電子會(huì)計(jì)檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，電子會(huì)計(jì)檔案歸檔是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管具有成本高、易損毀等缺點(diǎn)。

　　近年來，隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表以及購(gòu)銷合同等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案。那么，電子會(huì)計(jì)檔案在歸檔保管中應(yīng)注意哪些問題呢？今天，小檔員就為您講講關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的那些問題。

　　01、電子會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案嗎？

　　會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

　　02、單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料必須紙質(zhì)打印歸檔保管嗎？

　　同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：

　　1.形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

　　2.使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

　　3.使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

　　4.采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；

　　5.建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

　　6.形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

　　03、單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料能否僅以電子形式歸檔保存？

　　滿足《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

　　04、電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)注意哪些問題？

　　電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

　　單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。

　　05、電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀時(shí)應(yīng)注意哪些問題？

　　除滿足紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案銷毀程序以外，電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

　　06、保管期滿但涉及其他未了事項(xiàng)的電子會(huì)計(jì)檔案如何處理？

　　保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

　　07、單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)如何處理？

　　電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

　　08、電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限是多久？

　　電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管期限一致。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

　　一、電子會(huì)計(jì)檔案的定義

　　電子會(huì)計(jì)檔案管理由會(huì)計(jì)人員、檔案人員分工負(fù)責(zé)，涉及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，管理過程包括電子會(huì)計(jì)資料的形成、收集、整理、歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等。

　　電子會(huì)計(jì)檔案主要流程

　　二、電子會(huì)計(jì)檔案需要?dú)w檔的具體內(nèi)容

　　企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)主要是對(duì)電子發(fā)票、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、電子銀行回單、電子銀行對(duì)賬單以及紙質(zhì)票據(jù)影像的管理。其中，企業(yè)需要將紙質(zhì)票據(jù)在紙質(zhì)檔案庫(kù)中進(jìn)行歸檔，并通過拍照或者掃描上傳的方式同步到紙質(zhì)票據(jù)的管理并關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的記賬憑證，類似于存放在憑證附件中進(jìn)行管理，這也是最基本需要做的會(huì)計(jì)電子檔案管理。例如業(yè)界新興的財(cái)務(wù)軟件賬信云會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件-智能化財(cái)務(wù)軟件，適合廣大中小微企業(yè)使用，提供憑證附件一鍵上傳和管理功能，而且軟件性價(jià)比很高，對(duì)于預(yù)算不多的小微企業(yè)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。

　　畢竟，在企業(yè)外部會(huì)計(jì)憑證中，發(fā)票的存在范圍最廣，國(guó)家出臺(tái)的政策中也指明了以增值稅專用發(fā)票電子化為發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)獲取的紙質(zhì)發(fā)票經(jīng)人工掃描或者拍照后進(jìn)行上傳，發(fā)票就能一直保存在云端，確保以后備查時(shí)能夠及時(shí)提供。

　　電子會(huì)計(jì)歸檔資料

　　三、電子會(huì)計(jì)檔案保存期限

　　最新出臺(tái)的文件中規(guī)定了企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限，包括行政單位、事業(yè)單位和各類企業(yè)等，這里重點(diǎn)介紹下企業(yè)的電子會(huì)計(jì)檔案所需要保管的期限。

　　電子會(huì)計(jì)檔案保存期限

　　四、企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的具體構(gòu)建

　　1、基礎(chǔ)文件存儲(chǔ)到會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)按照國(guó)家規(guī)定的文件類型，系統(tǒng)將PDF文件、Office文件、圖像格式文件等轉(zhuǎn)換為版式文件，推送至電子檔案系統(tǒng)中整理歸檔。在歸檔過程中，電子檔案與影像集成，原始憑證與記賬憑證關(guān)聯(lián)，確保系統(tǒng)及所涉及會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

　　會(huì)計(jì)歸檔系統(tǒng)

　　2、業(yè)務(wù)單據(jù)存儲(chǔ)到會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)

　　企業(yè)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的申請(qǐng)單、報(bào)賬單、記賬憑證、原始憑證等文件，由電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)以內(nèi)置編碼規(guī)則的方式自動(dòng)關(guān)聯(lián)形成一個(gè)源文件，包含納稅申報(bào)表、發(fā)票使用明細(xì)表在內(nèi)的多種財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)會(huì)在系統(tǒng)影像庫(kù)中予以存儲(chǔ)。

　　3、根據(jù)業(yè)務(wù)情況來分類存儲(chǔ)

　　基于自身業(yè)務(wù)內(nèi)容以及業(yè)務(wù)情況，企業(yè)還需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行不同的細(xì)分：

　　1）將記賬憑證作為財(cái)務(wù)核算中涉及到的主要?dú)w檔文件；

　　2）財(cái)務(wù)核算與原始憑證作為會(huì)計(jì)憑證的的主要來源；

　　3）資金內(nèi)轉(zhuǎn)單、應(yīng)付單、電子銀行回單、電子發(fā)票、資金收付款單、應(yīng)收單、報(bào)賬單為主要的原始憑證類型，通過URL與記賬憑證建立關(guān)聯(lián)之前，需要將其以PDF格式歸檔至影像服務(wù)器；

　　4）固定資產(chǎn)卡片、銀行余額調(diào)節(jié)表、明細(xì)賬、總賬屬于會(huì)計(jì)賬簿類型，需要采取與原始憑證類文件同樣的處理方式；

　　5）月度、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表同屬于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表類，也需要經(jīng)由影像服務(wù)器轉(zhuǎn)儲(chǔ)歸檔。另外，為實(shí)現(xiàn)檔案線上組卷的對(duì)應(yīng)關(guān)系，企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中還可以引入條碼技術(shù)，將檔案憑證號(hào)、順序號(hào)、分類、存儲(chǔ)內(nèi)容等信息以規(guī)則的條空及對(duì)應(yīng)數(shù)字符號(hào)予以展現(xiàn)，利用光電掃描設(shè)備識(shí)讀這些條形碼符號(hào)所包含的會(huì)計(jì)信息，達(dá)到自動(dòng)管理的目的。

　　4、更高層次管理：業(yè)財(cái)一體化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

　　業(yè)財(cái)一體化財(cái)務(wù)系統(tǒng)

　　1）構(gòu)建銷售訂單與企業(yè)收款數(shù)字化

　　傳統(tǒng)手工賬務(wù)處理模式下，企業(yè)需要現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取發(fā)票，存在發(fā)票屬地管理方面的限制。當(dāng)企業(yè)發(fā)生銷售業(yè)務(wù)需要開票時(shí)，財(cái)務(wù)人員可以直接根據(jù)來自于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的訂單或者合同信息等，開具銷項(xiàng)發(fā)票，并將相應(yīng)的數(shù)據(jù)先傳輸給客戶，完成發(fā)票申請(qǐng)、校驗(yàn)、開具、傳送、收款等系列操作。在整個(gè)訂單與收款數(shù)字化流程中，開票協(xié)同、銷項(xiàng)發(fā)票管理、收款稽核這些流程都相互匹配、無縫銜接，實(shí)現(xiàn)整個(gè)開票過程的互聯(lián)互通，業(yè)財(cái)一體化囊括了企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中各個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)。

　　2）構(gòu)建采購(gòu)訂單與企業(yè)付款數(shù)字化

　　企業(yè)和供應(yīng)商之間的系統(tǒng)通過協(xié)同平臺(tái)打通，實(shí)現(xiàn)雙方之間自動(dòng)化對(duì)賬與結(jié)算，節(jié)省了大量的人力和物力。同時(shí)，供應(yīng)商在收到企業(yè)預(yù)置發(fā)票后，按照其結(jié)構(gòu)化信息開具發(fā)票并在線提供給企業(yè)，驗(yàn)收單、付款記錄、發(fā)票等憑證信息相對(duì)應(yīng)。另外，電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)與進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理系統(tǒng)連接，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)以及銀企互聯(lián)系統(tǒng)相協(xié)同，彼此開展及時(shí)、便捷的查驗(yàn)以確保實(shí)現(xiàn)三單智能匹配，報(bào)銷、審核、入賬、付款效率提高，企業(yè)內(nèi)控水平提升。