干部人事檔案整理歸檔的第一個環(huán)節(jié)是鑒別，也是對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋４鎯r值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；

　　對經過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，采取轉出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。除了鑒別以外，一般來講，整理歸檔工作包括分類、排序、編目、技術加工、裝訂五個步驟:

　　第一步。分類按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應根據(jù)其內容特征分為十大類。

　　第一類:履歷材料。包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，參加工作后填寫，填寫1999版可以填當前時間，填寫要規(guī)范，前后一致，培訓兩個月以上的填寫，需在四類中有材料。還要有屬于履歷性質的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸此類。

　　第二類:自傳材料。報告?zhèn)€人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。第二類中新增加了報告?zhèn)€人有關事項的材料。

　　第三類:考察、考核、鑒定材料；審計材料。包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行調查、評價的材料。具體有：定期考核材料，年度考核登記表,每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業(yè)、學校、黨校學習純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調任時審計材料（經濟責任審計結果報告）；后備干部登記表。

　　第四類:學歷學位材料。職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術職務(職稱)材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。需要注意的是過去學生登記表歸第一類，學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸第三類，此次統(tǒng)一調整到第四類。

　　其中：1、學歷學位材料：高中畢業(yè)登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業(yè)生登記表，授予學位的材料，畢業(yè)證書、學位證書復印件，黨校學歷證明。歸二級分類的1類中。

　　2、職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。

　　評（聘）專業(yè)技術職稱（職務）材料：專業(yè)技術職務任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業(yè)技術職務審批表等材料。歸二級分類2類中。

　　3、反映個人科研學術水平的材料：青海省存在此類情況的較少，主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。

　　4、培訓材料：為其兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業(yè)登記表等材料（培訓學習時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。

　　第五類：政審材料。更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。包括干部審查和干部基本情況更改形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調整到第五類。

　　檔案審核工作中形成的“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）認定材料也歸在第五類。這里重點講一下關于確認出生日期和參加工作時間如何確認。檔案材料中出生日期更改的情況主要有：虛、實歲換算造成出生年份不一致；陰陽歷換算誤差造成出生月份或出生年份不一致；

　　出生日期填寫中的筆誤；個人早期為滿足入學、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意將出生日期提前或拖后填寫。中組部、人事部、公安部關于干部出生日期問題的文件有兩個：

　　一個是現(xiàn)行的文件，即《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字［2006］41號）。文件規(guī)定，“從2006年10月起，不再辦理審批干部本人要求確定或更改出生日期的事項；對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)。”

　　中組部2007年1月印發(fā)《關于做好公務員登記中干部檔案相關工作的通知》（組通字［2007］4號）規(guī)定，“對個別干部的出生日期、參加工作時間等信息，檔案記載前后不一致的，應當以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)?！?/p>

　　干部檔案中，最先記載干部出生日期的材料一般為入團志愿書，或者高中畢業(yè)生登記表、入伍登記表、招工登記表等。第二個文件是1990年印發(fā)的《關于辦理干部退（離）休手續(xù)時認定出生日期問題的通知》（組通字［1990］24號）。

　　在2006年10月以前，已經按照這個文件更改了出生日期的，檔案中必須有個人申請、所在單位黨委（黨組）或組織人事部門的調查報告、證明材料（原戶籍內冊、登記卡片、出生證等的復印件）、按照干部管理權限上級黨委（黨組）或組織人事部門的批復。干部檔案中記載干部參加工作時間的早期材料一般為：

　　錄（聘）用審批（備案）表、應征入伍登記表、招工審批表、職工登記表、畢業(yè)生轉正定級審批表等，以及招生（入伍、招工）政審材料、知青上山下鄉(xiāng)登記表證明等。確認干部參加工作時間的政策性文件包括：

　　《中共中央組織部、勞動人事部關于確定建國前干部參加革命工作時間的規(guī)定》（中組發(fā)［1982］11號）、《國家教委、人事部、勞動部關于博士生和在職人員考取碩士生學習期間工齡計算問題的通知》（教高［1990］001號）、《人事部關于“文革”前赴蘇聯(lián)、東歐留學的本科生學習期間工齡計算的問題的通知》（人薪發(fā)［1992］11號）、《人事部、勞動部關于一九六六至一九六九屆大中專畢業(yè)生參加工作時間和工齡計算問題的通知》（人薪發(fā)［1994］43號）、《勞動人事部關于解決原下鄉(xiāng)知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》（勞人培［1985］23號）等等。

　　第六類:黨、團組織建設工作中形成的材料。包括干部參加黨、團組織的有關材料。

　　第七類:表彰獎勵材料。包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎勵材料，歸第七類。

　　第八類:涉法違紀材料。

　　第九類:招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(yè)(復員)安置、退(離)休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。

　　包括干部職務變化、工資待遇、出國(境)等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類。本條增加了對外國永久居留證、港澳永久居民身份證復印件的歸檔要求，刪除了因公出國（境）人員備案表。

　　這里的工資、待遇類材料應有：93年10月執(zhí)行的工改表；95年10月正常晉檔工資審批表；97年7月調整工資標準審批表；97年10月工資正常晉檔審批表；98年元月正常晉級審批表（五年年度考核稱職）；

　　99年7月調整工資標準審批表；99年10月正常晉檔審批表；2001年元月調整工資標準審批表；艱苦邊遠地區(qū)津貼審批表；2001年10月調標審批表和正常晉檔審批表；2003年元月正常晉級工資審批表（五年年度考核稱職）；2003年7月調標審批表和正常晉檔審批表；

　　2004年10月學歷浮動工資審批表；2005年10月正常晉檔審批表；2006年7月工資改革審批表、工作津貼和生活補貼審批表、完善艱苦邊遠地區(qū)津貼審批表。2006年至今正常晉級和調整艱苦邊遠地區(qū)津貼審批表。

　　職務變動調整工資，要在職務變動工資審批表標表明工資文號，屬于公務員的要有公務員定級表（97年或98年）；退休的要有退休住房補貼表、高原補貼表這兩張表。任免：要求有副科級以上任免表及形成的考察材料及現(xiàn)實表現(xiàn)；按規(guī)定逐項如實、準確填寫。

　　要注明任免職務的批準機關、時間和文號，并加蓋組織印章。2008年3月以后從其他單位調入機關或參照公務員法管理機關的干部，須有《公務員調任審批（備案）表》。

　　第十類：健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料;生平，非正常死亡調查報告等。省管干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也歸入此類。

　　這里需要重點說明兩個問題：

　　一是第四類、第九類材料的二級分類問題。

　　第四類、第九類材料需要采用二級分類法，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說:

　　根據(jù)中組部1991年印發(fā)的《干部人事檔案整理工作細則，第九類材料可以再分為:

　　1.工資材料;

　　2.任免材料;

　　3.出國(境)材料;

　　4.參加會議的代表登記表等其它材料。

　　此外，第四類材料可以再分為:1.學歷學位材料;2.職業(yè)（任職）資格和評（聘）轉業(yè)技術職務（職稱）材料；3.反映科研學術水平的材料；4.培訓材料等。第四類、第九類材料必須按新的分類標準進行二級分類。

　　二是內容交叉材料的分類問題。

　　部分檔案材料，特別是一些制式表格，存在內容交叉的情況，可以根據(jù)材料的主要內容或用途來確定類別：

　　1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類；

　　2、學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類；

　　3、享受政府特殊津貼材料歸第七類；

　　4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類；

　　5、中央和地方各級黨委委員簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷放一類。

　　第二步，排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。排序的具體方法有兩種:

　　1.按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。注意，第四類、第九類材料排序時，是在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

　　2.按材料的內容以及材料之間的內在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。其中，第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

　　第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

　　每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù)；復印件和原件應視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

　　第三步，編目

　　修訂后的目錄與舊目錄的不同:一是把“類號”改成了“序號”；二是把“材料制成時間”改成了“材料形成時間”；三是刪除了“份數(shù)”欄。

　　編目的具體要求：

　　1.檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2.每類目錄應首先注明材料類號和類別名稱。

　　3.“類號”下再依次填寫排列序號。規(guī)范的序號欄填寫方法應該是：材料類號用漢字的“一”至“十”，二級類號用（一）至（四），順序號用阿拉伯數(shù)字。

　　4.“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。一般來說，沒有標題或標題不規(guī)范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。

　　5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準，也就是以文件辦理完畢、正式生效的時間為準。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全，如1985年9月1日，不能填為85年9月，或者1985年等。

　　6.“頁數(shù)”材料的頁數(shù)。按照編好的頁數(shù)如實填寫。

　　7.“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表；復印件等情況也應注明。

　　8.書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料比較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其它類別材料的條目。

　　第四步，技術加工

　　1.對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保持材料原貌，不能任意擴大或縮小，不能對原件內容進行修改。復制后的材料應清晰，所用材料要符合檔案保護要求，經久耐用。復制件應附在原件后，與原件作為一件。

　　2.幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。

　　3.幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。

　　4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。5.為方便檔案利用和后續(xù)材料補充，每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。

　　第五步，裝訂。

　　裝訂好的檔案，檔案目錄臵于卷首，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。

　　如果左側的空白不夠，要托裱出裝訂邊，不能壓字。注意，裝訂時只要求檔案材料左邊、下邊對齊，卷內有不同幅面的材料，右邊、上邊不能對齊是正常的，不需要刻意追求“四邊齊”。

　　干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂；分卷裝訂時，必須保證同一類材料分放在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求。卷夾背脊應附標簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等。書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

　　干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為了規(guī)范干部人事檔案材料收集歸檔工作，確保為公道正派地選人用人提供真實、全面的檔案信息，為維護干部的合法權益提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國公務員法》、《黨政領導干部選拔任用工作條例》和《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

　　第二條干部人事檔案材料收集歸檔工作遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則，重點收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，并根據(jù)經濟社會發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實完善干部人事檔案的內容。

　　第三條干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，必須認真貫徹執(zhí)行有關的法律、法規(guī)和組織人事等工作的政策、規(guī)定。收集歸檔工作受國家有關法律、法規(guī)的保護和監(jiān)督。

　　第四條本規(guī)定適用于各級黨委、人大、政府、政協(xié)、紀委、人民法院、人民檢察院和各民主黨派、人民團體機關的干部人事檔案材料收集歸檔工作。

　　國有企業(yè)和事業(yè)單位的干部人事檔案材料收集歸檔工作參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　流動人員人事檔案材料收集歸檔工作參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　第二章歸檔范圍

　　第五條履歷材料：履歷表和屬于履歷性質的登記表等材料。

　　第六條自傳材料：自傳和屬于自傳性質的材料。

　　第七條報告?zhèn)€人有關事項的材料：領導干部個人有關事項發(fā)生變化的報告表等材料。

　　第八條考察、考核、鑒定材料：考察材料；在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務中的表現(xiàn)材料；定期考核材料，年度考核登記表，援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業(yè)等鑒定材料；后備干部登記表(提拔使用后歸檔)等材料。

　　第九條審計材料：經濟責任審計結果報告。

　　第十條學歷學位材料：高中畢業(yè)生登記表；中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；

　　學生(學員、學籍)登記表，學習成績表、畢業(yè)生登記表，授予學位的材料，畢業(yè)證書、學位證書復印件，黨校學歷證明；選拔留學生審查登記表等參加出國(境)學習和中外合作辦學學習的有關材料；國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料等。

　　第十一條培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓(學習、進修)登記表、考核登記表、結業(yè)登記(鑒定)表等材料。

　　第十二條職業(yè)(任職)資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)(任職)資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料。

　　第十三條評(聘)專業(yè)技術職稱(職務)材料：專業(yè)技術職務任職資格評審表、申(呈)報表，聘任專業(yè)技術職務審批表等材料。

　　第十四條反映科研學術水平的材料：當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知；遴選博士生導師簡況表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業(yè)拔尖人才的材料；科研工作及個人表現(xiàn)評定材料，業(yè)務考績材料；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，著作、譯著和有重大影響的論文目錄。

　　第十五條政審材料：上級批復、審查(復查、甄別)結論、調查報告及主要依據(jù)與證明材料；本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結論的材料；各類政審表。

　　第十六條更改(認定)姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料：個人申請、組織審查報告及主要依據(jù)與證明材料、上級批復；計算連續(xù)工齡審批材料等。

　　第十七條黨、團組織建設工作中形成的材料：

　　(一)中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見，黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據(jù)材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活(黨籍)的有關審批材料；

　　(二)中國共產主義青年團入團志愿書；

　　(三)加入或退出民主黨派的材料。

　　第十八條表彰獎勵材料：縣處級以上黨政機關、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批(呈報)表、先進人物登記(推薦、審批)表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關材料等。

　　第十九條涉紀涉法材料：處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實(調查、復查)報告及主要依據(jù)與證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交待及情況說明材料；解除(變更、撤銷)處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關作出行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等。

　　第二十條招錄、聘用材料：錄(聘)用審批(備案)表；選調生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業(yè)生登記表；應征入伍登記表，招工審批表；取消錄用、解聘材料。

　　第二十一條任免、調動、授銜、軍人轉業(yè)(復員)安置、退(離)休材料：干部任免審批表及相應考察材料；干部試用期滿審批表；公務員登記表，參照公務員法管理機關(單位)工作人員登記表；公務員調任審批(備案)表，干部調動審批材料；援藏、援疆、掛職鍛煉登記(推薦)表；授予(晉升)軍(警)銜、海關關銜、法官和檢察官等級審批表；軍人轉業(yè)(復員)審批表；退(離)休審批表等材料。

　　第二十二條辭職、辭退、罷免材料：自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料，責令辭職的決定，對責令辭職決定不服的申訴材料、復議決定；辭退公務員審批表、辭退決定材料；罷免材料。

　　第二十三條工資、待遇材料：新增人員工資審批表、轉正定級審批表，工資變動(套改)表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動登記表，工資停發(fā)(恢復)通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料。

　　第二十四條出國(境)材料：因公出國(境)審批表，在國(境)外表現(xiàn)情況或鑒定等材料；外國永久居留證、港澳居民身份證等的復印件。

　　第二十五條黨代會，人代會，政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料：委員當選通知或證明材料，委員簡歷；代表登記表等。

　　第二十六條健康檢查和處理工傷事故材料：錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料。

　　第二十七條治喪材料：生平，非正常死亡調查報告等材料。

　　第二十八條干部人事檔案報送、審核工作材料：干部人事檔案報送單；干部人事檔案有關情況說明等材料。

　　第二十九條其他材料：畢業(yè)生就業(yè)報到證(派遣證)，人事爭議仲裁裁決書(調解書)，公務員申訴處理決定書(再申訴處理決定書、復核決定)，再生育子女申請審批表等有參考價值的材料。

　　第三章收集歸檔要求

　　第三十條干部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起一個月內按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù)。

　　第三十一條干部人事檔案管理部門應當建立聯(lián)系制度，及時掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關方面收集干部人事檔案材料。

　　第三十二條干部人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。

　　第三十三條成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記并及時收集補充。

　　第三十四條歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續(xù)，或者由具有干部管理權限的組織(人事)部門審改(或出具組織說明)并加蓋公章。

　　第三十五條歸檔材料一般應當為原件。證書、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關系所在單位組織(人事)部門公章。

　　第三十六條干部人事檔案材料的載體使用16開型(長260毫米，寬184毫米)或國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)的公文用紙，材料左邊應當留有20—25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求。

　　第三十七條符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內放入本人檔案，一年內整理歸檔。

　　第四章紀律和監(jiān)督

　　第三十八條各級組織（人事）部門應當加強對干部人事檔案材料收集歸檔工作的監(jiān)督和檢查，嚴肅紀律、嚴格管理，確保干部人事檔案材料收集歸檔工作有序進行。

　　第三十九條在干部人事檔案材料收集歸檔工作中，干部人事檔案材料形成部門、干部人事檔案工作人員和干部本人必須嚴格執(zhí)行本規(guī)定，并遵守以下紀律：

　　(一)不準以任何借口涂改、偽造檔案材料。

　　(二)不準將應歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕、拖延歸檔。

　　(三)不準將本規(guī)定所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔。

　　(四)不準將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案。

　　(五)不準私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。

　　第四十條對違反干部人事檔案材料收集歸檔工作紀律的，視其性質、情節(jié)輕重和造成的后果，對負有主要責任的領導人員和直接責任人員進行批評教育，或給予黨紀、政紀處分。其中，檔案工作人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴從重處理，并不得繼續(xù)從事干部人事檔案工作。

　　第五章附則

　　第四十一條本規(guī)定由中共中央組織部負責解釋。

　　第四十二條本規(guī)定自下發(fā)之日起施行，1996年印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》同時廢止。我部此前制定的有關規(guī)定，凡與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準。