電子化檔案管理好處是相比于以前的檔案管理方式，電子化管理模式擁有大量優(yōu)勢，其重點是對電子文件開展有效、深入管理。然而，這種電子文件并不具備直接閱讀性，需要借助計算機技術(shù)對文件內(nèi)容進行讀取，進而可以充分提高傳遞與處理的進程，方便人員使用、處理與儲存信息。

　　在檔案管理中使用電子化管理模式的積極影響

　?。ㄒ唬┐龠M標準化流程體系的建立。

　　相比以前的檔案管理模式，電子化管理模式可以有效解決傳統(tǒng)模式存在的相關問題，有效建立標準化的流程體系?，F(xiàn)如今，借助于電子技術(shù)可以使檔案管理進一步轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊墓芾矸绞?，并且不受人為因素的影響，只需在初期階段有效設置有關程序，計算機技術(shù)就能夠按照現(xiàn)實運行情況對信息進行管理與儲存，保證信息的準確性與完整性。

　?。ǘ娀瘷n案管理工作的實時性。

　　基于以前單一化的檔案管理模式，檔案人員需要消耗大量的精力以及時間來研究檔案數(shù)據(jù)，并且將其進行結(jié)合，深入實施儲存與整理。這個環(huán)節(jié)具有很大的工作量，再加上檔案管理工作需要人為進行，人為因素極大影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量以及效率。然而，借助于電子化的檔案管理模式可以提高檔案管理的及時性，使有關數(shù)據(jù)資料擁有極大的價值。

　?。ㄈ┘訌姍n案管理工作的正確性。

　　在事業(yè)單位的運行階段，檔案管理工作都是必不可少的一個部分，有效開展這項工作是非常有必要的。如今的檔案涵蓋了大量內(nèi)容，例如單位后期的發(fā)展信息以及單位員工的信息檔案等，對檔案管理相關工作進一步提出了更高的要求，所以單位一定要保證檔案工作的安全性以及有效性。

　　信息化技術(shù)重點以電腦以及計算機為核心載體，借助于電子化的方式，具有極高的保密性以及安全性、真實性，能夠進一步方便人員查找以及儲存信息，進而可以提高檔案工作的整體質(zhì)量以及效率。

　?。ㄋ模┨嵘龣n案管理的工作效率。

　　計算機是電子信息化管理模式的核心工具，這充分說明在保存信息的時候，只需借助于硬盤或計算機等相關設備，就能夠?qū)τ嘘P信息進行儲存以及使用。

　　從現(xiàn)實運行情況來分析，這種儲存方式具有關鍵的作用，不但可以有效減少空間，使信息儲存越來越環(huán)保，而且可以對有關人員的操作手續(xù)進行簡化，只需要對計算機開展簡單操作，就能夠查詢有關數(shù)據(jù)，進而可以進一步節(jié)約物力以及人力，促進檔案管理工作不斷發(fā)展。

　?。ㄎ澹崿F(xiàn)資源共享。

　　現(xiàn)階段，把檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)有效結(jié)合起來，能夠有效實現(xiàn)資源共享，同步開展檔案的使用與歸檔。隨著經(jīng)濟的持續(xù)提升，在檔案管理中開始普遍地使用電子化管理模式。然而，在國內(nèi)檔案開發(fā)和使用階段還存在大量問題，需要有關人員進一步開展電子信息化管理，將檔案信息資源很好地體現(xiàn)出來，以此實現(xiàn)管理的核心目的。

　　檔案管理工作的信息化應用

　　（一）建立電子信息化的管理思想。

　　隨著電子信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，大部分行業(yè)在實施管理過程中需要引入電子信息技術(shù)，以此來提升檔案的保管能力。有關管理人員更要充分認識到電子化檔案管理是未來發(fā)展的核心趨勢所在，從而實現(xiàn)電子化檔案管理，建立規(guī)范化的管理平臺。

　　借助電子化的管理形式，可以長時間保存以及管理檔案，同時創(chuàng)建以及優(yōu)化電子化的檔案管理系統(tǒng)，還可以為管理人員提供高效的服務。

　　（二）優(yōu)化檔案的電子信息化建設。

　　在創(chuàng)建電子化的檔案管理模式時，首先要不斷優(yōu)化單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，進一步導入“互聯(lián)網(wǎng)+”概念，幫單位制定統(tǒng)一、高效的檔案管理軟件，從而更好地實現(xiàn)檔案的信息化共享。與此同時，建立電子信息管理平臺，可以全面、有效地實現(xiàn)檔案的信息化管理，對單位數(shù)據(jù)檔案進行有效備份，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、高效性以及正確性。此外，需要充分培養(yǎng)專業(yè)化的團隊來開展電子化的檔案管理，從而實現(xiàn)檔案信息化管理的核心目的，切實提升檔案工作的整體質(zhì)量。

　?。ㄈ﹥?yōu)化檔案管理的安全性。

　　網(wǎng)絡化時代，一定會發(fā)生病毒植入、數(shù)據(jù)容災以及電腦信息泄露等問題，特別是在電子技術(shù)的普遍運用下，手機以及電腦等硬件和各種APP等軟件組成了大數(shù)據(jù)資源，這些資源面臨著信息泄密或者黑客攻擊等安全問題。

　　于是，如今的檔案館應該借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效、及時地處理這些與安全隱患有關的問題，這就需要提升檔案管理的有效性與安全性，經(jīng)過防火墻技術(shù)以及數(shù)字簽名的有效設置，能夠在后臺創(chuàng)建一套備用程序。

　　當出現(xiàn)安全問題時啟動“異地容災”程序，對檔案管理工作的不安全因素進行有效杜絕，進一步為人們提供良好服務，有效打造現(xiàn)代化的檔案管理，充分確保檔案資源的安全性以及真實性。

　　（四）合理使用電子檔案。

　　第一，檔案人員要主動借助于計算機技術(shù)開展檔案編研業(yè)務，經(jīng)過有效撰寫或整理，進一步展示檔案的內(nèi)涵以及文化，使檔案利用人員可以很快獲得檔案文件里面的關鍵信息以及知識，為檔案利用人員提供良好、全面的信息服務。

　　第二，為保證電子檔案的操作簡單性以及便捷性，需要借助計算機技術(shù)對電子檔案的索引目錄進行編制，并且認真遵守有關的保密規(guī)定，有效查閱以及使用電子檔案，關于保密等級的電子檔案要通過審批以后才可以開展利用，以此有效保證電子檔案的真實性以及安全性，避免檔案信息被泄漏，為檔案工作的深入發(fā)展提供良好的環(huán)境。

　　第三，在使用了電子檔案以后，也要對檔案利用登記表進行認真填寫，其中內(nèi)容涵蓋了檔案利用者的單位與姓名、查找內(nèi)容、查檔目的與范圍等等，進而促進電子檔案的合理使用。

　　電子信息化檔案管理的要點

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　　在收集信息的時候，單位需要先收集以及整理電子檔案信息，然后再借助計算機設備把這些信息通過電子文本的形式進一步保存在系統(tǒng)中，并且用于信息數(shù)據(jù)庫的建立，充分確保檔案數(shù)據(jù)的品質(zhì)。

　　（二）整理。

　　在整理時，單位員工應該對電子檔案資料開展準確編號，并且通過計算機對其開展分類管理，方便以后的調(diào)取以及使用。同時在檔案管理中要產(chǎn)生對應的目錄列表，對資料查找流程進行簡化。

　?。ㄈ╄b定。

　　借助于計算機對電子檔案有效實施管理，需要對檔案的存儲情況進行有效鑒定，仔細查看其是否存在不良介質(zhì)的介入以及病毒的侵入等，以此來有效維護信息的安全性。對于鑒定難度非常大的步驟，有關工作人員一定要引起高度重視，以免產(chǎn)生問題。

　?。ㄋ模┐鎯?。

　　在保存檔案數(shù)據(jù)資料的過程中，需先有效選擇資料的媒介，明確資料數(shù)據(jù)的具體保存位置，提升檔案資料保存的安全性。同時在保存的時候，需要掌控存儲介質(zhì)的溫度與濕度，以免對檔案的使用與調(diào)取產(chǎn)生影響。

　?。ㄎ澹┙y(tǒng)計。

　　能夠利用計算機系統(tǒng)的統(tǒng)計功能來實施有關統(tǒng)計工作，進而緩解員工的工作壓力，使工作效率獲得提高，強化數(shù)據(jù)資料的完整性以及準確性。

　　（六）運行。

　　運營作業(yè)的實施需要檔案庫的大力支持才可以實現(xiàn)。對此，員工需要充分建設各種檔案庫，選取適宜的閱讀以及檢索方式，提高信息的調(diào)取效率。

　?。ㄆ撸┚幣?。

　　檔案編排需要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下開展，如此可以有效提升編排工作的整體質(zhì)量，推動每個行業(yè)之間的深入交流，在維持單位平穩(wěn)運行的前提下，強化與其他單位之間的交流以及溝通。

　?。ò耍┍Ｃ?。

　　伴隨網(wǎng)絡的開放化，信息數(shù)據(jù)變得越來越透明以及公開，可針對單位來講，卻存在很大的信息風險。一旦泄漏了大量的機密信息，就不利于單位有關工作的順利開展。因此需要強化對電子信息數(shù)據(jù)的有效保管，設置合理、有效的保護策略，如權(quán)限設定以及分級保存等，以維護檔案數(shù)據(jù)的安全，進而避免出現(xiàn)隨意修改以及竊取等問題。

　　在對電子檔案進行傳輸?shù)倪^程中，單位要制定完整、有效的保護機制，借助軟件或硬件加密的方式進一步保護數(shù)據(jù)，保證檔案傳輸工作順利開展。

　　結(jié)語

　　總而言之，檔案是人力資源管理的關鍵性內(nèi)容，也是人力資源開發(fā)以及利用的核心依據(jù)。伴隨社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，對人才的標準要求也逐漸提高，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術(shù)強化檔案管理信息化建設。

　　是時代飛速發(fā)展的必然趨勢，是提升資源利用率、及時更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高人力資源管理水平以及建立和諧勞動關系的核心渠道。因此，一定要有序開展檔案管理信息化建設，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應社會的飛速發(fā)展。

　　電子化檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為推動電子檔案科學管理，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設，明確電子檔案管理系統(tǒng)基本功能，確保電子檔案真實、完整、可用與安全，按照國家有關法律法規(guī)和標準規(guī)范，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。

　　第三條本規(guī)定明確了電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）必備的功能。系統(tǒng)建設應依據(jù)先進、實用、安全、發(fā)展的原則。

　　第四條本規(guī)定適用于國家各級各類檔案館，機關、團體、企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

　　第二章系統(tǒng)總體要求

　　第五條系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應具備開放性，可實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。

　　第六條系統(tǒng)功能應具備可擴展性，應滿足當前及可預見的時間內(nèi)的業(yè)務需求，可方便地進行功能擴展。

　　第七條系統(tǒng)實現(xiàn)應具備靈活性，支持電子檔案管理的業(yè)務模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。

　　第八條系統(tǒng)運行應安全可靠，保存電子檔案管理關鍵業(yè)務過程記錄，根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全，防止非授權(quán)訪問。

　　第九條系統(tǒng)應依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務要求分別建立相應數(shù)據(jù)庫。

　　第十條系統(tǒng)應能夠管理符合國家、行業(yè)標準規(guī)定的多種門類、多種格式的電子檔案。

　　第十一條系統(tǒng)應具備對實體檔案進行輔助管理的功能。

　　第三章檔案接收

　　第十二條系統(tǒng)應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。

　　第十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。

　　第十四條系統(tǒng)應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。

　　第十五條系統(tǒng)應具備對征集檔案進行管理的功能。

　　第四章檔案整理

　　第十六條系統(tǒng)應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。

　　第十七條系統(tǒng)應具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關聯(lián)。

　　第十八條系統(tǒng)應具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關標準的用于長期保存和提供利用的電子檔案。

　　第十九條系統(tǒng)應具備維護電子檔案各組成部分及相關數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯(lián)功能。

　　第二十條系統(tǒng)應具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。

　　第五章檔案保存

　　第二十一條系統(tǒng)應具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。

　　第二十二條系統(tǒng)應具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。

　　第二十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。

　　第二十四條系統(tǒng)應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。

　　第六章檔案利用

　　第二十五條系統(tǒng)應具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。

　　第二十六條系統(tǒng)應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結(jié)果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。

　　第二十七條系統(tǒng)應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。

　　第二十八條系統(tǒng)應具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。

　　第二十九條系統(tǒng)應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。

　　第七章檔案鑒定與處置

　　第三十條系統(tǒng)應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。

　　第三十一條系統(tǒng)應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。

　　第三十二條系統(tǒng)應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。

　　第三十三條系統(tǒng)應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。

　　第八章檔案統(tǒng)計

　　第三十四條系統(tǒng)應具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。

　　第三十五條系統(tǒng)應具備對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業(yè)務過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。

　　第三十六條系統(tǒng)應內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。

　　第三十七條系統(tǒng)應提供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表。

　　第九章系統(tǒng)管理

　　第三十八條系統(tǒng)應提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。

　　第三十九條系統(tǒng)應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統(tǒng)應內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應支持對會計、業(yè)務類等專門檔案分類體系的設置。

　　第四十條系統(tǒng)應具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能，內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。

　　第四十一條系統(tǒng)應具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進行授權(quán)等功能。

　　第四十二條系統(tǒng)應具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。

　　第四十三條系統(tǒng)應具備對電子檔案關鍵業(yè)務過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

　　第十章附則

　　第四十四條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。

　　第四十五條本規(guī)定自公布之日起實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時廢止。