檔案利用的價(jià)值，在于檔案原始屬性的真實(shí)性。這種原始屬性表現(xiàn)在檔案的利用的需求內(nèi)容上和檔案利用的需用求形式上。

　　紙質(zhì)檔案利用需求的原始屬性，始終有草稿與印稿之分，有正本與副本的差異。正是如此，紙質(zhì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范利用的需求體現(xiàn)檔案原始記錄性和憑證作用的內(nèi)容與形式特征的特點(diǎn)。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等表現(xiàn)出原始性，而具有法律憑證的作用。

　　電子檔案利用需用求的原始屬性，其從電子文件起草、修改、印發(fā)到形成電子檔案都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，要體現(xiàn)檔案利用的原始記錄性特征已不復(fù)存在。正是電子檔案易于修改和改動(dòng)后可以不留任何痕跡的特點(diǎn)，對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)；由于電子檔案的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

　　電子檔案往往可在電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存或復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)送，無法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)制件”，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案界的一系列新課題。

　　無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案其目的就是要充分發(fā)揮檔案的利用，兩者都是為社會(huì)的利用者提供服務(wù)的。電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的需求，受其自身的職業(yè)、素質(zhì)和愛好等的不同而顯現(xiàn)出千差萬別。因此，檔案利用需求的社會(huì)性，體現(xiàn)在具有廣泛的社會(huì)作用和社會(huì)價(jià)值。

　　檔案利用需求的社會(huì)作用，在于實(shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)共享和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的歷史進(jìn)程中，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范利用都發(fā)揮著積極的作用。檔案利用的社會(huì)價(jià)值，在于檔案利用信息資源的原始記錄性，都為將來的工作提供了借鑒。

　　為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該采取以下措施:

　　一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。

　　檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導(dǎo)原則，首先，要加強(qiáng)硬件的建設(shè)；其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度；最后，要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

　　二、嚴(yán)格公文的制發(fā)。

　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。

　　三、做好文書以及電子文件的處理工作。

　　工作實(shí)踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。因此，要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。

　　電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。

　　四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。

　　“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

　　在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

　　在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

　　五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量。

　　案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案整理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索。另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

　　六、加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和保護(hù)。

　　聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。

　　要強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實(shí)際,，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，從長久保護(hù)和利用考慮。

　　《紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范》(以下簡稱《規(guī)范》）（DA/T 69—2018）規(guī)定了紙質(zhì)歸檔文件的裝訂材料、要求和方法，適用于文書以及按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）整理的其他門類檔案的紙質(zhì)文件材料的裝訂工作?！兑?guī)范》由國家檔案局于2018年4月8日發(fā)布，10月1日起正式實(shí)施。

　　制定過程

　　2016年，《規(guī)范》制定工作被列入檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制修訂項(xiàng)目計(jì)劃，制定工作由國家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司、青島市檔案局承擔(dān)。標(biāo)準(zhǔn)起草小組通過了解各地區(qū)、各部門紙質(zhì)歸檔文件裝訂的現(xiàn)實(shí)情況，收集相關(guān)素材，確定標(biāo)準(zhǔn)大綱，形成標(biāo)準(zhǔn)草稿。

　　2017年2月，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草稿進(jìn)行內(nèi)部討論修改，形成標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿，向各地區(qū)、各部門征求意見。2017年3月，匯總?cè)珖魇?、自治區(qū)、直轄市及中央和國家機(jī)關(guān)、中央企業(yè)意見51條，采納23條，形成標(biāo)準(zhǔn)送審稿。2017年4月，標(biāo)準(zhǔn)送審稿通過專家評(píng)審，全部采納專家意見后報(bào)全國檔案標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查。

　　2017年5月，標(biāo)準(zhǔn)送審稿通過全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)評(píng)審，采納專家意見后形成報(bào)批稿，報(bào)國家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布。2018年4月8日，標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局發(fā)布，并于10月1日起正式實(shí)施。

　　編制思路

　　裝訂是紙質(zhì)歸檔文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。在整理中，裝訂在實(shí)體上將歸檔文件的整理單位——“件”確定下來，并為后續(xù)整理工作的開展提供條件。裝訂的意義在于：

　　一是以“件”為單位固定整理對(duì)象，區(qū)分不同的歸檔文件。

　　二是保障檔案安全，避免因工作失誤或違法違紀(jì)行為造成檔案損失。

　　三是方便管理，減輕管理負(fù)擔(dān)，降低在檔案接收、利用時(shí)的工作量。

　　現(xiàn)實(shí)工作中，各地區(qū)、各部門裝訂材料各異，裝訂方式五花八門。除了回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等明顯不適于歸檔文件裝訂的材料或方法外，還存在直角裝訂、縫紉機(jī)軋邊裝訂、三孔一線裝訂、不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂、漿糊裝訂、封套裝訂等多種裝訂方式，裝訂方式和裝訂材料各異既不利于檔案的統(tǒng)一管理，又會(huì)給檔案安全帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。

　　編制《規(guī)范》的重要目標(biāo)，就是對(duì)這些裝訂方式作出判斷和取舍，盡可能在兼顧現(xiàn)狀的情況下，引導(dǎo)各地區(qū)、各部門把裝訂方式統(tǒng)一起來。

　　《規(guī)范》參考國際標(biāo)準(zhǔn)《Information and documentation—Requirements for binding of books,periodicals,serials and other paper documents for archive and library use—Methods and materials》（ISO 14416:2003）的編制體例、內(nèi)容和方法，在權(quán)衡前述幾種裝訂方式利弊的基礎(chǔ)上，對(duì)每一種裝訂方式的材料要求、方式方法進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，提供了歸檔文件裝訂的詳細(xì)規(guī)程。

　　《規(guī)范》在檔案行業(yè)中首次明確裝訂用棉線、不銹鋼訂書釘、封套、漿糊等多種裝訂材料的材質(zhì)和技術(shù)指標(biāo)，與《歸檔文件整理規(guī)則》銜接配套，為紙質(zhì)歸檔文件裝訂工作提供了有針對(duì)性的方案。

　　主要內(nèi)容

　　1、裝訂原則

　　《規(guī)范》確定了裝訂的4項(xiàng)原則，為裝訂方式選擇和開展裝訂工作提供了指導(dǎo)依據(jù)。

　　(1)穩(wěn)定性原則

　　應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行仔細(xì)檢查和評(píng)估，制定適宜的裝訂方案。裝訂方案應(yīng)考慮文件保管期限、文件紙張質(zhì)量、文件厚度、縱橫向、訂口空白尺寸、原裝訂方式等因素。裝訂方案確定后，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。

　　(2)最小影響原則

　　裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身的影響。應(yīng)避免多次裝訂，對(duì)原裝訂方式符合文件保管期限等相關(guān)要求的，應(yīng)保持不變。

　　(3)一致性原則

　　裝訂有利于歸檔文件的保護(hù)和管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

　　(4)安全簡便原則

　　裝訂應(yīng)牢固安全、簡便實(shí)用、整潔美觀。裝訂材料不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。

　　2、裝訂方式

　　結(jié)合保管期限劃分、檔案移交、檔案數(shù)字化等工作實(shí)際和檔案進(jìn)館要求，《規(guī)范》將裝訂需求分成5類，類型A：永久保管；類型B：定期30年保管，需要移交檔案館；類型C：定期30年保管，不需要移交檔案館；類型D：定期10年保管；類型E：需永久或定期保管，但尚未完成整理和數(shù)字化的歸檔文件，需要臨時(shí)固定。

　　裝訂方式分為線裝法（T1直角裝訂、T2縫紉機(jī)軋邊裝訂、T3三孔一線裝訂）、變形材料裝訂法（T4不銹鋼訂書釘裝訂、T5不銹鋼夾裝訂）、粘接法（T6漿糊裝訂）、封套法（T7封套裝訂）4個(gè)類型、7種方式。

　　在裝訂方式選擇上，《規(guī)范》分為“宜、可、不可、不得”4檔，規(guī)定了不同裝訂需求下對(duì)應(yīng)的裝訂方式?！耙恕笔恰兑?guī)范》建議、推薦的方式，“可”是該類型可以使用的方式，“不可”是在該類型中不建議采用的方式，“不得”是在任何類型中都不能采用的方式。從有利于長期保存、裝訂牢固度、空間占用、管理成本、操作難易程度、適合范圍等方面綜合考慮，《規(guī)范》提出了不同裝訂需求類型對(duì)應(yīng)的裝訂方式（見下表）。

　　裝訂方式選擇表

　　3、裝訂材料

　　《規(guī)范》對(duì)裝訂材料提出了基本要求。用于裝訂的材料，無論是其自身還是通過與其他材料及環(huán)境之間的接觸反應(yīng)，均不能包含或產(chǎn)生任何可能損害歸檔文件的物質(zhì)。具體要求如下：

　　(1)棉紗線

　　線裝法中均應(yīng)采用棉紗線，棉紗線規(guī)格、質(zhì)量、檢測均應(yīng)按照《棉本色紗線》（GB/T 398）的規(guī)定執(zhí)行。棉紗線的粗細(xì)應(yīng)與《紡織品紗線的標(biāo)示》（GB/T 8693）所描述的R72texf4規(guī)格的棉紗線相當(dāng)。線的斷裂強(qiáng)度應(yīng)不低于15N，檢測應(yīng)按《紡織品卷裝紗單根紗線斷裂強(qiáng)力和斷裂伸長率的測定》（GB/T 3916）的規(guī)定執(zhí)行。

　　(2)不銹鋼訂書釘

　　不銹鋼訂書釘產(chǎn)品質(zhì)量要求、試驗(yàn)方法、檢測規(guī)則均應(yīng)按照《訂書釘》（QB/T 1151）執(zhí)行。不銹鋼訂書釘材質(zhì)應(yīng)選用S30408不銹鋼，沿海地區(qū)應(yīng)選用耐腐蝕性能更優(yōu)的不銹鋼。不銹鋼規(guī)格、質(zhì)量、檢測均應(yīng)按照《不銹鋼和耐熱鋼牌號(hào)及化學(xué)成分》（GB/T 20878）執(zhí)行。

　　(3)不銹鋼夾

　　鑒于不銹鋼夾僅適用于需要臨時(shí)固定的歸檔文件，所以只要選擇符合行業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量要求的不銹鋼夾即可。

　　(4)漿糊

　　漿糊的質(zhì)量要求、試驗(yàn)方法、檢測規(guī)則均應(yīng)按照《漿糊》（QB/T 1962）執(zhí)行。除此之外還應(yīng)符合《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T 25）的要求。

　　(5)封套

　　封套用紙應(yīng)輕薄、結(jié)實(shí)，材質(zhì)選擇對(duì)歸檔文件不應(yīng)有負(fù)面影響或潛在負(fù)面影響。紙張定量應(yīng)在110g/㎡～160g/㎡之間，檢測應(yīng)按《紙和紙板定量的測定》（GB/T 451.2）的規(guī)定執(zhí)行。紙張的pH值應(yīng)大于或等于6，檢測應(yīng)按《紙、紙板和紙漿水抽提液PH的測定》（GB/T 1545）規(guī)定的冷抽提法執(zhí)行。

　　紙張撕裂度應(yīng)大于850mN，檢測應(yīng)按《紙和紙板撕裂度的測定》（GB/T 455）的規(guī)定執(zhí)行。紙張單層緊度應(yīng)在0.6g/cm3～1.0g/cm3之間，檢測應(yīng)按《紙和紙板厚度的測定》（GB/T 451.3）的規(guī)定執(zhí)行。

　　4、裝訂要求

　　《規(guī)范》要求，歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整，對(duì)歸檔文件已破損的、字跡模糊或易退變、使用易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品等情況分別采取修復(fù)、復(fù)制和去除不合格裝訂用品措施。要求裝訂牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件應(yīng)平整。

　　具體來說，直角裝訂要求選取較細(xì)縫線針，以雙線為宜，以便縫線緊實(shí)?？p線按要求入針、環(huán)繞后打結(jié)?？p線與歸檔文件結(jié)合緊密的，也可以不打結(jié)，但入針、出針處應(yīng)保留1.5cm左右的線頭；縫紉機(jī)軋邊裝訂應(yīng)選用鎖式縫合縫紉機(jī)，在文件左上方進(jìn)行斜角裝訂，針腳距離應(yīng)盡量加大，避免文件縫合處形成斷裂。

　　入針、出針處應(yīng)保留1.5cm左右的線頭；三孔一線裝訂采取擠壓式打孔，以免對(duì)文件造成過多損害。打孔前先用夾子固定文件右側(cè)，確定孔距后用錐子或三孔一線打孔機(jī)打孔。3個(gè)孔孔與孔之間的距離，豎版文件以8cm～10cm為宜，橫版文件以6cm～8cm為宜。三孔與左側(cè)距離不低于1.5cm。

　　三孔一線裝訂在打結(jié)后應(yīng)保留1.5cm左右的繩頭，并在打結(jié)處用力壓實(shí)；不銹鋼訂書釘裝訂應(yīng)在歸檔文件左側(cè)兩釘裝訂，訂位為兩釘外，訂眼距版面上下邊緣各7cm為宜。不銹鋼訂書釘裝訂應(yīng)無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固，歸檔文件不掉頁。

　　為保護(hù)文件，應(yīng)盡量減少重復(fù)裝訂次數(shù)，需要拆除不符合要求的訂書釘再用不銹鋼訂書釘裝訂的，拆除時(shí)應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件的損害，且裝訂位置盡量與原訂書釘保持一致。

　　原裝訂位置不適宜繼續(xù)裝訂的，不銹鋼訂書釘?shù)难b訂位置可稍偏移；不銹鋼夾裝訂應(yīng)在歸檔文件上方或左側(cè)裝訂，訂位為不銹鋼夾外緣距版面左上角頂端2cm～3cm為宜。不銹鋼夾裝訂時(shí)，不同文件的裝訂位置應(yīng)錯(cuò)開，以方便裝盒，節(jié)省保存空間；漿糊裝訂采取左上角粘貼法，即在文件左上角涂抹漿糊進(jìn)行裝訂。

　　漿糊裝訂前應(yīng)將漿糊調(diào)勻，漿糊涂抹一般以離上方、側(cè)方邊緣2cm～2.5cm處為圓心，1cm為半徑，涂抹的漿糊與上方、側(cè)方應(yīng)留有空白。

　　涂抹漿糊時(shí)注意用量適宜，分布均勻。漿糊裝訂在粘貼后要壓實(shí)、晾干，待完全干燥后再裝盒；封套裝訂后應(yīng)保證文件平整，不能出現(xiàn)折、皺情況。