存儲。一般應在計算機硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名層級文件夾。

　　示例：

　　某單位的數碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2009年該單位拍攝的一組x x工作會議的數碼照片為2009年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數碼照片應存放在以下路徑下：

　　D：＼數碼照片檔案＼YJ＼2009＼0001＼

　　6.2存儲載體

　　6.2.1數碼照片檔案應存儲在耐久性好的載體上，本標準推薦采用硬磁盤、磁帶和一次寫光盤作為數碼照片檔案長期保存的存儲載體。

　　6.2.2數碼照片檔案應存儲為一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

　　6.2.3存儲數碼照片檔案的載體應有專門的裝具，且應在載體裝具上粘貼標簽，標簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存人日期等。

　　6.3保管

　　6.3.1在線存儲的數碼照片檔案的保管條件應符合GB／T2887—2011的要求。

　　6.3.2離線存儲在磁性載體上的數碼照片檔案的保管應符合DA／T15—1995的要求。

　　6.3.3離線存儲在光盤上的數碼照片檔案的保管應符合DA／T38—2008的要求。

　　6.3.4對存儲數碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。

　　6.3.5對存儲在磁性載體上的數碼照片檔案，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

　　07、利用和鑒定銷毀

　　7.1利用

　　數碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時應確保數碼照片檔案的信息安全。

　　7.2鑒定銷毀

　　依據國家有關規(guī)定，對已到保管期限的數碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作。