說到了如何做好檔案的整理和保管工作，根據(jù)往常的經(jīng)驗(yàn)，列出了檔案整理的步驟，原以為看過這些內(nèi)容，就會(huì)明白，案的整理和保管具體怎么操作，檔案整理步驟的前提是已經(jīng)整理過檔案，或者對檔案整理有一定的了解。所以，小檔員想著再來跟大家聊一聊案的整理和保管過程中那些需要注意的事項(xiàng)。

　?。ㄒ唬┱掌瑱n案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點(diǎn)，從室藏檔案的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達(dá)到分類的客觀性、邏輯性與實(shí)用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時(shí)期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項(xiàng)目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　?。?）照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限——問題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補(bǔ)充，就會(huì)使人無法明白照片畫面上所反映的時(shí)間、地點(diǎn)與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補(bǔ)充的作用。文字說明編寫得準(zhǔn)確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六個(gè)要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項(xiàng)內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個(gè)芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。

　　一般按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按順序嵌進(jìn)照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)?、全宗號——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目有照片號、題名、時(shí)間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號排序，見下表。

　　表照片檔案目錄參考格式

　　照片檔案目錄

　　（二）照片檔案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務(wù)是集中統(tǒng)一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫房

　　既有條件又有必要建設(shè)照片檔案專門庫房的單位，應(yīng)建設(shè)符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應(yīng)當(dāng)選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件，要求庫房內(nèi)晝夜

　　溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不應(yīng)大于±5%。同時(shí)，庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　?。?）普通相冊

　　即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點(diǎn)是方便、美觀；缺點(diǎn)是規(guī)格不一，不便于寫文字說明。

　　（2）自制相冊

　　即模仿一般商店出售的相冊的形式，自制相冊。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復(fù)雜，成本也不低。

　?。?）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設(shè)計(jì)的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁相應(yīng)的位置上，冊內(nèi)芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

　　（4）新型照片檔案冊

　　它是按照國家標(biāo)準(zhǔn)，從封面到內(nèi)芯，使用質(zhì)量上乘的中性紙，并采用活頁裝訂，便于組卷，照片冊與底片冊相互對應(yīng)，存用方便。對于大照片檔案的保管，應(yīng)該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說明，并在文字說明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。同時(shí)，在照片檔案卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨(dú)存放和保管。

　　檔案整理和保管分類原則

　　整理原則

　　1、歸檔檔案整理應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　檔案伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

　　這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長期以來各機(jī)關(guān)在檔案處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子檔案形成的特殊要求，構(gòu)成了檔案形成的一般規(guī)律。遵循檔案的形成規(guī)律對歸檔檔案進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為檔案形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個(gè)人對檔案材料的人工干預(yù)，提升檔案整理質(zhì)量。

　　檔案之間的有機(jī)聯(lián)系是指檔案在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了檔案之間及檔案組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔檔案整理中保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

　　2、歸檔檔案整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　檔案的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對本機(jī)關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的檔案材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔檔案都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的檔案區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

　　便于保管、方便利用是歸檔檔案整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別檔案材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔檔案的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循檔案的形成規(guī)律、保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔檔案整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、歸檔檔案整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。

　　這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔檔案整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和電子檔案的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。

　　因而，合理規(guī)劃歸檔檔案整理流程，使辦理完畢的檔案能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。

　　4、歸檔檔案整理應(yīng)保證紙質(zhì)檔案和電子檔案整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　在紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔檔案整理必須面對的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)檔案還是以電子檔案整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。

　　整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔檔案整理是指將歸檔檔案以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔檔案還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過程。在這個(gè)過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質(zhì)檔案與電子檔案整理的通用整理流程。

　　具體來說，紙質(zhì)檔案的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架。

　　與之相對應(yīng)，電子檔案的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號、編頁、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等。

　　一般要求

　　在整個(gè)整理流程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質(zhì)檔案與電子檔案整理的通用整理流程，亦即歸檔檔案整理的一般要求。

　　1、組件

　　組件即件的組織，包括件的構(gòu)成和件內(nèi)檔案排序。也就是說，完成組件流程需要明確兩項(xiàng)內(nèi)容：一是件由哪幾部分構(gòu)成，二是這些構(gòu)成部分如何排序。按照要求構(gòu)成并規(guī)范排序的檔案才能完成組件。

　　在組件流程中，新舊《規(guī)則》的區(qū)別主要反映在對“來文與復(fù)文”的組件方法上。對于來文和復(fù)文，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件”，實(shí)踐中不少地區(qū)和部門往往采取組成一件的方式對紙質(zhì)檔案整理來說沒有問題，但如果照此對電子檔案進(jìn)行整理，則會(huì)增加管理層次、影響命名和即時(shí)歸檔。

　　新《規(guī)則》將之修訂為“一般獨(dú)立成件，也可為一件”，是歸檔檔案“一般以每份為一件”這一原則的回歸，同時(shí)也使歸檔檔案的整理更加契合檔案的形成規(guī)律。當(dāng)然，提倡“一般獨(dú)立成件”并不是絕對排斥“也可為一件”，各地區(qū)各部門可以基于習(xí)慣做法、辦公自動(dòng)化等因素合理確定。

　　需要特別指出的是，機(jī)關(guān)工作中形成審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)葯n案材料，如果按“件”整理，則一次審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國家賠償形成的檔案材料應(yīng)作為一件。在排序上，要求結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。

　　2、分類

　　分類是指全宗內(nèi)歸檔檔案的分類、即將歸檔檔案按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形成等方面的特征，分為若干類別、并將各類別按照層級關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體的過程。對歸檔檔案進(jìn)行合理的分類，不但能有效揭示歸檔檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對于歸檔檔案的排列、編號、編目、排架等也有重要意義。

　　考慮到原《規(guī)則》中“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)”分類法會(huì)給機(jī)關(guān)檔案的日常管理、利用帶來較大不便、新《規(guī)則》推薦優(yōu)先采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）”三級分類方法，規(guī)模較小或公文辦理程序不適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，推薦采用“年度—保管期限”分類方法。

　　需要注意的是，分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定。確需調(diào)整時(shí)，最好從一個(gè)新的階段開始。分類方案的調(diào)整情況，應(yīng)在全宗指南中說明，以便檔案管理前后工作的銜接。

　　3、排列

　　排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔檔案先后次序的過程。同原《規(guī)則》“按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對排列原則進(jìn)行了簡化，規(guī)定“按時(shí)間結(jié)合事由排列”，使之更加符合辦公自動(dòng)化條件下歸檔檔案的整理。同時(shí)，要求“同一事由重點(diǎn)的檔案，按檔案形成先后順序排列”，“會(huì)議檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性檔案可集中排列”。

　　可以從以下幾個(gè)方面理解歸檔檔案的排列原則:在分類方案的最低一級類目內(nèi)進(jìn)行歸檔檔案排列；同一事由的歸檔檔案應(yīng)集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔檔案按照檔案形成時(shí)間順序排列；不同事由的歸檔檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列；會(huì)議檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性檔案可集中排列。

　　4、編號

　　編號是指歸檔檔案按分類方案和排列順序編制檔號。編制檔號是對檔案進(jìn)行規(guī)范管理的基本要求、也是對不同類型檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的重要前提。

　　在表現(xiàn)形式上，檔號除了表現(xiàn)為一組體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔檔案類別、排列順序等要素的數(shù)字、字符的集合外，還表現(xiàn)為蓋在每件紙質(zhì)檔案上、包含檔號構(gòu)成要素的歸檔章。因而，在歸檔檔案整理中，檔號編制具體體現(xiàn)在兩處：一是在歸檔檔案目錄中按照檔號編制要去填寫“檔號”項(xiàng)目，二是在紙質(zhì)檔案上蓋歸檔章并填寫內(nèi)容。

　　檔號的編制原則、結(jié)構(gòu)、編制方法等將在后續(xù)解讀文章中專章論述，此處不再展開。

　　5、編目

　　編目是指編制歸檔檔案目錄。編制歸檔檔案目錄，實(shí)現(xiàn)了歸檔檔案從一次文獻(xiàn)向二次檔案的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供了基本條件。

　　新《規(guī)則》在編目項(xiàng)目上增加了序號、檔號、密級項(xiàng)目，去掉了件號項(xiàng)目；同時(shí)對調(diào)文號與責(zé)任者位置，使責(zé)任者鏈接題名，便于閱讀。新《規(guī)則》增加的序號項(xiàng)目是指固定歸檔檔案順序號，其作用僅為配合檔號固定歸檔檔案先后順序，并對一定范圍內(nèi)的歸檔檔案數(shù)量進(jìn)行簡單統(tǒng)計(jì)，本身并沒有特定涵義。而原《規(guī)則》中的件號既承擔(dān)固定順序、統(tǒng)計(jì)數(shù)量的職責(zé)，又在一定程度上代行“檔號”職能，容易造成混淆，因而在修訂中予以去掉，并以序號、檔號代之。

　　需要指出的是，歸檔檔案目錄只是最基本的檢索工具，各地區(qū)各部門還可以根據(jù)需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要檔案目錄等其他檢索工具，以方便歸檔檔案的查找、利用。