從一大堆紙質(zhì)戶籍檔案中細(xì)細(xì)查找某一群眾所需的檔案材料，需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力，導(dǎo)致戶政服務(wù)工作效率低，這或許是戶籍內(nèi)勤一件十分發(fā)愁的事情。為實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理，結(jié)合戶籍檔案電子化管理系統(tǒng)，集中開展了電子檔案掃描錄入工作。

　　一是組織人員培訓(xùn)。為確保戶籍檔案電子化工作順利開展，戶籍檔案員對電子檔案系統(tǒng)相關(guān)操作流程和規(guī)范進(jìn)行了詳細(xì)學(xué)習(xí)和聯(lián)系，確保每一名工作人員都能夠熟練掌握錄入方式、系統(tǒng)操作。

　　二是全面掃描錄入。戶政窗口利用工作空余時(shí)間，組織戶籍內(nèi)勤系統(tǒng)整理、掃描錄入了2021年所有的紙質(zhì)戶籍檔案，并通過戶籍檔案電子化系統(tǒng)立卷上架、分類整理，有效解決了紙質(zhì)戶籍檔案不便查找、不便共享等問題。

　　三是加強(qiáng)日常管理。將電子檔案掃描錄入工作作為常規(guī)工作，列入年度工作計(jì)劃。做到檔案日清月結(jié)，要求每天辦理的業(yè)務(wù)檔案都及時(shí)錄入，確保電子檔案的連續(xù)性和完整性。同時(shí)，積極使用電子檔案服務(wù)日常工作，進(jìn)一步提高電子檔案利用和查詢效率，更好地服務(wù)群眾。

　　戶籍檔案電子化系統(tǒng)

　　目前，戶籍檔案保存以紙質(zhì)為主。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時(shí)有諸多不便。居民們在辦理檔案業(yè)務(wù)時(shí)，通常會(huì)遇到耗時(shí)太久的問題。

　　查閱歷史戶籍檔案數(shù)字化應(yīng)用優(yōu)勢明顯。由于戶籍檔案歷史悠久，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產(chǎn)、征信、政審等各種用途前來辦理業(yè)務(wù)，使得歷史戶籍查檔量一直居高不下。

　　“傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢時(shí)，需要居民提供詳細(xì)地址和準(zhǔn)確姓名，還需要人工費(fèi)時(shí)翻閱查找，隨著城市的發(fā)展，同一個(gè)地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了?！?/p>

　　一旦家庭成員在幾個(gè)地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對于年代久遠(yuǎn)、被查詢?nèi)艘呀?jīng)過世、后代又不甚了解詳細(xì)地址的情況，僅憑通過一個(gè)姓名，要查詢到信息更是難上加難。

　　而電子檔案是通過前期掃描紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生高清像素圖片，存入存儲(chǔ)設(shè)備。用戶查詢時(shí)輸入需求，后臺算法通過對存儲(chǔ)電子檔案進(jìn)行識別，得出針對性的查詢結(jié)果。戶籍檔案電子化系統(tǒng)減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負(fù)擔(dān)，大大縮短了居民等待的時(shí)間，加快了窗口的辦事效率。

　　不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠(yuǎn)后，不可避免會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。紙質(zhì)檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴(yán)苛。

　　電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復(fù)查閱不會(huì)受損。紙質(zhì)檔案量只會(huì)越存越多，對保存的空間要求也會(huì)越來越大，還要安排專門的人員保管。

　　中博奧檔案針對戶籍檔案查詢痛點(diǎn)積極研發(fā)了基于自然語言處理構(gòu)建的戶籍檔案電子化系統(tǒng)，提供檔案檢索、手寫體識別檢索、圖像檢索、同義詞檢索、特征統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、特征數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、虛擬庫房、RFID定位、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、用戶管理等功能服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對原始戶籍檔案的電子調(diào)檔查詢。

　　提升服務(wù)體驗(yàn)，助力數(shù)字轉(zhuǎn)型針對手寫體及連筆字等歷史檔案檢索痛點(diǎn)，推出了具有針對性的解決方案。

　　通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實(shí)解決了居民因年代久遠(yuǎn)、記憶模糊導(dǎo)致的來回往返查詢舊檔案的老大難問題；同時(shí)也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務(wù)中心、檔案室因與窗口分離導(dǎo)致民警調(diào)檔不便的困擾，放大了內(nèi)部“放管服”效能，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。

　　政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”紅利也延伸到手機(jī)端。通過手機(jī)端就能收到一張帶有公安蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便隨身攜帶、打印。

　　戶籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使得原來的查找年代、地址的人工閱檔形式邁向從身份證、居住人、鄰居等多維度電子搜查方式的轉(zhuǎn)變，切實(shí)解決了居民因年代久遠(yuǎn)、記憶模糊導(dǎo)致來回往返、多地查詢的“老大難”問題，打通了公安政務(wù)服務(wù)與群眾的“最后一公里”。

　　探索完善戶籍檔案電子化系統(tǒng)，打造一流數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)警務(wù)效益最大化，在實(shí)現(xiàn)“進(jìn)政府一扇門，辦個(gè)人大小事”的同時(shí)，助力中國城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型和城市高品質(zhì)生活。