人事檔案電子化管理應(yīng)當(dāng)符合的要求包括電子檔案的材料必須完整，所以資料掃描也要清晰。還有就是檔案的掃描件一定要在確認(rèn)無誤的情況下再設(shè)置電子檔案。因為電子檔案只有在審核沒有問題以后才可以建立，當(dāng)符合上述要求后才可以建立電子檔案。

　　檔案電子化是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么人事檔案電子化的過程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進(jìn)行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　檔案電子化系統(tǒng)

　　前不久，國家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（以下簡稱《功能規(guī)定》），并于公布之日起正式實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時廢止。

　　當(dāng)前，各行各業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件歸檔形成的電子檔案都會移交到檔案部門進(jìn)行管理和長期保存，并提供利用。而此項業(yè)務(wù)工作的開展，注定離不開檔案電子化系統(tǒng)。

　　2001年6月，國家檔案局印發(fā)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，但伴隨信息技術(shù)的發(fā)展與新業(yè)態(tài)的不斷產(chǎn)生，該規(guī)定已經(jīng)無法適用于今后電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，迫切需要新的規(guī)范出臺。

　　2016年底，國家檔案局技術(shù)部牽頭啟動了《功能規(guī)定》文稿的起草工作，先后組織了10余次研討會，邀請了國家檔案局相關(guān)部門、北京市檔案局、天津市檔案局、清華大學(xué)、人民大學(xué)和部分技術(shù)企業(yè)的專家，對文稿的體例、框架、文字以及內(nèi)容等進(jìn)行了全面討論。經(jīng)反復(fù)論證和廣泛征求意見，最終形成了正式公布的《功能規(guī)定》。

　　《功能規(guī)定》秉承開放、適用原則，要求系統(tǒng)具有開放和可擴(kuò)展的體系架構(gòu)，滿足各級各類檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)應(yīng)用和未來發(fā)展的需求。《功能規(guī)定》的框架結(jié)構(gòu)設(shè)計以國家各級各類檔案館開展電子檔案管理職能為基準(zhǔn)，以電子檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程為主線，包含了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理和附則共10章內(nèi)容。

　　《功能規(guī)定》中的條款內(nèi)容突出了基本業(yè)務(wù)特點，規(guī)定了檔案電子化系統(tǒng)應(yīng)滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等業(yè)務(wù)需求的基本功能，能有效促進(jìn)各級各類檔案館開發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。

　　《功能規(guī)定》中的每一項要求，都是電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的必要功能。技術(shù)公司必須遵循《功能規(guī)定》的各項要求來開發(fā)此類系統(tǒng)?！豆δ芤?guī)定》的出臺，有利于電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，有利于實現(xiàn)電子檔案更好地共享及利用，使檔案業(yè)務(wù)人員可以利用電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對電子檔案的科學(xué)、高效和安全管理。