檔案數(shù)據(jù)處理

　　如何做好大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作

　　在大數(shù)據(jù)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理對(duì)各行各業(yè)的數(shù)據(jù)提出了新的有效管理要求，各行各業(yè)的人士越來(lái)越意識(shí)到利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性。檔案管理的發(fā)展是整個(gè)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)，其主要任務(wù)是保存社會(huì)檔案信息，以備后期查閱和研究，主要工作是對(duì)原始的資料進(jìn)行整理、歸納和保管。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，給檔案管理和檔案工作者帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，因此，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理已成為一項(xiàng)刻不容緩的工作。

　　一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

　　1、大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

　　提高檔案管理效率，降低管理成本。大數(shù)據(jù)能夠快速地處理大量的數(shù)據(jù)，在處理檔案信息時(shí)具有很大的優(yōu)勢(shì)，不僅能提高檔案處理的效率，而且能夠在極短的時(shí)間內(nèi)處理大量的信息，降低了整個(gè)檔案管理和檔案處理的成本。此外，傳統(tǒng)的檔案保存所采用的紙質(zhì)材料成本較高，而大數(shù)據(jù)檔案的保存方式運(yùn)用的是信息數(shù)據(jù)庫(kù)，從而降低了檔案保存的成本材料。

　　提高檔案數(shù)據(jù)利用率。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理系統(tǒng)采用的是數(shù)據(jù)庫(kù)形式，建立了海量的機(jī)構(gòu)化數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)的利用效率大大超越了傳統(tǒng)的檔案管理的利用率。大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)建立以后，簡(jiǎn)單的操作就可以對(duì)海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)查分析，建立數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關(guān)系模式，提高整個(gè)數(shù)據(jù)的價(jià)值，將原來(lái)“死檔”變?yōu)椤盎顧n”。

　　2、大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

　　隱私與安全。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理的首要挑戰(zhàn)為隱私與安全，它不僅是技術(shù)層面的問(wèn)題，而且也是法律問(wèn)題。大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)在方便人們獲取信息的同時(shí)，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)本身的特性使得檔案信息有可能被人獲取。從國(guó)家角度而言，一些國(guó)家機(jī)密檔案的泄露，將會(huì)造成國(guó)家財(cái)產(chǎn)、軍事、政治等各方面的安全問(wèn)題。從個(gè)人角度而言，一些個(gè)人隱私的泄露，使得人與人之間缺乏應(yīng)有的信息尊重，將會(huì)給失去隱私的人群帶來(lái)個(gè)人與家庭的災(zāi)難性后果。

　　技術(shù)與人才。大數(shù)據(jù)背景下的檔案系統(tǒng)多是采用云計(jì)算，把各種不同的工作負(fù)載聚集起來(lái)。這就要求更高層次的資源共享，必然導(dǎo)致系統(tǒng)成本增加，而且在大數(shù)據(jù)模式下系統(tǒng)出現(xiàn)故障的頻率也會(huì)更加頻繁。此外，人才也是大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠發(fā)揮的重要因素，大數(shù)據(jù)專(zhuān)業(yè)人才不僅需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)的積累，同時(shí)還需要強(qiáng)大的綜合能力，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)下檔案工作涉及多個(gè)學(xué)科、多個(gè)領(lǐng)域和多種技術(shù)，因此人才也是整個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理面臨的一項(xiàng)巨大挑戰(zhàn)。

　　二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

　　1、檔案管理監(jiān)管系統(tǒng)的建立與健全。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代的檔案系統(tǒng)面臨著檔案信息的安全隱患，為了保障整個(gè)檔案管理和檔案信息的安全，就必須建立檔案管理的監(jiān)管制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息準(zhǔn)確、完全、合理入庫(kù)，從而加大對(duì)各類(lèi)檔案信息的保護(hù)力度，降低檔案信息的泄露風(fēng)險(xiǎn)。

　　2、高素質(zhì)管理人才培養(yǎng)與管理人才的結(jié)構(gòu)優(yōu)化。因?yàn)榇髷?shù)據(jù)檔案管理面臨著人才挑戰(zhàn)，因此為了實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，就必須加大力度培養(yǎng)檔案管理人才，提高整個(gè)檔案管理人才的綜合素質(zhì)。此外，在我國(guó)的檔案管理工作中，檔案管理者多以中老年人為主，新鮮的血液無(wú)法及時(shí)地供給，在大數(shù)據(jù)檔案管理的時(shí)代，必須對(duì)工作人員進(jìn)行結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化，改變現(xiàn)狀，吸引更多的高素質(zhì)年輕人參與其中。

　　檔案數(shù)字化流程大概是怎樣的？

　　一、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、數(shù)字化用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。

　　3、數(shù)字圖像表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。

　　4、黑白二值圖像只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。它對(duì)應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線(xiàn)條圖等。

　　5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

　　6、分辨率單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英時(shí)點(diǎn)數(shù)（dpi)表示。

　　7、失真度對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

　　8、可懂度數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

　　9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

　　1、基本原則紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

　　2、數(shù)字化對(duì)像的確定原則應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。1）符合國(guó)家法律法規(guī)的原則紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。2）價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　3、基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　4、過(guò)程管理

　　1）應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.

　　2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

　　三、檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備2拆除裝訂3區(qū)分掃描件和非掃描件4頁(yè)面修整5檔案整理登記6裝訂

　　四、檔案掃描

　　1、掃描方式

　　1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2）紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　2、掃描色彩模式

　　1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　3）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　4）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　3、掃描分辨率

　　1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　　2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。3）需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。

　　4、掃描登登記認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理量填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　五、圖像處理

　　1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　1)對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　　2）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　　3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　5）認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。

　　2、糾偏對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　　3、去污對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　4、圖像拼接對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　六、圖像存儲(chǔ)

　　1、存儲(chǔ)格式

　　1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。

　　2）提供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。

　　2、圖像文件的命名

　　1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　2）多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

　　七、目錄建庫(kù)1、數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　　八、數(shù)據(jù)掛接

　　1、匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖象的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

　　2、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖象文件的名稱(chēng)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　3、認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

　　九、數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　1、數(shù)據(jù)抽檢

　　1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

　　2）一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%。

　　2、驗(yàn)收指標(biāo)

　　1）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”。

　　2）一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過(guò)”。合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%

　　3、驗(yàn)收審核驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　4、驗(yàn)收登記認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。

　　十、數(shù)據(jù)備份

　　1、備份范圍經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。

　　2、備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線(xiàn)、離線(xiàn)相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

　　3、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

　　4、備份標(biāo)簽數(shù)據(jù)備份后應(yīng)相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

　　5、備份登記填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

　　十一、數(shù)字化成果管理

　　1、應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長(zhǎng)期可用。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理分析

　　在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)程中，應(yīng)該將大數(shù)據(jù)的價(jià)值積極的展現(xiàn)出來(lái)，所以相應(yīng)的管理模式需要加以進(jìn)一步的變革。應(yīng)該將相應(yīng)的管理模式加以進(jìn)一步的轉(zhuǎn)變，積極的采用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的相互關(guān)聯(lián)，這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

　　相關(guān)的檔案管理部門(mén)也應(yīng)該做相互協(xié)調(diào)的工作，將檔案數(shù)字資源中所蘊(yùn)含的潛在價(jià)值充分的體現(xiàn)出來(lái)，這樣才能實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的整合。傳統(tǒng)的檔案管理部門(mén)中，供給式的模式占據(jù)重要位置，而在新時(shí)期的發(fā)展下，這一思維模式應(yīng)該加以進(jìn)一步的轉(zhuǎn)變，從用戶(hù)面臨的問(wèn)題入手，為人們的行為決策提供有益指導(dǎo)。以解決用戶(hù)所面臨的問(wèn)題為目標(biāo)整合檔案數(shù)字資源，構(gòu)建起以社會(huì)利用需求為導(dǎo)向的檔案數(shù)字資源體系，不斷提高檔案服務(wù)與用戶(hù)需求之間的匹配程度。

　　構(gòu)建適應(yīng)大數(shù)據(jù)要求的檔案數(shù)字資源。以云計(jì)算為例，它適應(yīng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代分布式存儲(chǔ)與海量數(shù)據(jù)并行處理的需要，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)資源的服務(wù)化，是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字資源整合的基礎(chǔ)平臺(tái)和支撐技術(shù)。

　　首先，各檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一規(guī)劃以及自身基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源匹配程度的具體情況，靈活選擇適合的云部署方案。對(duì)于那些處在檔案數(shù)字資源整合關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的部門(mén)應(yīng)架設(shè)私有云，以動(dòng)態(tài)申請(qǐng)公有云的方式彌補(bǔ)自身計(jì)算能力、存儲(chǔ)空間等的不足。

　　其次，云計(jì)算能統(tǒng)一各應(yīng)用環(huán)境之間的業(yè)務(wù)邏輯、組織結(jié)構(gòu)和表達(dá)方式等，消除信息孤島，從而建立集成的檔案數(shù)字資源管理平臺(tái)，促成檔案數(shù)字資源深層次整合與知識(shí)開(kāi)發(fā)的實(shí)現(xiàn)。再次，云計(jì)算能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案應(yīng)用的整合，并以服?盞男問(wèn)較蠐沒(méi)Х⒉跡煌?時(shí)支持用戶(hù)利用各種終端設(shè)備隨時(shí)隨地訪(fǎng)問(wèn)所需的云服務(wù)。這些都將在最大程度上發(fā)揮檔案數(shù)字資源整合的優(yōu)勢(shì)，提高檔案服務(wù)的效率和便捷性。

　　加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)字資源整合的安全保障體系建設(shè)。

　　首先，應(yīng)建立IAM（身份和訪(fǎng)問(wèn)管理）和隱私保護(hù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證與訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限控制，達(dá)到用戶(hù)安全集成管理的目標(biāo)，有效應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字資源整合與大數(shù)據(jù)應(yīng)用過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)。

　　其次，通過(guò)數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護(hù)檔案信息安全。通過(guò)SSL（Secure Sockets Layer，安全套接層協(xié)議層）加密，實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)集的節(jié)點(diǎn)和應(yīng)用程序之間移動(dòng)保護(hù)大數(shù)據(jù)。

　　再次，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段與安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)的日常監(jiān)管，有效應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)聚集性與檔案利用需求無(wú)序性造成的檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)。最后，實(shí)時(shí)開(kāi)展檔案數(shù)字資源異地異質(zhì)備份工作，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力。

　　最后，還要組建一支具有大數(shù)據(jù)素質(zhì)的檔案從業(yè)者隊(duì)伍。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案從業(yè)者應(yīng)加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，在檔案數(shù)字資源整合中承擔(dān)起業(yè)務(wù)專(zhuān)家的重任，成為檔案數(shù)字資源的提供者、組織者和導(dǎo)航者。作為檔案數(shù)字資源的提供者，就要求檔案從業(yè)者具有過(guò)硬的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，能正確預(yù)判大數(shù)據(jù)給本單位數(shù)據(jù)處理各環(huán)節(jié)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)構(gòu)成，給出基于檔案專(zhuān)業(yè)的解決方案，從而確保檔案數(shù)字資源的真實(shí)、完整與安全，最大限度地滿(mǎn)足檔案數(shù)字資源整合的需要，保證檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

　　檔案行業(yè)海量數(shù)據(jù)如何智能備份和管理？

　　漢龍實(shí)業(yè)針對(duì)我國(guó)目前的電子檔案存儲(chǔ)現(xiàn)狀開(kāi)發(fā)了檔案行業(yè)離線(xiàn)光盤(pán)硬盤(pán)智能備份管理解決方案，該方案完美解決了電子檔案的數(shù)據(jù)處理、檔案級(jí)光盤(pán)刻錄、數(shù)據(jù)遷移有效性驗(yàn)證等問(wèn)題，并實(shí)現(xiàn)了歸檔光盤(pán)規(guī)范保存、光盤(pán)管理與光盤(pán)借閱利用等功能。

　　檔案數(shù)據(jù)化處理的工作總結(jié)怎么寫(xiě)

　　MEI自己根據(jù)實(shí)際情況來(lái)寫(xiě)吧，主要寫(xiě)一下主要的工作內(nèi)容，如何努力工作，取得的成績(jī)，最后提出一些合理化的建議或者新的努力方向。。。。。。。

　　工作總結(jié)就是讓上級(jí)知道你有什么貢獻(xiàn)，體現(xiàn)你的工作價(jià)值所在。

　　所以應(yīng)該寫(xiě)好幾點(diǎn)：

　　1、你對(duì)崗位和工作上的認(rèn)識(shí)2、具體你做了什么事

　　3、你如何用心工作，哪些事情是你動(dòng)腦子去解決的。就算沒(méi)什么，也要寫(xiě)一些有難度的問(wèn)題，你如何通過(guò)努力解決了

　　4、以后工作中你還需提高哪些能力或充實(shí)哪些知識(shí)

　　5、上級(jí)喜歡主動(dòng)工作的人。你分內(nèi)的事情都要有所準(zhǔn)備，即事前準(zhǔn)備工作以下供你參考：

　　總結(jié)，就是把一個(gè)時(shí)間段的情況進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總評(píng)價(jià)、總分析，分析成績(jī)、不足、經(jīng)驗(yàn)等。總結(jié)是應(yīng)用寫(xiě)作的一種，是對(duì)已經(jīng)做過(guò)的工作進(jìn)行理性的思考。

　　總結(jié)的基本要求

　　1．總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。

　　2．成績(jī)和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的主要內(nèi)容。總結(jié)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。成績(jī)有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)寫(xiě)清楚。

　　3．經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為了便于今后工作，必須對(duì)以前的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括，并形成理論知識(shí)。

　　總結(jié)的注意事項(xiàng)：

　　1．一定要實(shí)事求是，成績(jī)基本不夸大，缺點(diǎn)基本不縮小。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。

　　2．條理要清楚。語(yǔ)句通順，容易理解。

　　3．要詳略適宜。有重要的，有次要的，寫(xiě)作時(shí)要突出重點(diǎn)?？偨Y(jié)中的問(wèn)題要有主次、詳略之分。

　　總結(jié)的基本格式：

　　1、標(biāo)題

　　2、正文

　　開(kāi)頭：概述情況，總體評(píng)價(jià)；提綱挈領(lǐng)，總括全文。

　　主體：分析成績(jī)?nèi)焙?，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

　　結(jié)尾：分析問(wèn)題，明確方向。

　　3、落款

　　署名與日期

　　怎樣做好檔案管理工作

　　導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專(zhuān)指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。

　　分門(mén)別類(lèi)

　　首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長(zhǎng)期使用的類(lèi)別去分類(lèi)，不同的公司不同的崗位分類(lèi)也是不一樣的，舉例說(shuō)明：人事肯定是按照人力的六大模塊進(jìn)行分類(lèi)，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理。這是公司級(jí)文件分類(lèi)，人事內(nèi)部部門(mén)會(huì)在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行分類(lèi)，意思就是按照你經(jīng)常的需求分類(lèi)。

　　巧用檔案袋

　　檔案袋肯定是必不可少的，因?yàn)闄n案袋上有明細(xì)，有的資料不是一份，根據(jù)時(shí)間有很多，有的是同一個(gè)事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類(lèi)資料，難么檔案袋的作用就顯而易見(jiàn)了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫(xiě)出來(lái)，這樣你需要的時(shí)候直接看檔案袋就可以了，無(wú)需全都翻出來(lái)一個(gè)一個(gè)的找

　　常用資料的歸整

　　很多時(shí)候我們的資料是日常性的文件，經(jīng)常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時(shí)候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標(biāo)識(shí)，每次使用時(shí)按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說(shuō)讓他按照標(biāo)識(shí)自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時(shí)間

　　部門(mén)資料提報(bào)

　　有的時(shí)候我們每隔一段時(shí)間都要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提報(bào)資料，這類(lèi)資料每個(gè)月都要，甚至是每個(gè)星期，有時(shí)候我們可能會(huì)忙的忘記時(shí)間，為了防止工作沒(méi)做好，我們還可以按照處理資料的時(shí)間進(jìn)行排序，這樣就會(huì)記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置

　　電腦資料的存檔

　　檔案數(shù)據(jù)處理

　　現(xiàn)在不似以前，辦公基本人手一臺(tái)電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應(yīng)該有一份管理清單，這個(gè)清單要記錄的內(nèi)容有時(shí)間，用途，標(biāo)題，份數(shù)，歸檔地以及需求人等相關(guān)信息

　　領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿

　　檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類(lèi)的，而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時(shí)隨地能幫你簽字，得等領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間才能集中處理，這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備那種抽屜式的文件框，上面標(biāo)注，待處理，駁回，處理完畢，不論領(lǐng)導(dǎo)在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經(jīng)簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒(méi)有處理，這樣非常能提高工作效率

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　檔案一般是完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　不同單位的文件擬制部門(mén)各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

　　1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分;一文請(qǐng)示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

　　2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱(chēng)前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

　　3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

　　4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門(mén)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類(lèi)做起

　　公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類(lèi)別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷(xiāo)毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書(shū)人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

　　1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。

　　2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

　　3、要不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專(zhuān)業(yè)書(shū)籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類(lèi)。。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

　　1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

　　2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

　　作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén)，不能憑主觀(guān)臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶(hù)推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專(zhuān)題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

　　一、政治素質(zhì)要合格

　　檔案數(shù)據(jù)處理

　　樹(shù)立堅(jiān)定的政治信念，用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨的路線(xiàn)、方針、政策，堅(jiān)持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重歷史，在工作中要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的原則，愛(ài)崗敬業(yè)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。要具有愛(ài)崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書(shū)育人是一種奉獻(xiàn)，管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻(xiàn)。

　　學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶?，默默無(wú)聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。具有依法治檔的法制意識(shí)。用法律和紀(jì)律約束自己，牢固樹(shù)立以法治檔的思想觀(guān)念，與一切違反《檔案法》的行為進(jìn)行堅(jiān)決的斗爭(zhēng)。

　　二、知識(shí)素質(zhì)要全面

　　掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案工作是專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效能，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化，就必須掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。掌握一定的外語(yǔ)知識(shí)。學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語(yǔ)應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)對(duì)學(xué)生檔案工作者的要求。

　　三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛

　　培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)、精益求精的工作作風(fēng)。學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱苦、細(xì)致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)求真務(wù)實(shí)，每一個(gè)過(guò)程都要求謹(jǐn)小慎微，任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都會(huì)給后面的工作帶來(lái)麻煩。

　　四、身體素質(zhì)要健康

　　學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)艱苦而繁瑣的工作。由于長(zhǎng)期伏案工作、庫(kù)房空氣不流通以及整理檔案過(guò)程中吸入有害菌等原因，導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過(guò)敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強(qiáng)體育鍛煉，增強(qiáng)身體素質(zhì)。

　　檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與存在的問(wèn)題

　　檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與存在的問(wèn)題

　　檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)

　?。ㄒ唬┠茉鰪?qiáng)立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行立卷，并定期向檔案部門(mén)歸檔”，從上述規(guī)定可見(jiàn)，文書(shū)處理部門(mén)整理（立卷）在我國(guó)是一項(xiàng)基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。

　　但至今，在檔案管理工作中，部門(mén)立卷的落實(shí)程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門(mén)立卷制度，或制度形同虛設(shè)，沒(méi)有很好的執(zhí)行，個(gè)別部門(mén)每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負(fù)責(zé)人代替部門(mén)進(jìn)行立卷，但檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，同時(shí)每日均有大量工作需完成，對(duì)每一個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門(mén)已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。

　?。ǘ┠芸s短檔案資料整理工作時(shí)間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)間、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費(fèi)大量時(shí)間完成，且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過(guò)編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲(chǔ)，且可用不同載體對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制與存儲(chǔ)。相關(guān)部門(mén)僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過(guò)后臺(tái)傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對(duì)資料的歸檔，如此縮短了工作時(shí)間，操作簡(jiǎn)便，提高了工作質(zhì)量。

　?。ㄈ┨岣吡瞬樵?xún)效率。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對(duì)檔案資源的查詢(xún)費(fèi)時(shí)、繁瑣。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢(xún)者僅在指定頁(yè)面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢(xún)效率。工作人員也將有大量時(shí)間從事檔案資源的整理、分類(lèi)等基礎(chǔ)性工作。（四）增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來(lái)，工作中檔案的利用完全可以通過(guò)數(shù)字化副本代替原件實(shí)現(xiàn)，這樣可以避免或減少對(duì)檔案原件的損壞，以便有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間；尤其是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理后無(wú)疑會(huì)得以更好地保存。

　　二、檔案數(shù)字化管理的不足

　?。ㄒ唬n案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時(shí)，主要利用電子編碼技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時(shí)有一定的弊端，如果對(duì)原始憑證內(nèi)容進(jìn)行修改也不會(huì)留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。

　?。ǘ╇娮游募n案儲(chǔ)存受載體制約性強(qiáng)。電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴(lài)性相當(dāng)強(qiáng)，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備容量雖大，不過(guò)面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時(shí)，且計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無(wú)法讀取，即使是同時(shí)期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問(wèn)題，這些問(wèn)題均不利于電子檔案的安全、長(zhǎng)期乃至永久管理。

　?。ㄈ?shù)字檔案的法律效力問(wèn)題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實(shí)性存在“信任危機(jī)”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。

　?。ㄋ模┕ぷ魅藛T業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會(huì)用到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)。

　　總之，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。現(xiàn)代信息技術(shù)必將實(shí)現(xiàn)由手工檔案管理至自動(dòng)化管理的變革，進(jìn)而提高管理工作效率，減少勞動(dòng)強(qiáng)度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價(jià)值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

　　新時(shí)期如何做好檔案管理

　　導(dǎo)語(yǔ)：新時(shí)期;檔案管理;創(chuàng)新與發(fā)展隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案事業(yè)也顯得十分重要。辦公領(lǐng)域現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用和信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，給檔案工作帶來(lái)了新的變化和要求。

　　1、新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化主要內(nèi)容

　　1.1檔案資源信息化

　　檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

　　信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，其主要包括：—是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類(lèi)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù);二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

　　1.2檔案保護(hù)現(xiàn)代化

　　隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁性的，有磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都布不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案保護(hù)現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、力琺，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

　　1.3管理手段現(xiàn)代化

　　管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之—。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的.理論體系。

　　其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、自動(dòng)化。

　　1.4檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

　　檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)—的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴(lài)于統(tǒng)—的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等，都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)，必須通過(guò)制定和建立各類(lèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來(lái)確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

　　2、正確認(rèn)識(shí)檔案在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用

　　檔案是歷史的真實(shí)寫(xiě)照，人類(lèi)的發(fā)展不能割斷歷史。檔案提供的史料，是當(dāng)今進(jìn)行重大決策的重要依據(jù)。檔案資料由于它的收集、整理、保管的特殊性，決定它對(duì)歷史反映的真實(shí)程度要優(yōu)越于其它資料，為人們認(rèn)識(shí)世界提供了很好的教材，所以充分利用檔案資料，就能為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)行決策和制定政策，提供強(qiáng)有力的依據(jù)。

　　檔案資料包含著人類(lèi)智慧的結(jié)晶，蘊(yùn)藏著前人寶貴的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，是廣大專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、管理人員以及各行各業(yè)人員學(xué)習(xí)的寶庫(kù)，人們從中吸收養(yǎng)分，為祖國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

　　3、開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服努

　　3.1要加強(qiáng)做好檔案資料的基礎(chǔ)工作

　　對(duì)于檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人，要依法加強(qiáng)對(duì)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，特別是對(duì)經(jīng)濟(jì)、科技檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。要完善檔案管理辦法，建立標(biāo)準(zhǔn)體系，使檔案的管理、歸檔和利用做到有序化。

　　特別是在當(dāng)前，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)在檔案事業(yè)中逐漸得到應(yīng)用時(shí)，更要加強(qiáng)管理、指導(dǎo)和監(jiān)督。對(duì)于從事檔案工作的工作者來(lái)說(shuō)，首先要熱愛(ài)檔案事業(yè)，把檔案事業(yè)看成是一項(xiàng)神圣的事業(yè)，具有良好的職業(yè)道德。

　　其次，要有很好的檔案管理工作能力，收集、整理和保管檔案看來(lái)很平凡，實(shí)質(zhì)上是很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作。由于檔案工作是一種案頭工作，默守陳規(guī)，就會(huì)沒(méi)有生氣，檔案工作要做得有生氣，就是要檔案工作者不僅會(huì)管理好檔案，更重要的是首先要收集、整理好檔案，檔案是人化的自然客體，是歷史的記錄、要使歷史記錄變成有保存價(jià)值的歷史記錄就需要我們?nèi)ヌ暨x、整理、立卷。這要求我們檔案工作者要有正確的觀(guān)念和正確的方法論，有敏銳的眼光，有精湛的檔案工作技術(shù)。

　　檔案管理要有制度，檔案的收集、歸檔、分類(lèi)、組卷和編目等要有程序，要防止為了“達(dá)標(biāo)”和“過(guò)關(guān)”去搞檔案突擊整理。要做好檔案管理的保密工作。在檔案利用過(guò)程中要制訂檔案利用監(jiān)督措施，要依法利用好檔案，使之為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

　　3.2加強(qiáng)檔案教育，提高檔案工作者的素質(zhì)

　　首先，培養(yǎng)檔案人員為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的觀(guān)念。要加強(qiáng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)理論的教育。檔案工作必須貼近社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，檔案工作者必須了解經(jīng)濟(jì)工作，黨的政策方針和經(jīng)濟(jì)管理知識(shí)，這樣才能有效地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

　　其次，要增強(qiáng)檔案人員的工作能力以適應(yīng)新時(shí)代的檔案工作。由于科技的進(jìn)步，檔案的管理手段也在發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術(shù)方法等都發(fā)生變化，這些變化對(duì)檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。因此，根據(jù)檔案工作所發(fā)生的變化，必須對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以增強(qiáng)他們的工作能力。

　　再次，要優(yōu)化檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，以培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神和能力。創(chuàng)新能力的強(qiáng)弱與知識(shí)結(jié)構(gòu)有很大關(guān)系，掌握的知識(shí)新、現(xiàn)代技術(shù)多、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的人，他的創(chuàng)新能力的培養(yǎng)就快。我們要發(fā)展檔案事業(yè)，服務(wù)好經(jīng)濟(jì)建設(shè)，就必須要博學(xué)多才，特別是要注重對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和檔案邊緣科學(xué)知識(shí)的掌握。

　　3.3跟上形式、更新觀(guān)念、搞好服務(wù)

　　檔案工作具有案頭工作性質(zhì)，而按頭工作很容易讓人們忽視外界環(huán)境的變化，這也是一些檔案人員在思想上滯后環(huán)境變化的原因。在當(dāng)前，檔案工作要樹(shù)立“檔案工作要服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，注重經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益”的觀(guān)念。主動(dòng)向有關(guān)單位做宣傳，使檔案得到充分利用，取得更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

　　4.擴(kuò)大社會(huì)宣傳，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面

　　檔案事業(yè)是社會(huì)事業(yè)的一個(gè)組成部分。提高檔案工作的社會(huì)地位，進(jìn)而發(fā)展檔案事業(yè)就必須擴(kuò)大檔案工作的影響;創(chuàng)新檔案宣傳領(lǐng)域。繼《中國(guó)檔案)、《檔案學(xué)研究)、(檔案學(xué)通訊)等國(guó)家級(jí)檔案刊物出版發(fā)行后，又創(chuàng)辦了(中國(guó)檔案報(bào))，成為世界范圍內(nèi)唯一一份檔案工作報(bào)紙。

　　同時(shí)，各省、市、自治區(qū)也都創(chuàng)辦檔案刊物，宣傳檔案工作，交流工作經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)展學(xué)術(shù)研討，報(bào)道好人好事，擴(kuò)大了檔案工作的社會(huì)影響，促進(jìn)了檔案工作的發(fā)展。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，新的經(jīng)濟(jì)組織不斷出現(xiàn)，要求檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，跟蹤指導(dǎo)，服務(wù)到位，及時(shí)建立新經(jīng)濟(jì)組織的檔案工作。

　　為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，推進(jìn)了社保檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案等的建立，擴(kuò)大了檔案工作的社會(huì)影響，強(qiáng)化了檔案工作的服務(wù)措施，拓寬了檔案工作的領(lǐng)域，使檔案工作更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于政治文明、精神文明建設(shè)，開(kāi)創(chuàng)了檔案工作的新局面。

　　企業(yè)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

　　檔案管理的信息化意識(shí)不足

　　實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作,需要大量的時(shí)間來(lái)逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷(xiāo)售等直接投資上,疏于對(duì)檔案的管理,忽視對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)、缺乏服務(wù)意識(shí),使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實(shí)上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過(guò)對(duì)檔案的合理管理能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。對(duì)檔案管理模式的忽視必然會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。

　　檔案管理信息載體的破損

　　在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對(duì)象。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了工程設(shè)計(jì)、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計(jì)的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見(jiàn)的載體有膠片、磁帶以及光盤(pán)等,這些載體會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲(chóng)的侵害以及使用過(guò)程中的損傷等。這些都有可能?chē)?yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行出現(xiàn)問(wèn)題。

　　標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善

　　檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過(guò)程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)。信息化是一個(gè)非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿(mǎn)足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進(jìn)一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

　　電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括哪些功能？

　　1、檔案管理系統(tǒng)門(mén)戶(hù)

　　檔案管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)不同的角色崗位，提供個(gè)性化的崗位工作門(mén)戶(hù)，將崗位所需要的相關(guān)的信息、從各個(gè)功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來(lái)，集中匯總，再根據(jù)角色進(jìn)行推送展示。

　　2、檔案接收：

　　檔案接收支持在線(xiàn)接收和離線(xiàn)接收的方式，能夠保存處理過(guò)程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。

　　3、檔案管理庫(kù)

　　檔案管理庫(kù)中數(shù)據(jù)是來(lái)自接收庫(kù)中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫(kù)的操作。

　　4、檔案分類(lèi)

　　可以按照不同維度下面不同分類(lèi)樹(shù)結(jié)構(gòu)查看檔案數(shù)據(jù)。比如、全宗維度、檔案分類(lèi)維度、檔案保管期限維度、檔案開(kāi)放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫(kù)，重新進(jìn)行整理。

　　5、檔案密級(jí)鑒定

　　檔案密級(jí)鑒定是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進(jìn)行密級(jí)重新分配的過(guò)程，支持通過(guò)審核流程對(duì)檔案對(duì)密級(jí)重新調(diào)整。

　　6、檔案利用

　　針對(duì)系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)系統(tǒng)提供多種檢索方式，比如全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索等功能來(lái)定位目標(biāo)檔案。提供在線(xiàn)電子借閱，紙質(zhì)檔案借用申請(qǐng)，利用登記、檔案編研等功能。

　　7、檔案統(tǒng)計(jì)

　　檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀(guān)體現(xiàn)，能夠統(tǒng)計(jì)檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實(shí)時(shí)的、全面掌握檔案系統(tǒng)當(dāng)前的使用狀況。

　　電子檔案管理系統(tǒng)功能眾多，文書(shū)定專(zhuān)注于檔案管理系統(tǒng)，幫助實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類(lèi)系統(tǒng)，滿(mǎn)足各類(lèi)組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。