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檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動??镆讬n案包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。
這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 8個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。
建立檔案管理制度、保密制度、檔案借閱制度以及查檔制度,落實公文、科技檔案、財務(wù)檔案管理的工作措施。負(fù)責(zé)定期收繳各部室存放的需要立卷、歸檔的文件資料,辦理各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作,保證檔案安全、完好無損。是檔案管理員的工作焦點。
1、作為檔案管理員自然要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法,平時要多看看檔案法律法規(guī),了解檔案管理的中重要性,清楚自己的責(zé)任和職責(zé),明白自己應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么等。對自己要求嚴(yán)格,熱愛自己的工作,檔案工作做到真實,可靠,保管好檔案資料。
2、平時及時的收集單位的檔案資料,進(jìn)行科學(xué)合理的整理和分類,及時的歸檔存放,認(rèn)真填寫標(biāo)簽,科學(xué)裝訂。保持好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和安全工作,不要讓檔案發(fā)霉或被蟲咬,還有就是在檔案室內(nèi)自己不吸煙,也不允許他人吸煙。
3、履行好借閱手續(xù),不隨意把檔案借閱給他人,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)好方可同意借閱,做好記錄登記工作,嚴(yán)格掌握好借閱的時間。保護好檔案資料,不允許外人對檔案進(jìn)行拍照,復(fù)制,自己絕不泄漏檔案信息,檔案的鑰匙隨身攜帶保管好。
4、對公司各部室和子公司檔案管理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。負(fù)責(zé)檔案資料的開發(fā)利用,隨時為公司管理需要提供檔案資料。開發(fā)計算機信息化檔案管理技術(shù)。完成公司報刊雜志征訂、登記工作,進(jìn)行費用初審,協(xié)助處理來信來訪工作,完成主任布置的其他工作。
檔案托管公司是指可以辦理企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)或者個人檔案保管的公司。檔案對于企業(yè)而言,需要耗費很大的精力的,所以很多企業(yè)會選擇檔案檔案托管公司;檔案對于個人而言是很重要的,但是檔案隨著個人的流動,是很復(fù)雜的,交給檔案托管公司就簡單得多。
其實在個人檔案無處存放時,將檔案托管在檔案托管公司是一個比較普遍的事情,因為檔案托管公司檔案也是存放在人才市場的,也是屬于正規(guī)的檔案存放方式,所以可以放心,打消安全因素的顧慮。
在這些情況看來,將個人檔案托管到檔案托管公司反而最妥當(dāng),畢竟專業(yè)人辦專業(yè)事,他們更熟悉業(yè)界情況和辦事流程,更好的動用人力,避免自己頻繁跑動耗時耗力,能節(jié)省不少時間。
將檔案托管至檔案托管公司,這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的人群,在使用、查閱、審核上來講都會方便許多,省去了多地辦理的時間與流程。
如何挑選優(yōu)質(zhì)的檔案托管公司
1.查詢檔案托管公司資質(zhì)??梢酝ㄟ^天眼查app查詢企業(yè)的建立時間,公司規(guī)模、公司信用,以確定企業(yè)是否真實且強大;或者直接向檔案托管公司索要營業(yè)執(zhí)照和工商信息,或者直接到實體店查看;
2.和客服溝通。向客服提出自己的問題,看客服能否給出專業(yè)性的解答,也可以溝通多加機構(gòu),貨比三家;
3.查找口碑評價,可以通過百度、貼吧等軟件查詢檔案托管公司的口碑,如果是靠譜的檔案托管公司,口碑應(yīng)該會不錯。
【法律依據(jù)】:
《中華人民共和國檔案法》
第六條 個人社會 個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工,提出歸檔申請,由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息,以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章,并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳?。員工內(nèi)部檔案:公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類資料,在職能部門內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、 真實,文字清楚,對象明確,有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。一般要求用原件存檔。如用復(fù)印件存檔的,須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。
每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡明扼要的方法,供大家參考。
第一步 清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表,對照條款,逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說,即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:
永久(Y):
1.收文中針對性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報,重要創(chuàng)建活動文件材料等)。
定期30年(D30):
1.收文:上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);
2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎勵制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。
定期10年(D10):
1.收文:上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講,區(qū)(縣)級機關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進(jìn)館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來;文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會,③共青團、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會,在①下按時間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財產(chǎn)管理,①下按時間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書工作;事務(wù):后勤保障一類;財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類:本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號:永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號,一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。
第五步 編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。
單位檔案的整理,我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。
通過檔案名稱及編號整理
1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
2、各級分類、卷次及目次的編號,均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時,隨時增補之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改。
檔號編定整理方法:
1、案件如系新案,應(yīng)就“檔案分類編號表”,查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。
3、檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主 要類別,編列檔號。
4、檔號應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂則填寫于右上角。
保存期限整理:
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1.永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會及股東會紀(jì)錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計圖;(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。
4、1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。
公司行政部整理檔案一般包括哪些檔案?紙質(zhì)和電子檔各有哪些?
檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀,可知其中存在著一定的問題:
(1)檔案管理工作流程有待進(jìn)一步的優(yōu)化與規(guī)范;
(2)檔案管理人員專業(yè)水平有待提高,電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠(yuǎn)。同時,由于實際工作中檔案管理機制不完善,加上其它因素的干擾,可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn);
(3)傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢的影響,自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約,即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言,電子檔案由于受到計算機網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持,實際的應(yīng)用范圍正在擴大。與此同時,為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解,應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為:易識別、存儲形式直觀,但在長時間的保存中可能會丟失或者損害;電子檔案的特征為:檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別
歸檔方式方面有所差異
結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實際的應(yīng)用概況,可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在:電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù),能夠進(jìn)行快速的修改,且不會留下痕跡,其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息,可對檔案進(jìn)行修改。因此,電子檔案歸檔中應(yīng)注重數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證及保密機制等技術(shù)措施的合理運用,確保文件在保存與處理的過程中不會出錯,增強電子文件的真實可靠性,確保電子檔案的法律憑證地位不受影響;相對而言,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡單。通過相關(guān)部門出具的證明,可對既有的檔案材料進(jìn)行修改,修改的過程中由于其為紙制品,缺乏嚴(yán)格的驗證程序,材料的保密性要求并不高。
歸檔時間不同
當(dāng)文件辦理完成后,電子檔案可隨時進(jìn)行歸檔,或在一定的時間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔,文件形成后可在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門,并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證,最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過程中,需要進(jìn)行訪問限制,確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下,確保了檔案的高效歸檔及完整性,避免了檔案流失;傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理,并定期對所有檔案進(jìn)行更新整理,管理中的流程性突出。
保管方式及分類、編目等方面的不同
電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有:電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響,需要在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進(jìn)行操作完成。同時,檔案部門接收到電子文件后應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換,確保電子檔案的統(tǒng)一保存;傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對紙制品材料進(jìn)行存儲,管理中占用一定的空間,并需要嚴(yán)格控制存儲環(huán)境,實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在:電子檔案文件比較特殊,需要檔案部門接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號,并給出相應(yīng)的分類號與檔案號,其中采用了全方位的檢索工具,方便了用戶查詢,減輕了檔案管理工作量;傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源,管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。
總結(jié)是指對某一階段的工作、學(xué)習(xí)或思想中的經(jīng)驗或情況進(jìn)行分析研究,做出帶有規(guī)律性結(jié)論的書面材料,它能使我們及時找出錯誤并改正,不妨讓我們認(rèn)真地完成總結(jié)吧??偨Y(jié)一般是怎么寫的呢?以下是我為大家收集的公司檔案工作總結(jié),歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。
這一年來,在局領(lǐng)導(dǎo)和同志們的關(guān)心支持下,本著為教育工作服務(wù),為基層單位服務(wù)的宗旨,我們堅持依法治檔,切實轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),進(jìn)一步加強檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)?,F(xiàn)將一年來工作情況匯報如下:
一、邊干邊學(xué),努力做好本職工作
本著為教育工作服務(wù)的宗旨,我堅持“一張笑臉、一把座椅、一杯熱水”的工作方式。
第一、為廣大教師做好新學(xué)歷、學(xué)位登記,歸檔的工作。
第二、每月按照人事局的要求,做好退休人員的整理上報工作。
第三、做好檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、收集工作。
第四、做好歷年積壓材料(包括工資晉升表,考核表)的整理歸檔工作。
第五、及時更新、補充信息庫,使得信息庫更加完善,準(zhǔn)確。
第六、做好教師資格認(rèn)定審批表的歸檔工作。
第七、做好每年新上崗教師的檔案整理、歸檔工作。
第八、積極配合上級主管部門,協(xié)助開展檔案相關(guān)工作。
第九、積極完成局里要求的其他工作,如特崗教師的報名、面試、體檢等工作,教師選聘的報名、面試工作,限價房的摸底工作,學(xué)校年度考核工作,教師職稱評定等工作。
二、加強學(xué)習(xí),不斷提高業(yè)務(wù)能力
在局領(lǐng)導(dǎo)的重視下,特意安排檔案室退休教師李金蓮指導(dǎo)檔案室的工作,玩么范文網(wǎng)老師指導(dǎo)我們學(xué)習(xí)了檔案管理的一系列規(guī)章制度,對檔案的收集、整理、歸檔,保管、統(tǒng)計、借閱、利用以及安全、保密等各個環(huán)節(jié)都進(jìn)行了耐心,細(xì)致的講解。遇到不懂得地方,隨時向李老師請教。
三、健全制度,強化管理
一是切實加強對文件材料收集傳送、使檔案管理更規(guī)范化、科學(xué)化;二是加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度,由檔案人員統(tǒng)一集中管理,任何個人不得擅自挪用,凡涉及保密的文件資料,認(rèn)真做好登記、傳閱、管理和歸檔工作;三是主動接受上級主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,積極完成檔案相關(guān)工作。
檔案管理是一項長期性、系統(tǒng)性的工作,在今后的工作中,我會更加虛心向老同志求教,加強自身的業(yè)務(wù)素質(zhì),進(jìn)一步推進(jìn)依法治檔,不斷加強檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化,創(chuàng)新管理,創(chuàng)新服務(wù),切實提高檔案管理質(zhì)量和水平,促進(jìn)檔案管理的協(xié)調(diào)持續(xù)發(fā)展,更好地為廣大教師服務(wù),為教育工作服務(wù)。
20xx年,檔案處認(rèn)真貫徹落實領(lǐng)導(dǎo)的指示,在各單位、各部門大力支持下,檔案工作建設(shè)不斷加強,服務(wù)創(chuàng)新工作有序開展,檔案綜合管理水平穩(wěn)步提升。
一、扎實開展年度立卷歸檔工作
1、3月上旬,按照《機關(guān)歸檔工作管理辦法》,抽調(diào)檔案專業(yè)人員組成接收檢查小組,分別對30個檔案移交單位的紙質(zhì)和電子檔案進(jìn)行了接收、檢查、評比和入庫。并且,召開了機關(guān)文件歸檔總結(jié)會,對本年度歸檔工作進(jìn)行總結(jié),對下一步工作提出具體要求。20xx年,檔案處共接收20xx年度各類檔案1722盒(卷),其中,文書檔案1303盒、專業(yè)檔案419盒,文書檔案數(shù)量比20xx年度增加107盒(卷),同比增加9%。紙質(zhì)文書檔案共20349件,比20xx年度增加了1274件,同比增加7%;電子文書檔案21629條,比20xx年度增加了20xx條,同比增長11%。
2、6月下旬,按照檔案工作要求,對機關(guān)各部門、各單位20xx年上半年紙質(zhì)文件和電子文件整理歸檔情況進(jìn)行了指導(dǎo)檢查,及時發(fā)現(xiàn)問題,規(guī)范業(yè)務(wù)操作,并及時將指導(dǎo)檢查情況進(jìn)行署內(nèi)通報,推進(jìn)年度立卷歸檔工作的順利開展。截止6月21日,機關(guān)各部門、各單位整理歸檔20xx年紙質(zhì)文書檔案473盒,7638件。
二、加強檔案業(yè)務(wù)科學(xué)化規(guī)范化管理
根據(jù)國家檔案局要求和年度工作計劃,8月29日—30日,檔案處召開檔案業(yè)務(wù)專題研討暨征求意見座談會會議。全國檔案協(xié)作組組長單位代表和部分檔案業(yè)務(wù)骨干參加會議。會議對“檔案工作管理課程教材”進(jìn)行了修訂,研究了重點課題的推進(jìn)和專業(yè)檔案規(guī)范管理辦法。同時,結(jié)合群眾路線教育實踐活動一起座談,征求對檔案工作的意見和建議。
三、繼續(xù)開展電子檔案異地備份工作
按照《電子檔案數(shù)據(jù)備份及異地保存操作規(guī)程》具體要求和電子檔案數(shù)據(jù)備份工作安排,循序漸進(jìn)地推進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)備份工作。20xx年,結(jié)合第一批電子檔案數(shù)據(jù)異地備份工作經(jīng)驗,幫助指導(dǎo)第二批23個單位,在9月底順利完成電子檔案數(shù)據(jù)異地備份移交工作,擬寫工作通報下發(fā)。為保證備份數(shù)據(jù)的可靠性,統(tǒng)一配發(fā)了數(shù)據(jù)備份介質(zhì),固態(tài)硬盤46個、DVD光盤350張、藍(lán)光光盤驅(qū)動器12個、藍(lán)光光盤82張,確保電子檔案備份中心按計劃接收各單位電子檔案數(shù)據(jù)。此項工作取得的成效得到國家檔案局的`充分肯定。
四、舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班
根據(jù)國家檔案局有關(guān)做好檔案工作的要求,為切實推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè),加強檔案事業(yè)統(tǒng)計年報工作,提高整體檔案工作管理水平,10月16日—18日,在教育培訓(xùn)基地舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。特邀國家檔案局專家講解了中國檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢,講授了《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》;辦公廳領(lǐng)導(dǎo)親自做了“服務(wù)工作大局不斷提高檔案管理水平”的講座;檔案處針對近幾年檔案工作,講授了“文書檔案改革”、“保管期限劃分”、“全宗卷”等專業(yè)課程。61名檔案人員參加了培訓(xùn)。通過為期3天的培訓(xùn),全體參培人員綜合管理水平都得到了提高,不僅有利于提升檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性,更拓展了檔案管理人員的眼界和知識面。使檔案人員認(rèn)識到檔案工作不只是在庫房埋頭苦干,更是需要掌握先進(jìn)的業(yè)務(wù)知識和技能,才能在檔案的傳統(tǒng)載體形態(tài)向數(shù)字形態(tài)變革中,適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化,開拓檔案工作的新局面。
五、完成檔案統(tǒng)計年報填報工作
為準(zhǔn)確掌握檔案事業(yè)基本情況,根據(jù)《國家檔案局辦公室關(guān)于20xx年度檔案統(tǒng)計年報工作安排的通知》,指導(dǎo)各單位填報新版《檔案室基本情況年報》,并匯總檔案數(shù)據(jù),4月底將紙質(zhì)報表和數(shù)據(jù)光盤報國家檔案局。
六、做好機關(guān)檔案查詢利用服務(wù)
根據(jù)“充分利用檔案資源為中心工作服務(wù)”這一宗旨,檔案處從機關(guān)檔案查詢的需要出發(fā),結(jié)合安全保密的具體要求,積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域,深度挖掘檔案信息資源,提高了檔案利用的權(quán)威性、全面性和有效性。截止12月15日,20xx年機關(guān)檔案查詢利用共10018件(卷),其中紙本文件借閱313件(卷),電子檔案網(wǎng)上借閱文件9440件,資料265件。
七、20xx年檔案工作計劃
(一)加快檔案信息化建設(shè)
根據(jù)國家檔案局要求,推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè),完善以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化體系,進(jìn)一步做好紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌并存的各項工作。
(二)加強檔案宣傳工作
繼續(xù)加強“檔案網(wǎng)頁”宣傳、教育工作,充分利用檔案網(wǎng)頁平臺的優(yōu)勢,增強檔案工作服務(wù)能力,做好檔案工作宣傳和檔案業(yè)務(wù)交流,為檔案工作建設(shè)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。
(三)開展檔案課題研究
進(jìn)一步建立健全檔案工作管理規(guī)章制度,深入開展檔案工作課題研究,對檔案工作安全體系建設(shè)、信息化建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)等各方面提出創(chuàng)新管理理念,提升檔案管理水平。
(四)做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)
認(rèn)真做好20xx年度機關(guān)文件歸檔指導(dǎo)及檔案接收、檢查和總結(jié)工作,確保歸檔文件收集齊全、整理規(guī)范;同時,積極幫助指導(dǎo)各單位做好室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化和規(guī)范電子文件歸檔、接收,以及檔案統(tǒng)計年報填報工作。
(五)推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)
進(jìn)一步加強對數(shù)字檔案的安全保管,繼續(xù)指導(dǎo)個別沒有異地備份單位,按照《電子檔案數(shù)據(jù)異地備份操作規(guī)程》,做好備份數(shù)據(jù)的寄送工作。
時光匆匆,轉(zhuǎn)眼我已經(jīng)在XXXX公司渡過了四個多月的時光。這是我人生中第一份正式的工作,對我來說意義特別。在這四個多月的學(xué)習(xí)中,在上級領(lǐng)導(dǎo)的帶動下,在全體成員的幫助下,我緊緊圍繞檔案室的中心工作,充分發(fā)揮崗位職能,不斷改進(jìn)工作方法,提高工作效率,較好地完成了各項工作任務(wù),現(xiàn)作以簡要匯報。
一、20xx年度主要工作
(一)按照檔案管理要求,定期整理打掃檔案室,做好檔案室環(huán)境工作和檔案信息的保護工作
(二)與各部門溝通協(xié)調(diào)資料歸檔相關(guān)工作;
(三)做好電子數(shù)據(jù)的收集、整理,維護和利用好文書檔案管理系統(tǒng),努力做到收一份文,及時存錄一份文件;
(四)按照檔案管理制度,對單位檔案室進(jìn)行常態(tài)化管理,專人管理,按照標(biāo)準(zhǔn)對已入庫檔案進(jìn)行保存,做好檔案的收藏和保密工作。
(五)嚴(yán)格按照檔案借閱制度,完善借閱程序,一般只限于在“檔案閱覽室”使用,并進(jìn)行登記。嚴(yán)格履行借閱手續(xù),借閱者要認(rèn)真填寫《檔案借閱登記表》,不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等,不得擅自公布檔案內(nèi)容,確保檔案的保密、完整與安全。
(六)耐心細(xì)致,搞好檔案工作。檔案服務(wù)工作的內(nèi)容比較繁瑣,面對大量的日常性檔案保管工作和領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項,我都能抓緊時間,高效、圓滿、妥善地辦理好,為檔案室工作的正常開展提供了有效保證。
二、20xx年度主要問題及原因分析
(一)在工作初期,對工作認(rèn)識不夠深刻,操作中缺乏全局觀念,對公司檔案管理缺少認(rèn)識和分析,沒有把實際工作上升到全局的體系中來。通過這一段時間腳踏實地的工作,我認(rèn)識到每個崗位都是非常重要的環(huán)節(jié),作為整個工作鏈條的一部分,都是至關(guān)重要的。檔案管理工作雖然有些枯燥,可是卻是公司工作中至關(guān)重要的一環(huán),對公司成長過程的一種忠實反映和記載,直接影響到公司最終檔案管理年度工作總結(jié)的經(jīng)濟效益?;谝陨系恼J(rèn)識,奠定了我工作的信心!
(二)檔案管理中,我發(fā)現(xiàn)有的檔案整理不夠規(guī)范到位,給檔案的備查工作造成了一定的隱患,檔案填寫中還存在著比較大的隨意性。我認(rèn)識到這些問題的存在會給公司的風(fēng)險管理工作造成不便,我告誡自己,檔案管理自始至終是非常需要耐心和細(xì)致作為保障的工作,不打無準(zhǔn)備的仗,耐心細(xì)致的心理狀態(tài)必須是首要的。在自己能力的前提下,努力綜合領(lǐng)導(dǎo)同事的力量解決存在的問題,形成一個廣泛而有力的體系來努力保障工作的規(guī)范性和有序性,減小工作的難度,使工作更容易成功。
三、20xx年度工作目標(biāo)、實施計劃及改善措施
(一)精益求精抓信息。要繼續(xù)擴大信息覆蓋面,健全信息網(wǎng)絡(luò),把基層的一些重點、難點、熱點問題以及對全公司檔案工作有指導(dǎo)意義的典型總結(jié)出來,及時進(jìn)行勾通反饋上報。同時,要保證信息質(zhì)量,做到報喜與報憂相結(jié)合,力爭在各級評比中取得更多的嘉獎。
(二)盡職盡責(zé)抓保管。要嚴(yán)格檔案保管標(biāo)準(zhǔn),提高檔案保管質(zhì)量、做到檔案的及時收管、著錄、保存等。明確檔案管理程序,完善使用登記制度,禁止無登記、無審批私自取檔現(xiàn)象的發(fā)生。完善各項規(guī)章制度,按照各項制度辦事,做到收管有規(guī)范、使用有制度、辦事有紀(jì)律,各項工作都有章可循,有據(jù)可依。
(三)繼續(xù)抓好檔案保管工作。要不斷加強保管知識,自覺抬高保管標(biāo)準(zhǔn),利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)其它省、市在保管工作上的先進(jìn)工作方法,努力適應(yīng)新形勢下保管工作的需要,樹立檔案室良好形象。
(四)任勞任怨抓檔案。一如既往地抓好檔案保管工作,為辦公室其他同事解除后顧之憂。
四、合理化建議
(一)檔案借閱通過OA申請,能更好的規(guī)范管理檔案的借閱情況。
(二)借閱完畢及時歸還,以免造成遺失、損壞等問題。
建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀 等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對:突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。
庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。
擴展資料:
1、員工基本信息登記。
這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時候進(jìn)行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進(jìn)行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。
2、員工入職相關(guān)審批文件。
3、員工各類證件。
這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因為防止有修改爭議,當(dāng)然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。
5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。
6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。
7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。
8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。
參考資料:百度百科-人事檔案