在實(shí)際會(huì)計(jì)檔案整理與保管過程中經(jīng)常會(huì)遇到調(diào)閱查詢會(huì)計(jì)檔案速度慢，整理會(huì)計(jì)檔案費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低的問題，尤其是接手檔案工作時(shí)間不長(zhǎng)的檔案管理人員就顯得尤為突出，如何使新會(huì)計(jì)檔案管理人員在工作上少走彎路、少做無用功，并且在最短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案管理，做好會(huì)計(jì)檔案歸檔工作。

　　如何將這些問題結(jié)合到工作實(shí)踐并且在一定程度上進(jìn)行了探索創(chuàng)新得以解決，收到了事半功倍的效果？在這里整理一些不成熟的看法和做法，作為參考。

　　一、準(zhǔn)備工作

　　要想使會(huì)計(jì)檔案歸檔快速高效，應(yīng)該特別注重統(tǒng)籌規(guī)劃會(huì)計(jì)檔案歸檔前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案整理具有周期性的特點(diǎn)，在沒有檔案整理時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)技能、知識(shí)的學(xué)習(xí)，做好歸檔時(shí)所需要工具、用具的準(zhǔn)備，收集相關(guān)的信息，建立會(huì)計(jì)檔案預(yù)編輯電子目錄等，這些基礎(chǔ)性工作都應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃走在正式歸檔的前面。

　　很多時(shí)候檔案管理工作不到位，歸檔質(zhì)量不高理，調(diào)閱檔案速度慢均源于這些基礎(chǔ)性的工作沒做到位，從影響到了歸檔程序的有序操作，影響到了歸檔質(zhì)量，影響到了快速調(diào)閱卷，只有對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，并做好了歸檔前的各項(xiàng)基礎(chǔ)性準(zhǔn)備工作，才能使歸檔快速高效，才能使歸檔質(zhì)量有保證，才可以起到事半功倍的效果。

　　二、創(chuàng)新優(yōu)化

　　在會(huì)計(jì)檔案整理過程中要不斷創(chuàng)新，優(yōu)化其歸檔過程。

　　只有在會(huì)計(jì)檔案歸檔整理過程中通過不斷的理論結(jié)合實(shí)際，注重優(yōu)化各工序間的銜接有序，實(shí)現(xiàn)歸檔過程的標(biāo)準(zhǔn)化的操作，才能夠達(dá)到會(huì)計(jì)檔案歸檔整理既快速高效又減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，才是保證歸檔質(zhì)量，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平的關(guān)鍵。

　　三、編制合適的檢索工具

　　編制簡(jiǎn)單實(shí)用的檢索工具是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案快速查詢的必備條件。

　　通過設(shè)計(jì)將“會(huì)計(jì)科目編制一個(gè)流水號(hào)”“檔案定置組柜分布圖”“會(huì)計(jì)檔案案卷情況說明”等方法來達(dá)到簡(jiǎn)單實(shí)用的目的。

　　現(xiàn)將采取的具體方法介紹如下：

　　首先，掌握信息建預(yù)編表。在會(huì)計(jì)檔案未歸檔前就到會(huì)計(jì)部門咨詢了解掌握當(dāng)年需要移交的，會(huì)計(jì)檔案中會(huì)計(jì)憑證冊(cè)數(shù)、賬冊(cè)、報(bào)表、其他類等會(huì)計(jì)檔案的詳細(xì)信息后，便開始著手建立“會(huì)計(jì)檔案案卷目錄預(yù)編目錄”，將其中的案卷號(hào)、保管號(hào)（保管號(hào)的起始號(hào)因?yàn)樯弦荒甓鹊慕Y(jié)尾號(hào)可事先得知）、保管期限、移交人、接收人等有規(guī)律可循，可預(yù)先獲知的信息先編制出來，會(huì)計(jì)憑證號(hào)碼這一項(xiàng)預(yù)留，等待會(huì)計(jì)憑證正式歸檔整理時(shí)在填入。

　　其次，會(huì)計(jì)裝具打號(hào)及封面填寫。根據(jù)預(yù)先編制的“會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄”中會(huì)計(jì)憑證的保管號(hào)，提前用打碼機(jī)在會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上打印上保管號(hào)并嚴(yán)格按保管號(hào)依次序排列，其中要特別注意在會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上所打的保管號(hào)應(yīng)略少于實(shí)際獲知的會(huì)計(jì)憑證冊(cè)數(shù)10冊(cè)左右，“寧缺勿多”目的是預(yù)防會(huì)計(jì)部門提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有出入時(shí)可預(yù)防實(shí)際歸檔的會(huì)計(jì)憑證冊(cè)數(shù)少于已經(jīng)打了號(hào)的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具數(shù)量造成會(huì)計(jì)憑證案卷裝具的浪費(fèi)，實(shí)際歸檔的會(huì)計(jì)憑證冊(cè)數(shù)多于已經(jīng)打了號(hào)的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具數(shù)只需加打缺額的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具便可。

　　打完會(huì)計(jì)憑證的保管號(hào)后在將會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號(hào)、財(cái)務(wù)主管、經(jīng)辦會(huì)計(jì)、全宗等已知固定項(xiàng)提前填寫完畢后排序整理待用。

　　再次，會(huì)計(jì)檔案整理。在正式接收到實(shí)物會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案后，根據(jù)會(huì)計(jì)部門在會(huì)計(jì)憑證上編制的憑證順序號(hào)、憑證附件號(hào)及憑證的流水號(hào)等信息對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序“一冊(cè)一填寫一裝入”的流程進(jìn)行歸檔。

　　對(duì)于會(huì)計(jì)憑證的歸檔應(yīng)先根據(jù)其會(huì)計(jì)憑證上所反映的信息，在事先打印出來的“會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄”憑證號(hào)碼預(yù)留欄內(nèi)填寫記錄該會(huì)計(jì)憑證的順序號(hào)，在同時(shí)填寫補(bǔ)充案卷裝具的封皮。

　　包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊(cè)數(shù)、第幾冊(cè)、憑證張數(shù)、憑證順序號(hào)等內(nèi)容，待該冊(cè)會(huì)計(jì)憑證案卷封皮全部需要補(bǔ)充填寫的內(nèi)容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊(cè)會(huì)計(jì)憑證裝入會(huì)計(jì)憑證案卷裝具內(nèi)，累計(jì)裝好6-10冊(cè)會(huì)計(jì)憑證就及時(shí)入庫。

　　對(duì)于檔案庫內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的分布，排架、擺放我結(jié)合工作實(shí)際統(tǒng)一規(guī)定按“順時(shí)針方向由下至上依次分布補(bǔ)充檔案，檔案柜的標(biāo)引由上至下以組柜流水號(hào)+組柜縱向1至5的方式標(biāo)注，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的標(biāo)識(shí)由下至上進(jìn)行標(biāo)注，檔案柜內(nèi)會(huì)計(jì)憑證由左至右先下后上擺放”的原則，來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的分布，排架、擺放。

　　對(duì)于賬冊(cè)、報(bào)表等每年項(xiàng)目、冊(cè)數(shù)均相對(duì)穩(wěn)定的會(huì)計(jì)檔案歸檔，采取卷內(nèi)對(duì)賬冊(cè)、報(bào)表的具體會(huì)計(jì)科目編制一個(gè)流水號(hào)的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊(cè)類1、為現(xiàn)金日記帳；2、為銀行存款日記帳；3、為內(nèi)部存款日記帳等；完成會(huì)計(jì)科目固定后在對(duì)其卷內(nèi)文件編張?zhí)枴⒋蛴【韮?nèi)目錄和備考表。

　　四、庫存統(tǒng)計(jì)記錄

　　待會(huì)計(jì)檔案入庫工作全部完成后對(duì)新入庫檔案及檔案柜內(nèi)的檔案情況做全面的統(tǒng)計(jì)記錄，為下一步計(jì)算機(jī)錄入建立“會(huì)計(jì)檔案定置組柜分布圖”、制作標(biāo)引、標(biāo)識(shí)等工作做好準(zhǔn)備。主要內(nèi)容包括對(duì)案柜內(nèi)檔案的冊(cè)數(shù)、分布情況、所在組柜編碼等信息進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)記錄。

　　五、信息化錄入

　　將整理過程中記錄的會(huì)計(jì)憑證號(hào)碼等信息錄入計(jì)算機(jī)，編制當(dāng)年正式的“會(huì)計(jì)檔案案卷目錄”“檔案定置組柜分布圖”“會(huì)計(jì)檔案案卷情況說明”等。

　　其中“檔案定置組柜分布圖”與常規(guī)的“定置分布圖”有所不同之處在于“定置分布圖”只是標(biāo)引檔案的大區(qū)間，“檔案定置組柜分布圖”已經(jīng)細(xì)化標(biāo)識(shí)到將每份會(huì)計(jì)檔案所在的定置分布展示出來，圖目錄與實(shí)物檔案的保管位置完全一樣，通過看圖目錄、看柜號(hào)即可馬上知道所需會(huì)計(jì)檔案的位置，能夠方便快捷而準(zhǔn)確的提取相關(guān)會(huì)計(jì)檔案，解決了會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱查詢慢的問題。

　　而“會(huì)計(jì)檔案案卷情況說明”則對(duì)上一年度做了說明、本年度做了總結(jié)、下一年度做了安排，起到了承上啟下提前準(zhǔn)備、統(tǒng)籌兼顧的作用。

　　六、打印案卷目錄

　　全面回顧、檢查案卷整理、計(jì)算機(jī)錄入等相關(guān)工作無遺漏后，在打印正式的會(huì)計(jì)檔案案卷目錄等材料。

　　通過提前做好準(zhǔn)備工作，編制簡(jiǎn)單實(shí)用的檢索工具，按上述流程整理歸檔會(huì)計(jì)檔案，實(shí)際所用時(shí)間比按常規(guī)歸檔方式至少快3倍以上，達(dá)到了以提高會(huì)計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量、減輕勞動(dòng)強(qiáng)度、減少調(diào)檔時(shí)間，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平的目的，從而為充分發(fā)揮檔案服務(wù)生產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)效益最大化做出了貢獻(xiàn)。

　　一、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容

　　會(huì)計(jì)檔案，是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　具體包括：

　?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

　　（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬薄。

　　（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

　?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

　　各公司應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　二、會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國家機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負(fù)責(zé)收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機(jī)構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團(tuán)、科技、會(huì)計(jì)、經(jīng)營等方面的全部檔案。

　　2.會(huì)計(jì)檔案室

　　會(huì)計(jì)檔案室，是形成會(huì)計(jì)檔案較多的單位建立在財(cái)會(huì)部門的專門性會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案有效集中起來保管，以保證會(huì)計(jì)檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng)，需要建立專門的會(huì)計(jì)檔案室。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的整理

　　1.會(huì)計(jì)憑證

　?。?）去掉憑證中的金屬物

　?。?）憑證以左上對(duì)齊為準(zhǔn)

　?。?）填寫會(huì)計(jì)憑證封面

　　會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊(cè)、本冊(cè)是第幾冊(cè)，記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù)，并由會(huì)計(jì)主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊(cè)，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號(hào)，存放在其他類會(huì)計(jì)檔案中，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。

　?。?）裝訂

　?。?）填寫會(huì)計(jì)憑證盒正面及側(cè)面

　　正面應(yīng)寫明單位名稱，起止時(shí)間，本月共幾冊(cè)、本盒是第幾冊(cè)，記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù)、保管期限，由會(huì)計(jì)主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。

　　側(cè)面應(yīng)寫明哪年，幾月共幾冊(cè)，本盒是第幾冊(cè)，記賬憑證從第幾號(hào)到第幾號(hào)，保管期限，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。

　　2.會(huì)計(jì)賬簿

　　整理歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

　?。?）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應(yīng)在使用完的那一個(gè)年度歸檔。

　?。?）訂本賬中的空白頁不能拆去，應(yīng)保持賬簿本身的完整性；

　　（3）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊(cè)；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。

　　（4）會(huì)計(jì)賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財(cái)務(wù)報(bào)告

　　會(huì)計(jì)報(bào)表是按年度立卷。立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限，年度報(bào)表要與季度、月份報(bào)表分開，編寫頁號(hào)，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時(shí)，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會(huì)計(jì)檔案的整理立卷。

　　會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)，每一個(gè)清冊(cè)就是一個(gè)保管單位，編一個(gè)卷號(hào)，不需整理。

　　采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，整理方法不變。

　　四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門及人員

　　各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　2.保管期限

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　?。?）永久：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告；

　?。?）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；

　?。?）5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；

　?。?）3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告；

　　（5）l5年的：其他。含所有會(huì)計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。

　　會(huì)計(jì)檔案管理辦法

　　第一條為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。

　　第二條國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。

　　第三條本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

　　第四條財(cái)政部和國家檔案局主管全國會(huì)計(jì)檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對(duì)全國會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第五條單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

　　單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。

　　第六條下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:

　　(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

　　(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

　　(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

　　(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

　　第七條單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。

　　第八條同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:

　　(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

　　(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

　　(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

　　(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;

　　(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

　　(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

　　第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。

　　第十條單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

　　第十一條當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

　　單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　第十二條單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

　　紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

　　單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。

　　第十三條單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。

　　單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

　　會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

　　第十四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

　　會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　第十五條各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。

　　單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。

　　第十六條單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿,確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。

　　第十七條會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

　　第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:

　　(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

　　(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

　　電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

　　第十九條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

　　單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

　　第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

　　第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

　　單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

　　單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

　　第二十三條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　第二十四條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

　　移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

　　交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

　　電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

　　第二十五條單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十六條單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

　　第二十七條違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人,由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

　　第二十八條預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。

　　第二十九條不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶,其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。

　　第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。

　　第三十一條本辦法由財(cái)政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))同時(shí)廢止。