檔案整理工作經費

　　第一章總則

　　第一條為了加強對檔案的管理，確保檔案的完整與安全，有效地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》和國家、省其他有關法律、法規(guī)，結合我市實際，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條凡本市行政區(qū)域內的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民均應遵守本規(guī)定。

　　第四條各級人民政府應加強對檔案工作的領導，把檔案事業(yè)建設列入國民經濟和社會發(fā)展計劃。機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織也應加強對檔案工作的領導，納入工作日程，統(tǒng)籌規(guī)劃，保障檔案工作的正常開展。

　　第五條檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，確保檔案在國民經濟和社會發(fā)展中發(fā)揮作用。

　　第二章檔案機構及職責

　　第六條市、縣（市）區(qū)人民政府的檔案行政管理機構，按行政編制配備工作人員，各級各類檔案館按《地方各級檔案館人員編制標準》配備工作人員。

　　鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應當指定專人負責保存、管理本部門的檔案。

　　第七條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位應根據工作需要配備專（兼）職檔案工作人員，并應接受檔案專業(yè)培訓。檔案工作人員應保持相對穩(wěn)定，人員配備和調動，應報主管部門和當地檔案行政管理部門備案。

　　第八條市、縣（市）、區(qū)人民政府的檔案行政管理部門，分別主管本行政區(qū)域內的檔案工作。其主要職責是：

　?。ㄒ唬┬麄?、貫徹、執(zhí)行國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；

　?。ǘ┲贫ū拘姓^(qū)域檔案事業(yè)發(fā)展長遠規(guī)劃和年度計劃，按規(guī)定向政府建議制定并負責起草地方性檔案法規(guī)（草案）或規(guī)章并組織實施；

　?。ㄈΡ拘姓^(qū)域內各級各類檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位（包括上級駐在單位）的檔案工作依法進行業(yè)務監(jiān)督、指導；

　　（四）依法行使檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查權，對違反檔案法律、法規(guī)和規(guī)章的行為進行查處；

　?。ㄎ澹┙M織并指導本行政區(qū)域內檔案理論與技術的研究活動并負責檔案宣傳和檔案干部培訓工作。

　　第九條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案機構的主要職責是：

　?。ㄒ唬┴瀼亍?zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章和方針政策、建立本單位（本系統(tǒng)）的檔案工作規(guī)章制度；

　　（二）集中統(tǒng)一管理本單位的檔案，確保檔案安全并按規(guī)定及時、完整地向有關檔案館移交應進館的檔案及其檢索工具和有關資料；

　　（三）按照規(guī)范要求整理檔案，編制標準適用的檢索工具，提供檔案為本單位各項工作服務；

　　（四）對所屬單位的檔案工作和本單位綜合部門、業(yè)務部門文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作進行監(jiān)督、指導。

　　第十條市、縣（市）、區(qū)綜合檔案館和專業(yè)檔案館，是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機構，分別歸口本級檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門管理，其主要職責是：

　?。ㄒ唬┙邮蘸驼骷攫^保管范圍的具有長久保存價值的各類檔案及其檢索工具和有關資料；

　?。ǘ┌凑諊乙?guī)定和標準對所保存的檔案進行科學的整理和保管，確保檔案的安全和方便利用；

　　（三）開發(fā)檔案信息資源，為社會提供服務。

　　第三章經費和基礎設施建設

　　第十一條市、縣（市）、區(qū)的檔案事業(yè)經費應列入本級財政計劃，保證檔案事業(yè)建設的需要。

　　檔案館庫建設必須按《檔案館建筑設計規(guī)范》的要求設計建設，現(xiàn)有檔案館庫應視條件進行改造以逐步達到要求。

　　第十二條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應對檔案工作經費給予必要的保證，設置必要的保管檔案的庫房，配備規(guī)范的裝具。

　　第十三條各級各類檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織的檔案管理部門，應有計劃地配置現(xiàn)代化設備，實行現(xiàn)代化管理。

　　第四章檔案的管理

　　第十四條機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應按照《機關檔案工作條例》、《科學技術檔案工作條例》的規(guī)定和集中統(tǒng)一管理檔案的原則，對應立卷歸檔的文件材料，必須收集齊全完整，及時由本單位文書部門或業(yè)務部門工作人員立卷歸檔，不得在業(yè)務部門和個人手中分散保存或拖延、拒絕歸檔。

　?。ㄒ唬┮粋€年度的文書材料，應在第二年上半年完成立卷歸檔工作；

　?。ǘ┊a品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目，在任務完成或告一段落時，須將應歸檔的科技文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后歸檔；

　　（三）一個學年的教學材料，應在下學年的寒假前完成立卷歸檔工作；

　?。ㄋ模嫼怂悴牧狭⒕砗螅稍跁嫴块T保留二年，期滿后歸檔；

　　（五）其他專業(yè)性較強的文件材料，按有關規(guī)定立卷歸檔。

　　檔案館館藏檔案普查工作總結

　　2012年，岳陽樓區(qū)檔案工作在區(qū)委、區(qū)政府的正確領導和市檔案局的具體指導下，全面貫徹科學發(fā)展觀，以檔案法律法規(guī)為切入點，圍繞市檔案局年初下達的工作目標任務，強化措施，狠抓落實，各項工作取得了明顯成效。現(xiàn)將2012年工作情況匯報如下：

　　一、領導重視

　　區(qū)委、區(qū)政府領導高度重視檔案工作。

　　一是將檔案工作納入區(qū)委、區(qū)政府年度目標考核，進一步明確了檔案工作的重要性。

　　二是區(qū)委、區(qū)政府領導多次聽取檔案工作情況匯報,經常過問檔案工作。檔案工作經費納入財政預算,安排檔案經費共8.1萬元。

　　三是檔案館建設納入四大家搬遷計劃。

　　四是部門單位檔案工作投入增加。近兩年來全區(qū)各部門、單位對檔案工作十分重視。共計投入經費80多萬元。全區(qū)81個機關檔案室都配備了專室或專柜。21個單位配備了密集架。

　　五是基層檔案工作基礎進一步夯實。全區(qū)有16個鄉(xiāng)、街道辦事處，65個區(qū)直單位，15個村，107個社區(qū)。81個機關檔案室全部建檔，建檔率100%,122個社區(qū)（村）全部建檔，建檔率100%；鄉(xiāng)街道辦事處、區(qū)直單位都成立了檔案工作領導小組，15個單位有專職檔案員，66個單位有兼職檔案員；檔案實行了集中統(tǒng)一管理，有省特級檔案室1個，省1級檔案室1個，省二級檔案室3個，其中包含1個民企檔案室。

　　二、法制宣傳工作

　　一是制定了檔案系統(tǒng)“六五”普法規(guī)劃，并嚴格按照規(guī)劃開展工作；

　　二是認真組織全區(qū)81個單位300多人參加國家檔案局檔案法律知識競賽活動；

　　三是開展了《湖南省檔案行政處罰自由裁量權基準》的學習活動，將《湖南省檔案行政處罰自由裁量權基準》內容在檔案員培訓活動中進行了學習。

　　四是在9月5日《檔案法》頒布周年紀念日之際，組織相關單位進行檔案法制知識宣傳咨詢，懸掛檔案法制宣傳橫幅。

　　三、檔案館業(yè)務建設

　　1、加大檔案征集接收力度，積極主動與各單位聯(lián)系協(xié)調，收集保存10年以上各類檔案2000卷。

　　2、抓專業(yè)檔案的整理。專業(yè)檔案是早期從基層接收而來，多達幾百余卷。由于案卷質量較差，不符合歸檔標準，查閱很困難。在檔案館分管領導帶頭下，著手對這批檔案的重新整理工作，人人動手，不怕臟，認真細致的重新裝、訂編排校對，使這部分檔案資料得到保護。

　　3、抓檢索工具的完善補充。繼續(xù)狠抓檔案館檢索工具編制工作，先后對案卷目錄、全宗、文號索引等各種形式的檢索工具進行了比較大的續(xù)接和完善補充，制作、完善、校驗各種目錄一百多卷；

　　4、根據市檔案局目標管理要求，下發(fā)文件到各單位，按照誰行成文件誰錄入的方式進行條目錄入，錄入條目7000多條。

　　5、抓現(xiàn)行文件服務中心工作。一方面繼續(xù)做好相關文件資料收集整理工作，另一方面抓渠道建設和制度建設，力爭在短期內形成主管機關檔案館之間的暢通渠道，使反饋、報送、整理及存放現(xiàn)行文件形成固定的制度。

　　6、建全規(guī)章制度，實行了崗位責任制，制訂本館檔案收集范圍及實施細則，并編制出應接收全宗名冊;整理編排符合《規(guī)范》要求，正常接收、征集進館的檔案、資料，一年內完成整理、上架任務，杜絕散亂檔案資料積存。建立起館藏重點全宗檔案機檢系統(tǒng);采取切實措施，加強庫房管理，做到“十防”。建立并實行了經常性的庫房內外溫濕度記錄、調控制度。在設備管理方面，安裝防盜設施，添置防光窗簾、溫濕度計等必要設備。

　　四、檔案業(yè)務工作

　　1、抓業(yè)務指導。檔案業(yè)務指導股多次深入各鄉(xiāng)、街道辦事處，區(qū)直單位，垂直管理部門及二級機構，社區(qū)（村），民企進行檔案業(yè)務指導。4-6月以鄉(xiāng)，街道辦事處和社區(qū)（村）業(yè)務指導為重點，指出了機關檔案室建設中存在的問題，對業(yè)務問題進行了現(xiàn)場輔導，在我局業(yè)務人員的具體指導下，鄉(xiāng)街檔案室建設邁上一個新的臺階，社區(qū)檔案室也一并得到加強。各鄉(xiāng)街道辦事處都建立了1-2個社區(qū)檔案工作樣板點。

　　7-10月份，重點對區(qū)直單位進行了業(yè)務指導，就檔案員更換頻繁及經費投入等問題和單位分管領導進行了交流，提出相關意見和建議，檔案工作意識進一步增強。就指導過程中發(fā)現(xiàn)的問題，業(yè)務指導人員進行了專門的分類和總結，并根據實際情況分別組織16個鄉(xiāng)、街道辦事處，相關區(qū)直單位檔案員共計80余人進行了業(yè)務培訓。

　　由于內容針對性強，培訓效果十分理想。

　　2、抓好重大實事、重點建設項目檔案工作。按照區(qū)重大實事責任分解情況，各責任單位及時全面收集檔案材料，加強部門協(xié)調與溝通，繼續(xù)推行重大實事檔案工作合同制管理，提高建檔質量，嚴格驗收。

　　3、試點社區(qū)居民家庭檔案基本信息管理工作。社區(qū)是各項社會工作的落腳點。目前社區(qū)臺賬現(xiàn)狀是條塊分割，各自為政；有底子但不夠全面，有資料但不夠規(guī)范；不能及時更新、快捷利用。區(qū)史志檔案局在進行調研的基礎上，設制“一戶一檔”樣本，會同呂仙亭辦事處三角線社區(qū)制定工作方案，首先在老城區(qū)三角線社區(qū)試點。向區(qū)委、區(qū)政府有關領導作了專題匯報，得到領導高度重視，亦將在新城區(qū)選點。

　　4、抓臨時工作任務完成。我局領導十分重視做好上級部門布置臨時工作任務。并將此項工作納入本局年初工作目標考核內容。

　?、?月中旬，接到岳組發(fā)[2012]2號文件，局領導十分重視。為切實做好農村黨員干部現(xiàn)代遠程教育基礎設施建設項目驗收工作，我局主動與區(qū)委組織部遠教辦多次聯(lián)系，并與遠教辦領導下各鄉(xiāng)、接到辦事處、村、社區(qū)進行業(yè)務指導。3月上旬，市檔案局來我區(qū)郭鎮(zhèn)鄉(xiāng)檢查遠程教育檔案整理歸檔工作，對該項工作提出了指導性意見，并對工作給予高度評價。

　　②今年8月接到岳檔發(fā)[2012]11號文件。我局領導高度重視，兩次召開黨組會研究。并就如何落實好該項工作作了詳細安排。工作中我局與宣傳部、文明辦、新聞中心、鄉(xiāng)街道辦事處、糧食局等區(qū)直相關單位進行了宣傳、了解。并督促這些單位將有關雷鋒式人物或集體的活動照片、文件、獎杯、獎章、簡介等有關資料收集整理好。8月9日我局按照文件精神報送市檔案局法制科。

　　③10月中旬，我局接到市局通知11月份來我區(qū)水利農機局檢查全國第一次水利普查檔案工作。接到通知后，我局安排分管領導及時與區(qū)水利農機局分管領導聯(lián)系，并派專人上門進行業(yè)務指導。使該項工作得到落實。11月27日市檔案局領導來我區(qū)水利農機局檢查檔案工作時對該項工作提出了建設性意見。并對工作給予充分肯定。

　?、茉趨⒓尤珖鴻n案法律知識競賽活動中，我局組織相關單位進行學習，下發(fā)試卷300余份按時進行收集、報送。近年來，我局在完成上級布置的臨時工作任務、能夠做到了件件有著落，事事有回音。

　　五、自身建設加強，機關團隊面貌得到展現(xiàn)

　　作為區(qū)檔案主管部門，2011年區(qū)史志檔案局十分重視機關自身建設，主要從四個方面著手：

　　1、加強班子建設。班子成員通過相關交心通氣，召開民主生活會開展批評與自我批評方式加強了團結，班子各成員按分工認真地履行職責，廉政勤政，出現(xiàn)了和諧共事、齊心協(xié)力謀事干事的良好局面。

　　2、加強內部管理。堅持績效考評制度，制定了史志檔案局績效考評方案，每季度組織對考核內容進行檢查，并根據檢查項目評分，將考評結果作為年終考核的重要依據。通過實行績效考核，責任分工明顯，責任進一步落實，干部職工責任心進一步加強，各項工作基本按質按量完成。

　　3、加強機關學習。開展了創(chuàng)建學習型機關活動，制定了學習方案。

　　一是要求機關干部根據學習規(guī)劃和工作崗位需要，制定個人學習計劃，養(yǎng)成良好的學習習慣。

　　二是每季度組織一次集中學習，通過領導講黨課等形式經常開展各種學習教育活動，交流心得體會，各股室要做定期組織業(yè)務學習。

　　三是開展中心組學習，每季度組織兩次中心組學習，班子成員每人講一堂黨課。通過學習型機關建設，全體干部學政治、學業(yè)務的積極性增強了，干部堅持自學，平均每人學習筆記2萬字。

　　回顧全年工作，雖然取得了一些成績，但仍有許多不足之處，如檔案數字化工作剛起步，推進有一定難度；檔案資源收集、征集力度不夠；檔案館升級達標任務艱巨等，都需要在來年工作中進一步加強。

　　機關檔案管理規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體（以下統(tǒng)稱機關）檔案工作，推進機關檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。

　　機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

　　第四條機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。

　　國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調、制度建設，負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。

　　檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

　　中央、地方專業(yè)主管機關應當根據本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則。

　　第五條機關的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。

　　機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。

　　第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。

　　檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。

　　第二章機構和人員

　　第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同）及相關部門負責人組成的檔案工作協(xié)調機制，協(xié)調處理本機關、本系統(tǒng)檔案工作重大事務和重要事項。

　　第八條機關應當按規(guī)定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

　　經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯(lián)合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

　　第九條機關檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下簡稱機關檔案部門）應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業(yè)務工作。機關文書或業(yè)務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。

　　縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專（兼）職檔案工作人員。第十條機關檔案工作的基本任務是：

　　（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案；

　?。ǘ┲贫ú⒔M織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃；

　　（三）對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監(jiān)督和指導；

　?。ㄋ模┴撠煿芾頇C關的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關政府信息公開工作；

　?。ㄎ澹┴撠煓C關檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理；

　?。┙邮軝n案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；

　　（七）負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動；

　?。ò耍n案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

　　重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了加強重大活動和突發(fā)事件檔案科學管理，確保檔案完整、安全與有效利用，更好地服務和推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國突發(fā)事件應對法》等相關法律、法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱重大活動是指在中華人民共和國境內外組織舉辦的，對黨和國家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀念、慶典等大型活動；突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。

　　第三條本辦法所稱重大活動和突發(fā)事件檔案，是指在舉辦重大活動和應對突發(fā)事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第四條重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理、分類實施、統(tǒng)籌協(xié)作的工作原則，維護檔案完整與安全，推動檔案利用與開發(fā)，為經濟社會發(fā)展和突發(fā)事件應對活動提供文獻參考和決策支持。

　　第五條各地區(qū)各部門應當加強對重大活動和突發(fā)事件檔案工作組織領導，建立健全工作制度，保證檔案管理做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。

　　第六條重大活動和突發(fā)事件檔案的收集、整理、數字化和移交等工作所需經費應當納入活動經費預算或保障措施。檔案主管部門、檔案館開展重大活動和突發(fā)事件檔案工作所需經費列入本級預算。

　　第七條重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當積極運用新技術、新手段，不斷提升信息化管理水平。

　　涉及國家秘密的檔案管理應當同時符合保密管理相關規(guī)定。

　　第二章工作職責

　　第八條檔案主管部門負責本行政區(qū)域內重大活動和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調、制度建設，負責建立本行政區(qū)域內重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，對檔案工作進行監(jiān)督和指導。

　　中央國家機關根據檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統(tǒng)的重大活動和突發(fā)事件檔案業(yè)務工作。

　　第九條重大活動和突發(fā)事件的辦理或應對部門，或者專門設立的臨時機構（以下統(tǒng)稱責任部門）負責相應檔案的收集、整理和保管，并按規(guī)定向檔案館移交。

　　縣級以上黨委、政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位作為責任部門履行前款規(guī)定的職責。

　　第十條檔案館負責分管范圍內重大活動和突發(fā)事件檔案接收征集、集中保管、編研開發(fā)并提供利用。

　　檔案館可以根據需要，提前介入重大活動和突發(fā)事件檔案工作，并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動和突發(fā)事件檔案。

　　第十一條檔案主管部門、責任部門和檔案館應當建立檔案主管部門統(tǒng)籌協(xié)調、各部門分工負責的工作機制，完善工作情況通報制度，協(xié)同推進重大活動和突發(fā)事件檔案工作。

　　第十二條檔案主管部門按照法定職權和程序對重大活動和突發(fā)事件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，責任部門和檔案館應當配合。

　　第十三條對在重大活動和突發(fā)事件檔案工作中做出突出貢獻的單位或者個人，按照國家有關規(guī)定給予表彰、獎勵。單位或個人存在違法違紀行為的，應當由檔案主管部門、有關單位依法依規(guī)予以處理。

　　第三章管理要求

　　第十四條重大活動和突發(fā)事件檔案工作實行清單管理制度。檔案主管部門應當及時發(fā)布本行政區(qū)域重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，明確年度工作任務（或事項）、責任部門、檔案處置要求等。工作任務（或事項）應當包括但不限于以下內容：

　　（一）黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，國際、國家或區(qū)域級論壇峰會、合作交流會、博覽會、招商引資會、推介洽談會等會議、會展活動；

　　（二）國際、全國或地區(qū)性綜合性運動會及其他重大杯賽、聯(lián)賽、錦標賽、冠軍賽等賽事活動；

　?。ㄈ┮灾卮笫录?、重大紀念日、重要人物為主題的紀念、慶典活動；

　?。ㄋ模┳匀粸暮Α⑹鹿蕿碾y、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件應對活動。

　　第十五條責任部門應當制定重大活動和突發(fā)事件檔案工作方案，明確檔案工作負責部門和人員，按照工作程序和要求形成歸檔文件材料。采用業(yè)務系統(tǒng)辦理業(yè)務的，業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

　　第十六條責任部門應當將重大活動和突發(fā)事件中形成的下列文件材料納入收集范圍，做到應收盡收、應歸盡歸：

　?。ㄒ唬╊I導指示、批示，機構成立及分工文件材料，工作制度、預案、方案、報告、報表、簡報、總結，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料；

　　（二）照片、錄音、錄像；

　?。ㄈI(yè)務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體信息；

　?。ㄋ模┯≌隆㈩}詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌、獎章、獎狀、牌匾、錦旗等實物檔案；

　　（五）其他具有保存利用價值的文件材料。

　　機關檔案管理規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體（以下統(tǒng)稱機關）檔案工作，推進機關檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。

　　機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

　　第四條機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。

　　國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調、制度建設，負責本行政區(qū)域內機關檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。

　　檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

　　中央、地方專業(yè)主管機關應當根據本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領導、分級管理原則。

　　第五條機關的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。

　　機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。

　　第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。

　　檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。

　　如何做好農村土地確權檔案管理工作

　　一、加強領導、周密部署，檔案管理要健全“一個機制”

　　農村土地經營權確權登記檔案是落實黨和國家農村土地承包法律法規(guī)的重要歷史見證，是還原整個農村土地承包經營權登記工作的原始記錄，是調處農村土地經營糾紛、依法維護農民土地承包權益的原始依據。

　　要實現(xiàn)確權檔案管理與確權登記工作同步推進、協(xié)調開展，確保確權登記工作全過程檔案完整、準確、規(guī)范和有效利用。要成立土地確權領導小組，負責全市承包地確權和檔案工作?？h級農辦全面負責土地確權各項工作的總體推進，縣級檔案局負責土地確權檔案工作的監(jiān)督指導，各鎮(zhèn)(區(qū)、街道)、各村（居）均要成立領導小組,建立多級聯(lián)動機制。制定市、鎮(zhèn)、村考核辦法，形成了市政府為責任主體，縣級確權辦公室組織實施，鎮(zhèn)(區(qū)、街道)具體落實，各相關部門積極參與、共同推動的工作機制，這樣才能確保承包地確權檔案工作順利開展。

　　二、健全體系、跟蹤服務，目標任務要抓好“兩個重點”

　　一是要抓好建立健全三級檔案資源體系這個重點。檔案資源建設是承包地確權檔案工作的基礎性工作，是服務農村改革和發(fā)展的前提。縣級確權辦要緊扣承包地確權工作的每一個環(huán)節(jié)，每一個節(jié)點，注重分級抓好檔案收集和歸檔，做到各門類檔案應收盡收、應歸盡歸，建立縣、鎮(zhèn)、村三級檔案資源體系。

　　市農辦要對承包地確權工作中形成的檔案進行全面的收集整理，建立全縣承包地確權檔案數據庫；各鎮(zhèn)(區(qū)、街道)要對承包地入戶審核、確權糾紛調解、情況匯總、承包經營權證發(fā)放登記等檔案的收集整理；村級在對土地確權過程中的農戶簽字確認合同、照片、確權預驗收等檔案進行收集整理，要形成以縣農辦為主，鎮(zhèn)、村各有側重的三級檔案資源體系。

　　二是要抓好檔案指導服務這個重點?？h級檔案局要把提供優(yōu)質、高效、便捷的檔案服務作為做好土地確權檔案工作的出發(fā)點和落腳點，要第一時間對測繪公司工作人員、各鎮(zhèn)農經站及各村（居）檔案人員進行培訓，對確權工作中文件材料的收集范圍、形成質量、整理方法和檔案安全保管等方面的知識進行講解，確保農村土地確權登記頒證檔案管理工作規(guī)范有序開展。在確權工作推進過程中，檔案局業(yè)務科室同志要深入鎮(zhèn)、村一線，從源頭上了解確權工作中形成哪些有價值的文件材料必須要收集；在檔案整理過程中，要到基層現(xiàn)場進行指導。

　　三、加強督導，強化檢查，工作安排要實行“三個同步”

　　一是計劃要同步。要召開全縣農村土地承包經營權確權登記頒證動員大會，快速啟動土地確權登記頒證工作。縣級政府要下發(fā)實施意見，要將檔案工作作為一項重點內容同步安排。

　　二是布置要同步。確權辦要下發(fā)《農村土地承包經營權確權登記檔案整理要求》，要明確檔案檢查驗收標準，要規(guī)定市、鎮(zhèn)、村三級在土地確權檔案管理工作中的職責和任務。要提出在檔案整理過程中，要求分管鎮(zhèn)長親自抓，各鎮(zhèn)、村要確定一名熟悉政策、責任心強、懂業(yè)務的專職人員負責檔案管理工作，要做到檔案收集整理，立卷完整，分類準確、確保土地確權成果資料管理工作規(guī)范化。

　　三是落實要同步?？h級政府要組織召開承包地確權和檔案工作領導小組會議，具體研究解決工作中的具體問題，要求經費、督導、考核同步落實到位，形成有效的檔案工作運行機制。在安排承包地確權工作經費時要同步安排檔案工作經費，納入本級財政預算，為各鎮(zhèn)、村提供檔案工作經費保障。

　　四、統(tǒng)一標準、規(guī)范整理，業(yè)務建設要堅持“四個原則”

　　一是要堅持文件材料收集齊全完整。農村土地承包經營權確權登記頒證形成的檔案資料來源廣泛、內容豐富、載體多樣、數量眾多。為此，收集資料時要做到齊全完整，這是檔案資料來源的第一步，也是十分重要的環(huán)節(jié)。要嚴格按照省級《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理實施辦法》和相關要求為依據，結合當地實際，要求土地確權工作中形成的有保存利用價值的文件材料、聲像實物都必須及時收集歸檔，重要文件材料的歷次修改稿必須保留，做到“應收盡收”。

　　二是要堅持文件材料形成質量符合要求。按照檔案管理規(guī)范化的要求，要嚴把檔案材料形成質量。所有歸檔的文件材料必須是原件，復印件、傳真件不得歸檔，文件材料字跡工整、數據準確、圖樣清晰；所有歸檔的文件材料必須手續(xù)完備，簽字、蓋章、日期等齊全規(guī)范；所有歸檔文件材料要規(guī)范，一律使用黑色水筆，不得使用鉛筆、彩色筆或圓珠筆等易褪色用具；所有簽字必須要用黑色水筆，不得打印，公示圖不得用易褪色材料打??；照片、聲像及其他非紙質檔案要配以相應的目錄和文字說明，并確保載體有效。

　　三是要堅持檔案整理標準規(guī)范統(tǒng)一。整理是否規(guī)范標準關系到今后查閱利用能否方便高效，各地根據省級《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案整理細則》的規(guī)范流程，分門別類地做好農村土地承包經營權確權登記檔案綜合管理類、確權登記頒證類、糾紛調處類以及特殊載體類的整理。

　　四是要堅持檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一保管。農村土地承包經營權確權登記檔案是一項很重要的民生檔案，必須由檔案形成單位集中保存，科學管理，不得分散?？h農辦的確權登記類檔案通過驗收后30日內要移交市檔案館；鎮(zhèn)級土地確權檔案統(tǒng)一存放各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案室；村級土地確權檔案如果村保管條件有限，可以確定統(tǒng)一由鎮(zhèn)代為保管，存放各鎮(zhèn)(區(qū)、街道)檔案室。

　　五、嚴格要求、強力推進，檔案工作要做到“五個及時”

　　一是文件材料及時收集。要及時收集文件材料，能夠最大限度地避免文件材料的散失，尤其是權屬發(fā)生變化時，應及時補充變更材料和原始記錄，要求鎮(zhèn)、村土地確權過程中的每個時間段的文件材料必須及時收集，確保檔案的齊全完整。

　　二是檔案整理及時跟進。為確保農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理工作與土地承包經營權確權登記工作同步推進，鎮(zhèn)、村要抽調專門人員、協(xié)調各方力量，將工作進行分解，對已辦理完畢需歸檔的文件材料應及時規(guī)范整理歸檔。

　　三是發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。檔案質量是第一生命，在整理檔案過程中，要進行多次復查，查找錯誤和遺漏，對發(fā)現(xiàn)的問題要進行全面的糾正和補缺補差，嚴格控制檔案資料差錯，保證土地確權檔案整理的質量和效果。

　　四是與檔案館及時銜接。土地確權檔案整理必須符合進館要求，縣農辦土地確權系統(tǒng)要第一時間與檔案館進行對接，對接過程中存在問題要根據進館要求進行調整。

　　五是驗收結束及時移交。承包地確權檔案整理結束后，縣級確權辦要將組織開展農村土地承包經營權確權登記頒證建檔驗收，驗收后30日內要將把全縣農村土地承包經營權確權登記頒證紙質檔案和確權登記數據庫及電子文件等移交至縣級檔案館保存。

　　如何建立辦公室檔案管理

　　要建立起辦公室檔案管理工作，一般從人、財、物三方面入手。人：即檔案管理員，你需設置一位專職或者兼職的檔案干部具體指導和執(zhí)行該工作，設一辦公室主任分管該工作。這位檔案管理員總體負責全公司的檔案工作，在此基礎上，每個部門要設一名兼職檔案員，負責將本部門的應歸檔的材料整理后交辦公室檔案管理員，部分材料如有必要要說明重要性以便設定保管期限。財：即檔案工作經費，每年檔案裝訂消耗材料，檔案裝訂工具和檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓等經費保障。物：檔案室是基本必備的，要符合檔案“八防”要求；有條件差的也必須有檔案專用的鐵皮柜，不能和其它資料混放。這樣基本上檔案工作的框架算搭起來了，檔案工作的制度可以參考樓上團隊的，都是文字化的東西。

　　另有一點日常檔案工作必須要有的兩個東西：第一個是歸檔期限及保管期限表，企業(yè)使用的是十大類分類法，但國家檔案局關于文書立卷改革以件為單位保管單位的也可以參考，畢竟你是企業(yè)的話，檔案如何保管更方便還是自己企業(yè)說了算，要注意設定保管期限的時候充分征求各部門意見，因為只有經辦的部門才更深刻理解該份材料到底該長期保存還是短期保存。第二個是借閱利用制度，不知你們企業(yè)是否會將董事會材料單獨設一位董秘保管，如果全部公司的材料都在檔案室的話，作為企業(yè)要嚴格規(guī)定檔案查閱的人員，哪些可以公司里人隨便查，哪些只有部門經理查，哪些要辦公室主任同意才可以查，哪些要總經理同意才可以查，以保護企業(yè)商業(yè)秘密。

　　河北省檔案收集管理辦法

　　第一條為加強檔案收集工作，維護檔案的完整與安全，有效地利用檔案為經濟和社會發(fā)展服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《河北省檔案工作條例》等有關法律、法規(guī)的規(guī)定，結合本省實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱的檔案收集，是指各級國家檔案館依照國家、本省有關規(guī)定，接收機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案，以及采用收購、征購、交換、接受捐贈等方式，征集散存于公民、法人和其他組織或者散失于境外對國家、社會具有保存價值的檔案的活動。

　　第三條本辦法適用于本省各級國家檔案館的檔案收集工作。其他各類檔案館收集檔案，按國家和本省有關規(guī)定執(zhí)行。

　　第四條縣級以上人民政府應當加強對檔案收集工作的領導，將檔案收集工作所需經費納入財政預算。

　　第五條縣級以上人民政府檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案收集工作，依法查處檔案收集活動中的違法行為。

　　第六條各級國家檔案館應當按規(guī)定接收本級下列機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案：

　?。ㄒ唬┲袊伯a黨委員會及其所屬各部門；

　?。ǘ┤嗣翊泶髸捌涑ＴO機構；

　?。ㄈ┤嗣裾捌渌鶎俑鞑块T和單位；

　?。ㄋ模┤嗣裾螀f(xié)商會議及其常設機構；

　?。ㄎ澹┤嗣穹ㄔ骸⑷嗣駲z察院；

　?。┟裰鼽h派機關；

　?。ㄆ撸┕?、共產主義青年團、婦女聯(lián)合會和殘疾人聯(lián)合會等社會團體；

　?。ò耍┦聵I(yè)單位和國有企業(yè)。

　　前款規(guī)定單位設置的臨時機構和下屬單位的檔案，各級國家檔案館應當全部或者部分接收。

　　國家有關部門駐冀單位的檔案，經其上級主管部門同意后，相關國家檔案館可以接收。

　　鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道辦事處及其所屬單位的檔案，由縣（市、區(qū)）國家檔案館負責接收。

　　第七條前條規(guī)定的單位被撤銷、解散、依法宣告破產或者由于其他原因終止的，相關國家檔案館應當按規(guī)定接收其尚未移交的檔案。

　　第八條除按本辦法第六條、第七條的規(guī)定接收檔案外，各級國家檔案館還應當將中華人民共和國成立前本行政區(qū)域各個歷史時期政權機構、社會組織的檔案，以及在中華人民共和國成立前后本行政區(qū)域的重大活動、重要事件、著名人物的檔案和涉及民生的專業(yè)檔案列入接收范圍。

　　第九條除本辦法另有規(guī)定的外，各單位的檔案應當向本級國家檔案館移交。

　　第十條檔案列入省國家檔案館接收范圍的單位，應當向省國家檔案館移交其保管期限為“永久”的各種門類和載體的檔案；檔案列入設區(qū)的市和縣（市、區(qū)）國家檔案館接收范圍的單位，應當向設區(qū)的市和縣（市、區(qū)）國家檔案館移交其保管期限為“永久”和“30年”以上的各種門類和載體的檔案。

　　第十一條對移交各級國家檔案館的檔案，各單位應當按規(guī)定進行整理，經相關國家檔案館驗收合格后辦理移交手續(xù)。

　　第十二條向各級國家檔案館移交檔案時，各單位應當同時移交下列有助于了解檔案內容及本單位歷史的相關設備、工具和資料：

　　（一）按本省統(tǒng)一規(guī)定的信息網絡傳輸標準和數據格式制作的文件數據資料；

　?。ǘ┌磭矣嘘P規(guī)定編制的案卷目錄、全引目錄、機讀目錄、整理說明、全宗介紹、歷史沿革、大事記、文件匯編和成果匯編等檢索工具、參考資料；

　?。ㄈ┡c移交檔案有關的報刊、年鑒、方志、回憶錄和口述檔案等資料；

　?。ㄋ模┕芾砗屠脵n案必需的專用設備。

　　第十三條除國家另有規(guī)定的外，各單位應當按下列期限向相關國家檔案館移交檔案：

　　（一）列入省國家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿15年移交；

　?。ǘ┝腥朐O區(qū)的市國家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿10年移交；

　　（三）列入縣（市、區(qū)）國家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿5年移交；

　?。ㄋ模┍巨k法第六條規(guī)定的單位被撤銷、解散或者由于其他原因終止時尚未移交的檔案，自被撤銷、解散或者終止之日起3個月內移交；

　?。ㄎ澹﹪衅髽I(yè)依法宣告破產時尚未移交的檔案，自企業(yè)破產清算終結之日起1個月內移交；

　?。┲卮蠡顒?、重要事件形成的檔案，自重大活動或者重要事件結束之日起1個月內移交。

　　提前或者延期移交檔案的，應當經本級人民政府檔案行政管理部門同意。

　　檔案整理工作的基本內容包括什么

　　1檔案整理工作的內容

　　1.1系統(tǒng)排列和編目

　　在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，根據整個檔案室和檔案館存放和管理的需要，進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

　　1.2局部調整

　　已經整理人館、室保存的檔案，經過檢驗或專門的質量檢查，對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質量；另外，隨著時間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進行必要的調整。

　　1.3全過程整理

　　由于一些特殊原因，檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件，或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時，就必須進行全過程的整理工作。

　　2檔案整理工作的意義

　　2.1檔案整理工作是進一步發(fā)揮檔案作用的前提條件

　　檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機構、不同的工作和生產活動中，因此有著不同的內容、來源、性能和作用等。檔案的數量多、情況復雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。因此，檔案只有經過系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點，反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。

　　2.2檔案整理工作是檔案業(yè)務工作中的關鍵環(huán)節(jié)

　　在檔案業(yè)務工作請環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關鍵環(huán)行。通過檔案整理工作，可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質量，有力地促進收集工作。

　　檔案只有經過整理以后，才可以科學地鑒定其價值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實現(xiàn)檔案的科學保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

　　總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項重要的基礎性工作，它對于搞好檔案實體管理，特別是檔案信息開發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。

　　3檔案整理工作的原則

　　檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點和規(guī)律，充分利用原有基礎，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

　　3.1按照檔案形成的特點和規(guī)律進行整理

　　檔案是在一定歷史時期，由一定政權機關、組織和個人形成的。各個歷史時期內形成的檔案就反映了各個時期的政治、經濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時期，再分不同的政權，把同一歷史時期、同一政權、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣，一個機關形成的全部檔案，反映了這個機關的全部歷史，是一個不可分割的整體，不同機關的檔案絕不能混同。只有認識檔案的形成特點和規(guī)律，才能實事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時期、形成機關各項活動的歷史面貌，從而便于查找利用。

　　3.2充分利用原有基礎

　　在不同的時空條件下，對不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當時的實踐活動，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候，要尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用先前的整理基礎。這樣有利于提高檔案整理工作的質量和效率，以適應提供利用的需要。

　　我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎”整理檔案，是已經被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法，也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

　　第一，充分重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。一般地說，只要不是零散文件，已經整理而有規(guī)可循、有日可查，即應力求保持其原有的整理體系?；蛘卟蝗街匦抡?，而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進行彌補；或者只作必要的部分加工整理。

　　第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對必須進行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中可取的方法應該適當地吸收或保留。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡單的綱目，隨手注記的年月、單位、內容和數量等有關標識，也往往是值得參考的線索而應予以重視。

　　3.3保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產生，而以組合的群體形式持久地存在和運動的。因此，整理檔案不能根據偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯(lián)系進行整理，才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統(tǒng)內容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。

　　文件群體的這種聯(lián)系，在某些書籍和法規(guī)文件中有時也被稱為文件之間的?！皟仍诼?lián)系”、“有機聯(lián)系”，其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法，對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點，我們對其內在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。

　　總之，保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時也不盡一致。比如，一次重要的調查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶，以及關于調查日程和經費問題的請示、批復、報銷的記賬憑證，就其內容而言，無疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項復雜細致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候，不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。