隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)化、數(shù)字化引發(fā)的新浪潮正席卷而來，不斷顛覆、重構我們的生產(chǎn)和生活。而檔案管理也正面臨著從傳統(tǒng)管理向科學化、信息化的管理模式轉(zhuǎn)變，檔案的數(shù)字化、信息化成為數(shù)字化浪潮中不可或缺的一環(huán)。我國檔案法明確提到各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃。

　　在檔案的收、管、存、用四階段，其終極目的是為了高效利用，而傳統(tǒng)的檔案利用模式基本處于“你來我查，你問我答，重藏輕用”的局面。在數(shù)字化浪潮及政策支持下，中博奧檔案管理系統(tǒng)應運而生，基于前沿的NLP、OCR、搜索推薦、知識圖譜等技術，使得檔案管理更加方便、快捷、高效。

　　檔案管理現(xiàn)狀：知識化利用能力不足

　　根據(jù)艾略特提出的DIKW模型，知識化利用是對有邏輯解釋的數(shù)據(jù)進行加工，實現(xiàn)真正的知識化利用離不開4個關鍵詞：有用、體系化、結構化、聯(lián)結。

　　DIKW模型圖解

　　傳統(tǒng)檔案的檢索方式是：檔案人員從一本本目錄中，找出檔案所在位置，然后根據(jù)這個位置到檔案室里找出相應檔案，整個過程相當費時、費力，且這些紙質(zhì)的實體檔案沒有結構化、體系化進行聯(lián)結，不能形成信息網(wǎng)絡，如果沒有明確的查找目標，想要查閱相關檔案幾乎是不可能的。這對于檔案管理、統(tǒng)計、對外交流產(chǎn)生了很大不便，大大降低了企業(yè)的工作效率。

　　智能檔案管理深度挖掘檔案價值，沉淀企業(yè)知識

　　中博奧檔案管理系統(tǒng)內(nèi)嵌智能搜索、智能推薦、知識圖譜、文檔智能處理等能力，讓用戶快速發(fā)現(xiàn)、學習、利用知識。

　　檔案智能搜索：

　　業(yè)界強大搜索能力，全面囊括標準搜索組件

　　深度結合檔案業(yè)務，可針對專業(yè)檔案靈活配置元數(shù)據(jù)搜索條件

　　支持從案卷名稱、立卷日期等12種維度迅速定位，外化檔案利用能力，檔案一觸即達

　　檔案智能搜索助力檔案搜的快、搜的準

　　檔案智能推薦：

　　內(nèi)置豐富“推薦”組件，輔助檔案高效利用，喚醒沉睡檔案。例如：在進行年終評定時，領導查看了候選人張三當年的年度工作總結，可能還想查看他的季度工作總結以及月度績效完成情況等

　　基于百種算法模型，預置多種規(guī)則，支持相關文檔、熱門借閱文檔及推薦借閱等多種類型推薦，實現(xiàn)推你所想，大幅提升工作效率

　　檔案智能推薦實現(xiàn)推你所想，提高人效

　　檔案知識圖譜：

　　深耕多年圖譜能力打造檔案專屬知識圖譜

　　全面整合關聯(lián)現(xiàn)有檔案，形成網(wǎng)絡化、信息化結構

　　可快速追蹤相關檔案，實現(xiàn)檔案關聯(lián)探索、檔案溯源

　　打破傳統(tǒng)的制度檔案應用局限，徹底解決檔案信息分散掣肘

　　檔案知識圖譜整合關聯(lián)現(xiàn)有檔案，實現(xiàn)信息化要求

　　智能檔案已成為未來的發(fā)展方向，中博奧檔案管理系統(tǒng)集深耕多年的搜索、推薦、圖譜能力于一體，全方位立體化滿足企業(yè)檔案收、管、存、用全生命周期難題，已成為該賽道中的強勢黑馬。

　　目前，中博奧檔案管理系統(tǒng)已廣泛應用于政務政企、銀行、廣電等行業(yè)。在某大型央企項目中，中博奧檔案管理系統(tǒng)對接檔案數(shù)據(jù)300w+,案卷數(shù)據(jù)25w+,利用NLP服務提取標簽1Ow+，協(xié)助企業(yè)建設完成了一整套涵蓋收、管、存、用全流程的電子檔案管理系統(tǒng)，為業(yè)務人員展開后續(xù)工作進行有力支持。

　　在服務客戶過程中，中博奧檔案團隊將根據(jù)業(yè)務方需求持續(xù)深度優(yōu)化檔案利用效果，幫助客戶實現(xiàn)目標需求，從測試、優(yōu)化到維護，提供全方位服務，助力企業(yè)實施精細化檔案管理，持續(xù)提升用戶體驗。

　　檔案系統(tǒng)化整理制度

　　1、檔案整理的原則。按照文件形成的特點和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，能夠反映歷史真實面貌，便于保管和利用。

　　2、檔案整理的范圍。一是本單位現(xiàn)有檔案案卷質(zhì)量達不到要求的；二是在檔案鑒定中因檔案價值改變保管期限需調(diào)整的；三是由于某種原因出現(xiàn)了零散材料。

　　3、檔案整理的依據(jù)。檔案整理要執(zhí)行國家和天津市有關檔案業(yè)務建設和案卷質(zhì)量的規(guī)定，使整理后的檔案達到規(guī)范化、標準化要求、保持較高的案卷質(zhì)量。

　　檔案管理系統(tǒng)操作流程

　　中博奧檔案管理系統(tǒng)擁有系統(tǒng)首頁、辦公桌面、文件收集中心、預歸檔中心、檔案管理中心、檔案利用中心、安全控制中心、檔案管理等8大功能模塊、50+子功能，實現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、移交、統(tǒng)計和利用等全方位功能覆蓋、全流程在線審批，提供涵蓋檔案管理的全生命周期管理解決方案，破局傳統(tǒng)的檔案管理模式下檔案“收、管、存、用”標準不規(guī)范、整體效率低、審批流程亂、信息查詢難。

　　檔案管理系統(tǒng)操作流程及特色

　　一、全流程在線審批，加強規(guī)范管理

　　系統(tǒng)通過自定義表單及工作流引擎構建流程，實現(xiàn)檔案管理與流程的集成與貫通，消除業(yè)務流程的斷點現(xiàn)象，打通跨部門銜接，確保每次審批都能規(guī)范、高效地完成。

　　根據(jù)預設的流程，跨層級、跨部門、跨門類的檔案業(yè)務會自動銜接、自動推進，自動記錄所有的執(zhí)行動作，為全流程提供應用服務，實現(xiàn)全過程的閉環(huán)管理，使業(yè)務流程得到持續(xù)優(yōu)化。

　　比如，檔案利用中心以“網(wǎng)購式服務”創(chuàng)新體驗。用戶將電子檔案或?qū)嶓w檔案的借閱申請加入“借閱車”后，工作流會自動完成審批，賦能用戶高效在線查檔用檔。

　　二、管理要素融合，打破“管理體系孤島”

　　系統(tǒng)采用B/S結構和分級授權管理，滿足不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理。通過總部集中的數(shù)據(jù)目錄，可對全公司范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進行維護，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

　　系統(tǒng)基于不同組織按照不同標準執(zhí)行的準則，將審批流程與崗位、風險等管理要素進行融合。比如，通過流程關聯(lián)崗位，可清楚了解相關崗位參與流程的情況；通過對數(shù)字檔案信息的采集、加工、存儲、管理等各流程節(jié)點關聯(lián)風險控制，可為數(shù)字檔案資源的安全處理、傳輸和存儲提供保障。

　　三、開放集成，滿足個性化需求

　　系統(tǒng)預留擴展集成接口，可與OA辦公系統(tǒng)以及ERP、CRM等業(yè)務系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)采集數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，形成更加完善的現(xiàn)代化檔案管理體系。此外，系統(tǒng)還能根據(jù)用戶的業(yè)務需求，靈活配置功能模塊，建立個性化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)功能

　　系統(tǒng)首頁：用戶合法性認證

　　采用“用戶名+口令”的方式進行用戶合法性校驗，可與用戶統(tǒng)一認證系統(tǒng)做集成，支持門戶系統(tǒng)集成，還能按需自定義首頁LOGO及背景圖片信息。

　　辦公桌面：界面簡潔易操作

　　個人工作桌面囊括待辦事項、經(jīng)辦事項、我的借閱、檔案籃等功能，分門別類羅列菜單欄、文件展示及辦理區(qū)域。

　　文件收集中心：多渠道信息采集

　　對接OA、ERP、CRM等系統(tǒng)，自動收集文件數(shù)據(jù)；支持離線操作，快速收集文書材料、錄入不歸檔文件，自動檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性及規(guī)范性，方便用戶對文件進行統(tǒng)一管理；可單獨瀏覽所有不歸檔文件，對數(shù)據(jù)進行文件歸卷、文件歸檔操作。

　　預歸檔中心：操作高效智能化

　　自動智能化設計，操作簡易便捷，提供自動排序、組卷、編號、裝盒等功能，實現(xiàn)高效率歸檔，減少手工歸檔可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錯漏或遺失，減輕檔案管理人員的工作量。

　　檔案管理中心：管理能力全覆蓋

　　輕松點擊就可完成檔案的歸類與排序、鑒定、銷毀、報表打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、年報、編研、劃控、資料管理與庫房管理，無需費時費力去查詢、學習檔案整理的相關規(guī)定與標準，把用戶從繁重的體力勞動中釋放出來。

　　檔案利用中心：數(shù)字資源高度共享

　　提供檔案檢索、查借閱管理、電子檔案借閱、實體檔案借閱服務，實現(xiàn)隨時隨地隨需查詢、利用檔案，提高檔案利用率。

　　安全控制中心：采用銀行級數(shù)據(jù)安全策略

　　基于“三員分立”的安全控制模式，對功能及數(shù)據(jù)進行授權，防止信息丟失、泄露或被盜；自動記錄用戶瀏覽、存儲、傳輸電子檔案的行為，并進行審計追蹤，實現(xiàn)可查可控可管。

　　檔案管理：檔案業(yè)務一體化

　　提供立檔單位管理、全宗管理、檔案庫管理、數(shù)據(jù)回收站、項目管理、數(shù)據(jù)備份等功能，全面細致地記錄所有數(shù)據(jù)，建立健全的安全保障機制。

　　技術亮點

　　四性校驗：對準確性、完整性、安全性、可用性進行自動監(jiān)控與檢查，確保電子檔案長期可用。

　　打印控制：實現(xiàn)對電子文件的下載保存、打印輸出、輸出內(nèi)容控制等方面的利用控制。

　　數(shù)字水?。翰捎脛討B(tài)數(shù)字水印，保證利用文件的唯一身份證，防止非授權文件擴散。

　　文件加密：支持上傳加密、服務器批量加密；加密文件只能通過平臺瀏覽器打開，脫離系統(tǒng)則無法正常瀏覽、利用。

　　文件備份：提供在線數(shù)據(jù)備份服務。支持異地、異質(zhì)備份，電子文件數(shù)據(jù)封裝導出，以及結構化非結構化數(shù)據(jù)同步、異步備份。

　　部署方式：全面支持各類云環(huán)境部署與集中式或分布式部署，滿足不同客戶的業(yè)務需求。

　　國產(chǎn)化：信創(chuàng)體系國產(chǎn)自主開發(fā)的一體化檔案管理平臺，自主可控、安全可靠。

　　實施價值

　?。?）確保數(shù)字檔案永久存儲與安全保管。

　?。?）提高檔案管理工作效率和現(xiàn)代化水平。

　　（3）促進公共檔案服務能力拓展，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

　?。?）促進國家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結構優(yōu)化。

　　檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然趨勢。中博奧檔案管理系統(tǒng)通過對檔案進行安全、規(guī)范的收集、管理、存儲和利用，助力組織大幅提升檔案管理效率與綜合服務能力，讓檔案管理更高效、更智慧。