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教學檔案電子化(紙質檔案電子化管理)

時間:2022-10-11 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

  全國教師管理信息系統(tǒng)的建設于2014年啟動,由教育部建立國家級教師系統(tǒng),各省級教育行政部門建立省級教師系統(tǒng),兩級系統(tǒng)互聯(lián)互通,形成全國教師管理信息系統(tǒng),服務國家、省、市、縣、校五級用戶。

  同時,新開發(fā)的業(yè)務教學檔案電子化管理系統(tǒng)支持教師培訓學分管理、教師調動、教師交流輪崗等核心工作。教育部日前印發(fā)《關于全面推進教師管理信息化的意見》,為明確不同層級用戶、不同業(yè)務的應用路徑,明確管理的責任和流程作了進一步規(guī)定。

  大數(shù)據時代學校在記錄學生成長的進程中,重新審視教學檔案電子化,順時而動,以新思維力促學生成長檔案的改革?!爸行W生成長記錄電子檔案”被逐步引入教育管理中來,并顯示出蓬勃的生命力。

教學檔案電子化

  教學檔案電子化管理系統(tǒng)是一個學校不可缺少的組成部分,它的內容對于學校的決策者和管理者來說都是至關重要的。

  隨著學生的規(guī)模不斷擴大,學生數(shù)量急劇增加,有關學生的各種信息量也成倍增長。面對龐大的信息量,學生信息管理系統(tǒng)必須肩負起提高學生管理工作效率的重任。

  教學檔案電子化系統(tǒng)解決痛點:

  學生檔案學籍信息規(guī)范管理

  可以科學統(tǒng)計和快速的查詢

  老師及時、全面地學握學生健康管理情況

  節(jié)省老師工作量,規(guī)范用戶管理學生

  快速查找學生個人成績信息

  實現(xiàn)無紙化辦公,節(jié)約紙張消耗

  “系統(tǒng)應用”

  應用案例:

  杭州市某市一小學校是一所九年一貫制學校,共有28個教學班,1300余名學生。2020年學校作為當?shù)亟逃圃圏c校率先開展使用“學生成長記錄電子檔案”,僅僅一學期,在學生評價和家校共育等方面就取得了顯著的成果。

  教師們通過中博奧教學檔案電子化系統(tǒng)的“教學助手、人人通空間、活動廣場”等應用,對學生的日常課堂表現(xiàn)、日常知識層面,進行定性和定量數(shù)據收集,同時結合學生的客觀表現(xiàn),如作品、特長、愛好、表現(xiàn)、學習、人際關系等不同內容,來加以整合以及評價分析。

  通過這些信息,可以讓老師掌握到更多針對性的教學策略,并制訂出能反映學生真實學習表現(xiàn)和成長過程的教學手段,促進學生獲得全面發(fā)展。

  相比傳統(tǒng)的“紙質學生檔案袋”,“學生成長記錄電子檔案”體現(xiàn)出了靈活、全面、個性等特點,解決了紙質檔案的存檔提取困難、記錄信息片面有限等問題。

  這份不斷更新的“電子學生成長檔案”會一直伴隨學生的成長,為學校德育管理提供依據,發(fā)揮檔案育人的顯著功效。

  學生們說:“我喜歡電子成長檔案,因為它可以把我在學校所有的表現(xiàn)都記錄下來,有老師們、同學們、父母對我的評價,還有我的課堂的表現(xiàn),我參加活動的記錄等等,這樣我的成長就不會‘丟’了!”

  就學生個體發(fā)展而言,電子檔案更加豐富立體,就教育的連續(xù)性而言,成長記錄不可或缺。學校立德樹人僅靠傳統(tǒng)的學籍檔案是單調無力的,大數(shù)據時代建立學生成長記錄電子檔案勢在必行。

  有了每個學生的成長記錄,就能呈現(xiàn)學生的自我縱向比較和同學間的橫向比較,形成家庭、學校、社會之間三維立體型的成長空間,發(fā)揮了檔案育人的顯著功效,呵護學生健康成長。

  大數(shù)據時代下的“學生成長檔案”,是一本成長日記、一種合理建議、一本指導手冊......可以動態(tài)跟蹤學生,綜合判斷一個學生的能力傾向,把握學生的心理變化狀況,再現(xiàn)學生的發(fā)展過程,它通過個體縱向、群體橫向的交錯,使社會、學校、家庭形成合力,筑起了一個三維立體的空間,發(fā)揮了檔案育人的顯著功效,留下學生異彩紛呈的成長痕跡,引導學生走向個性化成才之路。

紙質檔案電子化管理

  紙質檔案電子化管理

  數(shù)字時代,辦公無紙化,大量電子文檔應運而生。相比紙質文檔,紙質檔案電子化管理具有存儲方便,易查找,易編輯等優(yōu)點。

  但實際上,除了部分歷史留存下來的紙質文檔外,新的檔案、合同等紙質文檔也在不斷產生,為方便存儲與應用,這些紙質文檔將被轉換為電子文檔。

  當前,紙質文檔轉換為電子文檔的技術已經較成熟。利用掃描設備可以把紙質文檔掃描成圖像文件存儲管理;而OCR技術還能提取圖像中的符號并轉換為文本格式,可供進一步編輯、利用。

  為確保紙質檔案電子化的結果的準確性、一致性,多數(shù)紙質文檔會轉換成掃描后的圖像文件,但這類文檔在管理、應用上比普通的文本文檔要難。例如,審計部門在查找檔案時,要從掃描后的海量圖像文件中找到具體的文字內容,依靠人力效率太低。

  如何高效管理、應用這部分文檔?主要存在以下幾個難點:

  如何對掃描文件有序編目;

  圖像文件如何高效檢索;

  如何提取有效的文字信息。

  針對以上需求和痛點,專業(yè)的文件管理系統(tǒng)將是紙質檔案電子化之后高效管理、應用的利器。

  文件管理系統(tǒng)的智能識別技術能快速將紙質文檔轉換為電子文檔,并利用OCR技術、圖像識別技術、NPL自學習平臺、自動標簽等技術快速從圖片文件中提取文字信息進行處理,自動識別證件、識別票據、歸檔整理,將圖片文件轉換為易編輯、檢索、利用的數(shù)據信息,提升辦公效率與文檔應用。

  一、自定義元數(shù)據標簽

  元數(shù)據是描述數(shù)據的數(shù)據,通俗來說就是描述文件信息的數(shù)據,包括文件大小,創(chuàng)建時間,文件名等等。文件自動生成的元數(shù)據是有限的,不足以我們獲取更豐富的文件信息,擴展元數(shù)據的屬性對電子化之后的圖像文件進行編目很關鍵。

  夠快云庫的自定義的元數(shù)據標簽,就可以為圖像文件打上多維度的元數(shù)據標簽,包含了字段、數(shù)值等。例如,掃描后的發(fā)票可以利用OCR技術提取關鍵字段,把發(fā)票抬頭、金額、開戶行、地址等關鍵字段轉換為元數(shù)據標簽。

  而檔案類的圖像文件用元數(shù)據標簽擴展屬性,打上檔案編號、時間、對象等元數(shù)據標簽,能輔助實現(xiàn)編目動作,就像圖書館的索引卡片一樣。

  二、元數(shù)據檢索與應用

  圖像文件的一大應用痛點就是難快速定位、有效檢索。在自定義元數(shù)據標簽的基礎上,這個問題可以有效解決。

  例如,要檢索某個檔案文件,可以通過唯一的檔案編號元數(shù)據查找,或者檢索檔案的時間范圍等,都是通過已有的元數(shù)據標簽來實現(xiàn)檢索。

  也可以通過元數(shù)據設置文件到期提醒。例如,某份合同文件將在某天到期,可以在元數(shù)據設置里提前預設到期時間,到期后系統(tǒng)自動提醒,合同、檔案類文件管理更精準。

  三、關鍵信息提取

  掃描后的圖像文件,最關鍵的還是圖片中的文字信息。夠快云庫的智能檢索支持OCR技術,可對圖像文件識別并轉換為可編輯的文本。

  例如,票據掃描件可通過OCR技術自動識別,對發(fā)票金額、抬頭等關鍵信息抽取,轉換為可進一步編輯、利用的文本,實現(xiàn)紙質檔案電子化之后的有效利用。

  在紙質檔案電子化的趨勢下,高效管理、應用電子化之后的文件是重點,而元數(shù)據技術、智能識別技術則是實現(xiàn)這個問題的關鍵,只有繼續(xù)堅持技術創(chuàng)新才能應對更復雜的文件管理。

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