檔案整理的必要性

　　正因為檔案具有歷史的再現(xiàn)性，形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在，檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè)，使瞬間變?yōu)橛篮?，為我們研究歷史現(xiàn)象，準確掌握歷史發(fā)展規(guī)律，服務(wù)社會發(fā)展提供了堅實的基礎(chǔ)。

　　做好檔案工作是一個社會、國家健康發(fā)展的需要，檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分，是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄，為促進科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)管理，制定發(fā)展的好教材，為科學(xué)發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。

　　檔案與人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展相伴隨，檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當(dāng)代，利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用，具有特殊的作用。特別是當(dāng)今社會日新月異，各項建設(shè)如火如荼，通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進社會經(jīng)濟全面發(fā)展，使我們在工作中少走和不走彎路。

　　檔案工作的重要性和意義

　　1

　　檔案是人類歷史的記憶中樞。

　　檔案是是歷史記憶的傳承，人類社會實踐活動的原始記錄，也是人類對記憶的依賴，具有極高的權(quán)威性。作為人類活動的原始記錄，檔案“不加修飾”地記載了發(fā)生過的各種事件，反映了各種歷史經(jīng)驗與現(xiàn)象。當(dāng)人們?yōu)橐粋€歷史事件爭論不休的時候，最有說服力的就是檔案，能夠幫助我們找到真實的記憶，辨別演繹的真?zhèn)?，判斷“?dāng)時”的文明的程度。人類自從懂得做標記（文字圖案的最早出現(xiàn)）以來，就想著要為后來者留下點什么，試圖讓后來者明白他們在做什么、要做什么，有什么經(jīng)驗可承，有什么教訓(xùn)當(dāng)鑒，為我們留下了向上可追溯的記憶。

　　2

　　檔案是人類智慧的源泉。

　　檔案是前人或今人勞動成果和智慧結(jié)晶的體現(xiàn)，是人們通過檔案的點滴演繹故事的依據(jù)，是點燃靈感的星星之火，是照亮人類文明的熠熠之燈，更為我們點亮來時的路、提供前行的動力。研究事物發(fā)展的客觀規(guī)律，總結(jié)正反兩個方面的經(jīng)驗教訓(xùn)，借鑒前人的智慧成果，修史、著書、立傳、考古等都離不開檔案的支撐。沒有檔案我們無法找到來時的路，就像一個失憶的人，證明不了自己從哪里來，又何以指引我們到哪里去？好比一個家族的家譜，檔案一旦消失，其子孫后代就尋不了根。而今，檔案已發(fā)展成一門學(xué)科——檔案學(xué)，并在高校中開設(shè)。

　　檔案整理的意義：

　　1、準確反映企業(yè)的成長歷程

　　檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

　　2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

　　企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

　　3、決策制訂的參謀和幫手

　　企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

　　4、企業(yè)文化的活標本

　　很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。

　　5、企業(yè)宣傳的資料庫

　　檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

　　6、員工成長的斷代史

　　很多企業(yè)員工進來時一張表，出去時還是一張表。更有甚者，這個員工一走，這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內(nèi)容，準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

　　企業(yè)檔案管理的重要性

　　企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。

　　（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。

　　（2）企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。

　　（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式。

　?。?）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。

　　2企業(yè)檔案管理原則

　　（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。

　　（2）維護企業(yè)檔案的完整與安全。維護檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴守企業(yè)檔案中所含的涉密事項，保護知識產(chǎn)權(quán)，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

　　（3）便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標準。

　　3加強企業(yè)檔案管理建議

　　3.1統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標準，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護知識產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性

　　檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門，而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴格按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關(guān)標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規(guī)范。