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檔案管理的系統(tǒng)軟件

時(shí)間:2022-10-11 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案管理的系統(tǒng)軟件為電子檔案管理搭建一個(gè)公共支撐環(huán)境,為各類(lèi)檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺(tái),主要實(shí)現(xiàn)以下功能:系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級(jí)管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時(shí)發(fā)放等。

檔案管理的系統(tǒng)軟件

  檔案信息化管理平臺(tái)的目標(biāo)是:實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。紙質(zhì)檔案信息化管理是:以電子影像技術(shù)為支撐,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理。電子信息的檔案化管理是:把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后,形成電子檔案,將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái),形成用應(yīng)用無(wú)關(guān)的,不可抵賴的,能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。

  檔案管理系統(tǒng),通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理,包括:采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。

  檔案管理系統(tǒng),為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理,提供完整的解決方案,檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng),為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能,形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

  功能介紹

 ?。ㄒ唬┒喾N瀏覽方式。

  檔案管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)手工管理的顯著差別,也就是這個(gè)功能帶來(lái)的方便性了。因?yàn)闄n案的類(lèi)型錯(cuò)綜復(fù)雜,但是每一個(gè)部門(mén)都希望可以利用檔案,那么瀏覽的方式就極為重要了。

  二)分類(lèi)查看

  因?yàn)橄到y(tǒng)在存儲(chǔ)檔案時(shí),會(huì)建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù),所有的檔案信息都會(huì)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中,這樣就可以做到“數(shù)出一門(mén)”

  要做到高效率的目標(biāo),系統(tǒng)提供了分類(lèi)查看的功能,可以根據(jù)檔案的分類(lèi)、歸檔的部門(mén)、存儲(chǔ)的日期、保密等級(jí)等條件,進(jìn)行單個(gè)分類(lèi)的查看。

  三)自定義錄入頁(yè)面

  每個(gè)人的操作習(xí)慣不同,操作的流程也不同,所以要做到所有人統(tǒng)一是一件不小的工程,既不耽誤效率,又可以讓每個(gè)人做到舒適快捷。

  系統(tǒng)提供了自定義頁(yè)面的功能,可以根據(jù)自己的操作習(xí)慣來(lái)設(shè)置自己的界面,這樣一來(lái),每個(gè)人都可以使用自己習(xí)慣的頁(yè)面,保證工作效率。

  四)整理檔案

  支持多種方式錄入檔案,支持Excel表格錄入檔案信息。

  檔案管理系統(tǒng)主要是實(shí)現(xiàn)查詢存儲(chǔ)簡(jiǎn)單方便化,本系統(tǒng)包括整理檔案、檔案查詢、存儲(chǔ)歸檔、檔案借閱等功能。

  系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)

  1.方便安全增強(qiáng)了信息的安全性,利用該管理系統(tǒng)可對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)和管理,方便學(xué)生信息的收集。此外,鑒于電子信息的輸入與保存,因此安全性較高,且不易丟失。

  2.

  簡(jiǎn)單快捷錄入紙質(zhì)信息往往會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力,學(xué)生檔案信息的管理可以不需要過(guò)多的人力并能節(jié)約時(shí)間。只需要少量人工操作電腦就可以完成信息管理,更簡(jiǎn)單快捷。

  3.提高效率按照傳統(tǒng)的歸檔方法,如果要提取有效的信息,在尋找信息的過(guò)程需要很長(zhǎng)時(shí)間。使用學(xué)生檔案信息系統(tǒng)可以統(tǒng)一管理學(xué)生的信息,學(xué)校的動(dòng)態(tài)得到及時(shí)更新。

  電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定

  第一章總則

  第一條為推動(dòng)電子檔案科學(xué)管理,規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),明確電子檔案管理系統(tǒng)基本功能,確保電子檔案真實(shí)、完整、可用與安全,按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,制定本規(guī)定。

  第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng),是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。

  第三條本規(guī)定明確了電子檔案管理系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱系統(tǒng))必備的功能。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)依據(jù)先進(jìn)、實(shí)用、安全、發(fā)展的原則。

  第四條本規(guī)定適用于國(guó)家各級(jí)各類(lèi)檔案館,機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位可參照?qǐng)?zhí)行。

  第二章系統(tǒng)總體要求

  第五條系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具備開(kāi)放性,可實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。

  第六條系統(tǒng)功能應(yīng)具備可擴(kuò)展性,應(yīng)滿足當(dāng)前及可預(yù)見(jiàn)的時(shí)間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求,可方便地進(jìn)行功能擴(kuò)展。

  第七條系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)具備靈活性,支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。

  第八條系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)安全可靠,保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程記錄,根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段,保障電子檔案安全,防止非授權(quán)訪問(wèn)。

  第九條系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。

  第十條系統(tǒng)應(yīng)能夠管理符合國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的多種門(mén)類(lèi)、多種格式的電子檔案。

  第十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行輔助管理的功能。

  第三章檔案接收

  第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能,支持在線和離線的批量接收與處理,保存移交接收處理記錄。

  第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能,對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。

  第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能,支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證,賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。

  第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。

  第四章檔案整理

  第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動(dòng)歸類(lèi)與排序等功能,支持分類(lèi)與排序的調(diào)整處理。

  第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能,形成電子檔案目錄,并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。

  第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能,生成符合國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長(zhǎng)期保存和提供利用的電子檔案。

  第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。

  第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫(kù)功能,并保存入庫(kù)處理過(guò)程記錄。

  第五章檔案保存

  第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能,設(shè)置備份與恢復(fù)策略,制作備份數(shù)據(jù),對(duì)備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測(cè)與管理,使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理,記錄備份恢復(fù)過(guò)程信息。

  第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能,對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲(chǔ)空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問(wèn)和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告,跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過(guò)程。

  第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。

  第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能,保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除,記錄長(zhǎng)期保存過(guò)程中的變動(dòng)信息。

  第六章檔案利用

  第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫(kù)的功能,支持電子檔案的檢索、篩選和輸出,能夠?yàn)槔谜咛峁┓蠂?guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。

  第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能,支持跨全宗、跨門(mén)類(lèi)和遞進(jìn)檢索,檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。

  第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能,支持在線申請(qǐng)、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理,并記錄用戶使用電子檔案的意見(jiàn)和效果等信息。

  第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能,對(duì)檔案編研成果進(jìn)行管理。

  第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能,保存檔案利用者信息,并采取技術(shù)手段確保利用過(guò)程中電子檔案不被非法纂改。

  第七章檔案鑒定與處置

  第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能,按照電子檔案的處置規(guī)則,建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程,支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。

  第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能,支持密級(jí)、價(jià)值和開(kāi)放等鑒定處理。

  第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過(guò)程信息,記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見(jiàn)和時(shí)間等信息。

  第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷(xiāo)毀管理功能,對(duì)實(shí)施銷(xiāo)毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀,留存已銷(xiāo)毀的電子檔案的目錄信息和銷(xiāo)毀處理記錄。

  第八章檔案統(tǒng)計(jì)

  第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能,可按照檔案的全宗、門(mén)類(lèi)、文件格式、開(kāi)放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

  第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。

  第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

  第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表制作工具,支持用戶自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

  第九章系統(tǒng)管理

  第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。

  第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類(lèi)方案的定義與維護(hù)功能,支持電子檔案類(lèi)目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理;系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書(shū)、科技、音像等檔案門(mén)類(lèi)的分類(lèi)方案;系統(tǒng)應(yīng)支持對(duì)會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)類(lèi)等專門(mén)檔案分類(lèi)體系的設(shè)置。

  第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能,內(nèi)置常見(jiàn)種類(lèi)的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。

  第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能,支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計(jì)員的三員分立的安全控制功能,支持電子檔案管理用戶的分組、分類(lèi)管理,以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。

  第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類(lèi)管理功能,記錄用戶訪問(wèn)、存取和使用電子檔案的行為和信息。

  第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問(wèn)等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能,記錄發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

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