單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。

　　通過檔案名稱及編號整理

　　1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。

　　5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

　　檔號編定整理方法：

　　1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

　　2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

　　3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

　　4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

　　保存期限整理：

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1.永久保存：

　　(1)公司章程；

　　(2)股東名簿；

　　(3)組織規(guī)程及辦事細則；

　　(4)董事會及股東會紀錄；

　　(5)財務(wù)報表；

　　(6)政府機關(guān)核準文件；

　　(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

　　(8)工程設(shè)計圖；

　　(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：

　　(1)預(yù)算、決算書類；

　　(2)會計憑證；

　　(3)事業(yè)計劃資料；

　　(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。

　　為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。

　　劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。

　　文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　企業(yè)如何做好檔案管理

　　導語：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，真實地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟和企業(yè)發(fā)展的全過程。

　　借助檔案資料，能夠更好地了解企業(yè)的過去，把握現(xiàn)在，規(guī)劃未來。因此，企業(yè)做好檔案管理對企業(yè)的長遠發(fā)展和人員調(diào)整具有重要作用。

　　1、建立健全檔案管理制度。

　　按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關(guān)要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運行。

　　2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。

　　我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案：工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心，責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎(chǔ)。

　　3、提高檔案管理水平，強化服務(wù)。

　　要進一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強化服務(wù)意識，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項重要任務(wù)。

　　例如：我公司在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進行了集中統(tǒng)一管理，在1991年IO月被評為省級先進檔案室，但我們并沒有滿足于現(xiàn)狀，而是向更高的標準邁進。針對我公司在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方而，從提高思想認識入手，進一步學習《檔案法》、《國有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。

　　公司領(lǐng)導班子對此項工作給予高度重視，納入領(lǐng)導議事日程，多次召開專門會議討論檔案管理工作，及時解決檔案工作中存在的問題。

　　4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標準化、規(guī)范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實質(zhì)性問題。

　　企業(yè)管理檔案存在的問題：

　　4.1企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

　　企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項考核，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分干部還認為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無計劃;有任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

　　4.2檔案工作缺乏制度化的管理程序

　　當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：

　　一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;

　　二是檔案整理不規(guī)范。

　　企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

　　此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;

　　三是檔案綜合管理力度不夠。

　　由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進行這項工作時，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導說明一項工作較難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。

　　四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

　　4.3缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

　　目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：

　　一是部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;

　　二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設(shè)備沒有起到先進作用。

　　三是，領(lǐng)導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

　　5、檔案工作存在問題的解決對策

　　檔案室雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的.雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實現(xiàn)其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績。要充分發(fā)揮檔案管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)做好服務(wù)。

　　6、檔案工作必須進行系統(tǒng)管理

　　6.1抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”

　　抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

　　一是成立由分管領(lǐng)導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導小組.協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障;

　　二是把檔案管理工作列入到公司領(lǐng)導的議事日程.年初有部署，年終有總結(jié)，平時有檢查指導，并接受上級省市和上級檔案管理部門的領(lǐng)導和指導;

　　三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計劃，統(tǒng)一檢查指導和統(tǒng)一培訓交流。

　　6.2檔案工作要有計劃和目標

　　檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發(fā)展規(guī)則。

　　為此，領(lǐng)導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當今公自動化、社會信息化發(fā)展的新趨勢，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實.際的工作計劃。

　　6.3加強檔案基礎(chǔ)工作，按時完成上級部門下發(fā)文件的歸檔工作。

　　在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導機制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。

　　檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門下發(fā)的文件按規(guī)定進行歸檔、立卷，按時完成。

　　6.4加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員.負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。

　　6.5搞好檔案的信息化建設(shè)，促進檔案資源的充分利用

　　運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是順應(yīng)當今科學技術(shù)突飛猛進的發(fā)展新趨勢，應(yīng)大膽采用先進的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

　　檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。

　　企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項工作，使檔案工作再上新臺階。

　　企業(yè)檔案管理的有效措施

　　導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

　　一、企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的位置

　　企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中表現(xiàn)出來的可以對本企業(yè)形成有益的推動的和經(jīng)驗總結(jié)的包括文字、圖像、影音等各種不同的相關(guān)的歷史記錄。

　　企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的作用為：

　　1.企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)管理檔案提供的歷史檔案進行企業(yè)新科技的發(fā)展;

　　2.企業(yè)檔案中存在各種有關(guān)企業(yè)發(fā)展的科技檔案，都可以做為推動企業(yè)發(fā)展的知識動力;

　　3.企業(yè)檔案可以完美的表達企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益;

　　4.企業(yè)檔案能夠?qū)⑵髽I(yè)文化完美的表達出來。

　　二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

　　(一)企業(yè)對企業(yè)檔案管管理工作不夠重視

　　大部分的企業(yè)檔案管理工作并不是為了企業(yè)自身的管理提高而進行必要性工作，一方面企業(yè)是應(yīng)付上級檢查做的一種無耐之舉，另一方面企業(yè)的一些無關(guān)緊要的文檔也有一個“安身之處”。

　　所以，很多檔案歸檔后再被利用的機率很小，這也可以看出企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作并不重視。

　　因此，企業(yè)對企業(yè)檔案管理工作不會投入過多的經(jīng)費。因為在現(xiàn)在市場經(jīng)濟引導下，企業(yè)非常重視生產(chǎn)和企業(yè)形象的投入，但是對企業(yè)檔案管理辦公建設(shè)卻很少有更多的投入，有的企業(yè)甚至檔案室建設(shè)得很粗糙，與國家規(guī)定的檔案管理基本建設(shè)要求都達不到。

　　(二)企業(yè)檔案管理沒有形成健全的制度

　　很多企業(yè)雖然建立了企業(yè)檔案管理室，同時也對檔案的收集做了相關(guān)制度的規(guī)定，但是制度中往往會出現(xiàn)漏洞，造成企業(yè)檔案收集不及時，整理出的檔案不健全，因為記錄不全一些借出的檔案無法收回，或有一些檔案記錄被修改等現(xiàn)象。

　　(三)專業(yè)檔案管理人員不健全

　　大多數(shù)企業(yè)為了節(jié)省開支，由文秘人員兼任，而文秘工作人員由于工作項目較多，對這攤活無法及時有效的把握，使企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)漏洞的現(xiàn)象并不少見。

　　有的企業(yè)雖然有專業(yè)的企業(yè)檔案管理人員，但是企業(yè)很少進行培訓，使檔案管理人員對檔案管理工作缺少專業(yè)性和知識性，導致專業(yè)水平下降。

　　三、加強企業(yè)檔案管理工作的建議

　　檔案信息量龐大，資源豐富，但是這種資源更多的是企業(yè)的原生資源，如果不加以科學的歸類，則是一堆無法利用的零散資料。

　　所以企業(yè)檔案管理需要將日常工作中的各類文件資料進行積累和歸類，按照科學的方法進行整理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需要的門類要求進行各種分類，進而使企業(yè)在發(fā)展過程中提供有效的檔案。

　　(一)企業(yè)要提高對企業(yè)檔案管理的重視度

　　對企業(yè)檔案管理的重視首先要表現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導身上，企業(yè)領(lǐng)導要對企業(yè)檔案管理室的重要性有充分的認識。

　　完善規(guī)章制度，具體落實，從而促進企業(yè)檔案管理人員的工作積極性和責任心，切實加強企業(yè)檔案管理工作人員的使命感。

　　要求企業(yè)檔案管理的工作和思想認識都要與時俱進，與時代的發(fā)展保持一致。以科學發(fā)展觀武裝自己。

　　在工作中，利用現(xiàn)代的科學技術(shù)完成企業(yè)檔案管理工作。

　　通過企業(yè)上下一心的努力，將企業(yè)檔案管理室建設(shè)成一個信息資源健全，設(shè)備先進的檔案管理體系。

　　(二)規(guī)范企業(yè)檔案管理體制

　　首先要設(shè)立專業(yè)的檔案管理工作人員，在企業(yè)檔案管理工作人員的協(xié)調(diào)下完善和健全企業(yè)的檔案管理，使檔案管理有一個健全的組織保障;其次是企業(yè)檔案管理必須跟著企業(yè)的步伐前進，即年初預(yù)計，年底總結(jié)，平時還要不定時進行檢查指導工作，不能成為應(yīng)付上級而做的.樣子貨。

　　最后是依據(jù)企業(yè)實際情況對企業(yè)檔案管理室制定相應(yīng)的崗位責任制和考核制度，制定目標責任制，將能否科學合理的收錄檔案和是否能將檔案進行系統(tǒng)的整合與分離都納入崗位責任制中去，利用獎罰制度提高企業(yè)檔案管理工作人員的工作積極性。

　　(三)提高企業(yè)檔案管理人員自身的素質(zhì)

　　首先要提高企業(yè)檔案管理的職業(yè)道德素質(zhì)，具體的來說，應(yīng)該是企業(yè)檔案管理人員必須根據(jù)事實進行歸檔，不能按照個人喜好或個人恩怨行事，這是對檔案和企業(yè)歷史的尊重;

　　其次，要保證檔案應(yīng)有的安全，對檔案保密是企業(yè)檔案管理工作人員必須具備的專業(yè)素質(zhì)，所有這些都需要企業(yè)檔案管理人員具有很好的專業(yè)理論基礎(chǔ)，所以必須以培訓或?qū)W習的方式提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使他們了解檔案工作的基本方法和規(guī)律。

　　最后，企業(yè)檔案管理人員要有創(chuàng)新意識，在基礎(chǔ)知識扎實的前提下不斷加強各項業(yè)務(wù)的知識，不斷認識新事物，研究新方法，用新的思路來解決工作中遇到的問題，進一上不提高企業(yè)檔案管理的工作水平。

　　四、結(jié)論

　　企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理不可或缺的一部分，企業(yè)領(lǐng)導可可以根據(jù)企業(yè)檔案管理工作了解企業(yè)的各項工作狀況，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展不如意的情況，還可以適時調(diào)整管理策略，這可以成為企業(yè)發(fā)展的一個有力的支持;

　　另外，作為企業(yè)有力的大后方，可以為社會提供企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營成果，為企業(yè)和社會各界溝通作為有力的依據(jù)。

　　企業(yè)檔案管理與企業(yè)的發(fā)展密不可分，它可以為企業(yè)提向經(jīng)營效率和轉(zhuǎn)換經(jīng)營戰(zhàn)略提供有力的保證。所以為提高企業(yè)在市場的競爭能力，還需要不斷提高企業(yè)檔案管理工作。

　　怎么做好企業(yè)檔案管理

　　導語：檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

　　第一，領(lǐng)導重視是根本

　　目前，我們企業(yè)檔案機構(gòu)的發(fā)展水平普遍偏低，這與領(lǐng)導對檔案工作重視不夠有很大的關(guān)系。

　　檔案是一種歷史文化遺產(chǎn)，是一種無形資產(chǎn)，它不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，因此，領(lǐng)導常常忽略了企業(yè)檔案的建設(shè)，認為只要將文件收好不丟失，保證用的時候能夠查到就行，殊不知這種想法是有失偏見的。

　　首先，企業(yè)領(lǐng)導要對檔案室中檔案的價值有清楚的認識，知道這些檔案在企業(yè)工作中發(fā)揮的作用，比如：工作中的參考、備查、憑證等諸多文件資料與對企業(yè)發(fā)展的實質(zhì)性影響。

　　其次，企業(yè)領(lǐng)導要加大對檔案室的投入，對檔案室的庫房建設(shè)、設(shè)備完善、人才引進都要給予政策傾斜和財力保障。

　　再次，企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)充分認識到檔案的服務(wù)性。將檔案的合理利用與檔案的安全保密有機結(jié)合，使檔案建設(shè)向良性循環(huán)邁進。

　　第二，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)

　　企業(yè)檔案對硬件設(shè)施的投入相對較少，甚至檔案室與圖書室達不到二分開的標準，一些檔案整理的不規(guī)范，缺少必要的裝具，檔案信息化建設(shè)更是無從談起。

　　由此可見，完善的硬件設(shè)施管理是企業(yè)檔案服務(wù)職能提升的基礎(chǔ)，是做好檔案對生產(chǎn)一線服務(wù)的保障，檔案室只有規(guī)范硬件措施的配置規(guī)模、裝具數(shù)量、計算機配套設(shè)置等基本內(nèi)容，其服務(wù)才能順利的實現(xiàn)，只有最基本的硬件設(shè)施得到保證，企業(yè)檔案才有一個良好的生存環(huán)境，才能通過更為優(yōu)質(zhì)的工作為企業(yè)利用者提供服務(wù)。

　　第三，完善管理是源泉

　　在新的形勢下，企業(yè)檔案要不斷開拓進取，緊緊跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，突出重點，做到行業(yè)中工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里、服務(wù)到哪里，切實為生產(chǎn)一線服務(wù)。

　　檔案室建設(shè)主要表現(xiàn)在兩個方面：

　　一是加大對本企業(yè)現(xiàn)有檔案的收集力度，擴大收集范圍，拓寬收集渠道，充分做好檔案的收集整理歸檔工作。

　　此項工作是檔案工作的重要組成部分，是為企業(yè)服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。在工作中，要學會抓重點，注意收集和保管專業(yè)的、學術(shù)的與企業(yè)工作密切相關(guān)的資料。

　　二是加大現(xiàn)有檔案成果的轉(zhuǎn)化。檔案中蘊藏著大量的有價值的信息，如何對檔案室的'檔案資源進行整合，使死信息轉(zhuǎn)化為活成果，向利用者提供滿意的信息服務(wù)，也是完善建設(shè)的關(guān)鍵所在。

　　第四，開發(fā)利用是關(guān)鍵

　　收集來的材料往往是零散的、無序的，不利于檔案的開發(fā)和利用，檔案工作就要從廣泛的信息中選出有保存價值的信息，依據(jù)一定的原則方法，進行了科學的分類、系統(tǒng)的組合排列，以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律，使其有序化，成為有價值信息，經(jīng)過鑒定，用科學的方法加以妥善保管，為檔案信息的開發(fā)和利用提供可靠的保證。檔案信息資源要通過利用才能實現(xiàn)其自身的價值。信息資源在利用同時，我們必須注意保持檔案資源的完整與安全，避免流失。

　　因此，要建立健全檔案管理制度，如檔案員崗位責任制、檔案借閱制度、利用保管制度、檔案銷毀制度、檔案保密制度等來加強檔案管理。

　　同時制訂科學的檢索體系，可以加快檔案的查找速度和準確度，為企業(yè)利用提供快速、準確的服務(wù)。我們要下工夫編制完備適用、配套的檢索工具，為檔案的開發(fā)利用提供必要的條件。

　　第五，高新技術(shù)是支撐

　　企業(yè)單位檔案機構(gòu)管理大多采用手工操作方式，存在著查詢效率低、查詢頻繁、勞動強度大、紙質(zhì)檔案存放占用空間大、管理困難等問題。

　　如今，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，計算機的普及深入到各個單位，根據(jù)查閱檔案的管理制度，在計算機上實現(xiàn)一個查閱流程環(huán)節(jié)，根據(jù)流程最終實現(xiàn)查閱目的。

　　使用計算機進行管理，可以避免手工檢索的繁瑣，并根據(jù)查檔者的權(quán)限提供相應(yīng)的檔案，同時也防止失泄密的發(fā)生。這樣不僅方便內(nèi)部查詢，也更好的提高了辦公效率。

　　第六，服務(wù)觀念是宗旨

　　檔案人員服務(wù)意識的淡薄嚴重影響了檔案資料信息的綜合利用，阻礙了社會、經(jīng)濟、文化價值及開發(fā)人力資源價值的充分實現(xiàn)。

　　長期以來企業(yè)單位檔案重保密、輕利用現(xiàn)象嚴重，未能處理好保密與利用的關(guān)系，檔案室成為純粹的保密室。

　　在相當程度上影響了檔案信息的利用。作為檔案人員要想做好服務(wù)，首先應(yīng)該讓人們了解檔案室的庫藏情況，這是開發(fā)利用檔案信息資源的首要前提。由于檔案工作人員對自身形成的檔案比較了解，在工作中遇到問題很自然地都會想到借助于檔案來解決;

　　其次是主動服務(wù)，即工作者在熟悉庫藏檔案、掌握檔案利用工作規(guī)律的基礎(chǔ)上，預(yù)測各類用戶的利用趨勢，主動提供檔案服務(wù);

　　最后樹立超前服務(wù)意識，多渠道、多形式地開發(fā)檔案信息，將封閉式服務(wù)變?yōu)殚_放式服務(wù)，將檔案編研與系統(tǒng)提供結(jié)合起來，要想利用者之所想，提供利用者之所需，努力將檔案工作的成果與企業(yè)信息化建設(shè)結(jié)合起來。依托現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和現(xiàn)有平臺，最大限度地滿足以及利用者對檔案信息的需求。

　　第七，人員素質(zhì)是保障

　　有些人認為檔案工作是一項實踐性很強的工作，只需要在實際工作中摸索、掌握其原則和方法就行，很少有人專門注意對檔案工作的管理知識進行系統(tǒng)的學習與以應(yīng)用。

　　事實上檔案工作的實踐性固然很強，但檔案工作的專業(yè)性更強，它要求檔案人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)，包括履行專業(yè)職責的能力、學歷和資歷等。

　　隨著信息技術(shù)的推進，在檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，檔案人員不僅是信息庫的建造者和維護者，更應(yīng)該是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶。要達到這一目標，必須盡快培養(yǎng)一批既精通檔案管理業(yè)務(wù)，又熟知計算機管理的軟硬件、網(wǎng)絡(luò)、安全防范等技術(shù)的復(fù)合型人才，使其能夠參與檔案信息化建設(shè)的全過程，能夠了解和把握運行過程中可能出現(xiàn)的各種技術(shù)問題，為信息化進程儲備好高素質(zhì)的人才。

　　怎樣做好企業(yè)檔案管理

　　導語：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實地反映各單位的整體發(fā)展狀況和工作成果。

　　做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時了解內(nèi)部情況的整體資料，適時調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會和有關(guān)各方對其準確認定提供有效依。

　　一、目前企業(yè)檔案管理上存在的一些問題

　　近些年來，從總的方面來看，企業(yè)檔案管理工作已基本納入到企業(yè)管理的范疇內(nèi)，并發(fā)揮出了較為明顯的作用。然而，由于現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立和企業(yè)自身的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案管理工作卻沒有相應(yīng)跟上。

　　究其原因，方方面面?？傮w講，包括：一部分企業(yè)對檔案管理工作認識不到位，沒有給予足夠的重視，致使檔案管理人員隊伍較為薄弱，尤其缺乏專業(yè)的檔案管理人員，無法適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求;

　　加之有關(guān)各項規(guī)章制度不健全，職責劃分不明確，檔案保護措施不當，時有丟失損壞的現(xiàn)象發(fā)生，文檔收集不全，整理工作滯后等等問題都不同程度地存在。以上問題如不及時有效地解決，對企業(yè)的健康和長遠發(fā)展都是十分不利的。

　　二、如何有效加強和完善企業(yè)檔案管理工作

　　(一)建立健全企業(yè)檔案管理機構(gòu)制定完善有關(guān)的規(guī)章制度

　　1.及時設(shè)置企業(yè)檔案機構(gòu)在設(shè)置企業(yè)檔案管理機構(gòu)上，要充分考慮企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模的大小、檔案業(yè)務(wù)數(shù)量，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定做出正確的選擇。

　　企業(yè)檔案的設(shè)置與調(diào)整應(yīng)本著以下原則：企業(yè)可根據(jù)自身的實際情況和需要自行決定，要考慮到與企業(yè)今后的發(fā)展相適應(yīng)，確保企業(yè)檔案的完整、安全及有效利用，還要兼顧到檔案管理成本等問題。

　　2.檔案管理工作人員的配備隨著科技的進步和企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理方面，也提出了更高的要求。像業(yè)務(wù)能力的提升，理論水平的加強，設(shè)備與設(shè)施的配備，各項管理措施的完善等等。

　　具體講，主要是以下幾個方面：首先應(yīng)選好企業(yè)檔案管理部門的負責人，這一點十分重要。因為作為檔案部門的負責人，如果不具備較高的專業(yè)理論水平，可靠的政治素養(yǎng)，較強的管理及業(yè)務(wù)能力，是很難勝任此項工作的。

　　其次是對具體的檔案工作人員的要求也不能降低，熱愛檔案工作是先決條件，一定的文化和業(yè)務(wù)知識及工作經(jīng)驗是基本的保證。為了能盡快使企業(yè)檔案工作人員不斷提升業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，對檔案工作人員要進行定期的專業(yè)知識和操作技能的培訓，以不斷提高業(yè)務(wù)技能和檔案管理水平，使其成為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者。

　　3.加強和完善各種設(shè)備設(shè)施檔案管理設(shè)施的完備，是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)當加以重視，不能湊合。

　　這方面的設(shè)備設(shè)施包括：建立專門的檔案專用庫房，配置足夠使用的檔案排架與卷柜，配齊必要的設(shè)備及工具用品，建立健全與完善防火、防盜設(shè)施及措施，并要求指定專人負責管理與維護。

　　由于近些年隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，使企業(yè)在檔案整理、存儲、保管及使用上提供了極大的便利，從而大大提高了效率，并收到了事半功倍的效果。但同時也對網(wǎng)絡(luò)信息安全和企業(yè)檔案管理工作者提出了更高的要求，務(wù)必使我們充分認識到問題的重要性。

　　為了保證檔案信息的完整與安全，就必須制定科學嚴密的電子文檔安全管理體系，行之有效的操作權(quán)限管理體系，充分完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理技術(shù)。應(yīng)該講，各項硬件設(shè)施的完善是做好企業(yè)檔案管理工作的基本物質(zhì)保證。

　　4.依法治檔及完善各項規(guī)章制度認真學習《檔案法》，堅持依法治檔，建立健全檔案工作中的各項規(guī)章制度并加以認真貫徹落實，是檔案管理工作中的重中之重。應(yīng)當說，依法治檔是做好企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是一項基礎(chǔ)性工作。

　　只有真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的法制化、制度化和常態(tài)化，檔案管理才能發(fā)出應(yīng)有的作用，從而有效地維護好和利用好檔案，使之更好地為企業(yè)的發(fā)展做出服務(wù)。

　　這里需要強調(diào)的是，所制定的各項規(guī)章制度都必須符合國家的'有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)的實際情況，不但要具體、規(guī)范，還要有較強的可操作性。要明確檔案管理主要負責人和專職檔案管理工作人員的具體職責，做到有章可循，按章辦事，以利于監(jiān)督、檢查和落實。

　　(二)加強企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

　　科學與規(guī)范化的檔案管理，是企業(yè)檔案部門做好檔案管理的一項重要內(nèi)容和措施。我們必須認識到，企業(yè)檔案不單單是某一企業(yè)的信息資源，同時也是國家檔案信息資源的重要組成部分。

　　企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，就是針對企業(yè)的各種形式的檔案信息材料的形成、積累、整理以及歸檔的管理、監(jiān)督和指導以及檔案的收集、保管、統(tǒng)計、鑒定等，以達到企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的目的。

　　(三)做好企業(yè)檔案的安全與保密工作

　　企業(yè)檔案工作和其他類型的檔案工作一樣，都承擔著嚴守國家機密和企業(yè)秘密的重要職責，具有十分的保密性。認真做好企業(yè)檔案的保密工作，不但維護了國家的安全和利益，同時也最大限度地保障了企業(yè)自身的經(jīng)濟利益與合法權(quán)益。

　　為此，作為一名合格的企業(yè)檔案管理工作者，必須嚴格遵守相關(guān)的法律法規(guī)和保密紀律。具體講，應(yīng)做到以下幾點：

　　一是要認真加強檔案庫房的管理。因為良好、正規(guī)的庫房設(shè)施建設(shè)，能有效地預(yù)防和減少外部不利因素對檔案造成的損害。

　　檔案庫房的設(shè)置從保密方面考慮，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，而且不應(yīng)設(shè)在辦公樓的最底層;庫房要與辦公室、閱覽室分開;庫房的門窗應(yīng)設(shè)置專門的加固防護措施;庫房應(yīng)執(zhí)行嚴格的管理制度，有專人負責，無關(guān)人員一律嚴禁入內(nèi)。

　　二是加強絕密檔案的管理應(yīng)該說，絕密檔案的管理是整個檔案保密工作中的重中之重，因此應(yīng)將絕密檔案同其他一般檔案分開保管，并設(shè)有保險柜、保險鎖、防盜器等，以確保絕密檔案的安全。絕密檔案管理人員應(yīng)有高度的責任心、事業(yè)心，政治上可靠，作風上嚴謹，嚴格遵守規(guī)章紀律。

　　三是加強規(guī)范化管理作為企業(yè)檔案管理人員應(yīng)認真履行職責，恪盡職守，工作中確保檔案資料不損壞、不丟失、不散亂，充分做到檔案的完整與安全，利于查詢，及時有效地為企業(yè)提供服務(wù)。

　　如何快速有效的整理雜亂的企業(yè)檔案？

　　1、提高檔案管理人員素質(zhì)。

　　要注意加強檔案工作隊伍建設(shè)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。

　　作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

　　2、健全檔案管理制度。

　　建立檔案工作制度必須遵循以下要求：

　　第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。

　　第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。

　　第三，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

　　3、改進和完善檔案功能。

　　使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：

　　一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；

　　二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

　　4、采用信息化管理手段。

　　信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

　　這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)、檔案軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

　　5、做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。

　　檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。

　　要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

　　如何做好企業(yè)檔案管理

　　導語：檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

　　一、檔案管理的法律意識

　　檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。在社會主義法制建設(shè)的前提之下如何做好檔案管理工作有以下方面

　　1、提高社會的檔案意識，積極的宣傳有關(guān)檔案法規(guī)

　　檔案管理做得有法可依并可以提高全社會對檔案和檔案工作的認識,提高檔案工作的社會地位。

　　近幾年來,通過廣播、報刊、考試答卷、大會培訓等多種形式宣傳《檔案法》，提高了全社會的檔案意識，喚起了人們對檔案事業(yè)的重視，從而使人們能夠自覺地保護檔案,積極支持檔案部門做好檔案工作，這為實現(xiàn)依法治檔,提高管理水平,創(chuàng)造了良好的思想基礎(chǔ)，也為

　　2、依法進行檔案管理，確保檔案完整無缺

　　檔案對于社會宣傳、法制建設(shè)具有重大的作用，所以必須管好、利用好一切檔案運用法律的手段，依法治檔，才能使檔案工作走上法制化的軌道，才能更有效地進行檔案的保護和利用，確保檔案管理的制度化、科學化、標準化和現(xiàn)代化，從而推進社會法制化進程。

　　二、檔案管理的意義

　　檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。

　　再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。

　　工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。

　　不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。

　　三、先進技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用

　　隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。

　　檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。

　　以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。

　　20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的'檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。

　　檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。

　　目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。

　　檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。

　　造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少;

　　二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設(shè)備沒有起到先進作用。

　　三是，領(lǐng)導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

　　檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：

　　一是檔案收集不規(guī)范。

　　在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;

　　二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;

　　三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人

　　員要想向領(lǐng)導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

　　四、加強企業(yè)檔案管理

　　企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進行了檔案的達標升級工作。

　　但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無計劃;在任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

　　在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

　　檔案管理制度

　　1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。

　　5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。檔案統(tǒng)計制度

　　1、做好檔案組織機構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計。

　　2、及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

　　3、做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計。

　　4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計。

　　5、有專人負責檔案統(tǒng)計工作,按要求填報檔案統(tǒng)計報表,并做到迅速、真實、準確無誤。

　　擴展資料：

　　企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面：

　　1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

　　2、經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運行、維修記錄，設(shè)備改進、改裝和報廢的文件材料等。

　　4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　5、計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　7、勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

　　8、財務(wù)管理方面。有財務(wù)管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。

　　9、教育培訓方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓的文件、教材等。

　　10、黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

　　11、科學技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　12、其他方面。

　　歸檔時間

　　1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　2、各項管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔。

　　檔案分類

　　1、根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

　　2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號。

　　4、常用的分類方法有：

　?。?）按產(chǎn)品型號分類；

　?。?）按設(shè)備型號分類；

　?。?）按科研課題分類；

　　（4）按工程項目分類；

　?。?）按專業(yè)性質(zhì)分類；

　?。?）按組織機構(gòu)分類；

　?。?）按時間分類。

　　企業(yè)檔案如何整理及分類

　　要看企業(yè)的性質(zhì)和經(jīng)營范圍

　　一般的分法是：

　　1、行政工商資料為第一分類;

　　2、人事資料為第二分類;

　　3、項目資料為第三分類;

　　以上三個只是大的分類，每個分類下還要有細分：

　　1、行政工商資料細分

　　(1)工商資料(章程、執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證正副本、法人身份證復(fù)印件等)

　　(2)財務(wù)資料(驗資報告、稅務(wù)登記證正副本、每年審計資料等)

　　(3)生產(chǎn)企業(yè)還會有生產(chǎn)許可、衛(wèi)生許可證、專利證書等等

　　(4)房地產(chǎn)公司就有施工許可證、預(yù)售許可證、國土證、產(chǎn)權(quán)證等等

　　2、人事資料細分：

　　(1)招聘面試入職資料(含員工個人信息及相關(guān)證照)

　　(2)每月考核資料

　　(3)培訓資料(培訓臺賬等)

　　(4)薪資標準資料

　　(5)員工工作計劃及總結(jié)等

　　(6)勞動合同、試用期合同、培訓合同、其他與公司特殊簽訂的合同

　　3、項目資料細分

　　項目資料根據(jù)公司經(jīng)營性質(zhì)分法不同，比如生產(chǎn)性的和銷售型的，資料區(qū)別很大，在此就不一一列出了。

　　管理要點:

　　1.文件分類存放。

　　2.文件分等及存放。

　　3.部分文件不可以正本借出,應(yīng)建立副本。

　　4.部分文件禁止復(fù)印。

　　5.建立文件借出與歸還登記本。

　　6.文件架應(yīng)依據(jù)分類明確標示。

　　7.活頁夾應(yīng)依據(jù)內(nèi)容明確標示。

　　8.文件應(yīng)賦予編號,并按照編號依序存放。

　　9.各類文件應(yīng)訂定保存期限,年終必須將過期文件進行整理銷毀,空出空間給后續(xù)文件存放。