檔案公司檔案整理

　　單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。

　　通過檔案名稱及編號整理

　　1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補(bǔ)之用。

　　5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

　　檔號編定整理方法：

　　1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

　　2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

　　3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

　　4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

　　保存期限整理：

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5)財務(wù)報表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　公司資料檔案整理方法

　　1、了解公司檔案情況，擬訂整理方案。應(yīng)了解立檔公司的情況。公司成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記，了解全宗的數(shù)量，所屬年代或形成時間，主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時間。

　　2、區(qū)分檔案全宗和分類情況

　　3、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題

　　4、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

　　5、全面審查修改完善標(biāo)題。

　　6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的頁號、頁號、件號。

　　7、對某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動。

　　公司人事檔案如何整理

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理公司人事檔案如何整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　?。?）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

　?。?）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　?。?）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　?。?）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　?。?）統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的'內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴(kuò)展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時候進(jìn)行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因為防止有修改爭議，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

　　5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

　　7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

　　檔案整理公司怎么做？

　　建立檔案管理制度、保密制度、檔案借閱制度以及查檔制度，落實公文、科技檔案、財務(wù)檔案管理的工作措施。負(fù)責(zé)定期收繳各部室存放的需要立卷、歸檔的文件資料，辦理各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，保證檔案安全、完好無損。是檔案管理員的工作焦點。

　　1、作為檔案管理員自然要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法，平時要多看看檔案法律法規(guī)，了解檔案管理的中重要性，清楚自己的責(zé)任和職責(zé)，明白自己應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么等。對自己要求嚴(yán)格，熱愛自己的工作，檔案工作做到真實，可靠，保管好檔案資料。

　　2、平時及時的收集單位的檔案資料，進(jìn)行科學(xué)合理的整理和分類，及時的歸檔存放，認(rèn)真填寫標(biāo)簽，科學(xué)裝訂。保持好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和安全工作，不要讓檔案發(fā)霉或被蟲咬，還有就是在檔案室內(nèi)自己不吸煙，也不允許他人吸煙。

　　3、履行好借閱手續(xù)，不隨意把檔案借閱給他人，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意批準(zhǔn)好方可同意借閱，做好記錄登記工作，嚴(yán)格掌握好借閱的時間。保護(hù)好檔案資料，不允許外人對檔案進(jìn)行拍照，復(fù)制，自己絕不泄漏檔案信息，檔案的鑰匙隨身攜帶保管好。

　　4、對公司各部室和子公司檔案管理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。負(fù)責(zé)檔案資料的開發(fā)利用，隨時為公司管理需要提供檔案資料。開發(fā)計算機(jī)信息化檔案管理技術(shù)。完成公司報刊雜志征訂、登記工作，進(jìn)行費用初審，協(xié)助處理來信來訪工作，完成主任布置的其他工作。

　　如何快速有效的整理雜亂的企業(yè)檔案？

　　1、提高檔案管理人員素質(zhì)。

　　要注意加強(qiáng)檔案工作隊伍建設(shè)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。

　　作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。

　　2、健全檔案管理制度。

　　建立檔案工作制度必須遵循以下要求：

　　第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。

　　第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

　　第三，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

　　3、改進(jìn)和完善檔案功能。

　　使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：

　　一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；

　　二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

　　4、采用信息化管理手段。

　　信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

　　這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機(jī)系統(tǒng)、檔案軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

　　5、做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。

　　檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

　　如何整理公司檔案資料

　　首先需要根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)情況，將公司檔案分類型，簡單的例如：人事、業(yè)務(wù)、行政。具體可以通過百度百科。

　　第二步，將檔案集中，開始進(jìn)行手工分類，再按年度、月份、日排序并整理。

　　第三步，將資料根據(jù)檔案類型、檔案名稱、文件內(nèi)容概括、文件起止日期等標(biāo)題錄入清單。

　　第四步，給每一分文件編一個檔號，并且標(biāo)注在文件的右上角或左上角地方。

　　第五步，檔案分門別類存放。并且在清檔標(biāo)注檔案存放地方。

　　第六步，將存放檔案的地方進(jìn)行限權(quán)進(jìn)入，以確保檔案的保密性。

　　公司檔案管理流程

　　公司檔案管理：

　　1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

　　2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。

　　3、公司人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)。

　　4、使用公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn);借出公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)，本部門經(jīng)理攜章隨同。

　　檔案公司檔案整理

　　5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

　　人事檔案管理：

　　1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關(guān)系所在單位開出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

　　2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調(diào)入單位的.調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

　　員工檔案管理：

　　1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進(jìn)行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。

　　2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請表》等有關(guān)個人的資料一并放入公司員工檔案。

　　3、所有的培訓(xùn)評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。

　　4、離職員工檔案，公司保留一年。

　　公司檔案管理辦法

　　1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

　　5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

　　檔案統(tǒng)計制度

　　1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計。

　　2、及時、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計。

　　4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。

　　5、有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計工作,按要求填報檔案統(tǒng)計報表,并做到迅速、真實、準(zhǔn)確無誤。

　　擴(kuò)展資料：

　　企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

　　1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報廢的文件材料等。

　　4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財務(wù)管理方面。有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會工作中的各種文件材料等。

　　11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　歸檔時間

　　1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　檔案分類

　　1、根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

　　2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號。

　　4、常用的分類方法有：

　?。?）按產(chǎn)品型號分類；

　?。?）按設(shè)備型號分類；

　?。?）按科研課題分類；

　?。?）按工程項目分類；

　　（5）按專業(yè)性質(zhì)分類；

　?。?）按組織機(jī)構(gòu)分類；

　?。?）按時間分類。

　　公司檔案如何管理

　　5檔案工作體制

　　5.1組織系統(tǒng)

　　企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、各部門和項目負(fù)責(zé)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

　　5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

　　確定分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)；確定各部門、各項目主管檔案工作的負(fù)責(zé)人；確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。

　　5.1.2檔案部門

　　根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實際需要設(shè)置檔案部門。檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職能。

　　大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立具有獨立職能的檔案機(jī)構(gòu)。

　　5.1.3檔案人員

　　根據(jù)工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項目管理部門配備專職或兼職檔案人員。

　　5.2工作職責(zé)

　　企業(yè)應(yīng)對檔案工作職責(zé)進(jìn)行劃分，明確企業(yè)、檔案部門、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和文件形成者責(zé)任。

　　5.2.1企業(yè)職責(zé)

　　5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃。

　　5.2.1.2將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員進(jìn)行考核。

　　5.2.1.3維護(hù)和確保檔案真實、安全，預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生，并隨技術(shù)進(jìn)步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)和設(shè)施、設(shè)備保障。

　　5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，同時提出所涉及檔案的處置要求。

　　5.2.1.5按規(guī)定向相應(yīng)單位移交檔案。

　　5.2.2檔案部門職責(zé)

　　5.2.2.1貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

　　5.2.2.2統(tǒng)籌規(guī)劃和負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。

　　5.2.2.3指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。

　　5.2.2.4監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。

　　5.3崗位職責(zé)

　　5.3.1分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本企業(yè)的檔案工作，負(fù)責(zé)審查批準(zhǔn)檔案工作規(guī)劃、計劃，對企業(yè)依法開展檔案工作負(fù)總責(zé)。

　　5.3.2各部門或項目檔案工作的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)審核本部門或項目檔案工作計劃，對本部門或項目歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。

　　5.3.3文件形成者應(yīng)對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、有效性負(fù)責(zé)，并按規(guī)定向本部門或項目專兼職檔案人員移交。

　　5.3.4各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理本部門或項目歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)。

　　5.3.5檔案部門的檔案人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、提供利用工作，監(jiān)督、指導(dǎo)各部門和項目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，對檔案管理工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。

　　5.4人員要求

　　企業(yè)應(yīng)配備遵紀(jì)守法、忠于職守、具有檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)知識的人員從事檔案工作。檔案人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，符合專業(yè)技術(shù)或管理人員要求。

　　5.4.1檔案人員的配備應(yīng)與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展需要相適應(yīng)。

　　5.4.2檔案人員應(yīng)具備大專以上或同等學(xué)識水平。

　　5.4.3檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平。

　　5.4.4檔案人員應(yīng)定期進(jìn)行在職培訓(xùn)。

　　6檔案工作制度

　　6.1檔案工作制度體系

　　企業(yè)檔案工作制度體系由工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組成。

　　6.1.1工作規(guī)章

　　企業(yè)應(yīng)將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業(yè)相關(guān)的管理制度中，同時將企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等作為企業(yè)管理制度的重要組成部分。

　　6.1.1.1企業(yè)在制定產(chǎn)品開發(fā)、科研管理、設(shè)備管理、基建工程管理等制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。

　　6.1.1.2檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等，規(guī)定中應(yīng)明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。

　　6.1.1.3檔案工作責(zé)任追究制度應(yīng)對相關(guān)崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責(zé)任追究和處罰措施。既可單獨制定，也可納入到相關(guān)的管理制度中。

　　6.1.1.4檔案管理應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序和轉(zhuǎn)移地點。

　　6.1.2管理制度

　　根據(jù)檔案工作各環(huán)節(jié)需要，制定相關(guān)制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補(bǔ)充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實施；檔案保管、統(tǒng)計，檔案管理系統(tǒng)操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實施。

　　6.1.2.1文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施。

　　6.1.2.2鑒定銷毀制度應(yīng)明確鑒定工作的組織及職責(zé)、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。

　　6.1.2.3保密制度應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔(dān)保密的責(zé)任。

　　6.1.2.4利用制度應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）檔案的要求。

　　6.1.2.5移交制度應(yīng)規(guī)定檔案移交范圍、移交對象、移交內(nèi)容、移交程序及手續(xù)。

　　6.1.2.6電子文件管理制度應(yīng)對本企業(yè)計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫提出歸檔、管理和利用要求。

　　6.1.2.7科技檔案補(bǔ)充更新制度應(yīng)明確科技檔案補(bǔ)充更新原則，補(bǔ)充更新程序和方式、違規(guī)處罰原則。