隨著電子化時代的來臨，檔案資料電子化”低成本、高效率、好統(tǒng)計“等優(yōu)點被看見，越來越多的企業(yè)告別傳統(tǒng)紙質(zhì)模式，開啟電子檔案管理時代。但是與此同時，檔案資料電子化也給企業(yè)管理帶來了一些挑戰(zhàn)。

　　挑戰(zhàn)一：需要功能完備的電子檔案管理系統(tǒng)

　　使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，并需要建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系

　　挑戰(zhàn)二：電子文件格式需符合長期保存要求

　　接收的數(shù)據(jù)必須符合準(zhǔn)確性、完整性、有效接收、安全性以及電子檔案的長期保管要求。

　　挑戰(zhàn)三：電子原件必須要保存

　　單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證

　　挑戰(zhàn)四：安全高效地查閱會計憑證

　　元數(shù)據(jù)的管理對電子會計憑證的真實性、完整性、安全性以及審計追蹤等至關(guān)重要，因此必須要建立電子會計檔案的元數(shù)據(jù)規(guī)范。

　　中博奧依托自身在電子發(fā)票和財務(wù)數(shù)字化的實踐經(jīng)驗和技術(shù)積累，上線了電子檔案管理系統(tǒng)，解決企業(yè)電子檔案管理痛點，助力企業(yè)實現(xiàn)：

　　價值一：檔案價值最大化

　　協(xié)助解決電子檔案量較少、線下紙質(zhì)檔案數(shù)量較多問題，實現(xiàn)對檔案進(jìn)行快速閱讀、查找、借閱、鑒定、管理；

　　建立以各種檔案為中心的知識管理體系，提高檔案的重復(fù)利

　　價值二：檔案數(shù)據(jù)集中管控

　　載體類型為電子的，由系統(tǒng)組件后批量歸檔；載體類型為紙質(zhì)，由檔案員在系統(tǒng)中進(jìn)行組卷；

　　對會計檔案管理建立了統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行集中管控；并已過保管期限待銷毀的檔案，進(jìn)行有效鑒定和銷毀處理；

　　價值三：檔案安全全面保障

　　全面保障檔案的安全性，包括訪問安全、災(zāi)備安全、使用安全等方面；

　　實現(xiàn)全面的日志記錄機(jī)制，包括對系統(tǒng)登錄過程、操作過程進(jìn)行全面審計管理；

　　價值四：系統(tǒng)集成打破孤島

　　集中進(jìn)行檔案相關(guān)系統(tǒng)集成，解決了檔案數(shù)量巨大且分散，無法集中管理，無法對其進(jìn)行有效組織等問題

　　電子檔案數(shù)據(jù)化

　　電子檔案系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)庫中，電子檔案系統(tǒng)是按照《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范ＧＢ１８８９４－２０１６》、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的文件要求開發(fā)，功能應(yīng)包括：采集、歸檔、編目、管理和利用等功能。電子檔案系統(tǒng)是數(shù)據(jù)源，二者要有接口完成檔案采集工作。

　　電子檔案系統(tǒng)的前提條件是電子檔案過程要實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)化、無紙化，要配備數(shù)字證書和電子簽章，并要和業(yè)務(wù)主管部門數(shù)據(jù)打通，解決項目立項審批階段的數(shù)據(jù)電子化問題。同時電子檔案系統(tǒng)要進(jìn)行升級改造，為電子檔案系統(tǒng)提供接口，把保存在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按業(yè)務(wù)形成結(jié)果版式文件，而且這些文件要符合電子檔案要求。

　　電子檔案系統(tǒng)應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)，通用規(guī)范，提供數(shù)據(jù)接口，可以與電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動對接，電子檔案系統(tǒng)升級改動量小。同時可包含交易過程中的各類數(shù)據(jù)、除了審批數(shù)據(jù)、交易數(shù)據(jù)。

　　還應(yīng)包括開評標(biāo)的音視頻數(shù)據(jù)，答疑語音數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)要使用標(biāo)準(zhǔn)格式，例如視頻資料需支持常用的播放器播放，而不是指定播放器，支持按北京時間進(jìn)行搜索查看（一般保存音視頻資料，是把流媒體文件轉(zhuǎn)換成ＭＰ４格式文件，但ＭＰ４文件只有時長無視頻錄制時的時間，查找時只能人工）。電子檔案瀏覽無特殊限制，脫離電子檔案系統(tǒng)也可查看。