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什么是檔案數(shù)字化?
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先,數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化,便于檢索和借閱,有效的提高工作效率。其次,數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島,進(jìn)行整合,實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者,數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢,系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管,有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。
檔案管理怎么做到數(shù)字化管理?
離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少,而同時(shí),現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中,加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。
除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化,順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù),還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng),在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新,順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。
此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上,還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì),專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題,研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī),其自動(dòng)化程度高、操作簡(jiǎn)單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn),可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印,企事業(yè)單位差異化打印的需求,極大提高了檔案人的工作效率。
隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,希望大家喜歡!
一、掃描加工前階段
這一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段,是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。
1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。
許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進(jìn),在紙質(zhì)檔案沒有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動(dòng)相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。
檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無誤等工作,確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范,同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物,修整頁面,修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作,才能進(jìn)行數(shù)字化加工。
2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所,數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。
3、人員的準(zhǔn)備。
檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映此項(xiàng)工作的程序和需求,做好工作計(jì)劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務(wù)外包),制定實(shí)施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組,工作人員要求責(zé)任心強(qiáng),細(xì)心細(xì)致,能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān),實(shí)行數(shù)字化加工過程的全流程管理。
4、管理制度的完善。
科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等,要做好這項(xiàng)工作,應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。
二、掃描加工中階段
這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段,是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法,充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。
1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。
做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲(chǔ)空間降低標(biāo)準(zhǔn),也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對(duì)應(yīng),每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標(biāo)識(shí),每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。
2、掌握操作方法。
在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的,要做好此項(xiàng)工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。
掃描操作:檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接,安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復(fù)雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。
目前市場(chǎng)上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲(chǔ)格式關(guān)聯(lián),彩色圖像通常存儲(chǔ)的格式為JPG,若存儲(chǔ)為TIFF格式占用空間相對(duì)會(huì)大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對(duì)比度的微調(diào)。
圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實(shí)現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。
三、掃描加工后階段
一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等工作,每項(xiàng)工作依次銜接完成。
1、圖像檢查。
數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會(huì)得到檢驗(yàn),但是作為加工工作來說,不能等到利用時(shí)發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會(huì)造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對(duì)抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進(jìn)行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃,并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍,再檢查完善。
2、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查。
目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對(duì)應(yīng),也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應(yīng)為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。
3、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。
在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ),目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì),存儲(chǔ)的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等,其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來建立,而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。
4、數(shù)據(jù)移交。
這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù),此驗(yàn)收由檔案管理部門來驗(yàn)收,驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗(yàn)收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后,標(biāo)明此次工作即圓滿完成。
檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時(shí)間檔案工作的重要內(nèi)容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細(xì)心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn),都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。
一、數(shù)字化管理系統(tǒng)的概述
檔案信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)共同組成了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)又由數(shù)字化處理系統(tǒng)、信息服務(wù)子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)組成;信息發(fā)布子系統(tǒng)與Web管理子系統(tǒng)組成了網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是由現(xiàn)代的信息技術(shù)為基礎(chǔ),以檔案為核心的內(nèi)容,是以高效率、先進(jìn)、便捷的模式,多用戶的標(biāo)準(zhǔn)、安全有序的分布式檔案集成的信息資源管理系統(tǒng)。
二、數(shù)字化檔案系統(tǒng)的保存與管理
特殊性是數(shù)字化的一個(gè)性質(zhì),在存放與保管方式上,數(shù)字化管理與之前的檔案管理具有很大的區(qū)別。在之前的檔案管理上,僅僅是以紙質(zhì)編碼進(jìn)行整齊的排放保存。而數(shù)字化卻是利用光盤與儲(chǔ)存器進(jìn)行保存的。與傳統(tǒng)的存儲(chǔ)相比,數(shù)字化檔案在存儲(chǔ)方面具有大容量的擴(kuò)充,并且在現(xiàn)實(shí)生活中不占據(jù)現(xiàn)實(shí)的空間,有效的節(jié)約了空間的費(fèi)用。
在安全的問題上,需要實(shí)行一系列的方法和措施進(jìn)行保證,對(duì)于數(shù)字化檔案必須使其實(shí)現(xiàn)可以被利用和可識(shí)讀性,在設(shè)備更新的時(shí)候必須實(shí)現(xiàn)舊的載體可以轉(zhuǎn)換到新的載體上,還要注意非法情況的攻擊與保密等工作的完善。另外要保證數(shù)字化檔案不能過分的依賴載體,因?yàn)橛械脑O(shè)備離開載體就不能使用的問題,因此,在存儲(chǔ)的過程中,盡可能選用比較簡(jiǎn)單的格式進(jìn)行存儲(chǔ),使數(shù)字化檔案不依靠載體進(jìn)行存在,這樣才能讓數(shù)字化檔案進(jìn)行長久保存。
三、數(shù)字化檔案在管理方法的研究
在進(jìn)行檔案管理的過程中,必須充分的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一,數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)的必要條件,使檔案信息的歸檔與查閱也可以比較順利的進(jìn)行,是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的一個(gè)必然的條件。只有充分的達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,數(shù)字檔案才能更加有效的出現(xiàn)在人們的生活中。
在保證數(shù)字化檔案的時(shí)候,應(yīng)該首先保證格式與規(guī)格的統(tǒng)一,對(duì)數(shù)字化檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)行,只有在標(biāo)準(zhǔn)下,才能正常的開展計(jì)算機(jī)應(yīng)用下的社會(huì)服務(wù)等一些工作的正常進(jìn)行。
這也是檔案管理部門進(jìn)行技術(shù)支持并降低財(cái)力的有效途徑。
在檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化中應(yīng)該具備一些比較完善的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施,主要有:電話、計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、終端設(shè)備、傳真機(jī)、衛(wèi)星設(shè)備和管線傳輸?shù)仍O(shè)備。只有在軟件方面實(shí)行較強(qiáng)的資源后才能保證信息化組織下的安全保密工作得以進(jìn)行。實(shí)現(xiàn)軟硬件兼?zhèn)涞臋n案管理工作,也必須調(diào)用一批技術(shù)精湛、懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、懂信息化的人才進(jìn)行開發(fā)和操作,這樣才能順利地開展工作。
檔案數(shù)字化包括哪些方面的內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)主要包括:基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
1、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件,只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵,也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面,它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通,具有十分重大的意義。
5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè),人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才,計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務(wù),又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。
檔案數(shù)字化應(yīng)遵循哪些基本原則
1、基本原則:
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。
2、數(shù)字化對(duì)象的確定原則:
應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和利用方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。
3、符合國家法律法規(guī)的原則:
紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。
4、價(jià)值性原則:
屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。
5、安全保密管理原則:
確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。
6、完整性原則:
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記,并及時(shí)整理、匯總,裝訂成冊(cè),在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。
檔案整理的步驟:
1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
2、拆除裝訂:
在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
3、區(qū)分掃描件和非掃描件:
按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。
4、頁面修整:
破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。
5、檔案整理登記:
制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。
6、裝訂:
掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。
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