檔案整理檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的流程：調(diào)卷——整理（編頁(yè)、核對(duì)目錄）——分解——掃描——還原裝訂——圖像處理——索引著錄——質(zhì)量檢驗(yàn)——數(shù)字化掛接——電子版刻錄——檔案歸還。在沒有特殊要求的情況下，基本按照此流程進(jìn)行操作。

　　近年來，檔案館加快館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步伐，把檔案數(shù)字化工作作為重要工作，并采取一系列有效措施推動(dòng)館藏檔案數(shù)字化，在加快檔案數(shù)字化進(jìn)程的同時(shí)，有效地帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和利用工作的發(fā)展。

　　在檔案館紙質(zhì)本當(dāng)案數(shù)字化工作過程中，深深感到加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工工作實(shí)施過程管理，是保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作順利開展的關(guān)鍵。結(jié)合開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作實(shí)際，談?wù)剬?duì)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實(shí)施過程管理的認(rèn)識(shí)。

　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工前整理過程的管理

　　數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)圖像的轉(zhuǎn)換，而這個(gè)轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)是在完整、準(zhǔn)確、清晰的檔案前處理、整理后進(jìn)行的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的一般流程包括：檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、檔案審核、對(duì)照原文補(bǔ)錄、檔案裝訂、檔案歸還。

　　在工作中，往往會(huì)忽略數(shù)字化加工的前處理過程，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定在掃描之前，根據(jù)檔案的管理情況，按目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、頁(yè)面修整、檔案整理登記、裝訂等步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　由于現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的時(shí)代不同，檔案的紙張、筆跡各不相同，特別是傳統(tǒng)方法歸檔的檔案，分為案卷級(jí)和卷內(nèi)級(jí)，各個(gè)時(shí)期形成的案卷和卷內(nèi)條目的著錄和格式五花八門，行文不統(tǒng)一，有些用語不規(guī)范，頁(yè)碼編錯(cuò)等問題很多。所以，數(shù)字化的前準(zhǔn)備就是尤為重要的一項(xiàng)環(huán)節(jié)。

　　因此，首先必須搞清紙質(zhì)檔案現(xiàn)狀，并進(jìn)行整理。紙質(zhì)檔案的現(xiàn)狀主要包括以下幾個(gè)方面：檔案的產(chǎn)生年代、檔案使用的紙張環(huán)境（包括紙張的厚度和損壞等情況）、檔案使用的筆類（含內(nèi)文書寫的顏色）、檔案的裝訂情況（線、孔、膠水、螺絲及硬、軟封面、內(nèi)文狀況）、檔案的目錄狀況（含目錄與內(nèi)文是否吻合、目錄內(nèi)容是否完整性）、檔案編頁(yè)準(zhǔn)確的數(shù)量等方面。

　　因此，在對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，必須分清輕重緩急，在開展鑒定工作以后，根據(jù)館藏檔案重要程度、破損情況、利用需求等，詳實(shí)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施數(shù)字化。以館藏重點(diǎn)檔案、重要全宗的檔案和涉及民生等檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工操作過程管理

　　加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程管理，是確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全的重要保障.檔案數(shù)字化的加工重點(diǎn)在于過程管理，建立一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、保證質(zhì)量、快捷利用的健康數(shù)據(jù)庫(kù)，并按照工作崗位的不同給相關(guān)工作人員分配使用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制。

　　筆者以為，紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的管理，首先要從數(shù)字化項(xiàng)目的全程管理人手，主要是對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的準(zhǔn)備、前處理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、后處理、驗(yàn)收移交等程序階段實(shí)施全過程管理，對(duì)項(xiàng)目的安全、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、進(jìn)度等進(jìn)行有效控制；其次，是數(shù)字化工作中的文檔管理，主要明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中形成文檔的整理、歸檔、移交等管理要求統(tǒng)一進(jìn)庫(kù)保管。

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化每個(gè)工作環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行和各個(gè)工作環(huán)節(jié)的順利銜接，我館在紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)管理中按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，制定了一系列紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表，如《檔案數(shù)字化掃描批次表》《檔案數(shù)字化領(lǐng)卷、還卷登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字加工交接登記表》《檔案電子目錄質(zhì)檢登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描驗(yàn)收表》等。

　　這些登記表在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程和數(shù)字化加工管理過程中起了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后，我們應(yīng)及時(shí)將這些登記表整理、匯總、裝訂成冊(cè)，并在此基礎(chǔ)上詳細(xì)編寫檔案或全宗檔案的數(shù)字化加工說明，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、年代、案卷總數(shù)、件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、存儲(chǔ)方式以及加工中存在的問題及解決方案等，形成一套完整、規(guī)范的資料，保存起來，以備后查。

　　首先紙質(zhì)檔案數(shù)字化若數(shù)字化后的數(shù)據(jù)在驗(yàn)收時(shí)或使用時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，它們也是回查問題、解決問題的最重要的依據(jù)。其次這也是留給后人的文字記錄，是保證檔案數(shù)字化工作前后一致和銜接不同時(shí)期、不同全宗檔案數(shù)字化工作的有效手段。

　　在做好上述環(huán)節(jié)工作的同時(shí)，著重要重視數(shù)字化掃描等環(huán)節(jié)的質(zhì)量問題。

　　嚴(yán)把掃描圖像質(zhì)量關(guān)。在檔案掃描的實(shí)際操作中會(huì)碰到各種問題：

　　（1）漏掃與多掃問題。一是漏掃描檔案文件資料、大圖紙的信息。有的檔案頁(yè)面折皺遮字，信息沒有全部掃描出來；二是對(duì)列為不進(jìn)行數(shù)字化處理的對(duì)象進(jìn)行了掃描。

　?。?）大幅面圖像的拼接處理問題。由于機(jī)器的限制，很多大幅面檔案、資料、圖紙無法整頁(yè)掃描，只能進(jìn)行分區(qū)掃描，形成的多幅圖像按要求進(jìn)行拼接處理，使之合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的完整性。

　　在掃描過程中，從技術(shù)上完成多幅圖像的拼接處理是完全沒有問題的，但是在掃描加工的實(shí)踐中卻很容易忽視這種情況，影響全文檔案數(shù)據(jù)的未來利用。

　?。?）在選擇掃描分辨率方面，相關(guān)工作人員沒有根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同、采用不同的分辨率，沒有嚴(yán)格按照?qǐng)D像清晰、完整、不影響圖像利用效果的要求進(jìn)行掃描。對(duì)同一卷檔案采用同一種分辨率、同一種模式進(jìn)行掃描，完全不考慮在同一卷檔案中也會(huì)有不同紙質(zhì)質(zhì)量。其產(chǎn)生的后果是，有的幅面比較清晰，有的幅面則清晰度較差。

　　（4）在掃描過程中也會(huì)出現(xiàn)檔案原件頁(yè)面上會(huì)有多頁(yè)粘貼的情況，遇到這樣的情況時(shí)需要工作人員分次有序掃描，形成完整檔案文件。

　　（5）檔案全文掃描后的劃分關(guān)系到條目與掃描圖像的掛接，工作人員要根據(jù)所輸入的條目，認(rèn)真仔細(xì)的劃分，確保掛接后數(shù)據(jù)與圖像的一致性。

　　嚴(yán)把檔案資料原件還原關(guān)。在數(shù)字化掃描進(jìn)行前我們都要拆卷（件），拆除裝訂物，完成掃描后再重新裝訂起來，按技術(shù)要求，案卷裝訂要保持檔案的原貌。

　　由于檔案案卷的歷史原因和實(shí)際操作的疏忽，致使出現(xiàn)兩種不應(yīng)該出現(xiàn)的狀況：一是發(fā)生漏裝訂部分檔案頁(yè)面；二是把屬于本案卷的文件，錯(cuò)裝進(jìn)另一案卷。

　　這些問題的出現(xiàn)勢(shì)必會(huì)使與檔案案卷原貌不相符，以致影響到檔案復(fù)原后的質(zhì)量，因此一定要按照檔案整理的技術(shù)要求，認(rèn)真細(xì)致的做好數(shù)據(jù)檔案的還原裝訂，確保檔案的前后一致性。

　　三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)驗(yàn)收過程管理

　　根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定數(shù)據(jù)驗(yàn)收主要包括：數(shù)據(jù)抽檢、驗(yàn)收指標(biāo)、驗(yàn)收審核、驗(yàn)收登記四個(gè)方面的內(nèi)容。組織嚴(yán)格規(guī)范的數(shù)據(jù)驗(yàn)收，是保證數(shù)字化加工質(zhì)量的重要手段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會(huì)給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。

　　要賦予數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作人員質(zhì)量檢查任務(wù)，每個(gè)工作人員操作前，要先對(duì)上一環(huán)節(jié)提供的檔案或數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查；檔案掃描員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理質(zhì)量，圖像處理員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理和檔案掃描質(zhì)量，數(shù)據(jù)掛接員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質(zhì)量，質(zhì)檢員負(fù)責(zé)檢查所有環(huán)節(jié)工作質(zhì)量，各班組長(zhǎng)負(fù)責(zé)檢查本班組人員工作質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)驗(yàn)收包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量，抽檢的比率是一個(gè)全宗不得低于5%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”；一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上時(shí)，給予驗(yàn)收“通過”，驗(yàn)收結(jié)論必須經(jīng)處室相關(guān)人員、局館領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可有效，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單，數(shù)據(jù)驗(yàn)收過程結(jié)束。

　　四、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果安全管理

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字副本是檔案原件真實(shí)、完整、可靠與可用的復(fù)制件，必須在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中實(shí)施全程安全管理。應(yīng)建立安全管理措施，對(duì)數(shù)字化對(duì)象實(shí)行審批制，采用適合的數(shù)字化技術(shù)，執(zhí)行規(guī)定的質(zhì)量控制程序，準(zhǔn)確制作各個(gè)環(huán)節(jié)并由當(dāng)事責(zé)任人的簽字，數(shù)字化成果按規(guī)范要求移交，確保檔案原件與檔案信息安全。

　　對(duì)進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件，在拆裝、整理、修復(fù)等過程中，應(yīng)遵循最小干預(yù)、保持原貌以及適宜性、相似性與可逆性原則，最大限度減少數(shù)字化轉(zhuǎn)換對(duì)檔案原件可能造成的損傷或形制變化。

　　數(shù)字化檔案離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，就無法生成、傳遞、識(shí)別，為保證數(shù)據(jù)安全，完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

　　備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)，備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工實(shí)踐過程中會(huì)不斷地涌現(xiàn)新的情況、新的問題、新的技術(shù)，這就要求我們必須不斷加強(qiáng)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的過程管理，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作的順利開展。

　　1.前處理階段

　　首先對(duì)未編頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)不規(guī)范的案卷，加工人員需要重新進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)客戶的不同要求可采用2B鉛筆或者自動(dòng)頁(yè)碼機(jī)兩種編號(hào)方法。

　　其次對(duì)檔案中的原金屬裝訂物，如書釘、回形針、大頭針和金屬夾等，加工人員必須在不損毀檔案的前提下小心拆除。

　　最后對(duì)確定掃描的檔案進(jìn)行逐卷檢查，檢查是否存在破損、霉變、重復(fù)的情況，并在《備考表》上做出相應(yīng)的登記說明，《備考表》需要加工人員及檢查人員的簽名（蓋章）。在備考表中除標(biāo)明文件頁(yè)數(shù)、重份、頁(yè)面缺損等情況外，還可注明特殊檔案和需要說明的情況。如郵票、商標(biāo)、名人手跡、實(shí)物檔案及特殊文種等。

　　2.掃描階段

　　掃描階段是數(shù)字化加工的第一步，加工人員需要做的事情就是把實(shí)體文件掃描成電子文件。

　　加工人員根據(jù)檔案頁(yè)面的尺寸大小選擇對(duì)應(yīng)規(guī)格的掃描儀，在設(shè)備類型方面，加工人員一般使用平板掃描儀對(duì)檔案文件進(jìn)行掃描。在整個(gè)掃描過程中，加工人員必須按照客戶指定的掃描模式、掃描分辨率、掃描格式等要求，對(duì)檔案進(jìn)行掃描，并做到不漏頁(yè)、不重頁(yè)，確保圖像的完整性。

　　3.質(zhì)檢階段——圖像處理

　　質(zhì)檢階段的主要工作是對(duì)掃描后的檔案進(jìn)行圖像處理，加工人員嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2005）》的要求，對(duì)圖像進(jìn)行優(yōu)化處理，包括旋轉(zhuǎn)、自動(dòng)糾偏、去污、裁邊、拼接等修復(fù)工作，使圖像保持清晰、整潔、美觀。

　　4.審核階段——對(duì)照實(shí)體檔案

　　審核階段是對(duì)質(zhì)檢后的文件進(jìn)行審核，再次確保掃描件與原圖的一致性與準(zhǔn)確性，使得最終加工成果符合客戶的要求，因此加工人員必須對(duì)照實(shí)體檔案原件進(jìn)行逐件核對(duì)。在審核過程中若出現(xiàn)缺頁(yè)、漏頁(yè)、重頁(yè)或順序錯(cuò)誤等情況，必須要求加工人員對(duì)這批不符合質(zhì)量要求的掃描件及時(shí)進(jìn)行重掃、補(bǔ)掃、調(diào)整等操作；若是圖像偏斜度、清晰度、方向等未達(dá)到技術(shù)規(guī)范，加工人員必須重新處理或重新掃描。

　　5.對(duì)照原文補(bǔ)錄——自動(dòng)識(shí)別

　　要對(duì)掃描好的檔案文件進(jìn)行檢索利用，自然少不了要對(duì)檔案目錄的核對(duì)補(bǔ)錄工作，檔案目錄的錄入有兩種方法，第一鐘方法就是對(duì)照檔案原文進(jìn)行錄入。第二種方法是針對(duì)于紙質(zhì)較好，且非手寫的檔案文件來說，可以采用OCR技術(shù)，對(duì)原文進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別入庫(kù)，這樣做不僅可以大幅度提高錄入的工作效率，而且還能有效降低手動(dòng)錄入帶來的錯(cuò)誤率。

　　6.裝訂階段——裝訂整理

　　加工人員采用三孔一線裝訂法對(duì)案卷進(jìn)行裝訂，裝訂之前必須認(rèn)真整理檔案文件，保證檔案頁(yè)面整齊統(tǒng)一，避免紙張的顛倒、錯(cuò)頁(yè)。務(wù)必確保裝訂后的檔案結(jié)實(shí)牢固，與案卷原件保持一致。

　　《數(shù)字化加工處理單》

　　在檔案數(shù)字化加工的各個(gè)環(huán)節(jié)中，加工人員必須按照規(guī)定認(rèn)真填寫《數(shù)字化加工處理單》，包括案卷檔號(hào)、具體加工人員、時(shí)間、抽查情況等項(xiàng)目，尤其要核實(shí)實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的檔案頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法，確保形成詳細(xì)、規(guī)范的加工流程跟蹤日志。

　　一、檔案數(shù)字化實(shí)施主體

　　1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的責(zé)任主體為實(shí)施檔案數(shù)字化的各級(jí)國(guó)家綜合檔案館及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化實(shí)施單位”）。

　　2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工可由數(shù)字化實(shí)施單位自行組織人員開展，也可以由數(shù)字化實(shí)施單位采取業(yè)務(wù)外包的方式委托給具有相關(guān)資質(zhì)和能力的檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）完成。

　　二、數(shù)字化加工基本原則

　　1.統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施

　　根據(jù)紙質(zhì)檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。國(guó)家重點(diǎn)檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業(yè)檔案應(yīng)優(yōu)先列入數(shù)字化加工對(duì)象。

　　數(shù)字化應(yīng)保持原有檔案全宗或目錄的完整性。

　　2.加強(qiáng)管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，對(duì)數(shù)字化對(duì)象進(jìn)行劃控、鑒定。涉及國(guó)家秘密的檔案，不得以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工。加強(qiáng)檔案數(shù)字化各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。

　　3.完善細(xì)節(jié)，規(guī)范流程

　　對(duì)因涉密不宜以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工的對(duì)象，應(yīng)用文字做出說明，并由數(shù)字化實(shí)施單位組織工作人員集中進(jìn)行數(shù)字化加工。應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化加工流程管理，界定各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)任務(wù)，堵塞漏洞和缺憾。

　　4.分工協(xié)作，夯實(shí)基礎(chǔ)

　　加強(qiáng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的分工協(xié)作，把夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作與檔案數(shù)字化相結(jié)合，開展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎(chǔ)處理工作，為加快推進(jìn)檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。

　　三、數(shù)字化加工基本環(huán)節(jié)

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)為數(shù)字化前期準(zhǔn)備、數(shù)字化前處理、數(shù)字化掃描、數(shù)字化后處理、數(shù)字化成果驗(yàn)收移交。內(nèi)容主要包括：制定數(shù)字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果移交及管理等。

　　檔案數(shù)字化從整理分件到案卷還原的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)以卷（盒）或批次為單位建立檔案數(shù)字化加工流程單，記錄每卷（盒）或每批檔案數(shù)字化過程，確保檔案掃描加工質(zhì)量和效率。

　　四、制定方案

　　對(duì)檔案實(shí)體的基本情況進(jìn)行摸底排查，根據(jù)排查結(jié)果，制定總體規(guī)劃和分年計(jì)劃，并按照本規(guī)范編制數(shù)字化工作方案。包括檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍、數(shù)量以及先后順序、數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、時(shí)間安排以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。