企事業(yè)單位檔案整理

　　企事業(yè)單位檔案分類(lèi)原則是以企事業(yè)單位全部檔案為分類(lèi)對(duì)象,依據(jù)企業(yè)職能分工,結(jié)合企業(yè)檔案內(nèi)容和形式特點(diǎn),保持企業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類(lèi),便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。企事業(yè)單位分類(lèi)的對(duì)象是企事業(yè)單位的全部檔案,就是說(shuō),企事業(yè)單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)形成的全部檔案看做一個(gè)有機(jī)整體來(lái)分類(lèi),不能再局限于文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等各個(gè)局部的分類(lèi)。

　　如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

　　目前，人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設(shè)施有限、職稱(chēng)評(píng)審無(wú)紙化與傳統(tǒng)人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問(wèn)題。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，應(yīng)解決人事檔案管理存在的諸多問(wèn)題，從而提高人事檔案的利用水平。

　　一、關(guān)于材料的收集與歸檔

　　人事檔案管理而言，材料的收集是關(guān)鍵，也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否，其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。因此，人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績(jī)方面的材料。

　　主要應(yīng)做好以下工作：

　　1、及時(shí)收集歸檔。檔案人員對(duì)所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級(jí)、考核、獎(jiǎng)懲等材料)或有關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)遞來(lái)的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱(chēng)等材料)，要及時(shí)登記，歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類(lèi)別。

　　2、加強(qiáng)與有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系。組織人事部門(mén)要與形成人事檔案材料的部門(mén)建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度，檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關(guān)部門(mén)(各級(jí)組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門(mén))收集或催收新形成的人事檔案材料。

　　3、要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此，對(duì)收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，嚴(yán)格審查。對(duì)那些不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門(mén)補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù);對(duì)不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。

　　二、關(guān)于檔案種類(lèi)和卷內(nèi)類(lèi)別的判斷。

　　1、檔案種類(lèi)的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對(duì)收集的材料進(jìn)行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書(shū)檔案(如干部任免通知、請(qǐng)示報(bào)告、來(lái)往函件等)、紀(jì)檢檔案(如案件審理過(guò)程中的請(qǐng)示報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、旁證、檢舉材料等)、業(yè)務(wù)檔案(如個(gè)人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等)及其他類(lèi)型檔案的材料歸入人事檔案。

　　2、卷內(nèi)類(lèi)別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類(lèi)，一般情況下按材料的名稱(chēng)“對(duì)號(hào)入座”，歸入相應(yīng)類(lèi)別即可。但也有例外。有些材料的名稱(chēng)與內(nèi)容并不相符，若按名稱(chēng)歸類(lèi)則有可能給以后的利用帶來(lái)不便。因此，在分類(lèi)時(shí)必須做到既要看名稱(chēng)，也要看內(nèi)容；對(duì)包括多方面內(nèi)容的，還要看以哪一方面的內(nèi)容為主，力求分類(lèi)準(zhǔn)確。

　　三、關(guān)于檔案的保管方式

　　人事檔案管理方式較常見(jiàn)的有兩種，即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類(lèi)后按序裝訂在一起，裝入檔案盒入柜存放。其優(yōu)點(diǎn)是裝訂整齊、外表美觀(guān)，但存取材料不便，且由于反復(fù)拆訂易對(duì)紙張?jiān)斐蓳p壞。

　　人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)工作表現(xiàn)，獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡，歷史背景及其經(jīng)歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，企事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。

　　如何進(jìn)行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

　　所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi);組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。

　　以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類(lèi)原則：

　　以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

　　二、檔案的分類(lèi)和大類(lèi)設(shè)置辦法

　　(一)大類(lèi)的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類(lèi)，即文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書(shū)資料。

　　(二)各類(lèi)內(nèi)檔案的分類(lèi)辦法

　　1、文書(shū)檔案分類(lèi)有4種方法

　　(1)保管期限---年度分類(lèi)法，即先將歸檔文件按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類(lèi)比較便于操作，尤其對(duì)于小單位，而對(duì)于大一些的單位，雖說(shuō)不用份問(wèn)題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無(wú)奈整理的原則，將本單位上下級(jí)、同級(jí)及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對(duì)本級(jí))的材料組合在一起;將本單位各部門(mén)及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問(wèn)題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對(duì)于純上級(jí)文件或下級(jí)文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級(jí)文件不多，則和本級(jí)合并裝盒歸檔，如果上級(jí)文件和下級(jí)文件較多，則將上、下級(jí)文件與本級(jí)文件分開(kāi)，上級(jí)排前，本級(jí)排中，下級(jí)排后。此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　(2)保管期限---年度---問(wèn)題分類(lèi)法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類(lèi)，每個(gè)保管期限下按年度分類(lèi)。再在年度下按按問(wèn)題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類(lèi)，此種分類(lèi)法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。

　　以“卷”為整理單位的，在按問(wèn)題整理檔案前，先要按級(jí)別分類(lèi)，上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對(duì)本級(jí)的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級(jí)文件又必須分到各個(gè)問(wèn)題類(lèi)目中。此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問(wèn)題內(nèi)從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　(3)問(wèn)題---年度----保管期限分類(lèi)法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類(lèi)，每各問(wèn)題下按年度分類(lèi)，再在年度下按保管期限分類(lèi)。此種分類(lèi)法只適合于按十大類(lèi)分類(lèi)的企業(yè)單位(如自來(lái)水公司)，此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一問(wèn)題內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　(4)年度---保管期限分類(lèi)法。即先將歸檔文件按年度分類(lèi)，每個(gè)年度下按保管期限分類(lèi)，此種分類(lèi)法我縣只有中國(guó)銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類(lèi)法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　2、業(yè)務(wù)檔案按種類(lèi)----保管期限---年度分類(lèi)法。

　　3、科技檔案采用種類(lèi)--保管期限—年度分類(lèi)法。

　　4、會(huì)計(jì)類(lèi)檔案分類(lèi)有2種方法

　　(1)采用種類(lèi)--保管期限—年度分類(lèi)法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

　　(2)年度---類(lèi)別---保管期限的分類(lèi)方法，首先應(yīng)分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類(lèi)(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類(lèi)內(nèi)按保管期限的長(zhǎng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類(lèi)法，按載體形式設(shè)置三級(jí)類(lèi)目時(shí)，音像類(lèi)可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類(lèi)法。電子類(lèi)可分為磁帶、光盤(pán);

　　7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類(lèi)法-，實(shí)物類(lèi)可分為榮譽(yù)類(lèi)、紀(jì)念品(禮品)類(lèi)、印信類(lèi)，也可以分為可折疊類(lèi)和不可折疊類(lèi)等。

　　8、圖書(shū)資料按照類(lèi)別---年度分類(lèi)法。圖書(shū)資料類(lèi)別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

　　三、檔號(hào)(全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)(件號(hào))、頁(yè)號(hào))的編制

　　(一)全宗號(hào)的編制全宗號(hào)填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫(xiě)。企業(yè)可填寫(xiě)表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.

　　(二)目錄號(hào)編制。填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》編制分類(lèi)方案的單位，可填寫(xiě)類(lèi)別特征代碼。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專(zhuān)題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。

　　每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào);案卷數(shù)量超過(guò)1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類(lèi)別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類(lèi)別之間可用間隔符“●”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

　　1、一級(jí)類(lèi)目的目錄號(hào)采用其類(lèi)目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母編寫(xiě)。即W代表文書(shū)檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門(mén)類(lèi)很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí));J代表科技檔案;K代表會(huì)計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

　　2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長(zhǎng)期(或30年)”、“短期(或10年)”三個(gè)不同的保管期限。

　　3、目錄號(hào)編制示例

　　業(yè)務(wù)檔案目錄號(hào)y1代表永久類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案;Y2代表長(zhǎng)期(或30年)類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案;y3代表短期(或10年)類(lèi)的業(yè)務(wù)檔案。

　　(三)案卷(件)號(hào)、頁(yè)號(hào)

　　1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄(或分類(lèi)體系的最低一級(jí)類(lèi)目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

　　如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫(xiě)案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫(xiě)件號(hào)(填寫(xiě)在順序號(hào)欄)和頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫(xiě)案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類(lèi)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)件號(hào)。

　　3、頁(yè)號(hào)是填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：

　　(一)組合(卷)要求;以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使文書(shū)材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類(lèi)型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

　　企事業(yè)單位檔案整理

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問(wèn)題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門(mén)形成的反映專(zhuān)業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。

　　若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

　　2、分類(lèi)科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類(lèi)方案，分類(lèi)層次清楚，類(lèi)、項(xiàng)、目概念明確，并列的類(lèi)別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

　　A.時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　　(1)跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

　　(2)按專(zhuān)門(mén)年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專(zhuān)門(mén)年度組卷。

　　(3)沒(méi)有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過(guò)對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類(lèi)。

　　(4)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)(兩年以?xún)?nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

　　B.來(lái)源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問(wèn)題進(jìn)行組合。同一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。

　　文電應(yīng)合一組卷。單一問(wèn)題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問(wèn)題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤(pán)等與內(nèi)容相關(guān)的文書(shū)檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說(shuō)明。在按問(wèn)題分類(lèi)時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類(lèi)中，今年亦歸入同一類(lèi)中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來(lái)的查找利用帶來(lái)不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按不同的保管期限分開(kāi)。

　　A、文書(shū)檔案根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開(kāi)。

　　(1)永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：

　　一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專(zhuān)指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議主要指本級(jí)黨*會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開(kāi)的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專(zhuān)題工作研討會(huì)的文件材料。要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來(lái)比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。

　　比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱(chēng)更改、人事任免、評(píng)先、組織簡(jiǎn)則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

　　三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專(zhuān)題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

　　五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

　　六是本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。

　　八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來(lái)考慮。

　　(2)定期保管的文書(shū)檔案主要包括：

　　一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見(jiàn)等文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，

　　三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專(zhuān)題調(diào)研材料等。

　　五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門(mén)自己形成的，僅反映一個(gè)部門(mén)或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。

　　六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門(mén)制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)、稅務(wù)、職稱(chēng)、計(jì)生等文件材料。

　　八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

　　九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專(zhuān)題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問(wèn)題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問(wèn)題。

　　(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)時(shí)要注意以下幾點(diǎn):

　　一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。

　　二是應(yīng)從一個(gè)問(wèn)題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來(lái)劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。

　　三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年

　　B、會(huì)計(jì)檔案。

　　(1)會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

　　(2)會(huì)計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

　　(3)會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析)，會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

　　(4)其他類(lèi)：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單保管5年。

　　C、科技檔案。基建、科研：永久，設(shè)備檔案：長(zhǎng)期。

　　E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

　　F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。

　　如何整理檔案

　　機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　二、檔案整理的文件范圍是：

　　凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi)；組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

　　以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。

　　以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　三、檔案的分類(lèi)原則：

　　以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

　　實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。

　　各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類(lèi)的難度大。保管、開(kāi)發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門(mén)類(lèi)檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

　　一、實(shí)物檔案的分類(lèi)

　　分類(lèi)是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性?xún)?nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類(lèi)別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類(lèi)可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類(lèi)方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問(wèn)題分類(lèi)就是將實(shí)物按其屬性?xún)?nèi)容和形式特征進(jìn)行分類(lèi)。采用問(wèn)題分類(lèi)法，可以避免和減少同類(lèi)實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專(zhuān)題登找和利用。

　　實(shí)物檔案問(wèn)題分類(lèi)一般分為獎(jiǎng)品類(lèi)、贈(zèng)品類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)四大類(lèi)。每類(lèi)的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類(lèi)主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物；信品類(lèi)主要有有本單位的證件（法人證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書(shū)等實(shí)物；贈(zèng)品類(lèi)主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫(huà)，本單位開(kāi)展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶(hù)收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類(lèi)主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶(hù)試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢(qián)幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

　　二、實(shí)物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。通過(guò)排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

　　實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀(guān)。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。

　　同一類(lèi)目?jī)?nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類(lèi)可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類(lèi)可按照印章、證書(shū)、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類(lèi)可按照題詞、繪畫(huà)、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類(lèi)可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實(shí)物檔案的貼簽

　　企事業(yè)單位檔案整理

　　貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。

　　標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

　　四、實(shí)物檔案的編目

　　編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件。

　　實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類(lèi)、排列、貼簽的結(jié)果，逐類(lèi)逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題名稱(chēng)和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱(chēng)并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。

　　實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱(chēng)、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性?xún)?nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

　　五、實(shí)物檔案的裝盒

　　裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)狀（可卷成簡(jiǎn)狀）、獎(jiǎng)旗（可折疊平裝）、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)；信品類(lèi)的

　　印章、證書(shū)等。檔案盒可使用6厘米厚的文書(shū)檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫(xiě)盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類(lèi)的獎(jiǎng)?wù)?，證品類(lèi)的印章，產(chǎn)品類(lèi)的徽標(biāo)、錢(qián)幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。

　　六、結(jié)論

　　實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門(mén)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門(mén)有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè)乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見(jiàn)諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類(lèi)、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。

　　比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來(lái)展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

　　企事業(yè)單位如何進(jìn)行檔案分類(lèi)

　　檔案的整理工作就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列和編目，組成有序體系的過(guò)程。

　　檔案的整理是企業(yè)檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：

　　一方面，就各個(gè)完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)(要素)組成的有機(jī)系統(tǒng)；

　　另一方面，就特定的檔案管理企業(yè)而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。

　　檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)、編立保管單位(一般是立卷)、案卷的排列和案卷目錄的編制。

　　一、區(qū)分全宗

　　企業(yè)檔案全宗是特定的企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及其他各項(xiàng)活動(dòng)的歷史過(guò)程中形成、積累下來(lái)的，是由各種原始記錄所構(gòu)成的、不可分割的有機(jī)體系，其成分包括特定企業(yè)的各種門(mén)類(lèi)、各種形式的檔案材料。確定一個(gè)企業(yè)的檔案能否構(gòu)成全宗，主要應(yīng)研究它在行政上、財(cái)務(wù)上和組織人力資源上是否具有一定的獨(dú)立性。即要具備以下條件：

　　(1)該組織可以獨(dú)立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。

　　(2)該組織是一個(gè)預(yù)算會(huì)議機(jī)構(gòu)或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算機(jī)構(gòu)，自己可以編制預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。

　　(3)該組織設(shè)有管理人力資源的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人力資源任免權(quán)。

　　有的立檔機(jī)構(gòu)并不完全具備這三個(gè)條件，其中最基本的是第一個(gè)條件，所以，具體區(qū)分檔案全宗，應(yīng)以此為核心，從實(shí)際出發(fā)，具體問(wèn)題具體分析，靈活地、辯證地運(yùn)用其構(gòu)成條件。

　　判定檔案具體屬于哪個(gè)全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔機(jī)構(gòu)，即形成檔案全宗的企業(yè)或個(gè)人。

　　需明確的概念是，一個(gè)全宗的成分，包括該立檔機(jī)構(gòu)的各種形式和各種來(lái)源的檔案。對(duì)檔案的形成者必須準(zhǔn)確理解，不能把檔案形成者等同于文件作者。為此，首先要掌握全宗構(gòu)成中的文件的基本類(lèi)型。全宗構(gòu)成不外乎內(nèi)部文件、發(fā)文(存本、原稿)和收文三種類(lèi)型的文件，應(yīng)主要從此三方面著手，分別查明各自的形成者。

　　立檔機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件和發(fā)文，其文件作者即檔案形成者，只要查明文件作者，就確定了所屬全宗。立檔機(jī)構(gòu)的收文，其實(shí)際接受者就是檔案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的實(shí)際接受者，也就確定了其所屬全宗。

　　二、全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)

　　對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案分類(lèi)是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，從而使企業(yè)的全部檔案成為一個(gè)條理化的、具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫(kù)藏系統(tǒng)。分類(lèi)是企業(yè)檔案整理工作的核心內(nèi)容，是管理企業(yè)檔案的基本手段。它包括選擇分類(lèi)方法、制定分類(lèi)方案、為檔案材料分類(lèi)(文件的歸類(lèi))和案卷排列等具體內(nèi)容。

　　具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案的分類(lèi)方法主要包括分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的選擇、分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的組合與分類(lèi)層次的確定等內(nèi)容。

　　1.企業(yè)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的選擇

　　分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)有時(shí)被直接稱(chēng)為“分類(lèi)方法”。由于企業(yè)檔案類(lèi)型復(fù)雜，所以其分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)也有很多。

　　(1)職能分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來(lái)劃分企業(yè)檔案的類(lèi)目。它是企業(yè)檔案分類(lèi)原則的重要內(nèi)容，所以各類(lèi)企業(yè)在檔案分類(lèi)中，均將職能分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于一級(jí)類(lèi)目的設(shè)置。

　　(2)問(wèn)題分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的問(wèn)題性質(zhì)來(lái)劃分企業(yè)檔案的類(lèi)目。它有助于企業(yè)檔案的科學(xué)管理和企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

　　(3)組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，即企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)來(lái)劃分企業(yè)檔案的類(lèi)目。它可以客觀(guān)地反映企業(yè)內(nèi)部各個(gè)機(jī)構(gòu)的工作活動(dòng)的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的檔案材料的完整。

　　(4)年度分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，即按文件形成或處理的所屬時(shí)間階段來(lái)劃分企業(yè)檔案的類(lèi)目。它能夠反映企業(yè)有關(guān)管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡(jiǎn)便易行。

　　(5)型號(hào)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，即按產(chǎn)品或設(shè)備的種類(lèi)與型號(hào)劃分企業(yè)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類(lèi)目。它可以將同一型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備的檔案材料集中，反映一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備的全貌及其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于按型號(hào)成套地利用有關(guān)檔案。

　　(6)課題分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的研究課題來(lái)劃分企業(yè)的科研檔案的類(lèi)目。它可以使同一個(gè)研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個(gè)研究課題的全部活動(dòng)與歷史過(guò)程，便于按課題查找利用有關(guān)檔案。

　　(7)工程項(xiàng)目分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的基建工程來(lái)劃分企業(yè)的基建檔案的類(lèi)目。它可以反映一個(gè)工程項(xiàng)目的全貌，便于按工程項(xiàng)目查找和利用有關(guān)檔案。

　　(8)專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)來(lái)劃分企業(yè)檔案的類(lèi)目。它便于企業(yè)從專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的角度查找、利用有關(guān)檔案。

　　(9)檔案形式分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案文件的外形、名稱(chēng)及制作載體等來(lái)劃分企業(yè)檔案的類(lèi)目。它使同一名稱(chēng)、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中。

　　2.企業(yè)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的組合

　　當(dāng)企業(yè)檔案的分類(lèi)有兩個(gè)或兩個(gè)以上的層次時(shí)，就要采用分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)組合的方法進(jìn)行檔案分類(lèi)，但這些分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用是有先后次序的。

　　當(dāng)一個(gè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)得到最先采用時(shí)，那么企業(yè)的檔案材料必然會(huì)優(yōu)先按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以集中。所以，企業(yè)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的組合，實(shí)際上是要解決按什么分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)集中企業(yè)的檔案材料，形成怎樣的企業(yè)檔案分類(lèi)體系，為企業(yè)檔案提供何種檢索途徑的問(wèn)題。

　　企業(yè)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)組合的具體方法如下：

　　(1)企業(yè)檔案一級(jí)類(lèi)目設(shè)置方法。一級(jí)類(lèi)目是企業(yè)檔案分類(lèi)的第一個(gè)層次?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類(lèi)，設(shè)置九個(gè)一級(jí)類(lèi)目：行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、領(lǐng)導(dǎo)員工檔案類(lèi)。

　　但這不是絕對(duì)的，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行一些調(diào)整。如一些特大型企業(yè)或是生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)，如冶金企業(yè)，可以根據(jù)各自檔案構(gòu)成的特殊性，適當(dāng)增設(shè)有關(guān)的一級(jí)類(lèi)目；而一些規(guī)模較小的企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容以及檔案數(shù)量，減少或合并有關(guān)的一級(jí)類(lèi)目；對(duì)于一些非生產(chǎn)性的企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，也可以根據(jù)各自的特殊情況，增設(shè)有關(guān)的一級(jí)類(lèi)目。

　　(2)企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目設(shè)置方法。企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類(lèi)目的設(shè)置，同一級(jí)類(lèi)目一樣要依據(jù)企業(yè)管理職能的分工。

　　3.企業(yè)檔案分類(lèi)層次的確定

　　企業(yè)檔案分類(lèi)層次的確定要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類(lèi)與數(shù)量等多種因素來(lái)具體確定，沒(méi)有一個(gè)絕對(duì)模式。

　　(1)不同性質(zhì)企業(yè)的檔案分類(lèi)層次的確定方法。規(guī)模較小的企業(yè)，因管理單純，工作內(nèi)容不復(fù)雜，形成檔案數(shù)量少，所以分類(lèi)時(shí)，可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，適當(dāng)簡(jiǎn)化分類(lèi)層次，必要時(shí)可以只設(shè)置一級(jí)。相反規(guī)模大的企業(yè)，檔案的分類(lèi)層次一般為三級(jí)甚至四級(jí)。

　　(2)同一企業(yè)的不同門(mén)類(lèi)的檔案分類(lèi)層次的確定方法。這種方法是由工作性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量與規(guī)模決定的。如商業(yè)企業(yè)中，其經(jīng)營(yíng)管理檔案體現(xiàn)著這類(lèi)企業(yè)的基本職能，其工作復(fù)雜，檔案數(shù)量多，所以，可能需要?jiǎng)澐秩?jí)或三級(jí)以上，而它的設(shè)備檔案僅是企業(yè)的輔助職能，所以，只劃兩級(jí)就夠用了。

　　三、編立保管單位(立卷)

　　案卷是按照一定的主題、內(nèi)部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)和一般檢索的基本單位之一，是組成全宗的基本單位?，F(xiàn)行企業(yè)的文件立卷工作在文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行，但檔案部門(mén)應(yīng)該對(duì)立卷工作予以協(xié)助和指導(dǎo)。

　　四、案卷排列

　　指根據(jù)一定的方法，確定每類(lèi)案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。其排列方法有多種：

　　(1)按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列。

　　(2)按照案卷內(nèi)容所反映的一定問(wèn)題排列。

　　(3)按照案卷所屬起止日期(時(shí)間)來(lái)排列。

　　(4)按文件的作者、收發(fā)文的單位以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。

　　杭州市企事業(yè)檔案工作管理規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為了加強(qiáng)全市企事業(yè)單位的檔案管理工作，完整地保存和科學(xué)地管理企事業(yè)單位的檔案，充分發(fā)揮企事業(yè)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定適用于杭州市行政區(qū)域范圍內(nèi)（包括各縣［市］）的國(guó)有企業(yè)、集體企業(yè)、股份制企業(yè)、中外合資（合作）經(jīng)營(yíng)企業(yè)、外商獨(dú)資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)等所有企業(yè)以及所有事業(yè)單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)企事業(yè)單位）的檔案管理工作。

　　第三條本規(guī)定所稱(chēng)的企事業(yè)檔案，是指企事業(yè)單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨政工團(tuán)等方面的全部檔案的總和。

　　第四條杭州市檔案局是全市企事業(yè)檔案工作的行政主管部門(mén)，負(fù)責(zé)全市企事業(yè)檔案工作的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)；各縣（市）檔案行政主管部門(mén)負(fù)責(zé)本地區(qū)所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。

　　第五條企事業(yè)檔案工作是企事業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分。各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入本單位的發(fā)展規(guī)劃與年度計(jì)劃。

　　第六條各單位應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，建立、健全檔案工作制度，以達(dá)到檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。

　　第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)第七條各企事業(yè)單位要建立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)上能勝任檔案工作的專(zhuān)職或兼職檔案工作人員。第八條各企事業(yè)單位檔案工作機(jī)構(gòu)基本職責(zé)是：

　?。ㄒ唬┴瀼貓?zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針、政策，建立與健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

　?。ǘ┴?fù)責(zé)統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。

　?。ㄈ?duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。

　?。ㄋ模┺k理其他檔案業(yè)務(wù)工作。第九條檔案工作人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。第十條凡具備條件的大中型企業(yè)，經(jīng)杭州市檔案局批準(zhǔn)，可以建立企業(yè)檔案館。企業(yè)檔案館的工作按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三章材料的形成與歸檔

　　第十一條企事業(yè)單位要根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制定檔案綜合管理制度，包括文件材料的形成、歸檔、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等內(nèi)容。

　　第十二條企事業(yè)單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的材料，由各部門(mén)的兼職檔案工作人員或部門(mén)負(fù)責(zé)人積累、整理后向檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一歸檔。

　　第十三條企事業(yè)單位各部門(mén)歸檔的材料應(yīng)符合以下基本要求：

　?。ㄒ唬┓彩切枰?dú)w檔的文件材料，都應(yīng)當(dāng)做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，有利于長(zhǎng)久保存。

　　（二）歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映企事業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

　?。ㄈw檔的文件材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。第十四條企事業(yè)單位必須編制各類(lèi)材料的歸檔范圍，并按下列范圍和要求進(jìn)行歸檔。

　?。ㄒ唬h群工作：包括黨務(wù)工作、組織宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀(jì)檢、工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)工作。

　?。ǘ┬姓芾恚喊ㄐ姓聞?wù)、安全保衛(wèi)、法紀(jì)監(jiān)察、審計(jì)、勞動(dòng)人事、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等。

　?。ㄈ┙?jīng)營(yíng)管理：包括經(jīng)營(yíng)決策、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、物資、產(chǎn)品銷(xiāo)售、企業(yè)管理等。

　?。ㄋ模┥a(chǎn)技術(shù)管理：包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動(dòng)管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案和信息管理等。

　?。ㄎ澹┊a(chǎn)品：按產(chǎn)品型號(hào)歸檔，同一產(chǎn)品型號(hào)內(nèi)，包含產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)、工藝工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評(píng)優(yōu)的全過(guò)程。

　?。┛茖W(xué)技術(shù)研究：按課題歸檔，同一科研項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等項(xiàng)目研究和管理的全過(guò)程。

　　（七）基本建設(shè)：按工程項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目歸檔。同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi)，包含工程的勘探測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過(guò)程。

　?。ò耍┰O(shè)備儀器：按設(shè)備種類(lèi)或型號(hào)歸檔，同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購(gòu)置、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)修理和設(shè)備管理全過(guò)程。

　?。ň牛┴?cái)會(huì)：包括會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等。

　?。ㄊ┤耸聶n案：包括干部檔案、工人檔案、離退休職工檔案、死亡職工檔案等。

　　如何進(jìn)行企業(yè)檔案管理

　　近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)外環(huán)境發(fā)展急劇變化，企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)出一些新的發(fā)展趨勢(shì)。

　　一、法規(guī)遵從

　　法規(guī)遵從（Regulatory Compliance）是指企業(yè)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，要遵守各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)章制度，而且能證明自身確實(shí)遵守了相關(guān)要求。檔案記錄了企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的依據(jù)、過(guò)程和結(jié)果，是企業(yè)守法、合規(guī)、誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的可追溯性證明。

　　實(shí)現(xiàn)法規(guī)遵從要求企業(yè)依法、有效地管理檔案，保證信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，為企業(yè)活動(dòng)提供合法性證明。

　　對(duì)法規(guī)遵從的強(qiáng)調(diào)，始于美國(guó)的《薩班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群電腦、世界通訊、施樂(lè)公司等在內(nèi)的多家美國(guó)大公司，相繼爆出偽造文件、銷(xiāo)毀檔案、進(jìn)行財(cái)務(wù)欺詐的丑聞。

　　為了重拾投資者信心，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的監(jiān)管，2002年，美國(guó)國(guó)會(huì)通過(guò)《上市公司財(cái)務(wù)改革和投資者保護(hù)法案》（又稱(chēng)《薩班斯法案》，Sarbanes-Oxley Act），對(duì)在美上市公司的文件存檔作出了嚴(yán)格規(guī)定，強(qiáng)調(diào)通過(guò)審計(jì)檔案來(lái)審計(jì)企業(yè)行為，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的監(jiān)管。

　　《薩班斯法案》規(guī)定，如果公司故意銷(xiāo)毀、偽造文件、檔案，將被處以罰款或最高20年的監(jiān)禁。此后不久，美國(guó)證券交易委員會(huì)（SEC）對(duì)摩根斯坦利、美林、城市銀行和德意志銀行等券商處以巨額罰款，原因即是這些公司的電子郵件保存不全。2004年，巴塞爾銀行監(jiān)管委員會(huì)通過(guò)針對(duì)金融業(yè)的“新巴塞爾資本協(xié)定”（New Basel Capital Accord），對(duì)企業(yè)信息備存與電子舉證機(jī)制的建立進(jìn)行了規(guī)范。

　　2008年，我國(guó)財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、**和保監(jiān)會(huì)聯(lián)合頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對(duì)企業(yè)信息的真實(shí)完整、文件的存儲(chǔ)和保管提出了要求。

　　上述法規(guī)有三個(gè)基本要求：一是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)（Storage）。要求企業(yè)的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、完整地保存起來(lái)，直至法規(guī)和政策所規(guī)定的期限結(jié)束；數(shù)據(jù)保存期間，必須從技術(shù)上保證其不被修改和刪除。二是安全利用（Access）。

　　企業(yè)應(yīng)充分保護(hù)數(shù)據(jù)中的隱私和情報(bào)成分，同時(shí)數(shù)據(jù)應(yīng)該在安全存儲(chǔ)的前提下被安全利用。三是審計(jì)（Account）。要求企業(yè)保留數(shù)據(jù)主體，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)過(guò)程進(jìn)行封存，滿(mǎn)足法規(guī)和政策的審計(jì)要求。法規(guī)遵從對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的嚴(yán)格要求，也督促公司管理層更加重視檔案管理。

　　二、資產(chǎn)化

　　資產(chǎn)是指對(duì)過(guò)去的交易或事項(xiàng)形成的、由企業(yè)擁有或控制的、預(yù)期會(huì)給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益的資源。檔案的信息、知識(shí)屬性決定了其經(jīng)濟(jì)價(jià)值，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的地位更加凸現(xiàn)。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)—文件管理》(ISO15489)指出：“文件是有價(jià)值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)?！?/p>

　　國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)—文件管理系統(tǒng)—基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》(ISO30300)進(jìn)一步明確：“文件作為一種信息資源，是組織智力資本的一部分，因此也屬于組織的資產(chǎn)?！蔽覈?guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42)也強(qiáng)調(diào)：“企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分?！?/p>

　　在實(shí)踐中，1992年上海海洋地質(zhì)調(diào)查局在參與組建上海石油天然氣公司時(shí)，以其東湖油氣田勘探階段所獲得的檔案估價(jià)1.2億元作為注冊(cè)資本認(rèn)繳。2000年,歐盟估計(jì)，歐盟各國(guó)政府以電子文件為主體的信息資源蘊(yùn)涵了4700億歐元的價(jià)值。2000年英國(guó)發(fā)布了《信息資產(chǎn)登記》和《評(píng)估信息資產(chǎn)：政府組織機(jī)構(gòu)電子文件的鑒定》，用于英國(guó)聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)對(duì)包括檔案在內(nèi)的信息進(jìn)行資產(chǎn)登記和評(píng)估。2008年全國(guó)**代表、富潤(rùn)控股集團(tuán)有限公司董事局**趙林中提出：要像“離任財(cái)務(wù)審計(jì)”一樣，對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位法定代表人進(jìn)行“離任檔案審計(jì)”，并納入《檔案法》。將檔案視為資產(chǎn)，進(jìn)行登記、評(píng)估和審計(jì)，將成為企業(yè)檔案管理的重要趨勢(shì)之一。

　　三、企業(yè)文化

　　一流企業(yè)做文化，二流企業(yè)做技術(shù)，三流企業(yè)做產(chǎn)品。我國(guó)企業(yè)要做大做強(qiáng)，做成百年基業(yè)的卓越公司，必須努力培育良好的企業(yè)文化。而企業(yè)文化的培育離不開(kāi)良好的檔案管理。檔案是企業(yè)歷史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界許多知名企業(yè)，如美國(guó)電話(huà)電報(bào)公司、福特汽車(chē)、IBM、西門(mén)子、巴斯夫、拜耳等，都十分重視檔案管理，重視對(duì)企業(yè)歷史的研究。

　　這些公司的檔案館還收藏了大量具有文物價(jià)值的產(chǎn)品、紀(jì)念品等，兼具公司博物館和工業(yè)文化遺產(chǎn)陳列館的功能。我國(guó)許多企業(yè)檔案部門(mén)也越來(lái)越重視挖掘企業(yè)歷史與文化，弘揚(yáng)公司的優(yōu)秀傳統(tǒng)、增加公司的歷史積淀、提高公司的文化氣質(zhì)，促進(jìn)公司競(jìng)爭(zhēng)力提升和可持續(xù)發(fā)展。

　　四、標(biāo)準(zhǔn)化

　　標(biāo)準(zhǔn)化是人們?cè)谏a(chǎn)建設(shè)活動(dòng)中，廣泛地將科學(xué)研究成果和生產(chǎn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，形成共同準(zhǔn)則，并加以普遍推行的活動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)含著統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)和最優(yōu)化的基本原理。推行標(biāo)準(zhǔn)化是大規(guī)模社會(huì)化生產(chǎn)的基本要求。

　　多年來(lái)，我國(guó)企業(yè)檔案界一直強(qiáng)調(diào)推行標(biāo)準(zhǔn)化，但實(shí)際工作中，主要遵循的是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，而較少關(guān)注國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、經(jīng)營(yíng)跨國(guó)化，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)成為現(xiàn)代企業(yè)的基本趨勢(shì)和必然要求。而且，許多國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)反映了某一領(lǐng)域內(nèi)的先進(jìn)理念和最佳實(shí)踐，卓越企業(yè)應(yīng)該以權(quán)威的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)為指引。

　　檔案管理領(lǐng)域的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)主要由ISO/TC46/SC11（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案/文件管理分技術(shù)委員會(huì)）負(fù)責(zé)制訂。目前，ISO/TC46/SC11制定的以下標(biāo)準(zhǔn)值得企業(yè)檔案部門(mén)關(guān)注：《信息與文獻(xiàn)—文件管理系統(tǒng)—基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》（ISO30300）、《信息與文獻(xiàn)—文件管理系統(tǒng)—需求》（ISO30301）、《信息與文獻(xiàn)—文件管理》（ISO15489）、《信息與文獻(xiàn)—文件管理過(guò)程—文件元數(shù)據(jù)管理》（ISO23081）、《信息與文獻(xiàn)—用于文件的工作過(guò)程分析》（ISO26122）、《信息與文獻(xiàn)—文件數(shù)字化實(shí)施指南》(ISO13028)、《信息與文獻(xiàn)—數(shù)字文件的轉(zhuǎn)換和遷移流程》(ISO13008)和《信息與文獻(xiàn)—電子環(huán)境下文件管理原則與功能需求》(ISO16175)等。

　　五、組織記憶

　　“記憶”原為生物學(xué)、心理學(xué)概念，是指?jìng)€(gè)人在日常生活過(guò)程中有意識(shí)或無(wú)意識(shí)地對(duì)其經(jīng)驗(yàn)、事物等的保存和再現(xiàn)。記憶是一個(gè)人生存和成長(zhǎng)的基礎(chǔ)。后來(lái)，社會(huì)學(xué)家提出了“集體記憶”“社會(huì)記憶”的概念。集體記憶是所屬群體共同的精神財(cái)富、文化紐帶。上世紀(jì)末，“記憶”被引入檔案學(xué)領(lǐng)域。

　　1996年加拿大檔案學(xué)家特里·庫(kù)克在第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上指出，全世界檔案人員仍然在建造記憶宮殿。2000年第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)上，西班牙國(guó)王胡安·卡洛斯指出：“檔案館是保存人類(lèi)記憶的各種表現(xiàn)形式，保存社會(huì)記憶、個(gè)人記憶的最權(quán)威場(chǎng)所?！?004年第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)主題即為“檔案、記憶和知識(shí)”。

　　ISO15489提出，文件給組織帶來(lái)的收益之一即是“維護(hù)組織記憶、個(gè)人記憶或社會(huì)記憶”；ISO30300也強(qiáng)調(diào)，實(shí)施文件管理系統(tǒng)的目標(biāo)之一是“維護(hù)企業(yè)或集體記憶并承擔(dān)社會(huì)責(zé)任”。

　　管理學(xué)界也提出了“組織記憶”的概念。組織記憶是指將過(guò)去的知識(shí)應(yīng)用于現(xiàn)在的活動(dòng)，并以此來(lái)提高組織的業(yè)務(wù)水平，其本質(zhì)上就是企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)性知識(shí)、歷史性知識(shí)。組織記憶與組織智能、學(xué)**型組織、人工智能、知識(shí)管理系統(tǒng)、組織和個(gè)人發(fā)展等概念密切相關(guān)，甚至等同于知識(shí)管理。

　　王兆祥等指出：“企業(yè)記憶系統(tǒng)是指企業(yè)內(nèi)部通過(guò)識(shí)記、保持、回憶等方式，積累和保持知識(shí)的系統(tǒng)。它主要由以下要素組成的：企業(yè)內(nèi)全部成員的大腦，文件、合同、檔案資料、圖書(shū)、電腦存儲(chǔ)器等各種形式的信息存儲(chǔ)介質(zhì)等。”可見(jiàn)，檔案是組織記憶的重要組成部分，傳承組織記憶應(yīng)該成為企業(yè)檔案管理的重要目標(biāo)。從組織記憶的角度審視檔案，為企業(yè)檔案管理提供了新的思路。

　　六、知識(shí)管理

　　在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是唯一有價(jià)值的資源，知識(shí)管理是企業(yè)管理的基本范式。知識(shí)管理有兩種基本模式：

　　一是編碼化模式（Codification Mode），強(qiáng)調(diào)借助信息技術(shù)構(gòu)建知識(shí)庫(kù)，通過(guò)“人—文檔—人”途徑，實(shí)現(xiàn)對(duì)顯性知識(shí)的管理與開(kāi)發(fā)；

　　二是人性化模式（Personalization Mode），強(qiáng)調(diào)投資于人力資源，培養(yǎng)知識(shí)交流氛圍，通過(guò)“人—人”途徑，實(shí)現(xiàn)對(duì)隱性知識(shí)的共享與利用。檔案是企業(yè)顯性知識(shí)的“沉積容器”和隱性知識(shí)顯性化的“編碼工具”。編碼化知識(shí)管理本質(zhì)上是一種知識(shí)化的、高級(jí)的檔案管理。早在1994年，特里·庫(kù)克就提出，檔案工作者應(yīng)該從實(shí)體保管者向知識(shí)提供者過(guò)渡。2002年，張斌提出：“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容?！?/p>

　　2007年，徐擁軍進(jìn)一步提出“檔案知識(shí)管理模式”（“以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理”和“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識(shí)管理”），認(rèn)為檔案管理應(yīng)該向知識(shí)管理方向創(chuàng)新、拓展，知識(shí)管理可以從檔案管理切入、起步。

　　早幾年，由于忽視檔案管理，知識(shí)無(wú)法固化，許多公司的知識(shí)管理失敗了。近年來(lái)，越來(lái)越多的知識(shí)管理經(jīng)理認(rèn)識(shí)到，知識(shí)管理要落地，離不開(kāi)檔案管理。

　　另一方面，許多企業(yè)檔案部門(mén)也更加積極地參與知識(shí)管理，有的甚至成為公司知識(shí)管理的主導(dǎo)者或牽頭單位。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理在完成從實(shí)體管理到信息管理的發(fā)展后，正經(jīng)歷著從信息管理到知識(shí)管理、從知識(shí)管理向知識(shí)服務(wù)的過(guò)渡。

　　七、集成管理

　　集成是指將一些孤立的事物或元素通過(guò)某種方式集中在一起，產(chǎn)生聯(lián)系，從而構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體的過(guò)程。

　　集成管理是為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而進(jìn)行的縱向與橫向的整合與優(yōu)化。企業(yè)檔案管理領(lǐng)域的集成包括以下幾個(gè)層面：

　　一是資源集成，包括文件與檔案的集成（一體化）、圖書(shū)情報(bào)和文檔的集成（一體化）、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的集成。

　　未來(lái)企業(yè)將不再?lài)?yán)格區(qū)別文件與檔案、圖書(shū)情報(bào)與檔案、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而是將它們都視為信息資源（信息內(nèi)容）予以統(tǒng)一管理。

　　二是系統(tǒng)集成，即檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成。先期主要構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔于檔案管理系統(tǒng)；最終將實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。部分企業(yè)也可以不建設(shè)單獨(dú)的檔案管理系統(tǒng)，而是將檔案管理功能嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。

　　三是流程集成，即將文件/檔案管理嵌入業(yè)務(wù)流程中，以文件/檔案信息流支撐業(yè)務(wù)流。四是標(biāo)準(zhǔn)集成，即將文件/檔案管理納入ISO9000質(zhì)量管理體系、ISO14000環(huán)境管理體系、OHSAS18000職業(yè)健康安全管理體系、ISO27000信息安全管理體系。

　　八、風(fēng)險(xiǎn)管理

　　隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展和全球化快速推進(jìn)，人類(lèi)社會(huì)已經(jīng)步入一個(gè)充滿(mǎn)不確定性的“風(fēng)險(xiǎn)社會(huì)”。無(wú)論是自然災(zāi)害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海嘯，還是人為災(zāi)難，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克戰(zhàn)爭(zhēng)，都嚴(yán)重?fù)p毀了大量珍貴的檔案，帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。

　　“9.11”事件之后，世貿(mào)大樓許多公司因?yàn)闃I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全部被毀，沒(méi)能再恢復(fù)運(yùn)營(yíng)，而摩根斯坦利公司因?yàn)樵谛聺晌髦萁ㄓ袀浞菹到y(tǒng)，第三天就恢復(fù)了營(yíng)業(yè)?？梢?jiàn)，加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理十分必要。

　　2001年，ISO15489就強(qiáng)調(diào)對(duì)文件風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估、分析與應(yīng)對(duì)。2004年，國(guó)際文件管理與行政工作者協(xié)會(huì)（ARMA）出版了《文件與信息的風(fēng)險(xiǎn)管理》，為各國(guó)文件管理人員提供風(fēng)險(xiǎn)管理方法論指導(dǎo)；歐洲數(shù)字保護(hù)中心（DCC）和歐洲數(shù)字保護(hù)（DPE）課題組研制了《基于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)審計(jì)方法》。

　　2009年，我國(guó)DA/T42要求：“制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制訂檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對(duì)檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制訂應(yīng)急預(yù)案?！睒?gòu)建檔案風(fēng)險(xiǎn)管理體系、制訂檔案管理應(yīng)急預(yù)案，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的重要一環(huán)。

　　九、境外檔案監(jiān)管

　　近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)全球化日益加速、對(duì)外開(kāi)放程度不斷加深，我國(guó)國(guó)有企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設(shè)廠(chǎng)、開(kāi)展業(yè)務(wù)，從而產(chǎn)生了大量境外檔案。由于諸多原因，許多國(guó)有企業(yè)境外檔案監(jiān)督不力、管理混亂，導(dǎo)致大量國(guó)有資產(chǎn)流失，國(guó)家核心經(jīng)濟(jì)秘密頻繁外泄，企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)急劇增加。

　　為此，2005年，國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》，要求“母體公司要逐步建立和完善駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作管理體制”。2009年，國(guó)資委和國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)**企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》，其中強(qiáng)調(diào)要“加強(qiáng)境外企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案管理”。

　　由于國(guó)有企業(yè)境外檔案的特殊性、境外檔案工作所處環(huán)境的特殊性，尤其是境內(nèi)外檔案法律、制度、語(yǔ)言、文化、傳統(tǒng)等方面的差異性，給國(guó)有企業(yè)境外檔案監(jiān)管帶來(lái)了特殊挑戰(zhàn)，提出了特殊要求。

　　為此，國(guó)有企業(yè)境外檔案監(jiān)管應(yīng)遵循兩項(xiàng)基本原則——“雙重遵從”（同時(shí)遵從中國(guó)和所在國(guó)家或地區(qū)的檔案法律法規(guī)）、“雙向包容”（相互包容中國(guó)和所在國(guó)家或地區(qū)的檔案文化傳統(tǒng)）；把握三個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)——境外文件歸檔范圍與保管期限表的確定，覆蓋全球的檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，境外檔案向境內(nèi)移交方法的選擇。

　　十、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)

　　云計(jì)算（Cloud Computing）和大數(shù)據(jù)（Big Data）是當(dāng)前信息化發(fā)展的兩大重要趨勢(shì)，對(duì)各行各業(yè)都將產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。和企業(yè)其他活動(dòng)一樣，檔案管理必須適應(yīng)云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)與要求，進(jìn)行思想理念、業(yè)務(wù)模式與管理方式的變革。

　　一是檔案概念的泛化。即樹(shù)立“大檔案觀(guān)”，將一切具有保存價(jià)值的信息記錄視為檔案，而不論其所處過(guò)程、載體、類(lèi)型、格式、保存期限如何。這意味著，凡記錄皆檔案，文件產(chǎn)生“一瞬間”即是檔案。

　　二是檔案云平臺(tái)的建設(shè)。即基于“云架構(gòu)”，打造覆蓋企業(yè)各個(gè)部門(mén)、系統(tǒng)和業(yè)務(wù)的統(tǒng)一、高效檔案資源管理與服務(wù)平臺(tái)。

　　三是檔案存儲(chǔ)與知識(shí)挖掘。大數(shù)據(jù)的核心應(yīng)用之一是預(yù)測(cè)，而預(yù)測(cè)依賴(lài)于歷史數(shù)據(jù)的積累和挖掘。這就對(duì)檔案的海量存儲(chǔ)和知識(shí)挖掘提出了更高的要求。企業(yè)檔案工作的重心將從“數(shù)字化”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)化”。四是檔案安全問(wèn)題更加嚴(yán)峻與復(fù)雜。

　　檔案整理的概念

　　檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，下面是我搜集整理的檔案整理的概念，歡迎閱讀。

　　一、檔案整理幾個(gè)概念

　　(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。

　　(二)檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　(三)檔案整理的文件范圍：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　(四)檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

　　1、以“案卷”為單位整理。

　　1)以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的'聯(lián)系將其組合為案卷。

　　2)所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi);組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。tob_id_2536 3)以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4)以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國(guó)家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書(shū)檔案案卷格式》

　　5)以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍

　　(1)大部分單位短期保管(現(xiàn)10年)的文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)檔案一般按“卷”整理

　　(2)各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　　(3)科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　(4)會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。

　　6)按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　2、以“件”為單位整理。

　　1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來(lái)進(jìn)行整理。2)一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。

　　3)以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書(shū)檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　4)以“件”為單位文書(shū)檔案整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　5)以“件”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍：

　　(1)全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理。

　　(2)企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)歸檔文件材料按“件”整理，

　　(3)聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。6)按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類(lèi)、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填

　　檔案整理的意義

　　檔案整理的意義

　　檔案是人們社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，也是黨和國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，開(kāi)展政治文明、物質(zhì)文明、精神文明建設(shè)，發(fā)展科學(xué)文化技術(shù)的必要條件。下面是挑選較好的檔案整理的意義范文，供大家參考閱讀。

　　歷史記錄功能

　　檔案是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的記憶和伴生物，是歷史發(fā)展的痕跡與真實(shí)記錄，在人類(lèi)歷史文化的載錄、積累、保護(hù)和傳播方面起到不可代替的重要作用。以中華民族歷史文化的記錄與傳承為例，中華民族是由56個(gè)民族構(gòu)成的，各民族在其社會(huì)歷史發(fā)展過(guò)程中所創(chuàng)造的民族傳統(tǒng)文化極其豐富，在物質(zhì)文化上表現(xiàn)為從事經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)活動(dòng)所產(chǎn)生的物質(zhì)文明的總和，包括生產(chǎn)、生活、居住、建筑、交通、服飾、飲食、工藝等各個(gè)領(lǐng)域;在精神文化方面表現(xiàn)為在社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中所形成的價(jià)值觀(guān)念、審美情趣、思維方式等，包括禮俗、禮儀、道德、規(guī)范、宗教、節(jié)慶等諸多方面。

　　各民族產(chǎn)生形成的古代文明與傳統(tǒng)文化通過(guò)檔案文獻(xiàn)世代相傳，在歷史的積累、保護(hù)和傳承過(guò)程中，匯集形成了中華民族優(yōu)秀的文化遺產(chǎn)。正是由于這些珍貴歷史檔案的存在，才能使中華民族歷史進(jìn)程的痕跡與光輝燦爛的歷史文明得以延續(xù)與保存?，F(xiàn)今，檔案文獻(xiàn)在承載保護(hù)科技成果、社會(huì)信息與民族文化等方面仍然發(fā)揮著巨大的作用，是載錄人類(lèi)發(fā)展歷史，保護(hù)、繼承與弘揚(yáng)優(yōu)秀民族文化的重要手段和工具。

　　科學(xué)管理功能

　　管理是運(yùn)用組織、計(jì)劃、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等方式和手段，充分利用現(xiàn)有的人力、物力和財(cái)力，使之發(fā)揮最大效率，以達(dá)到既定目標(biāo)的一系列職能活動(dòng)的總稱(chēng)。管理是提高行政效率和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要因素，而檔案作為企事業(yè)單位職能管理活動(dòng)的真實(shí)記錄對(duì)現(xiàn)實(shí)的管理工作起著依據(jù)和借鑒方面的重要作用。如在國(guó)家機(jī)構(gòu)的行政管理活動(dòng)中，檔案文件記錄了各級(jí)機(jī)關(guān)、單位行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過(guò)程、結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，是任何國(guó)家機(jī)構(gòu)、機(jī)關(guān)單位保持工作連續(xù)性所必須查考的重要憑據(jù)。因此，各級(jí)國(guó)家機(jī)構(gòu)都建立有健全的檔案部門(mén)，以翔實(shí)的檔案文件為各級(jí)政府了解與掌握實(shí)際情況，有效地實(shí)行職能管理活動(dòng)提供檔案信息利用服務(wù)。

　　生產(chǎn)建設(shè)功能

　　一切生產(chǎn)建設(shè)活動(dòng)都具有連續(xù)性、繼承性的特點(diǎn)，前一階段形成的科技生產(chǎn)活動(dòng)的記錄與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動(dòng)的參考和憑據(jù)，而且生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，其生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)越離不開(kāi)檔案。

　　不論是工廠(chǎng)礦山設(shè)計(jì)、水利水電工程設(shè)計(jì)、交通運(yùn)輸工程設(shè)計(jì)，還是民用建筑設(shè)計(jì)，豐富翔實(shí)的基建檔案都是完成新：工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)，進(jìn)行設(shè)計(jì)創(chuàng)新所不可或缺的重要參考憑證材料。

　　文化建設(shè)功能

　　檔案的.文化建設(shè)功能是指在社會(huì)物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中，以檔案信息服務(wù)的方式，參與經(jīng)濟(jì)和文化建設(shè)活動(dòng)，從而推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化繁榮的一種重要社會(huì)職能。以精神文化建設(shè)為例，檔案的精神文化建設(shè)功能就是以豐富翔實(shí)的檔案資源為依據(jù)，發(fā)展科學(xué)教育、文學(xué)藝術(shù)、新聞出版、廣播電視、衛(wèi)生體育等各項(xiàng)事業(yè)，開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)，提高國(guó)民科學(xué)素質(zhì)以及人們的思想、政治、道德水平。

　　科學(xué)研究功能

　　為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)研究的需要，國(guó)家檔案管理部門(mén)做了大量有效的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，據(jù)統(tǒng)計(jì)，在提供檔案查找服務(wù)方面，全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館(室)接待檔案利用者共1000多萬(wàn)人次，提供利用檔案資料5000多萬(wàn)卷、冊(cè)。這些行之有效的服務(wù)工作為科研活動(dòng)提供了大量原始的檔案信息資源，促進(jìn)了國(guó)家科學(xué)研究事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

　　1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷程

　　檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開(kāi)業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰(shuí)，何時(shí)盈利，何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過(guò)幾次、掌門(mén)人有無(wú)變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩(wěn)、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　企業(yè)檔案無(wú)不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒(méi)有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢(shì)必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識(shí)。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對(duì)比，沒(méi)有檔案就無(wú)法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過(guò)活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。做決策離不開(kāi)檔案資料。

　　4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請(qǐng)專(zhuān)家?guī)兔Γ獠恢?，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識(shí)在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠(chǎng)容廠(chǎng)貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來(lái)的，是不假外求的東西。

　　做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時(shí)，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價(jià)值觀(guān)、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來(lái)了。

　　5、企業(yè)宣傳的資料庫(kù)

　　檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財(cái)，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對(duì)宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無(wú)一害。檔案管理實(shí)在是一舉多得的事情。

　　6、員工成長(zhǎng)的斷代史

　　很多企業(yè)員工進(jìn)來(lái)時(shí)一張表，出去時(shí)還是一張表。更有甚者，這個(gè)員工一走，這一張表也不知什么時(shí)候就消失得無(wú)影無(wú)蹤了。這實(shí)在是大錯(cuò)特錯(cuò)的事。人事部門(mén)對(duì)于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門(mén)。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說(shuō)不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。

　　這有點(diǎn)夸張，但并非沒(méi)有可能。人事部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時(shí)記錄員工成長(zhǎng)的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長(zhǎng)歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長(zhǎng)的斷代史。

　　有當(dāng)過(guò)檔案員的嗎？教一下檔案整理的辦法！

　　1．1為了適應(yīng)管理檔案的需要，簡(jiǎn)化文件歸檔整理程序，提高檔案工作效率，根據(jù)國(guó)家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》，特制定本實(shí)施辦法。

　　1．2本辦法適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料的整理工作。

　　1．3本辦法實(shí)施的前提條件是使用計(jì)算機(jī)和有關(guān)適用的檔案管理軟件。

　　1．4本辦法所稱(chēng)歸檔文件是指各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)材料。

　　1．5歸檔文件整理的單位是件。一般以自然件為一件，逐件整理歸檔。

　　1．5．1單份文件，一份為一件。

　　1．5．2文件正本與定稿，正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。

　　1．5．3報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、期刊等，一冊(cè)(本)為一件。

　　1．5．4同一年度形成的來(lái)文與復(fù)文(包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、來(lái)函與復(fù)函等)為一件，跨年度形成的可各為一件。

　　2．歸檔文件整理原則

　　2．1歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位：進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

　　2．2歸檔文件整理原則

　　遵循文件自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保存價(jià)值，適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，便于保管和利用。

　　3．歸檔文件質(zhì)量要求

　　3．1每件歸檔文件均應(yīng)齊全、完整。對(duì)已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

　　3．2歸檔文件的紙張，書(shū)寫(xiě)、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求。用紙尺寸須采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙規(guī)格；歸檔文件的字跡應(yīng)確保耐久性；歸檔文件應(yīng)無(wú)金屬物。

　　4．歸檔文件整理方法

　　4．1裝訂

　　4．1．1歸檔文件應(yīng)逐件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

　　4．1．2使用裝訂的材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求，且簡(jiǎn)便易行、成本低廉。每件歸檔文件可用縫紉踏線(xiàn)(沿裝訂線(xiàn)或左上角斜角踏線(xiàn))或使用文件存檔固定套固定歸檔文件，頁(yè)數(shù)多的裝訂可采用三孔一線(xiàn)。裝訂應(yīng)不影響歸檔文件的閱讀和復(fù)制。

　　4．2分類(lèi)

　　分類(lèi)方案可以結(jié)合年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)制定。同一全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)應(yīng)盡可能與實(shí)施本辦法前保持一致，以保證分類(lèi)方案的穩(wěn)定。

　　4．2．1按年度分類(lèi)

　　將文件按其形成或辦理的年度分類(lèi)。跨年度形成的文件，應(yīng)在辦結(jié)年度整理歸檔。

　　4．2．2按保管期限分類(lèi)

　　將文件按永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)保管期限分類(lèi)。

　　4．2．3按機(jī)構(gòu)分類(lèi)

　　將文件按形成或承辦的機(jī)構(gòu)分類(lèi)。

　　4．2．4按問(wèn)題分類(lèi)

　　將文件按其內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題分類(lèi)。

　　4．3排列

　　歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一項(xiàng)工作(活動(dòng))、一件事情、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件應(yīng)集中排列在一起。

　　如：按年度一機(jī)構(gòu)一保管期限分類(lèi)的，將歸檔文件材料按三個(gè)保管期限分開(kāi)后，同一保管期限的，按時(shí)間(或重要程度)先后排列，并盡可能將同一事由、關(guān)系密切的文件材料排列在一起。

　　4．4編號(hào)

　　歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，并在文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章，并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖1)。

　　4．4．1全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　4·4．2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2000。

　　4．4．3保管期限：標(biāo)注歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)或代碼。如：永久為“永”，長(zhǎng)期為“長(zhǎng)”，短期為‘‘短’’；或永久為"Y”，長(zhǎng)期為“C”，短期為‘‘D”。

　　4·4·4件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。

　　室編件號(hào)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)。按文件排列順序從“1’’開(kāi)始標(biāo)注。如：按年度一機(jī)構(gòu)一保管期限分類(lèi)，可一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。

　　4·4·5機(jī)構(gòu)：填寫(xiě)文件形成或承辦部門(mén)的名稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，如宣傳教育處可簡(jiǎn)稱(chēng)為"宣教處"。

　　4·4·6問(wèn)題：填寫(xiě)分類(lèi)方案類(lèi)目的問(wèn)題名稱(chēng)，如cc黨群"、"行政”、“業(yè)務(wù)”等。

　　4．5編目

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和檔案室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

　　4．5．1《歸檔文件目錄》由歸檔文件目錄封面、歸檔整理說(shuō)明、歸檔文件目錄三部分構(gòu)成，并應(yīng)裝訂成冊(cè)。

　　4．5．2歸檔文件目錄封面內(nèi)容包括：全宗名稱(chēng)、年度等必備項(xiàng)，保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖2)。、封面用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)×寬為297mm×210mm)。

　　4．5．3歸檔整理說(shuō)明內(nèi)容包括：本年度立檔單位概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況；本年度文書(shū)檔案整理歸檔情況。

　　4．5．4歸檔文件目錄內(nèi)容包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注(見(jiàn)圖3)。

　　4．5．4．1件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)

　　4．5．4．2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

　　4．5．4．3文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。

　　4．5．4．4題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]"號(hào)。

　　4．5．4．5日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。

　　4．5．4．6頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

　　4·5·4·7備注：注釋文件需補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。

　　4．6裝盒

　　將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

　　4·6·1根據(jù)分類(lèi)方法的不同，應(yīng)將不同類(lèi)別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中，即不同形成年度、保管期限和機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的歸檔文件，不能放入同一檔案盒。

　　4．6．2檔案盒

　　4·6·2·1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)、盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置為20mm，30mm，40mm(見(jiàn)圖4a)。‘

　　4·6·2·2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式不同(檔案盒橫放排列，即檔案盒的寬作為脊；檔案盒豎放排列，即檔案盒的長(zhǎng)作為脊)，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)(見(jiàn)圖4b、圖4c。)。其中，起止件號(hào)是填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“一”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

　　4．6．2．3檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

　　4．6．3備考表

　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期(見(jiàn)圖5)。

　　4·6.3.1盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。

　　4．6．3．2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

　　4．6．3．3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

　　4．6．3．4日期：歸檔文件整理完畢的日期。