檔案信息化建設(shè)的依據(jù)就是能夠迅速的查閱集中的匯總，一直以來(lái)，檔案管理是人力資源管理的重中之重，高校作為培養(yǎng)人才的發(fā)源地，人才集散頻率極高，如果在復(fù)雜的社會(huì)環(huán)境中做好高校檔案信息化建設(shè)工作，是當(dāng)前高?；A(chǔ)工作的核心之一。

　　當(dāng)前社會(huì)是信息化社會(huì)，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛的應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，在高校檔案管理工作中，合理使用信息化技術(shù)，可以幫助高校管理工作有效提升，采用檔案信息化管理技術(shù)，可以改變傳統(tǒng)檔案管理模式單一、服務(wù)效率低下的局面。

　　顯著提高服務(wù)效率和檔案查閱的精準(zhǔn)度，基于此，本文對(duì)信息化檔案管理工作意義進(jìn)行分析和探索，闡述當(dāng)前高校檔案信息化管理的必要性，探討如何在檔案管理當(dāng)中發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，為新時(shí)期高校檔案建設(shè)管理工作提出可行性建議。

　　檔案是現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)管理各類(lèi)信息的重要手段，也是各類(lèi)資源信息流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)的重要媒介，對(duì)文明的發(fā)展和人類(lèi)社會(huì)的進(jìn)步有著非常重要的作用。高校是培養(yǎng)人才和各類(lèi)高端技術(shù)的匯集地。

　　既是科研場(chǎng)所，也是社會(huì)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著人力資源檔案和各類(lèi)信息技術(shù)檔案管理工作，這就要求高校必須做好檔案管理，不斷提高檔案信息化水平，確保檔案管理科學(xué)、完備，防止檔案丟失問(wèn)題出現(xiàn)。

　　檔案管理信息化技術(shù)是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的快速、便捷、科學(xué)管理，通過(guò)開(kāi)發(fā)程序?qū)崿F(xiàn)信息資料的數(shù)據(jù)化處理和存儲(chǔ)，為檔案管理方提供便利條件。高校一般采取利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理和處理，管理效率更高、安全系數(shù)更強(qiáng)、查閱流轉(zhuǎn)更便捷。

　　信息化管理模式已經(jīng)運(yùn)行了一個(gè)階段，并取得了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以實(shí)現(xiàn)目錄編撰、檔案歸類(lèi)、自動(dòng)檢索、電子存儲(chǔ)和檔案對(duì)比工作，由此來(lái)看，在高校檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以顯著提高工作效率，幫助各類(lèi)科研活動(dòng)推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)人力資源動(dòng)態(tài)管理。

　　隨著數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入應(yīng)用，高校各類(lèi)科研數(shù)據(jù)都采取電子信息的形式呈現(xiàn)，大量的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)資料和科研成果都存儲(chǔ)在數(shù)字信息端，這就要求檔案管理必須使用信息化技術(shù)才能提高工作效果，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展不斷提升檔案管理的水平，相比較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，更有優(yōu)勢(shì)，存儲(chǔ)容量高、存儲(chǔ)方式便捷為高校建設(shè)提供了廣闊的空間。

　　當(dāng)前高校開(kāi)展的各類(lèi)教學(xué)活動(dòng)、招生行為、科研項(xiàng)目和學(xué)生管理，一般采用多種信息進(jìn)行處理，工作過(guò)程中會(huì)形成大量的電子信息材料，為了方便管理，更好的服務(wù)師生，就需要借助電子信息化技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理，確保信息保存完整和提取便利。

　　信息化管理技術(shù)還可以提高信息檔案的利用率，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，信息化檔案的使用條件更加寬泛，不受空間、時(shí)間的限制，隨時(shí)隨地就可以使用和查閱，且檔案使用更加規(guī)范和安全。

　　使用人通過(guò)固定的IP地址和賬戶(hù)信息登錄查閱，學(xué)校也可以隨時(shí)追蹤使用者情況，防止涉密信息泄露，同時(shí)，科研信息可以實(shí)現(xiàn)共享的目的，推動(dòng)高?？蒲心芰蛣?chuàng)新能力的發(fā)展，體現(xiàn)檔案本身的價(jià)值和意義。

　　由此來(lái)看，現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展導(dǎo)致高校各類(lèi)信息的復(fù)雜程度加劇，尤其是各類(lèi)信息檔案內(nèi)容更加豐富、保存難度更大、使用頻率更高，這就要求高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須采取科學(xué)有效的信息化管理手段，提高檔案管理的精準(zhǔn)度，確保檔案信息管理的嚴(yán)謹(jǐn)有序，滿(mǎn)足高校建設(shè)和發(fā)展的需求。

　　就目前來(lái)看，高校檔案管理信息化管理是推動(dòng)高校建設(shè)發(fā)展的必備要素，借助信息化手段不斷提高檔案管理的科學(xué)性，發(fā)揮檔案最佳價(jià)值，目前，高校內(nèi)部正在通過(guò)建立軟硬件設(shè)施設(shè)備形成體系性檔案管理模式。

　　借助信息化技術(shù)可以促進(jìn)管理模式的多樣化，通過(guò)建立綜合數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，提高數(shù)據(jù)利用的效能，鼓勵(lì)多個(gè)部門(mén)協(xié)同使用，配備專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)開(kāi)展，根據(jù)高校發(fā)展的周期和市場(chǎng)的需要，及時(shí)調(diào)整管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，發(fā)揮高校檔案管理的作用，具體而言，高校檔案信息化管理的必要性有以下幾個(gè)方面：

　　信息化技術(shù)是一種新型的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)各類(lèi)工作采取信息數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行處理，檔案管理是一門(mén)從古至今就存在的工作，但二者的結(jié)合也是隨著信息技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)的，就目前來(lái)看。

　　很多高校都配備了相關(guān)的信息化設(shè)備，如果依然采用傳統(tǒng)的管理模式無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理，過(guò)于注重紙質(zhì)檔案的整理和存儲(chǔ)，忽視電子信息檔案，會(huì)造成人力資源浪費(fèi)，工作耗時(shí)耗力。

　　檔案信息化管理一方面需要依靠科學(xué)的管理模式，另一方面更需要借助科學(xué)、完整的信息化設(shè)施設(shè)備，大多數(shù)高校所配備的檔案信息管理已經(jīng)相對(duì)完善，各方面基礎(chǔ)設(shè)施均有投入，一般配備了掃描儀、多功能信息處理器、數(shù)字化檔案存放柜，可以滿(mǎn)足大批量數(shù)據(jù)的處理和分析，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，無(wú)法及時(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果的存儲(chǔ)和處理。

　　高校檔案有別于其他企事業(yè)單位檔案，除了人力資源檔案以外，還包括大量的文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)實(shí)驗(yàn)、項(xiàng)目成果等，這就需要建立一個(gè)大型的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)歸類(lèi)和處理，且要及時(shí)更新數(shù)據(jù)，確保使用效果。

　　傳統(tǒng)的檔案管理會(huì)受到主客觀因素的影響，存在數(shù)據(jù)錄入不及時(shí)、數(shù)據(jù)丟失的情況，情況比較突出的是大量的最新數(shù)據(jù)整理、存儲(chǔ)不及時(shí)，影響項(xiàng)目及時(shí)使用。檔案信息數(shù)據(jù)化處理可以有效的提高數(shù)據(jù)的更新頻率，檔案信息處理的優(yōu)越性相比較紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)非常明顯。

　　高校工作者素質(zhì)相對(duì)比較高，能力較強(qiáng)，對(duì)新型事務(wù)的接收能力較強(qiáng)，檔案信息數(shù)據(jù)化處理屬于新型技術(shù)領(lǐng)域，通過(guò)制定完善的管理制度，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的大批量處理，確保信息處理的有效性。

　　高校檔案信息化建設(shè)建議：

　　現(xiàn)代檔案信息化處理技術(shù)是推動(dòng)高校發(fā)展，優(yōu)化人力資源管理，提高工作效率的有效措施，學(xué)校必須予以重視，具體而言，在實(shí)際的工作中，學(xué)校管理層應(yīng)該重視檔案信息化的處理，要發(fā)揮數(shù)字信息化處理技術(shù)的作用，要合理規(guī)劃?rùn)n案管理部門(mén)工作，優(yōu)化內(nèi)部配置，加強(qiáng)內(nèi)部工作人員培訓(xùn)，提高工作整體統(tǒng)籌性，根據(jù)高校的基本情況，及時(shí)調(diào)整工作模式，優(yōu)化檔案管理的制度。

　　負(fù)責(zé)檔案管理的部門(mén)要及時(shí)更新技術(shù)手段，培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能，同時(shí)也要將信息化檔案技術(shù)及時(shí)宣傳，讓其他部門(mén)及時(shí)使用，確保檔案價(jià)值發(fā)揮。

　　高校要站在整個(gè)管理結(jié)構(gòu)提升的角度進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作，要根據(jù)整體工作有序推進(jìn)，在工作建設(shè)過(guò)程中，要了解師生需要，進(jìn)行實(shí)際分析，提高師生對(duì)檔案管理的重視程度，要將信息及時(shí)整理和使用納入到教學(xué)工作當(dāng)中，鼓勵(lì)師生積極使用。

　　可以定期組織召開(kāi)交流座談會(huì)，了解師生使用反饋情況，及時(shí)調(diào)整管理模式，也可以將檔案信息推進(jìn)工作納入高校職工績(jī)效考核當(dāng)中，確保工作落實(shí)。此外，還要在教師隊(duì)伍當(dāng)中積極培訓(xùn)，組織師生集中學(xué)習(xí)，為技術(shù)推廣奠定基礎(chǔ)。

　　推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)需要配備對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，高校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)該方面工作的硬件投入，確保設(shè)備使用和技術(shù)推廣齊頭并進(jìn)。不僅僅要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)備的投入，還要及時(shí)更新設(shè)備，根據(jù)高校本身檔案處理的需要，及時(shí)投入和建設(shè)多功能數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，還應(yīng)該配備其他輔助性設(shè)備，如掃描儀、集成電腦、移動(dòng)處理端等，滿(mǎn)足師生多樣化的需求。

　　學(xué)?？梢愿鶕?jù)工作情況，開(kāi)發(fā)適合本校的數(shù)據(jù)處理軟件，積極引進(jìn)和學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)的技術(shù)手段，及時(shí)更新軟件，確保符合時(shí)代發(fā)展需要。

　　檔案管理的核心在于存儲(chǔ)空間的管理，信息化的檔案關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，數(shù)據(jù)庫(kù)相當(dāng)于信息處理的大腦，可以采集、搜集、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)各類(lèi)信息，如數(shù)據(jù)庫(kù)管理不善或數(shù)據(jù)庫(kù)安全系統(tǒng)存在漏洞，極容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，影響檔案管理效果。

　　錄入的數(shù)據(jù)信息盡量廣泛，不僅文字信息需要錄入，音頻、影像、圖片等數(shù)據(jù)信息也要及時(shí)錄入，確保信息的完整性。建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要及時(shí)找到數(shù)據(jù)根源，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息核對(duì)和確認(rèn)，核查初始數(shù)據(jù)和錄入數(shù)據(jù)是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整，防止因時(shí)間推移而產(chǎn)生數(shù)據(jù)混淆或丟失的情況出現(xiàn)。

　　要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，及時(shí)更新和維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，確保各類(lèi)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)有效入庫(kù)存儲(chǔ)。

　　儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)信息的意義在于信息的使用和處理，現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展，核心因素在于多種技術(shù)的井噴式出現(xiàn)，推動(dòng)人類(lèi)文明加速升級(jí)，這得益于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)拉近了不同技術(shù)和科研項(xiàng)目的交流頻率，提高了知識(shí)的利用率，高校作為高端技術(shù)和科研項(xiàng)目的發(fā)源地，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息交流。

　　高校應(yīng)該建立檔案數(shù)據(jù)處理共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)非保密信息數(shù)據(jù)的共享，可以將檔案信息平臺(tái)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相互鏈接，提高檔案使用率，不同的高校針對(duì)同一類(lèi)型課題可以更好的交流與合作，從而推動(dòng)社會(huì)的不斷繁榮和發(fā)展。

　　電子信息數(shù)據(jù)在不同的學(xué)校存放在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，數(shù)據(jù)庫(kù)之間無(wú)法相同，通過(guò)建設(shè)數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái)，可以讓各學(xué)校之間加強(qiáng)交流與合作，讓檔案管理工作更加便捷和高效。

　　綜上所述，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也在不斷進(jìn)步，為不斷適應(yīng)復(fù)雜社會(huì)的需要，檔案管理必須使用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)提高檔案價(jià)值，方便使用者查閱和儲(chǔ)存。高校作為各類(lèi)檔案存儲(chǔ)和流轉(zhuǎn)的重要組織機(jī)構(gòu)，也要及時(shí)完善和升級(jí)檔案管理的信息化建設(shè)工作，提高人才培養(yǎng)和科研項(xiàng)目推動(dòng)的效果。

　　當(dāng)前，高校在進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，還有很大上升空間，管理人員要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的工作隊(duì)伍，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，根據(jù)學(xué)校師生的需要，適時(shí)升級(jí)改造，同時(shí)建立完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保各類(lèi)檔案信息存儲(chǔ)的安全性和查閱的便捷性，為高?，F(xiàn)代化建設(shè)提供保障。

　　高校檔案信息化系統(tǒng)

　　高等學(xué)校引進(jìn)了高校檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案、教師檔案、組織檔案等各個(gè)維度檔案的信息化管理。

　　01、多用戶(hù)共同管理檔案

　　該學(xué)校下設(shè)四大機(jī)構(gòu)，分別是黨政管理機(jī)構(gòu)、教學(xué)與教輔機(jī)構(gòu)、黨的基層組織、群團(tuán)組織。其中黨政管理機(jī)構(gòu)下轄組織人事處、校紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu)、學(xué)生工作與招生就業(yè)處、教務(wù)處、科研發(fā)展與規(guī)劃處、后勤保障處；教學(xué)與教輔機(jī)構(gòu)下轄遠(yuǎn)程教育學(xué)院、繼續(xù)教育學(xué)院、圖書(shū)館；群團(tuán)組織包括校團(tuán)委。

　　在以上組織當(dāng)中，每一個(gè)機(jī)構(gòu)每天都會(huì)有大量可成為檔案的文件產(chǎn)生，如何對(duì)這些資料進(jìn)行實(shí)時(shí)管理。該大學(xué)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建負(fù)責(zé)人跟中博奧技術(shù)團(tuán)隊(duì)對(duì)接后，覺(jué)得采用多人管理的模式，即給不同的子部門(mén)或機(jī)構(gòu)都分配一個(gè)檔案管理員名額，并匹配相應(yīng)的職能權(quán)限，由最先接觸到檔案的人員實(shí)時(shí)整理歸檔，檔案管理的效率得到了極大提升。

　　得益于中博奧獨(dú)創(chuàng)的痕跡可尋與細(xì)粒化權(quán)限管理的技術(shù)，“多人管檔”的創(chuàng)新型檔案管理方式，既能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效管理，也能保障檔案的安全。通過(guò)痕跡可尋技術(shù)，中博奧系統(tǒng)可利用用戶(hù)登錄監(jiān)控、應(yīng)用操作行為監(jiān)控、工作流程監(jiān)控、監(jiān)控信息統(tǒng)計(jì)與分析多種方式，實(shí)時(shí)保障文檔的安全；

　　通過(guò)細(xì)?；臋?quán)限管理，檔案的每一個(gè)分類(lèi)都可以單獨(dú)設(shè)置權(quán)限，授權(quán)對(duì)象既可以是組織架構(gòu)中的組織，也可以是具體用戶(hù)。同時(shí)也可以定義授權(quán)對(duì)象可訪問(wèn)內(nèi)容的密級(jí)，以及可以進(jìn)行的操作行為。

　　02、檔案全生命周期有序化管理

　　該項(xiàng)目要求，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)一且分門(mén)別類(lèi)管理內(nèi)部不同類(lèi)型和性質(zhì)的檔案材料，實(shí)現(xiàn)檔案的有序化管理。在應(yīng)用上，需要結(jié)合權(quán)限管理與流程管理體系，界定人員應(yīng)用檔案資料的權(quán)限便捷，并通過(guò)流程管理體系管控檔案從形成、發(fā)布、變更到歸檔、鑒定、銷(xiāo)毀等全生命周期管理。此外，還需要滿(mǎn)足可在日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，完成對(duì)內(nèi)部重要檔案資料的沉淀，以及按權(quán)限取用。

　　高校檔案信息化系統(tǒng)擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、過(guò)期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對(duì)應(yīng)的管理功能，并對(duì)檔案的出入庫(kù)，包括原件與數(shù)字文件的借閱與歸還的申請(qǐng)與登記功能，并可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)檔案資料的利用情況、借用熱度等數(shù)據(jù)；

　　用戶(hù)可通過(guò)搜索，找到需要進(jìn)行移交/借用/銷(xiāo)毀/批量提醒的檔案，勾選多個(gè)文件或多個(gè)檔案案卷，放入類(lèi)似于淘寶購(gòu)物車(chē)可臨時(shí)存放文件或檔案案卷的收納盒中，統(tǒng)一發(fā)起流程進(jìn)行檔案移交/借用/銷(xiāo)毀/提醒流程，讓系統(tǒng)的應(yīng)用完全實(shí)現(xiàn)面向用戶(hù)服務(wù)，實(shí)實(shí)在在地提高高校檔案管理效率與水平。

　　03、全面管理所有檔案門(mén)類(lèi)

　　如開(kāi)篇言，該校日常運(yùn)營(yíng)管理中涉及到諸多檔案門(mén)類(lèi)，且目前注冊(cè)在籍學(xué)生30000多人，中博奧通過(guò)定制開(kāi)發(fā)滿(mǎn)足了信息量如此龐大的檔案管理需求。其中，基礎(chǔ)的學(xué)生檔案管理就包括：

　　畢業(yè)生登記表管理、報(bào)名登記表管理、身份證照片管理、畢業(yè)證照片管理、招生考試錄取名單照片管理、大學(xué)生實(shí)踐考核管理、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）評(píng)審管理、學(xué)生學(xué)籍卡照片管理、學(xué)歷查詢(xún)結(jié)果照片管理、學(xué)生成績(jī)單管理等。

　　除了為該校定制上述基礎(chǔ)的學(xué)生檔案分類(lèi)，中博奧還支持個(gè)性化業(yè)務(wù)檔案和人事檔案管理功能，全面管理該校涉及的所有檔案門(mén)類(lèi)。

　　本次該大學(xué)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建，是按照全國(guó)高校檔案管理要求，進(jìn)一步提高高校檔案管理和數(shù)字化處理工作水平，以適應(yīng)電子檔案管理需要而進(jìn)行的一項(xiàng)政策性與實(shí)用性相結(jié)合的行動(dòng)。

　　經(jīng)過(guò)多維度、多次數(shù)評(píng)測(cè)，該校最終選擇中博奧作為高校檔案管理軟件供應(yīng)商。這既是對(duì)中博奧檔案管理實(shí)力的認(rèn)可，也是中博奧結(jié)合學(xué)校檔案管理需求，不斷優(yōu)化檔案場(chǎng)景化應(yīng)用的契機(jī)。

　　在過(guò)往的實(shí)戰(zhàn)案例中，中博奧已經(jīng)為上千所學(xué)校搭建了學(xué)校信息化檔案管理系統(tǒng)，沉淀、打磨出一批貫穿檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等檔案管理應(yīng)用。未來(lái)，中博奧還將繼續(xù)細(xì)化應(yīng)用場(chǎng)景，期待與更多獨(dú)特的、新穎的學(xué)校檔案管理需求相遇。